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第3章Excel2003

Excel2003是一个功能强大的优秀的电子表格软件，可以方便地制作各种复杂电子表格，能进行数据存储、共享、运算和打印输出，还具有强大的数据综合管理与分析功能，可简单快捷地进行各种数据处理、统计分析和预测决策分析。

3.1Excel2003基础知识

3.1.1Excel2003启动

操作步骤如下：

选择“开始”→“程序”→“MicrosoftOfficeExcel2003”菜单命令，启动后Excel2003窗口如图3-1所示。

图3-1Excel2003窗口

3.1.2Excel2003窗口组成

⒈活动单元格：

用于标识操作位置。

⒉名称框：

用于显示当前单元格的名称。

⒊编辑栏：

用于输入、编辑数据和公式。

⒋工作表标签：

用于显示工作表的名称。

⒌列号：

用字母A，B，C，…，Z以及AA，AB，…，IU，IV来标记，共256列。

⒍行号：

用数字标记，共65536行。

⒎工作区：

是工作的主要区域，用于记录数据。

⒏其它任务窗格：

将多种命令集成在一个统一的窗口中，用于进行任务选择。

3.1.3工作簿与工作表

⒈工作簿

工作簿（Book）是Excel2003中存储电子表格的基本文件，其扩展名为.xls。

当启动Excel时，系统自动创建一个名为Book1的工作簿。

一个工作簿由一张或多张工作表组成，每个工作簿最多可以包含255张工作表。

当新建一个工作簿时，默认包含三张工作表，依次命名为Sheet1、Sheet2、Sheet3，如图3-2所示。

图3-2工作簿中的工作表

⒉工作表

工作表（Sheet）是Excel2003中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。

当前被选中的工作表称为当前工作表，如图3-2中，Sheet1为当前工作表，选择当前工作表的方法是：

单击工作表标签。

⒊单元格与单元格地址

单元格是Excel2003中处理信息的最小单位，在单元格中可以存放文字、数字和公式。

一个工作表中可以包含65536×256个单元格。

每一个单元格都有一个地址，单元格的地址有三种表示方法。

⑴相对地址

直接由列号和行号组成，如图3-3所示。

如果公式中引用了相对地址，在进行填充和复制操作时，地址将发生相对位移变化。

图3-3相对地址表示

⑵绝对地址

在列号和行号前分别加字符“$”，如图3-4所示。

如果公式中引用了绝对地址，在进行填充和公式复制操作时，地址将固定不变。

图3-4绝对地址表示

⑶混合地址

在列号或行号前加字符“$”，如图3-5所示。

如果公式中引用了混合地址，在进行填充和公式复制操作时，地址的绝对部分固定不变，相对部分将发生相对位移变化。

图3-5混合地址表示

⒋工作区域

工作区域是指工作表中一些相邻单元格组成的矩形区域。

一般情况下，用户实际所用的工作表格只是所有单元格中的一部分。

工作区域的地址表示形式是在起始地址和终止地址之间用冒号分隔，如图3-6所示。

图3-6工作区域地址表示

3.1.4退出Excel2003

方法一：

单击窗口控制按钮中的“关闭”按钮。

方法二：

选择“文件”→“退出”菜单命令。

3.2Excel2003基本操作

3.2.1新建工作簿

启动Excel2003，系统自动建立一个以“Book1”为标题的新工作簿。

除此之外，可以使用命令方式新建工作簿。

操作步骤如下：

⑴选择“文件”→“新建”菜单命令，弹出“其它任务窗格”，如图3-7所示；

⑵在“其它任务窗格”中选择“空白文档”。

图3-7其它任务窗格

3.2.2工作表的选定与使用

⒈选定工作表

在对工作表进行操作时，需要对工作表进行选定，被选定的工作表标签呈白色显示。

⑴选定一个工作表。

用鼠标单击工作表标签。

⑵选定连续多个工作表。

先选择一个工作表，按住Shift键，再用鼠标单击最后一个工作表标签。

⑶选定不连续多个工作表。

先选择一个工作表，按住Ctrl键，再用鼠标单击其它工作表标签。

⑷全选工作表。

在工作表标签上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，如图3-8所示。

图3-8“工作表标签”快捷菜单

⒉插入工作表

方法一：

选择“插入”→“工作表”菜单命令。

方法二：

操作步骤如下：

⑴选择工作表标签快捷菜单中的“插入”命令，弹出“插入”对话框，如图3-9所示；

图3-9“插入”对话框

⑵选择“常用”选项卡中的“工作表”图标；

⑶单击“确定”按钮。

以上两种方法都可在当前工作表之前插入一张新工作表。

⒊移动工作表

方法一：

选定一张工作表，拖动鼠标到指定位置。

方法二：

操作步骤如下：

⑴选定一张工作表；

⑵选择工作表标签快捷菜单中的“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框，如图3-10所示；

图3-10“移动或复制工作表”对话框

⑶在“工作簿”下拉列表框中选择目标工作簿名称；

⑷在“下列选定工作表之前”列表框中选择目标工作表位置；

⑸单击“确定”按钮。

⒋复制工作表

方法一：

选定一张工作表，按住Ctrl键拖动鼠标到指定位置。

方法二：

操作步骤如下：

⑴选定一张工作表；

⑵选择工作表标签快捷菜单中的“移动或复制工作表”命令；

⑶在“移动或复制工作表”对话框的“工作簿”下拉列表框中选择目标工作簿名称；

⑷在“下列选定工作表之前”列表框中选择目标工作表位置；

⑸选择“建立副本”复选框；

⑹单击“确定”按钮。

⒌删除工作表

方法一：

选定一张工作表，选择“编辑”→“删除工作表”菜单命令。

方法二：

选定一张工作表，选择工作表标签快捷菜单中的“删除”命令。

⒍重命名工作表

操作步骤如下：

⑴选定一张工作表；

⑵选择工作表标签快捷菜单中的“重命名”命令，此时原工作表名称呈反色显示；

⑶输入新的工作表名称。

【示例3-1】新建一个工作簿保存在“我的文档”，文件命名为XSGL.XLS，要求在工作簿中有四张工作表，如图3-11所示。

图3-11示例3-1

操作步骤如下：

⑴启动Excel2003；

⑵选择“文件”→“保存”菜单命令，弹出“另存为”对话框；

⑶在“另存为”对话框的“保存位置”列表框中选择“我的文档”；

⑷在“文件名”文本框中输入XSGL；

⑸在“保存类型”列表框中选择“MicrosoftOfficeExcel工作簿”类型；

⑹单击“保存”按钮；

⑺选择Sheet1工作表，选择“插入”→“工作表”菜单命令，插入后的工作表名称默认为Sheet4，如图3-12所示；

图3-12插入的新工作表

⑻选择Sheet4工作表，选择工作表标签快捷菜单中的“重命名”命令，输入“学生基本信息”；

⑼同步骤⑻，分别将Sheet1、Sheet2、Sheet3命名为“第一学年成绩”、“第二学年成绩”、“第三学年成绩”；

⑽选择“文件”→“退出”菜单命令退出Excel2003。

3.2.3工作表数据输入

可以在编辑栏或单元格中输入数据，输入完成后，按回车键确定。

⒈选定活动单元格

操作步骤如下：

用鼠标单击单元格，此时单元格呈黑框显示。

除此之外，可以利用键盘快速操作，如表3-1所示。

表3-1快捷键

键位功能

↑、↓、←、→上、下、左、右移动活动单元格

Tab活动单元格右移

Enter活动单元格下移

Esc取消当前输入

⒉文本输入

文本默认对齐方式是左对齐。

⑴一般文本输入

直接输入。

⑵数字文本输入

方法一：

先输入单引号“’”，再输入数字。

方法二：

先输入等号“=”，再输入数字，并且要将数字加引号。

⑶特殊字符输入

方法一：

选择“插入”→“特殊符号”菜单命令，弹出“插入特殊符号”对话框，如图3-13所示，选择要插入的符号，单击“确定”按钮。

方法二：

选择“视图”→“工具栏”→“符号栏”菜单命令，显示“符号栏”，如图3-14所示，单击要输入的字符。

图3-13“插入特殊符号”对话框

图3-14符号栏

⒊数值输入

数值默认对齐方式是右对齐。

若输入的数据长度超过11位，系统将自动转换为科学记数法表示。

输入分数时，要先输入整数，再输入空格，最后输入分数。

⒋日期时间输入

输入日期时，默认按“年/月/日”或“年-月-日”的格式。

输入时间时，默认按“小时:

分:

秒”的格式。

若在同一单元格中输入日期和时间，需在日期和时间之间用空格分隔。

【示例3-2】打开工作簿XSGL.XLS，在“学生基本信息”工作表输入数据，要求输入第一行、第二行、B列、C列、D列，如图3-15所示。

图3-15示例3-2

操作步骤如下：

⑴选定A1单元格，输入“学生基本信息表”；

⑵同⑴，在A2:

F2、B3:

B12、C3:

C12区域的单元格中分别输入第二行、B列、C列文本；

⑶选定D3单元格，输入“1986-6-2”；

⑷同⑶，在D4:

D12区域的单元格中输入D列日期。

⒌快速输入数据

对于有一定规律的数据，Excel2003提供了快速输入的功能。

⑴使用填充柄

【示例3-3】在【示例3-2】的“学生基本信息”工作表中输入A列数据。

操作步骤如下：

⑴选定A3单元格，输入“’200600101”；

⑵将鼠标指向A3单元格右下角，鼠标指针变为“十”字形，拖动鼠标至A12单元格后松开鼠标。

⑵使用序列填充

【示例3-4】在【示例3-2】的“学生基本信息”工作表中输入E列数据。

操作步骤如下：

⑴选定E3单元格，输入“500”；

⑵选定E3:

E12区域；

⑶选择“编辑”→“填充”→“序列”菜单命令，弹出“序列”对话框，如图3-16所示；

⑷选择序列产生在“列”，类型为“等差数列”，步长值设为20，单击“确定”按钮。

图3-16“序列”对话框

⑶使用自定义序列

【示例3-5】在【示例3-2】的“学生基本信息”工作表中输入F列数据。

操作步骤如下：

⑴选择“工具”→“选项”菜单命令，弹出“选项”对话框，如图3-17所示；

图3-17“选项”对话框

⑵选择“自定义序列”选项卡；

⑶在“自定义序列”列表框中选择“新序列”，在“输入序列”列表框中输入“唱歌，跳舞，体育”，单击“添加”按钮，单击“确定”按钮；

⑷选定F3单元格，输入“唱歌”；

⑸将鼠标指向F3单元格右下角，鼠标指针变为“十”字形，拖动鼠标至F12单元格后松开鼠标。

3.2.4编辑单元格

⒈选定单元格

⑴选定一个单元格：

用鼠标单击。

⑵选定整行或整列：

单击行标记或列标记。

⑶选定整行（列）和整列（行）：

先选定整行（列），按住Ctrl键，再选定整列（行）。

⑷选定区域：

从区域左上角拖动鼠标到右下角。

⑸选定不连续区域：

先选定一个区域，按住Ctrl键，再选定其它区域。

⑹选定全部单元格：

按Ctrl+A组合键或单击全选标志，如图3-11所示。

⒉插入单元格

【示例3-6】在【示例3-2】的“学生基本信息”工作表中插入新的单元格。

如图3-18所示。

图3-18示例3-6

操作步骤如下：

⑴选定第二行；

⑵选择“插入”→“行”菜单命令；

⑶选定D列；

⑷选择“插入”→“列”菜单命令；

⑸选定A8单元格；

⑹选择“插入”→“单元格”菜单命令，弹出“插入”对话框，如图3-19所示；

⑺选择“活动单元格下移”单选按钮，单击“确定”按钮；

⑻选定G9单元格；

⑼选择“插入”→“单元格”菜单命令，在弹出的“插入”对话框中选择“活动单元格右移”单选按钮，单击“确定”按钮。

图3-19“插入”对话框图3-20“删除”对话框

⒊删除单元格

【示例3-7】将【示例3-6】中插入的单元格全部删除。

操作步骤如下：

⑴选定第二行；

⑵选择“编辑”→“删除”菜单命令；

⑶选定D列；

⑷选择“编辑”→“删除”菜单命令；

⑸选定A7单元格；

⑹选择“编辑”→“删除”菜单命令，弹出“删除”对话框，如图3-20所示；

⑺选择“下方单元格上移”单选按钮，单击“确定”按钮；

⑻选定F8单元格；

⑼选择“编辑”→“删除”菜单命令，在弹出的“删除”对话框中选择“右侧单元格左移”单选按钮，单击“确定”按钮。

⒋调整行高和列宽

方法一：

将鼠标指向行（列）标志的行（列）线上，鼠标指针变为“十”字形，拖动鼠标改变行高（列宽）；

方法二：

操作步骤如下：

⑴选定一行（列）；

⑵选择“格式”→“行”（“列”）→“行高”（“列宽”）菜单命令，弹出“行高”（“列宽”）对话框，如图3-21、3-22所示；

⑶在“行高”（“列宽”）文本框中输入数值调整行高（列宽）。

图3-21“行高”对话框图3-22“列宽”对话框

⒌移动单元格内容

【示例3-8】将【示例3-2】的“学生基本信息”工作表中B7:

D9区域中的数据移动到C15:

E17区域。

方法一：

选定B7:

D9区域，将鼠标指向区域边缘，鼠标指针上带有双向箭头时，拖动鼠标到C15单元格。

方法二：

操作步骤如下：

⑴选定B7:

D9区域；

⑵选择“编辑”→“剪切”菜单命令；

⑶选定C15单元格；

⑷选择“编辑”→“粘贴”菜单命令。

⒍复制单元格内容

【示例3-9】将【示例3-8】中移动到C15:

E17区域中的数据复制一份重新放回B7:

D9区域。

方法一：

选定C15:

E17区域，按住Ctrl键，将鼠标指向区域边缘，鼠标指针上带有“十”字形时，拖动鼠标到B7单元格。

方法二：

操作步骤如下：

⑴选定C15:

E17区域；

⑵选择“编辑”→“复制”菜单命令；

⑶选定B7单元格；

⑷选择“编辑”→“粘贴”菜单命令。

⒎清除单元格内容

【示例3-10】将【示例3-9】中C15:

E17区域中的数据清除。

方法一：

选定C15:

E17区域，按Delete键。

方法二：

选定C15:

E17区域，选择“编辑”→“清除”→“内容”菜单命令。

3.2.5工作表格式化

⒈设置数字、对齐、字体、边框和底纹

【示例3-11】将【示例3-2】的“学生基本信息”工作表格式化，如图3-23所示。

图3-23示例3-11

操作步骤如下：

⑴选定A1:

F1区域；

⑵选择“格式”→“单元格”菜单命令，弹出“单元格格式”对话框，如图3-24所示；

图3-24“对齐”选项卡

⑶在“对齐”选项卡中选择“合并单元格”复选框，“水平对齐”下拉列表框中选择“居中”，“垂直对齐”下拉列表框中选择“居中”，单击“确定”按钮，并利用格式工具栏设置字体为“宋体”，字号18，“加粗”；

⑷选定E3:

E12区域，选择“格式”→“单元格”菜单命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，如图3-25所示；

图3-25“数字”选项卡

图3-26“边框”选项卡

⑸在“分类”列表框中选择数值，调整“小数位数”微调按钮为2；

⑹选定A2:

F2区域，设置字体为“华文新魏”，字号14，“加粗”；

⑺选定A2:

F12区域，选择“格式”→“单元格”菜单命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡，如图3-26所示；

⑻在“样式”列表中选择“粗线条”，在“预置”选项中选择“外边框”和“内部”，单击“确定”按钮。

⒉条件格式设置

【示例3-12】将【示例3-11】工作表中性别为男，以及高考成绩大于600或者小于550的单元格中的数据加粗倾斜，如图3-27所示。

图3-27示例3-12

操作步骤如下：

⑴选定C列；

⑵选择“格式”→“条件格式”菜单命令，弹出“条件格式”对话框，如图3-28所示；

图3-28“条件格式”对话框Ⅰ

⑶在“条件1”的下拉列表框中依次选择“单元格数值”、“等于”，在文本框中输入“男”，单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，如图3-29所示；

图3-29“单元格格式”对话框

⑷在“单元格格式”对话框中选择字形为“加粗倾斜”，单击“确定”按钮；

⑸在“条件格式”对话框中预览效果，单击“确定”按钮；

⑹选定E列；

⑺同⑵⑶，在“条件1”的下拉列表框中依次选择“单元格数值”、“大于”，在文本框中输入“600”，并设置格式，单击“添加”按钮，添加条件2，如图3-30所示；

⑻在“条件2”的下拉列表框中依次选择“单元格数值”、“小于”，在文本框中输入“550”，并设置格式，单击“确定”按钮。

图3-30“条件格式”对话框Ⅱ

⒊自动套用格式

【示例3-13】利用Excel2003提供的自动套用格式功能将【示例3-11】的“学生基本信息”工作表重新格式化，如图3-31所示。

图3-31示例3-13

操作步骤如下：

⑴选定A1:

F12区域；

⑵选择“格式”→“自动套用格式”菜单命令，弹出“自动套用格式”对话框，如图3-32所示；

⑶选定“古典3”样式，并选择“要应用的格式”中的复选框，单击“确定”按钮。

图3-32自动套用格式对话框

⒋页面设置

在对工作表进行打印之前，需要先进行页面设置。

操作步骤如下：

⑴选择“文件”→“页面设置”菜单命令，弹出“页面设置”对话框，如图3-33所示；

⑵在“页眉/页脚”选项卡中设置页眉和页脚；

⑶在“工作表”选项卡的“打印区域”文本框输入区域地址；

⑷页面、页边距选项卡的设置同Word；

⑸单击“确定”按钮。

图3-33“页面设置”对话框

⒌清除格式

【示例3-15】将【示例3-13】中设置的格式全部清除。

操作步骤如下：

⑴选定A1:

F12区域；

⑵选择“编辑”→“清除”→“格式”菜单命令。

3.3公式和函数

3.3.1公式

公式是在工作表中对数据进行运算、分析的等式。

公式由数据、函数、单元格地址、运算符等组成。

⒈运算符

⑴算术运算符

算术运算符用于完成基本的数学运算。

算术运算符及操作举例如表3-2所示。

表3-2算术运算符

运算符号含义举例结果

+加=4+812

-减=4-8-4

*乘=4*832

/除=4/80.5

%百分比%50.05

^乘方=5^225

⑵比较运算符

比较运算符用于比较两个数值并产生布尔逻辑值True或False。

比较运算符及操作举例如表3-3所示。

（假定A1单元格的值为20）

表3-3比较运算符

运算符号含义举例结果

=等于=A1=12False

>大于=A1>12True

>=大于等于=A1>=12True

<小于=A1<12False

<=小于等于=A1<=12False

<>不等于=A1<>12True

⑶文本运算符

文本运算符用于连接两段文本。

文本运算符及操作举例如表3-4所示。

表3-4文本运算符

运算符号含义举例结果

&文字连接=“abc”&“你好”abc你好

⑷运算符的优先级

在Excel2003中，不同的运算符具有不同的优先级，可以利用括号改变优先级。

运算符优先级如表3-5所示。

表3-5运算符优先级

运算符号优先级说明

-高负号

%百分号

^指数

*、/乘、除

+、-加、减

&连接文字

=、<、>、<=、>=、<>低比较符号

⒉公式的输入

公式输入时必须以等号“=”或加号“+”开始。

【示例3-16】打开XSGL.XLS工作簿，在“第一学年成绩”工作表中输入数据，并利用公式计算第一位学生的总分和平均分，如图3-34所示。

图3-34示例3-16

操作步骤如下：

⑴选定“第一学年成绩”工作表并输入数据；

⑵选定F3单元格，输入“=C3+D3+E3”，按回车键；

⑶选定G3单元格，在编辑栏中输入“+F3/3”，按回车键。

⒊地址引用

⑴相对地址引用

【示例3-17】将【示例3-16】中F3中的公式复制到F6中，观察公式变化。

⑵绝对地址引用

【示例3-18】将【示例3-16】中F3单元格中的公式地址改为绝对地址复制到F6中，观察公式变化。

⑶混合地址引用

【示例3-19】将【示例3-16】中F3单元格中的公式地址改为混合地址复制到F6中，观察公式变化。

以上3个示例公式变化如表3-6所示。

表3-6地址引用

F3中公式F6中的公式变化

=C3+D3+E3=C6+D6+E6

=$C$3+$D$3+$E$3=$C$3+$D$3+$E$3

=$C3+D$3+$E3=$C6+D$3+$E6

3.3.2函数

Excel2003提供了大量功能强大的函数，可以方便快速地进行数据处理，提高工作效率。

⒈函数定义

函数由函数名和自变量组成，即函数名（自变量1,自变量2,…），其中自变量可以是数据、单元格地址、区域等。

⒉函数的使用

【示例3-20】利用函数计算【示例3-16】中所有学生的总分和平均分。

操作步骤如下：

⑴选定“第一学年成绩”工作表；

⑵选定F3单元格，选择“插入”→“函数”菜单命令，弹出“插入函数”对话框，如图3-35所示；

⑶在“类别”下拉列表框中选择“常用函数”，在“选择函数”列表框中选择“SUM”，单击“确定”按钮，弹出“函数参数”对话框，如图3-36所示；

⑷在“Number1”文本框中输入“C3:

E3”，单击“确定”按钮；

⑸利用F3单元格中的公式，通过填充柄填充F4:

F12；

⑹同⑴～⑸的方法，计算所有学生的平均分，只是在选择函数时，选择常用函数中的“AVERAGE”。

图3-35“插入函数”对话框

图3-36“函数参数”对话框

3.4数据管理

3.4.1数据有效性

在Excel表格中经常输入大量数据，为了检验数据的正确性，可以利用数据有效性防止错误数据的输入。

【示例3-21】为XSGL.XLS工作簿中“第一学年成绩”工作表中的“语文”列数据设置数据有效性，要求语文成绩是0~100之间的整数且不允许出现空值，并设置出错信息。

操作步骤如下：

⑴选定C列；

⑵选择“数据”→“有效性”菜单命令，弹出“数据有效性”对话框，如图3-37所示；

图3-37“数据有效性”对话框

⑶选择“设置”选项卡，设置允许“整数”、数据“介于”、最小值为0、最大值为100，并取消“忽略空值”复选框；

⑷选择“出错警告”选项卡，如图3-38所示，设置样式为“警告”、标题为“输入错误”、错误信息为“数据出界”，并选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框，单击“确定”按钮。

图3-38“出错警告”选项卡

【示例3-22】在“第一学年成绩”工作表中的“语文”列中输入新的数据，检验数据有效性。

操作步骤如下：

⑴选定C13单元格；

⑵输入新的数据例如“23.5”，按回车键，弹出“输入错误”对话框，如图3-39所示；

⑶单击“是”按钮，忽略错误值；单击“否”按钮，则重新输入数据。

图3-39“输入错误”对话框

3.4.2记录单