化妆品经营企业质量管理制度.docx
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化妆品经营企业质量管理制度
化妆品经营企业质量管理制度
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1.化妆品经营企业索证索票管理制度
2.化妆品购进验收管理制度
3.化妆品储存、养护管理制度
4.化妆品陈列管理制度
5.化妆品销售管理制度
6.近效期化妆品的管理制度
7.不合格品管理制度
8.卫生管理制度
9.人员健康状况管理及培训制度
一、化妆品经营企业索证索票管理制度
1、为规范化妆品生产经营行为,保证化妆品的质量安全,保障消费者健康,根据《国务院关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定》、《化妆品卫生监督条例》及其实施细则等有关法规,制定本制度。
2、化妆品经营企业应当建立索证索票制度,认真查验供应商及相关质量安全的有效证明文件,留存相关票证文件或复印件备查,加强台账管理,如实记录购销信息。
以确保化妆品来源渠道合法、质量安全。
3、化妆品经营企业应当由专人负责索证索票和台账管理工作,相关人员应当经过培训。
经营企业索证至少应当包括以下内容:
(一)化妆品生产企业或供应商的营业执照;
(二)化妆品生产企业卫生许可证;
(三)化妆品行政(卫生)许可批件或备案凭证、国产非特殊化妆品备案登记凭证;
(四)化妆品检验报告或合格证明;
(五)进口化妆品的有效检验检疫证明。
不能提供原件的,可以提供复印件。
但复印件应加盖化妆品生产企业或供应商的公章并存档备查。
5、经营企业索票至少应当向供货商索取正式销售发票及相关凭证,注明化妆品的名称、规格、数量、生产日期/批号、保质期、单价、金额、销货日期以及生产企业或供应商的名称、住所和联系方式。
6、索证索票应当按供应商名称或者化妆品种类建档备查,相关档案应当妥善保存,保存期应当比产品有效期延长6个月,鼓励有条件的化妆品生产经营企业实行电子化管理。
7、化妆品经营企业应当实行台账管理,建立购货台账。
8、购货台账按照每次购入的情况如实记录,内容包括:
名称、规格、数量、生产日期/批号、保质期限、产地、购进价格、购货日期、供应商名称及联系方式等信息。
9、购货台账按照供应商、供货品种、供货时间顺序等分类管理。
10、购货台账应当妥善保存,保存期应当比产品有效期延长6个月
二、化妆品购进验收管理制度
1、化妆品质量验收由专职质量验收人员负责,验收人员须具备有关规定的条件。
2、验收员应按照索证索票制度向供货商索取相关证明资料,建立购货台账。
3、验收员应按照验收程序对到货进行逐批验收。
验收应在规定的待验区验收,待验区必须保持整洁、干净,有黄色明显标志。
4、验收应包括外观性状检查和内外包装标识的检查。
验收抽取的样品应具有代表性。
5、验收时应按照化妆品的分类,对包装、标签、说明书以及有关要求的证明或文件进行逐一检查。
(1)验收包装的标签和所附说明书上应有生产企业的名称、地址,是否在显著位置标有品名、批准文号、产品批号、生产日期、有效期等。
标签或说明书上还应有化妆品的成份、功能、用法、用量、禁忌、注意事项以及贮藏条件等;
(2)验收整件包装中应有产品合格证;
(3)验收进口化妆品,应凭《进口化妆品批准证书》复印件验收。
(4)验收到货化妆品同批号的出厂质量检验报告书;
(5)对销后退回、配送后退回的化妆品,验收人员应按进货验收程序的规定逐批验收,对质量有疑问的应抽样送检。
6、验收员应严把进货关,验收后在“进货质量验收通知单”上签署验收意见并签名,真实、完整地电脑录入检查验收记录。
其验收记录包括供货单位、数量、到货日期、品名、批准文号、批号、生产厂商、有效期、合格证、质量情况、包装情况、外观质量、验收结论、验收人员等项目。
记录保存期限不得少于二年。
7、对验收中发现不符合验收规定非内在质量不合格的产品,应当面拒收或入退货区。
三、化妆品储存、养护管理制度
1、所有入库化妆品都必须进行外观质量检查,核实产品的包装、标签和说明书与批准的内容相符后,方准入库。
2、保管员应根据化妆品的储存要求,合理储存。
3、应保持库区、货架和出库化妆品的清洁卫生,定期进行清扫,做好防火、防潮、防热、防霉、防虫、防鼠和防污染等工作。
4、应定期检查储存条件,做好仓库的防晒、温湿度监测和管理。
每日上下午各一次对库房的温湿度进行检查和记录,如温湿度超出范围,应及时采取调控措施。
5、应根据库存的流转情况,定期检查质量情况,发现质量问题应立即在该产品存放处放置“暂停发货”牌,并填写《质量问题报告表》,通知质管部复查并处理。
6、对近效期的化妆品,应按月填报“化妆品近效期催销表”,对不合格化妆品应单独存放,专帐记录,并有明显标志。
7、建立设施、设备管理档案,并做好设施、设备运行使用、检查、维修、保养记录。
8建立健全化妆品的养护档案。
四、化妆品陈列管理制度
1、陈列化妆品的货架及柜台应保持清洁和卫生,防止人为污染化妆品。
2、不合格化妆品不能陈列在货架及柜台内。
3、试用装化妆品应专柜存放,并保留原包装的标签。
4、陈列化妆品应避免阳光直射,对存放条件有特别要求的化妆品(如避光,密闭,阴凉等)应存放在营业场所内相适应的位置。
五、化妆品销售管理制度
1、企业应按照依法批准的经营方式和经营范围经营化妆品。
2、企业应在营业场所的显著位置悬挂(营业执照)。
3、销售化妆品要严格遵守有关法律、法规、规章,正确介绍化妆品的作用,适宜人群,使用方法,实用量,储存方法和注意事项等内容,不得夸大宣传作用,严禁宣传疗效。
4、销售化妆品应建立销售台账,销售台账应详细记录化妆品的产品流向。
内容包括产品名称、规格、数量、生产日期/批号、保质期限、产地、销售价格、销售日期、库存等内容,或保留载有相关信息的销售票据。
5、销售台账应当妥善保存,保存期应当比产品有效期延长6个月。
6、在营业场所内外进行的化妆品营销宣传(包括灯箱广告、各种形式的宣传资料),要严格执行国家有关的法律法规,未取得广告批文的,不得在营业场所内外发布广告,广告批文超过有效期的,应重新办理审批手续。
7、企业建立售后服务制度,负责解答和处理顾客的化妆品的功能,使用方法,食用量,储存方法,注意事项以及质量问题的咨询和投诉,建立售后服务档案。
8、营业场所内应设立顾客意见本,服务公约,服务电话和行业主管部门投诉电话,便于消费者监督。
六、近效期化妆品的管理制度
1、为防止化妆品的过期失效,确保所经营的化妆品质量,制定本制度。
2、本制度所指的近效期化妆品4为:
⑴、化妆品有效期在二年以上,距有效期不足一年的。
⑵、化妆品有效期在二年以下,距有效期不足6个月的。
3近效期化妆品在货位上可设置近效期标志。
4、对近效期的化妆品应按月进行催销。
5对近效期化妆品应加强养护管理、陈列检查及销售控制。
6及时处理过期失效品种,严格杜绝过期失效化妆品售出。
七、不合格品管理制度
1、质量管理部是负责对不合格产品实行有效控制管理的机构。
2、质量不合格产品不得采购、上柜和销售。
3、不合格产品须存放在不合格品区,挂有红牌标志,不合格品区设专人、专帐管理。
4、质量管理部在检查的过程中发现不合格产品,及时通知销售部门立即停止销售,追回售出产品,不合格产品及时移不合格品区。
发现假、劣产品,要报告食品药品监督管理局,不得擅自退货。
5、食品药品监管部门抽查、检验判定为不合格时,或上级食品药品监管、食品药品检验部门公告、发文、通知查处发现的不合格化妆品时,应立即停止销售,并追回售出的不合格产品,将不合格产品移不合格区。
6、在柜过期失效、破损化妆品由保管员填写“过期失效/破损产品报告单”经质量管理部签字确认后移入不合格品区。
7、销后退回、配送退回的质量可疑产品,质量验收员及时填写“化妆品质量复检通知单”,报质量管理部确认不合格后,移不合格品区。
8、对于质量不合格产品的确认,质量管理部需凭自检报告单、省(市)药检所报告单、质量公告(报)、中国医药报、sfda网站、上级主管部门药监文件等相关证明文件。
9、不合产品的报损和销毁应有记录,保存二年。
10、质量管理部每半年对不合产品情况进行分析,分清质量责任,以便及时制定纠正、预防措施,减少经济损失。
11、不合格品区中化妆品不得随意进出,必须凭质量管理部的通知,如违规操作发生质量事故,责任人将承担一切后果。
八、卫生管理制度
1、企业负责人对营业场所卫生和员工个人卫生负责全面责任,并明确个岗位卫生管理责任。
2、应保持营业场所和仓库的环境整洁,卫生,有序,每天早晚各做一次清洁,无污染物,污染源。
3、货架及陈列和保健食品及化妆品应保持无灰尘,无污损,柜台洁净明亮,保健食品及化妆品陈列规范有序。
4、营业场所和仓库环境整洁,地面平整,门窗严密牢固,并有防虫,防鼠设施,无粉尘,污染物。
5、仓库要定期打扫,做到“四无”,即无积水,无垃圾,无烟头,无痰迹,保持环境卫生清洁。
6、保持店堂和库房内外清洁卫生,严禁把生活用品和其他物品带入库房,放入货架,个人生活用品应统一集中存放于专门位置,不得放在保健食品及化妆品货架或柜台中。
7、在岗员工应着装整洁,勤洗澡,勤理发,头发,指甲注意修剪整齐。
九、人员健康状况管理及培训制度
1、每年定期组织一次全员工健康体检,体检除常规项目外,应加做肠道病菌,胸透以及转氨霉,乙肝表面抗原检查,取得健康证明后防克参加工作。
2、凡患有痢疾,伤寒,病毒性肝炎等消化道传染病(包括病原携带者)、活动性肺结核,化脓性或渗出性皮肤病,精神病以及其他有碍食品卫生的疾病的,不得参与直接接触保健食品及化妆品的工作。
3、员工患上述疾病的,应立即调离原岗位。
病愈要求上岗,必须在指定的医院体检,合格后才可以重新上岗。
4、健康体检应在当地行政部门认定的体检机构进出,体检的项目内容应符合任职岗位条件要求,并建立好每个员工的健康档案,档案至少保存二年。
5、企业负责人、各级管理人员均应按《中华人民共和国化妆品监督管理条例》和《中华人民共和国化妆品监督管理实施细则》的规定,根据各自的职责接受培训教育。
6、质量管理员负责制定每年度员工培训计划,报企业负责人批准后下发实施。
按照培训计划合理安排全年的质量教育、培训工作,并负责建立职工教育培训档案。
任何人无正当理由,均不得缺席公司的培训,并应自觉完成学习计划。
7、新录入员工、转岗员工上岗前须进行质量教育与培训,主要培训内容包括《中华人民共和国化妆品监督管理条例》、《中华人民共和国化妆品监督管理实施细则》等相关法律法规,岗位职责、各类质量台帐、记录的登记方法等。
培训结束后统一考核,不合格者不得上岗。
8、参加外部培训及在职接受继续学历教育的人员,应将考核结果或相应的培训教育证书原件交行政部门验证后,留复印件存档。
9、企业内部培训教育的考核,由质量管理部组织,根据培训内容的不同可选择笔试、口试,现场操作等考核方式,并将考核结果存档。