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1、excel第3章 Excel 2003Excel 2003是一个功能强大的优秀的电子表格软件，可以方便地制作各种复杂电子表格，能进行数据存储、共享、运算和打印输出，还具有强大的数据综合管理与分析功能，可简单快捷地进行各种数据处理、统计分析和预测决策分析。3.1 Excel 2003基础知识3.1.1 Excel 2003启动操作步骤如下：选择“开始” “程序”“Microsoft Office Excel 2003”菜单命令，启动后Excel 2003窗口如图3-1所示。图3-1 Excel 2003窗口3.1.2 Excel 2003窗口组成 活动单元格：用于标识操作位置。 名称框：用于显示

2、当前单元格的名称。 编辑栏：用于输入、编辑数据和公式。 工作表标签：用于显示工作表的名称。 列号：用字母A，B，C，Z以及AA，AB，IU，IV来标记，共256列。 行号：用数字标记，共65536行。 工作区：是工作的主要区域，用于记录数据。 其它任务窗格：将多种命令集成在一个统一的窗口中，用于进行任务选择。3.1.3 工作簿与工作表 工作簿工作簿（Book）是Excel 2003中存储电子表格的基本文件，其扩展名为.xls。当启动Excel时，系统自动创建一个名为Book1的工作簿。一个工作簿由一张或多张工作表组成，每个工作簿最多可以包含255张工作表。当新建一个工作簿时，默认包含三张工作表

3、，依次命名为 Sheet1、Sheet2、Sheet3，如图3-2所示。图3-2 工作簿中的工作表 工作表工作表（Sheet）是Excel 2003中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。当前被选中的工作表称为当前工作表，如图3-2中，Sheet1为当前工作表，选择当前工作表的方法是：单击工作表标签。 单元格与单元格地址单元格是Excel 2003中处理信息的最小单位，在单元格中可以存放文字、数字和公式。一个工作表中可以包含65536256个单元格。每一个单元格都有一个地址，单元格的地址有三种表示方法。 相对地址直接由列号和行号组成，如图3-3所示。如果公式中引用了相对地址，在进行填充

4、和复制操作时，地址将发生相对位移变化。图3-3 相对地址表示 绝对地址在列号和行号前分别加字符“$”，如图3-4所示。如果公式中引用了绝对地址，在进行填充和公式复制操作时，地址将固定不变。图3-4 绝对地址表示 混合地址在列号或行号前加字符“$”，如图3-5所示。如果公式中引用了混合地址，在进行填充和公式复制操作时，地址的绝对部分固定不变，相对部分将发生相对位移变化。图3-5 混合地址表示 工作区域工作区域是指工作表中一些相邻单元格组成的矩形区域。一般情况下，用户实际所用的工作表格只是所有单元格中的一部分。工作区域的地址表示形式是在起始地址和终止地址之间用冒号分隔，如图3-6所示。图3-6 工

5、作区域地址表示3.1.4 退出Excel 2003 方法一：单击窗口控制按钮中的“关闭”按钮。方法二：选择“文件”“退出”菜单命令。3.2 Excel 2003基本操作3.2.1 新建工作簿启动Excel 2003，系统自动建立一个以“Book1”为标题的新工作簿。除此之外，可以使用命令方式新建工作簿。操作步骤如下： 选择“文件”“新建”菜单命令，弹出“其它任务窗格”，如图3-7所示； 在“其它任务窗格”中选择“空白文档”。图 3-7 其它任务窗格3.2.2 工作表的选定与使用 选定工作表在对工作表进行操作时，需要对工作表进行选定，被选定的工作表标签呈白色显示。 选定一个工作表。用鼠标单击工作

6、表标签。 选定连续多个工作表。先选择一个工作表，按住Shift键，再用鼠标单击最后一个工作表标签。 选定不连续多个工作表。先选择一个工作表，按住Ctrl键，再用鼠标单击其它工作表标签。 全选工作表。在工作表标签上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，如图3-8所示。图3-8 “工作表标签”快捷菜单 插入工作表方法一：选择“插入”“工作表”菜单命令。方法二：操作步骤如下： 选择工作表标签快捷菜单中的“插入”命令，弹出“插入”对话框，如图3-9所示；图3-9 “插入”对话框 选择“常用”选项卡中的“工作表”图标； 单击“确定”按钮。以上两种方法都可在当前工作表之前插入一张新工作表

7、。 移动工作表方法一：选定一张工作表，拖动鼠标到指定位置。方法二：操作步骤如下： 选定一张工作表； 选择工作表标签快捷菜单中的“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框，如图3-10所示；图3-10 “移动或复制工作表”对话框 在“工作簿”下拉列表框中选择目标工作簿名称； 在“下列选定工作表之前”列表框中选择目标工作表位置； 单击“确定”按钮。 复制工作表方法一：选定一张工作表，按住Ctrl键拖动鼠标到指定位置。方法二：操作步骤如下： 选定一张工作表； 选择工作表标签快捷菜单中的“移动或复制工作表”命令； 在“移动或复制工作表”对话框的“工作簿”下拉列表框中选择目标工作簿名称；

8、在“下列选定工作表之前”列表框中选择目标工作表位置； 选择“建立副本”复选框； 单击“确定”按钮。 删除工作表方法一：选定一张工作表，选择“编辑”“删除工作表”菜单命令。方法二：选定一张工作表，选择工作表标签快捷菜单中的“删除”命令。 重命名工作表操作步骤如下： 选定一张工作表； 选择工作表标签快捷菜单中的“重命名”命令，此时原工作表名称呈反色显示； 输入新的工作表名称。【示例3-1】新建一个工作簿保存在“我的文档”，文件命名为XSGL.XLS，要求在工作簿中有四张工作表，如图3-11所示。图3-11 示例3-1操作步骤如下： 启动Excel 2003； 选择“文件”“保存”菜单命令，弹出“另

9、存为”对话框； 在“另存为”对话框的“保存位置”列表框中选择“我的文档”； 在“文件名”文本框中输入XSGL； 在“保存类型”列表框中选择“Microsoft Office Excel工作簿”类型； 单击“保存”按钮； 选择Sheet1工作表，选择“插入”“工作表”菜单命令，插入后的工作表名称默认为Sheet4，如图3-12所示；图3-12 插入的新工作表 选择Sheet4工作表，选择工作表标签快捷菜单中的“重命名”命令，输入“学生基本信息”； 同步骤，分别将Sheet1、Sheet2、Sheet3命名为“第一学年成绩”、“第二学年成绩”、“第三学年成绩”； 选择“文件”“退出”菜单命令退出E

10、xcel 2003。3.2.3 工作表数据输入可以在编辑栏或单元格中输入数据，输入完成后，按回车键确定。 选定活动单元格操作步骤如下：用鼠标单击单元格，此时单元格呈黑框显示。除此之外，可以利用键盘快速操作，如表3-1所示。表3-1 快捷键键 位 功 能、 上、下、左、右移动活动单元格 Tab 活动单元格右移Enter 活动单元格下移Esc 取消当前输入 文本输入文本默认对齐方式是左对齐。 一般文本输入直接输入。 数字文本输入方法一：先输入单引号“”，再输入数字。方法二：先输入等号“=”，再输入数字，并且要将数字加引号。 特殊字符输入方法一：选择“插入”“特殊符号”菜单命令，弹出“插入特殊符号”

11、对话框，如图3-13所示，选择要插入的符号，单击“确定”按钮。方法二：选择“视图”“工具栏”“符号栏”菜单命令，显示“符号栏”，如图3-14所示，单击要输入的字符。 图3-13 “插入特殊符号”对话框图3-14 符号栏 数值输入数值默认对齐方式是右对齐。若输入的数据长度超过11位，系统将自动转换为科学记数法表示。输入分数时，要先输入整数，再输入空格，最后输入分数。 日期时间输入输入日期时，默认按“年/月/日”或“年-月-日”的格式。输入时间时，默认按“小时:分:秒”的格式。若在同一单元格中输入日期和时间，需在日期和时间之间用空格分隔。【示例3-2】打开工作簿XSGL.XLS，在“学生基本信息”

12、工作表输入数据，要求输入第一行、第二行、B列、C列、D列，如图3-15所示。图3-15 示例3-2操作步骤如下： 选定A1单元格，输入“学生基本信息表”； 同，在A2:F2、B3:B12、C3:C12区域的单元格中分别输入第二行、B列、C列文本； 选定D3单元格，输入“1986-6-2”； 同，在D4:D12区域的单元格中输入D列日期。 快速输入数据对于有一定规律的数据，Excel 2003提供了快速输入的功能。 使用填充柄【示例3-3】在【示例3-2】的“学生基本信息”工作表中输入A列数据。操作步骤如下： 选定A3单元格，输入“200600101”； 将鼠标指向A3单元格右下角，鼠标指针变为

13、“十”字形，拖动鼠标至A12单元格后松开鼠标。 使用序列填充【示例3-4】在【示例3-2】的“学生基本信息”工作表中输入E列数据。操作步骤如下： 选定E3单元格，输入“500”； 选定E3:E12区域； 选择“编辑”“填充”“序列”菜单命令，弹出“序列”对话框，如图3-16所示； 选择序列产生在“列”，类型为 “等差数列”，步长值设为20，单击“确定”按钮。图3-16 “序列”对话框 使用自定义序列【示例3-5】在【示例3-2】的“学生基本信息”工作表中输入F列数据。操作步骤如下： 选择“工具”“选项”菜单命令，弹出“选项”对话框，如图3-17所示；图3-17 “选项”对话框 选择“自定义序列

14、”选项卡； 在“自定义序列”列表框中选择“新序列”，在“输入序列”列表框中输入“唱歌，跳舞，体育”，单击“添加”按钮，单击“确定”按钮； 选定F3单元格，输入“唱歌”； 将鼠标指向F3单元格右下角，鼠标指针变为“十”字形，拖动鼠标至F12单元格后松开鼠标。 3.2.4 编辑单元格 选定单元格 选定一个单元格：用鼠标单击。 选定整行或整列：单击行标记或列标记。 选定整行（列）和整列（行）：先选定整行（列），按住Ctrl键，再选定整列（行）。 选定区域：从区域左上角拖动鼠标到右下角。 选定不连续区域：先选定一个区域，按住Ctrl键，再选定其它区域。 选定全部单元格：按Ctrl+A组合键或单击全选标

15、志，如图3-11所示。 插入单元格【示例3-6】在【示例3-2】的“学生基本信息”工作表中插入新的单元格。如图3-18所示。图3-18 示例3-6操作步骤如下： 选定第二行； 选择“插入”“行”菜单命令； 选定D列； 选择“插入”“列”菜单命令； 选定A8单元格； 选择“插入”“单元格”菜单命令，弹出“插入”对话框，如图3-19所示； 选择“活动单元格下移”单选按钮，单击“确定”按钮； 选定G9单元格； 选择“插入”“单元格”菜单命令，在弹出的“插入”对话框中选择“活动单元格右移”单选按钮，单击“确定”按钮。 图3-19 “插入”对话框 图3-20 “删除”对话框 删除单元格【示例3-7】将【

16、示例3-6】中插入的单元格全部删除。操作步骤如下： 选定第二行； 选择“编辑”“删除”菜单命令； 选定D列； 选择“编辑”“删除”菜单命令； 选定A7单元格； 选择“编辑”“删除”菜单命令，弹出“删除”对话框，如图3-20所示； 选择“下方单元格上移”单选按钮，单击“确定”按钮； 选定F8单元格； 选择“编辑”“删除”菜单命令，在弹出的“删除”对话框中选择“右侧单元格左移”单选按钮，单击“确定”按钮。 调整行高和列宽方法一：将鼠标指向行（列）标志的行（列）线上，鼠标指针变为“十”字形，拖动鼠标改变行高（列宽）； 方法二：操作步骤如下： 选定一行（列）； 选择“格式”“行”（“列”）“行高”（“

17、列宽”）菜单命令，弹出“行高”（“列宽”）对话框，如图3-21、3-22所示； 在“行高”（“列宽”）文本框中输入数值调整行高（列宽）。 图3-21 “行高”对话框 图3-22 “列宽”对话框 移动单元格内容【示例3-8】将【示例3-2】的“学生基本信息”工作表中B7:D9区域中的数据移动到C15:E17区域。方法一：选定B7:D9区域，将鼠标指向区域边缘，鼠标指针上带有双向箭头时，拖动鼠标到C15单元格。方法二：操作步骤如下： 选定B7:D9区域； 选择“编辑”“剪切”菜单命令； 选定C15单元格； 选择“编辑”“粘贴”菜单命令。 复制单元格内容【示例3-9】 将【示例3-8】中移动到C15

18、:E17区域中的数据复制一份重新放回B7:D9区域。方法一：选定C15:E17区域，按住Ctrl键，将鼠标指向区域边缘，鼠标指针上带有“十”字形时，拖动鼠标到B7单元格。方法二：操作步骤如下： 选定C15:E17区域； 选择“编辑”“复制”菜单命令； 选定B7单元格； 选择“编辑”“粘贴”菜单命令。 清除单元格内容【示例3-10】将【示例3-9】中C15:E17区域中的数据清除。方法一：选定C15:E17区域，按Delete键。方法二：选定C15:E17区域，选择“编辑”“清除”“内容”菜单命令。3.2.5 工作表格式化 设置数字、对齐、字体、边框和底纹【示例3-11】将【示例3-2】的“学生

19、基本信息”工作表格式化，如图3-23所示。图3-23 示例3-11操作步骤如下： 选定A1:F1区域； 选择“格式”“单元格”菜单命令，弹出“单元格格式”对话框，如图3-24所示；图3-24 “对齐”选项卡 在“对齐”选项卡中选择“合并单元格”复选框，“水平对齐”下拉列表框中选择“居中”，“垂直对齐”下拉列表框中选择“居中”，单击“确定”按钮，并利用格式工具栏设置字体为“宋体”，字号18，“加粗”； 选定E3:E12区域，选择“格式”“单元格”菜单命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，如图3-25所示；图3-25 “数字”选项卡图3-26 “边框”选项卡 在“分类”列表框中选

20、择数值，调整“小数位数”微调按钮为2； 选定A2:F2区域，设置字体为“华文新魏”，字号14，“加粗”； 选定A2:F12区域，选择“格式”“单元格”菜单命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡，如图3-26所示； 在“样式”列表中选择“粗线条”，在“预置”选项中选择“外边框”和“内部”，单击“确定”按钮。 条件格式设置【示例3-12】将【示例3-11】工作表中性别为男，以及高考成绩大于600或者小于550的单元格中的数据加粗倾斜，如图3-27所示。图3-27 示例3-12操作步骤如下： 选定C列； 选择“格式”“条件格式”菜单命令，弹出“条件格式”对话框，如图3-28所示；图3

21、-28 “条件格式”对话框 在“条件1”的下拉列表框中依次选择“单元格数值”、“等于”，在文本框中输入“男”，单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，如图3-29所示；图3-29 “单元格格式”对话框 在“单元格格式”对话框中选择字形为“加粗 倾斜”，单击“确定”按钮； 在“条件格式”对话框中预览效果，单击“确定”按钮； 选定E列； 同，在“条件1” 的下拉列表框中依次选择“单元格数值”、“大于”，在文本框中输入“600”，并设置格式，单击“添加”按钮，添加条件2，如图3-30所示； 在“条件2”的下拉列表框中依次选择“单元格数值”、“小于”，在文本框中输入“550”，并设置格式，单击“确

22、定”按钮。图3-30 “条件格式”对话框 自动套用格式【示例3-13】利用Excel 2003提供的自动套用格式功能将【示例3-11】的“学生基本信息”工作表重新格式化，如图3-31所示。图3-31 示例3-13操作步骤如下： 选定A1:F12区域； 选择“格式”“自动套用格式”菜单命令，弹出“自动套用格式”对话框，如图3-32所示； 选定“古典3”样式，并选择“要应用的格式”中的复选框，单击“确定”按钮。图3-32 自动套用格式对话框 页面设置在对工作表进行打印之前，需要先进行页面设置。操作步骤如下： 选择“文件”“页面设置”菜单命令，弹出“页面设置”对话框，如图3-33所示； 在“页眉/页

23、脚”选项卡中设置页眉和页脚； 在“工作表”选项卡的“打印区域”文本框输入区域地址； 页面、页边距选项卡的设置同Word； 单击“确定”按钮。图3-33 “页面设置”对话框 清除格式【示例3-15】将【示例3-13】中设置的格式全部清除。操作步骤如下： 选定A1:F12区域； 选择“编辑”“清除”“格式”菜单命令。 3.3 公式和函数3.3.1 公式公式是在工作表中对数据进行运算、分析的等式。公式由数据、函数、单元格地址、运算符等组成。 运算符 算术运算符算术运算符用于完成基本的数学运算。算术运算符及操作举例如表3-2所示。表3-2 算术运算符运算符号 含义 举例 结果+ 加 =4+8 12-

24、减 =4-8 -4* 乘 =4*8 32/ 除 =4/8 0.5% 百分比 %5 0.05 乘方 =52 25 比较运算符比较运算符用于比较两个数值并产生布尔逻辑值True或False。比较运算符及操作举例如表3-3所示。（假定A1单元格的值为20）表3-3 比较运算符运算符号 含义 举例 结果= 等于 =A1=12 False 大于 =A112 True= 大于等于 =A1=12 True 小于 =A112 False= 小于等于 =A1=12 False 不等于 =A112 True 文本运算符文本运算符用于连接两段文本。文本运算符及操作举例如表3-4所示。表3-4 文本运算符运算符号 含

25、义 举例 结果& 文字连接 =“abc”&“你好” abc你好 运算符的优先级在Excel 2003中，不同的运算符具有不同的优先级，可以利用括号改变优先级。运算符优先级如表3-5所示。表3-5运算符优先级运算符号 优先级 说明- 高 负号% 百分号 指数*、/ 乘、除+、- 加、减& 连接文字=、=、 低 比较符号 公式的输入公式输入时必须以等号“=”或加号“+”开始。【示例3-16】打开XSGL.XLS工作簿，在“第一学年成绩”工作表中输入数据，并利用公式计算第一位学生的总分和平均分，如图3-34所示。图3-34 示例3-16操作步骤如下： 选定“第一学年成绩”工作表并输入数据； 选定F3

26、单元格，输入“=C3+D3+E3”，按回车键； 选定G3单元格，在编辑栏中输入“+F3/3”，按回车键。 地址引用 相对地址引用【示例3-17】将【示例3-16】中F3中的公式复制到F6中，观察公式变化。 绝对地址引用【示例3-18】将【示例3-16】中F3单元格中的公式地址改为绝对地址复制到F6中，观察公式变化。 混合地址引用【示例3-19】将【示例3-16】中F3单元格中的公式地址改为混合地址复制到F6中，观察公式变化。以上3个示例公式变化如表3-6所示。表3-6 地址引用F3中公式 F6中的公式变化=C3+D3+E3 =C6+D6+E6=$C$3+$D$3+$E$3 =$C$3+$D$3

27、+$E$3=$C3+D$3+$E3 =$C6+D$3+$E63.3.2 函数Excel 2003提供了大量功能强大的函数，可以方便快速地进行数据处理，提高工作效率。 函数定义函数由函数名和自变量组成，即函数名（自变量1,自变量2,），其中自变量可以是数据、单元格地址、区域等。 函数的使用【示例3-20】利用函数计算【示例3-16】中所有学生的总分和平均分。操作步骤如下： 选定“第一学年成绩”工作表； 选定F3单元格，选择“插入”“函数”菜单命令，弹出“插入函数”对话框，如图3-35所示； 在“类别”下拉列表框中选择“常用函数”，在“选择函数”列表框中选择“SUM”，单击“确定”按钮，弹出“函数

28、参数”对话框，如图3-36所示； 在“Number1”文本框中输入“C3:E3”，单击“确定”按钮； 利用F3单元格中的公式，通过填充柄填充F4:F12； 同的方法，计算所有学生的平均分，只是在选择函数时，选择常用函数中的“AVERAGE”。图3-35 “插入函数”对话框图3-36 “函数参数”对话框3.4 数据管理3.4.1 数据有效性在Excel表格中经常输入大量数据，为了检验数据的正确性，可以利用数据有效性防止错误数据的输入。【示例3-21】为XSGL.XLS工作簿中“第一学年成绩”工作表中的“语文”列数据设置数据有效性，要求语文成绩是0100之间的整数且不允许出现空值，并设置出错信息。

29、操作步骤如下： 选定C列； 选择“数据”“有效性”菜单命令，弹出“数据有效性”对话框，如图3-37所示；图3-37 “数据有效性”对话框 选择“设置”选项卡，设置允许“整数”、数据“介于”、最小值为0、最大值为100，并取消“忽略空值”复选框； 选择“出错警告”选项卡，如图3-38所示，设置样式为“警告”、标题为“输入错误”、错误信息为“数据出界”，并选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框，单击“确定”按钮。图3-38 “出错警告”选项卡【示例3-22】在“第一学年成绩”工作表中的“语文”列中输入新的数据，检验数据有效性。操作步骤如下： 选定C13单元格； 输入新的数据例如“23.5”，按回车键，弹出“输入错误”对话框，如图3-39所示； 单击“是”按钮，忽略错误值；单击“否”按钮，则重新输入数据。图3-39 “输入错误”对话框3.4.2 记录单