世纪商务版操作手册流程式.docx

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世纪商务版操作手册流程式

乾坤物流管理系统世纪商务版

流程操作手册

南京乾坤科技实业有限公司

软件开发部编制

2007年1月

目　　　录

第一章：

系统总体流程

第二章：

采购管理流程

一、采购管理总体流程图

公司采购部门先提出采购申请，经审核通过后与供应商签订采购合同，采购部门提出付款申请，财务审核通过后付全款或定金，供应商在合同规定的时间交货，货物可以发运到港口，码头，仓库，或直接客户等，采购部门根据不同的业务流程采取不同的处理方法，如需要办理入库手续的货物必须先填写采购单，直接发运给客户的货物可以做采购直发。

二、采购业务各流程操作说明

1、采购申请操作流程

何人做此操作：

公司采购人员。

何时做此操作：

公司采购部门需要进行外部采购时。

操作过程：

“世纪商务版”→“采购管理”→“信息管理”→“采购申请管理”→“采购申请单—登记”，采购部门输入各项内容后保存即完毕。

2、采购合同操作流程

何人做此操作：

公司采购人员。

何时做此操作：

与供应商签订采购合同后。

操作过程：

“世纪商务版”→“采购管理”→“信息管理”→“采购合同管理”→“采购合同—登记”，采购部门输入各项内容后保存即完毕。

3、采购发运操作流程

何人做此操作：

公司采购人员。

何时做此操作：

当货物开始发运时，采购部门需填写采购单。

操作过程：

“世纪商务版”→“采购管理”→“物流管理”→“采购到货管理”→“采购单—登记”，如果货物是发运到港口码头等，可以在系统的仓库基础资料中预设相应的港口码头仓库，采购发运的货物即入库到该仓库即可。

4、采购直发操作流程

何人做此操作：

公司采购人员。

何时做此操作：

当直接从供应商给客户发货时。

操作过程：

“世纪商务版”→“采购管理”→“物流管理”→“采购到货管理”→“采购单—厂方直发”，采购人员根据与供应商签订的采购合同，填写采购厂发直发单，包括具体的品种规格、客户名称、重量、销售价格等。

保存后系统自动生成相应的采购单、入库单与销售单。

流程图：

5、采购费用结算操作流程

何人做此操作：

公司费用结算管理人员。

何时做此操作：

当运输公司需要结算费用时。

操作过程：

“世纪商务版”→“采购管理”→“费用管理”→“采购费用—结算管理”→“采购费用结算单—制作”，费用结算人员调出所有相关的采购记录，记录每笔原始采购单上发生的运输费用，编制运费结算单，并与运输公司开来的发票进行核销。

6、采购退货操作流程

何人做此操作：

公司采购部人员。

何时做此操作：

当需要办理退货时。

操作过程：

“世纪商务版”→“采购管理”→“物流管理”→“退货管理”→“采购退货单—制作”，在库存中调出原来采购的货物，然后填写需要退货的数量，最好仓库办理退货的出库手续，打印出库单。

退货后库存帐与应付帐自动调整。

流程图：

第二章：

库存管理流程

一、库存业务总体流程图

二、库存业务各流程操作说明

1、采购入库操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当采购部门采购的货物到达仓库需要办理入库时。

操作过程：

“世纪商务版”→“库存管理”→“物流管理”→“物流管理—入库”→“入库单制作—采购”，仓储部人员调出采购部门的待入库的货物，输入仓库实际入库验收量、存放仓库、库位号、验收说明等信息。

2、移库入库操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当从别的仓库移出的货物到达本仓库时。

操作过程：

“世纪商务版”→“库存管理”→“物流管理”→“物流管理—入库”→“入库单制作—移库”，仓储部人员调出未入库的移库清单，办理入库手续。

3、销售退货入库操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当公司销售出去的货物由于质量异议等问题客户把货物退回来，当货物运输到公司仓库时。

操作过程：

“世纪商务版”→“库存管理”→“物流管理”→“物流管理—入库”→“入库单制作—退货”，仓储部人员调出未入库的销售退货清单，办理入库手续。

4、加工成品入库操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当公司的库存货物进行了二次加工后，需要重新办理入库手续时。

操作过程：

“世纪商务版”→“库存管理”→“物流管理”→“物流管理—入库”→“入库单制作—成品”，仓储部人员调出未入库的加工成品清单，办理入库手续。

5、移库操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当公司的库存货物需要进行移库时。

操作过程：

“世纪商务版”→“库存管理”→“物流管理”→“物流管理—移库”→“移库单—登记”，仓储部人员根据库存货物开出移库单，指明本批货物移往的仓库，本仓库办理出库手续。

流程图：

6、库存调整操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当公司盘库时发现库存不明原因的盈或亏，需要进行库存调整时，注意，这与库存报溢报亏不是一个概念，报溢报亏是指库存销售完毕后的一个进出量总结。

而此处是指由于不明原因，库存多出来或少掉了，需要作调整。

操作过程：

“世纪商务版”→“库存管理”→“物流管理”→“物流管理—调整”→“库存调整单—登记”，仓储部人员根据库存盘点情况输入库存调整数。

7、出库操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当公司开出的销售单、移库单、加工领料单、采购退货单等调拨单据需要办理出库手续时。

操作过程：

“世纪商务版”→“库存管理”→“物流管理”→“物流管理—出库”→“库存单—制作”，仓储部人员根据业务单据办理出库发货手续，针对一笔提货单，系统可以进行多次发货，直到最终发货完毕为止。

8、仓储及出入库费用结算操作流程

何人做此操作：

公司费用结算管理人员。

何时做此操作：

当出入库等过程产生的费用后，相应的仓储单位、个人、运输公司等需要结算费用时。

操作过程：

“世纪商务版”→“库存管理”→“费用管理”→“库存费用管理—结算”→“库存费用结算单—制作”，费用结算人员调出所有相关的入库记录，记录每笔原始入库单上发生的相关费用，编制费用结算单，并与费用结算单位公司开来的发票进行核销。

9、库存锁定操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当公司由于资源供应量的变化、价格等因素因需要锁定库存资源，不允许业务员进行销售时。

操作过程：

“世纪商务版”→“库存管理”→“资源管理”→“信息管理—锁定”→“库存锁定单—制作”，仓储部人员根据库存资源按库卡、品种、规格等项目进行锁定，相关的业务员即可以进行限量销售。

10、库存定价操作流程

何人做此操作：

公司资源管理人员。

何时做此操作：

公司资源管理部门需要对采购的库存资源进行挂牌定价和最低限价，销售部门销售不同的资源时将受公司资源定价控制，但是针对不同权限的人员可以设定不同的浮动价格。

操作过程：

“世纪商务版”→“库存管理”→“资源管理”→“信息管理—价格—销售定价”→“定价表—登记”，资源管理人员查询出库存资源，然后录入挂牌价格和底价。

第三章：

销售管理流程

一、销售业务总体流程图

二、销售业务各流程操作说明

1、销售合同操作流程

何人做此操作：

公司销售合同管理人员。

何时做此操作：

当销售人员与客户签订合同后。

操作过程：

“世纪商务版”→“销售管理”→“信息管理”→“信息管理—合同”→“销售合同—订立”，合同管理人员在合同签订后录入合同信息，跟踪合同执行情况。

2、库存销售操作流程

何人做此操作：

公司销售管理人员。

何时做此操作：

当对采购的库存物资需要开单提货时。

操作过程：

“世纪商务版”→“销售管理”→“物流管理”→“物流管理—现货”→“销售提单（现货）—制作”，开单人员调出采购入库的库存物资，如果该开单需要按合同发货，此时还要选择相应的销售合同，最后输入开单量、开单价格、运费单价、开单客户名称等信息保存并打印出销售提单。

流程图：

3、无库存销售（先开销售单后开发票）操作流程

何人做此操作：

公司销售管理人员。

何时做此操作：

当公司进行无库存开单时。

操作过程：

“世纪商务版”→“销售管理”→“物流管理”→“物流管理—现货”→“销售提单（无库存）—制作”，开单人员无需根据库存即可以直接开单，此时需要调出相应客户的销售合同，然后输入供货单位、开单量、开单价格、运费单价、开单客户名称等信息，最后保存并打印出销售提单。

流程图：

4、无库存销售（先开发票后提货）操作流程

何人做此操作：

公司销售管理人员。

何时做此操作：

当公司进行无库存开单时。

操作过程：

“世纪商务版”→“销售管理”→“票据管理”→“票据管理—结算”→“销售结算单—制作”，公司销售管理人员先开出销售结算单，此时系统会自动形成销售单，然后财务根据销售结算单开出发票，客户最终还是根据销售单去提货，公司销售管理人员还是打印出销售单给客户。

同时发票也交给客户。

流程图：

5、直发销售操作流程

何人做此操作：

公司销售管理人员。

何时做此操作：

当公司签订采购合同后，直接从供应商发货到客户时。

操作过程：

“世纪商务版”→“采购管理”→“物流管理”→“采购到货管理”→“采购单—厂方直发”，开单人员直接调出采购部门与供应商签订的采购合同，如果有销售合同还需要调出销售合同，然后输入供货单位、开单量、开单价格、运费单价、开单客户名称等信息，最后保存并打印出直发销售提单。

流程图：

6、销售退货操作流程

何人做此操作：

公司销售管理人员。

何时做此操作：

当客户需要进行销售退货时。

操作过程：

“世纪商务版”→“销售管理”→“物流管理”→“物流管理—退货”→“销售退货单—制作”，销售人员调出需要退货的原始销售单，然后填写需要退货的数量，退货后，系统需要重新办理入库手续，并且客户的应收帐款自动减少。

流程图：

7、销售结算操作流程

何人做此操作：

公司销售管理人员。

何时做此操作：

当客户提出需要进行销售开票结算时。

操作过程：

“世纪商务版”→“销售管理”→“票据管理”→“票据管理—结算”→“销售结算单—制作”，客户提出需要进行开票结算后，销售人员调出客户已经开出的销售单及实际发货总量信息，然后根据客户要求填制销售结算单，申请开票的数量及发票类型等，最后该结算单打印出来交给财务，财务根据结算单开出相应的发票。

流程图：

8、销售费用结算操作流程

何人做此操作：

公司费用结算管理人员。

何时做此操作：

当运输公司需要结算费用时。

操作过程：

“世纪商务版”→“销售管理”→“费用管理”→“销售费用管理—结算”→“销售费用结算单—登记”，费用结算人员调出所有相关的销售记录，记录每笔原始销售单上发生的费用，编制费用结算单，并与运输公司开来的发票进行核销。

第四章：

财务管理流程

一、财务业务总体流程图

二、财务业务各流程操作说明

1、收款操作流程

何人做此操作：

公司财务管理人员。

何时做此操作：

当客户付款时。

操作过程：

“世纪商务版”→“财务管理”→“收款管理”