最新档案互见号范例word版本 13页.docx
《最新档案互见号范例word版本 13页.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《最新档案互见号范例word版本 13页.docx（11页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
最新档案互见号范例word版本13页
本文部分内容来自网络整理，本司不为其真实性负责，如有异议或侵权请及时联系，本司将立即删除！
==本文为word格式，下载后可方便编辑和修改！
==
档案互见号范例
篇一：
档案目录格式规范
新文书档案目录格式
（一）归档文件目录
归档文件目录
①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：
纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样
0--5大类档案全引目录索引
①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：
索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样
备考表
①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。
②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。
（四）新文书档案卷盒脊背
档案盒盒脊式样档案盒底边式样
单位：
mm
（两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右）
①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请（来自:
:
档案互见号范例）替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背
（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）
全引目录
年度
全引目录
年度
文书档案
文书档案
全1册
说明：
1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；
2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每
册注明“第M/N册”。
第1/3册
示例一示例二
篇二：
照片档案归档整理规则
照片档案归档整理规则
一.归档内容：
1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。
2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。
3.单位组织或参加重要外事活动的照片。
4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。
5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。
6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。
7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。
8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。
9.与其他载体有密切联系的照片。
10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。
11.其他有保存价值的照片。
二.归档要求及归档方式：
1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一整理归档。
2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工作或事件的照片材料应为一组。
3.归档的数码照片必须是可读文件。
在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、
无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。
5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。
即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。
即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。
6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。
7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。
8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。
三.归档时间：
1.照片资料每年三月——六月归档。
2.照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。
四.整理规则
1整理原则
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提
供利用的原则。
每一件事分为一组，底片相应和照片一起同时归档。
2.照片的分类
按照《电力工业企业档案分类规则》（0——9大类）为分类原则。
即年度—保管
期限—问题进行分类，分类方案应保持前后一致，不能随意变动。
3.照片的排列
应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。
为便
于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。
照片册按照全宗号、年度、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。
4.照片的编号
照片号是固定和反映每张照片在分类与排列顺序的一组字符代码。
由年度、保管
期限代码、册号、张号和一组照片内的顺序号组成。
采用五段式，第一段四位数字表示形成的年份，第二段表示保管期限代码，第三段表示册号，第四段表示流水号，第
五段表示一组照片中第几张的顺序号，编号段间用“—”号隔开，一律采用阿拉伯数字和代码。
形成的照片档案编号，用铅笔在照片背面同样写上档号。
例：
201X——Y——1——1——⑥
组联号（一组照片中第几张）
照片流水号
册号
保管期限代码
年度
5.保管期限及代码：
照片档案保管期限分为长期、短期、永久保管。
分别用“Y、C、D”对应代表。
底片分别与照片编号合一，（影像相符的照片编号与底片编号相同）。
选用合一编
号法宜以照片、底片齐全为基础。
采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号。
6.组合照片整理
1）一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，组合成一组照片，拟写组合照片说明。
采用组合照片说明的照片其单张照片说明可以从简。
2）组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。
3）应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。
4）同组中的每一张照片均用铅笔在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。
组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。
如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“①”。
组联符号不宜越册。
5）整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。
6）组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在照片卡内。
7.照片入册
1）照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。
芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。
册号：
从保管期限内照片册的排列从“1”开始依顺序编号。
张号：
格式中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号
2）按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。
3）大幅照片的放置对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。
如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。
以竖直放置为宜。
8.说明内容：
照片说明采用照片卡进行：
a.事由应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
b.参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。
其格式如下：
（相关档案种类）档号
注：
括号内为选择性著录内容。
示例1：
文书档案201X—C—15
示例2：
科技档案2050—8400—1
c.照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日。
示例：
201X年3月16日写作201X-03-16。
d.摄影者填写个人名，必要时可加写单位。
e.文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名及内容作出补充。
其他需要说明的事项亦可在此栏表
述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。
f.说明的位置
单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。
大幅照片的说明对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。
一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。
密级：
密级是指照片、底片保密程度的等级。
密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、GB/T7156及有关规定执行。
9.目录格式
目录：
照片档案目录种类包括照片册目录、照片册内目录，可根据需要增加项目。
例
照片册目录
照片册内目录
10.册内备考表
册内备考表项目包括：
本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。
册内备考表应放在册内最后位置。
本册情况说明：
填写册内底片缺损、补充、移交、销毁等情况。
对底片发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。
篇三：
实物档案标签
实物档案标签
实物档案标签
实物档案标签
实物档案标签
篇四：
档案的整理方法与步骤
科技档案的整理方法与步骤
科技档案的整理要经过分类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。
第一步分类
科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类，我们旗各单位的科技档案主要有基建、设备两大类，各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开，然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。
基建档案：
一般先按工程性质或用途分类，之下按具体项目分类。
如果项目不是很多的单位，可直接按具体项目分类。
设备档案：
一般先按设备性质或用途分类，之下按设备型号分类。
如果设备不是很多的单位，可分到设备性质，不必再分下去。
特别提示：
一个科技项目的文件材料具有成套性，其他项目的文件材料不能混入。
科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中，应归入所针对的项目科技文件材料中。
第二步组合
1、基建档案按形成阶段和内容分别组卷。
基建档案一般有依据性文件（可行性研究、立项）、基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成的文件。
基建文件材料数量多，规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷，如竣工图组一卷或若干卷。
若项目较小，材料不是很多，则可几个阶段的材料组成一卷，应视情况灵活掌握。
组卷顺序：
依据文件（可行性研究、立项、审批）→基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）→设计文件→施工文件→监理文件→竣工验收文件→评奖创优文件→使用、维修、改建、扩建。
2、设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷。
设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收（合格证、说明书、随机图纸、质保书等）、安装调试、使用维护、更新改造等阶段和内容。
组卷时按文件形成阶段、文件内容，结合数量多少确定组合。
小型设备材料少的，可将文字材料和随机文件材料组成一卷。
这也应视情况灵活掌握。
组卷顺序：
市场调研→立项审批→购置合同→商务洽谈→开箱验收（合格证书、说明书、随机图纸、质保书等）→安装调试→验收→使用维护→更新改造。
第三步案卷和卷内文件材料排列
1、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。
1
2、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。
3、卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。
4、文字材料和图纸组在一卷的，应文字材料在前，图样材料在后。
5、有译文的外文材料译文在前，原文在后。
6、有编号的图纸按图纸编号排列。
第四步编号
编号有两种方式：
1、装订成卷的，案卷内科技文件材料要逐页编页号，位置正面在右下角，背面有文字的在左下角。
图样页号编写在标题栏内。
卷内目录、卷内备考表不编写页号。
成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。
与其他科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
2、不装订的，案卷内应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章。
档号章有档号、序号两个栏目。
序号：
卷内科技文件材料的顺序。
档号：
填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。
一般各单位的科技档案不向档案馆移交，档号可直接填写分类号和案卷号，如设备档案档号为：
S．1．2－3（一级类目代号可采用英文字母如基建用“J”表示、设备用“S”表示，二级以下用阿拉伯数字表示，类与类间用间隔号“．”，类与案卷号间用“—”。
）
第五步编制卷内目录、备考表
卷内目录放在卷内文件之前，栏目有序号、文件号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注。
备考表放在卷内文件之后，栏目有说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、互见号。
互见号填写反映同一内容而形式不同且另行保存的档案的档号。
档号后应注明档案的载体形式，并用括号括起。
第六步装订装盒
可采用装订和不装订两种形式：
1、采用装订方式的，用档案部门统一监制的软卷皮，将卷内目录、归档文件材料和备考表一起装订成册，装订方式用三孔一线。
装订成册后再装入科技档案卷盒内保存。
2、采用不装订方式的，可将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技档案卷盒内保存。
2
特别提示：
一个单位内采用装订或不装订的方法要相对统一。
装订或装盒前，要把图纸叠成标准规格A4型，做到大小统一，并且标题栏露在右下角。
破损的科技文件材料要先修复，案卷内的金属物要去掉。
第七步编制案卷封面、脊背
案卷封面的编制：
案卷封面印制在卷盒或软卷皮的正表面。
封面项目有标题、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等。
特别提示：
科技档案案卷题名“三要素”结构：
科技项目（工程、设备）名称+文件材料的内容特征+文中名称。
案卷脊背的编写：
案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名。
保管期限填写永久、长期、短期，也可用色标区分：
红色代表永久、黄色代表长期、蓝色代表短期；档号要填写准确，案卷题名可视情况填或不填。
案卷脊背项目格式也可直接印在卷盒脊背上。
第八步编制案卷目录
科技档案案卷目录有档号、总登记号、案卷题名、页数、份数、编制单位、保管期限、密级、归档日期、备注等项目。
填写时要与案卷封面上内容相一致。
特别提示：
在编制时，要在档案分类的最低一级类中按案卷流水号进行登记，如：
基建档案是以一个工程为单位登记，换一个工程就要另起一页开始登记。
案卷目录填写完毕后，要装订成册，在相关的案卷目录页上用口取纸标出科技档案的类目，以便检索利用。
第九步入库上架
科技档案排架按最小类目排列。
因为一个项目的科技档案不是一次完成的，有一个不断积累的过程，所以入库上架时换个小类就要另起排列，每个类后面都要留出相应空间，以便存放新增加的档案。
科技档案的整理方法
一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。
一、分类。
科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。
1、分类的要求。
搞好科技档案的分类，应注意以下几点：
（1）科技档案的分类要遵循同一规则。
在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。
（2）科技档案分类要遵循效用规则。
即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。
也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。
3
（3）科技档案分类要遵循排它规则。
即同一级类目必须互相排斥而不能重合。
（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。
分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。
2、分类的方法。
基层档案部门对科技档案的分类，实际上是在分类方案的指导下进行的。
科技档案的种类很多，因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的，大体上，科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。
对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。
特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。
（1）工程项目分类法。
它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。
（2）型号分类法。
它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。
（3）课题分类法。
适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。
（4）专业特征分类法。
按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。
（5）地域特征分类法。
根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。
（6）时间特征分类法。
按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。
以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。
基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。
产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。
设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。
科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。
二、案卷组织与排列
案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。
科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。
一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。
常用的案卷组织方法有以下几种：
按结构组织案卷、按子项或子课题组织案卷、按工序或阶段组织案卷、按专业组织案卷、按问题组织案卷、按名称或文件性质组织案卷。
此项工作应由有关的科技业务部门承担，档案部门协助、指导。
4
案卷内科技文件的排列应注意以下几点：
1、图样材料的排列。
有两种情况：
一是对于有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系排列。
2、文字材料的排列。
可以按重要程度排列，可以按时间顺序排列。
3、图文混合材料的排列。
一般要求文字材料在前，图样材料在后。
三、案卷编目
案卷编目，是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一并进行的，是科技文件整理工作的一项内容，基层科技档案部门应协助和指导科技业务部门做好案卷编目工作。
案卷编目，是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。
其内容有：
编页号、填制案卷内科技文件目录，填写备考表，填制案卷封面和脊背标签。
1、编页号。
为案卷内每页文件编制顺序号，以便固定案卷内科技文件的顺序，便于确切统计案卷内科技文件的数量，有助于保护和查找使用。
其方法是：
1）凡是有书写内容的页面，都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注；2）单面书写的文件在右下角编号，双面书写的文件，正面在右下角编号，背面在左下角编号；3）卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号。
某些科技文件，如成套图样、说明书、计算书等，在编制时已有页号，不必另行编号。
只有在案卷内科技文件没有统一顺序号，或者编号顺序不连贯，或者排列次序不连贯，或者排列次序有了变动及出现差误时，才需要编页号或重新编页号。
2、填制卷内科技文件目录。
案卷内科技文件目录，是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。
它对于管理和使用案卷具有重要作用。
成套图样或科技文字材料，一般在编制时就有图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。
如果在科技文件形成时没有编制目录，或原有目录不适用时，则要编制或重新编制目录。
案卷内科技文件目录，其项目有：
序号，指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号；题名，指该份文字材料或图样的标题（全称）；编号，指该份文字材料的文件号或图样的图号；责任者，指该份文字材料或图样的直接编制部门或个人的姓名；日期，指该份文字材料图样的编制日期；以及备注和页次。
3、填写备考表。
备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。
它对于案卷的保管和使用，乃至鉴定和统计都有一定的作用。
备考表的项目主要包括两个部分：
一部分是对组织案卷时，卷内科技文件基本情况的有关记载和说明，如图样、照片、文字材料等数量的记载，以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况的说明。
这部分内容是由有关的科技人员填写的。
另一部分是科技文件归档后，在科技档案管理工作过程中，对有关该案卷变化情况的记载和说明。
这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写。
备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。
5
升级会员 