化妆品经营企业质量管理制度.docx

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化妆品经营企业质量管理制度

化妆品经营企业质量管理制度

单位名称：

单位地址：

法人代表：

1.化妆品经营企业索证索票管理制度

2.化妆品购进验收管理制度

3.化妆品储存、养护管理制度

4.化妆品陈列管理制度

5.化妆品销售管理制度

6.近效期化妆品的管理制度

7.不合格品管理制度

8.卫生管理制度

9.人员健康状况管理及培训制度

一、化妆品经营企业索证索票管理制度

1、为规范化妆品生产经营行为，保证化妆品的质量安全，保障消费者健康，根据《国务院关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定》、《化妆品卫生监督条例》及其实施细则等有关法规，制定本制度。

2、化妆品经营企业应当建立索证索票制度，认真查验供应商及相关质量安全的有效证明文件，留存相关票证文件或复印件备查，加强台账管理，如实记录购销信息。

以确保化妆品来源渠道合法、质量安全。

3、化妆品经营企业应当由专人负责索证索票和台账管理工作，相关人员应当经过培训。

经营企业索证至少应当包括以下内容：

（一）化妆品生产企业或供应商的营业执照；

（二）化妆品生产企业卫生许可证；

（三）化妆品行政（卫生）许可批件或备案凭证、国产非特殊化妆品备案登记凭证；

（四）化妆品检验报告或合格证明；

（五）进口化妆品的有效检验检疫证明。

不能提供原件的，可以提供复印件。

但复印件应加盖化妆品生产企业或供应商的公章并存档备查。

5、经营企业索票至少应当向供货商索取正式销售发票及相关凭证，注明化妆品的名称、规格、数量、生产日期/批号、保质期、单价、金额、销货日期以及生产企业或供应商的名称、住所和联系方式。

6、索证索票应当按供应商名称或者化妆品种类建档备查，相关档案应当妥善保存，保存期应当比产品有效期延长6个月，鼓励有条件的化妆品生产经营企业实行电子化管理。

7、化妆品经营企业应当实行台账管理，建立购货台账。

8、购货台账按照每次购入的情况如实记录，内容包括：

名称、规格、数量、生产日期/批号、保质期限、产地、购进价格、购货日期、供应商名称及联系方式等信息。

9、购货台账按照供应商、供货品种、供货时间顺序等分类管理。

10、购货台账应当妥善保存，保存期应当比产品有效期延长6个月

二、化妆品购进验收管理制度

1、化妆品质量验收由专职质量验收人员负责，验收人员须具备有关规定的条件。

2、验收员应按照索证索票制度向供货商索取相关证明资料，建立购货台账。

3、验收员应按照验收程序对到货进行逐批验收。

验收应在规定的待验区验收，待验区必须保持整洁、干净，有黄色明显标志。

4、验收应包括外观性状检查和内外包装标识的检查。

验收抽取的样品应具有代表性。

5、验收时应按照化妆品的分类，对包装、标签、说明书以及有关要求的证明或文件进行逐一检查。

（1）验收包装的标签和所附说明书上应有生产企业的名称、地址，是否在显著位置标有品名、批准文号、产品批号、生产日期、有效期等。

标签或说明书上还应有化妆品的成份、功能、用法、用量、禁忌、注意事项以及贮藏条件等；

（2）验收整件包装中应有产品合格证；

（3）验收进口化妆品，应凭《进口化妆品批准证书》复印件验收。

（4）验收到货化妆品同批号的出厂质量检验报告书；

（5）对销后退回、配送后退回的化妆品，验收人员应按进货验收程序的规定逐批验收，对质量有疑问的应抽样送检。

6、验收员应严把进货关，验收后在“进货质量验收通知单”上签署验收意见并签名，真实、完整地电脑录入检查验收记录。

其验收记录包括供货单位、数量、到货日期、品名、批准文号、批号、生产厂商、有效期、合格证、质量情况、包装情况、外观质量、验收结论、验收人员等项目。

记录保存期限不得少于二年。

7、对验收中发现不符合验收规定非内在质量不合格的产品，应当面拒收或入退货区。

三、化妆品储存、养护管理制度

1、所有入库化妆品都必须进行外观质量检查，核实产品的包装、标签和说明书与批准的内容相符后，方准入库。

2、保管员应根据化妆品的储存要求，合理储存。

3、应保持库区、货架和出库化妆品的清洁卫生，定期进行清扫，做好防火、防潮、防热、防霉、防虫、防鼠和防污染等工作。

4、应定期检查储存条件，做好仓库的防晒、温湿度监测和管理。

每日上下午各一次对库房的温湿度进行检查和记录，如温湿度超出范围，应及时采取调控措施。

5、应根据库存的流转情况，定期检查质量情况，发现质量问题应立即在该产品存放处放置“暂停发货”牌，并填写《质量问题报告表》，通知质管部复查并处理。

6、对近效期的化妆品，应按月填报“化妆品近效期催销表”，对不合格化妆品应单独存放，专帐记录，并有明显标志。

7、建立设施、设备管理档案，并做好设施、设备运行使用、检查、维修、保养记录。

8建立健全化妆品的养护档案。

四、化妆品陈列管理制度

1、陈列化妆品的货架及柜台应保持清洁和卫生，防止人为污染化妆品。

2、不合格化妆品不能陈列在货架及柜台内。

3、试用装化妆品应专柜存放，并保留原包装的标签。

4、陈列化妆品应避免阳光直射，对存放条件有特别要求的化妆品（如避光，密闭，阴凉等）应存放在营业场所内相适应的位置。

五、化妆品销售管理制度

1、企业应按照依法批准的经营方式和经营范围经营化妆品。

2、企业应在营业场所的显著位置悬挂（营业执照）。

3、销售化妆品要严格遵守有关法律、法规、规章，正确介绍化妆品的作用，适宜人群，使用方法，实用量，储存方法和注意事项等内容，不得夸大宣传作用，严禁宣传疗效。

4、销售化妆品应建立销售台账，销售台账应详细记录化妆品的产品流向。

内容包括产品名称、规格、数量、生产日期/批号、保质期限、产地、销售价格、销售日期、库存等内容，或保留载有相关信息的销售票据。

5、销售台账应当妥善保存，保存期应当比产品有效期延长6个月。

6、在营业场所内外进行的化妆品营销宣传（包括灯箱广告、各种形式的宣传资料），要严格执行国家有关的法律法规，未取得广告批文的，不得在营业场所内外发布广告，广告批文超过有效期的，应重新办理审批手续。

7、企业建立售后服务制度，负责解答和处理顾客的化妆品的功能，使用方法，食用量，储存方法，注意事项以及质量问题的咨询和投诉，建立售后服务档案。

8、营业场所内应设立顾客意见本，服务公约，服务电话和行业主管部门投诉电话，便于消费者监督。

六、近效期化妆品的管理制度

1、为防止化妆品的过期失效，确保所经营的化妆品质量，制定本制度。

2、本制度所指的近效期化妆品4为：

⑴、化妆品有效期在二年以上，距有效期不足一年的。

⑵、化妆品有效期在二年以下，距有效期不足6个月的。

3近效期化妆品在货位上可设置近效期标志。

4、对近效期的化妆品应按月进行催销。

5对近效期化妆品应加强养护管理、陈列检查及销售控制。

6及时处理过期失效品种，严格杜绝过期失效化妆品售出。

七、不合格品管理制度

1、质量管理部是负责对不合格产品实行有效控制管理的机构。

2、质量不合格产品不得采购、上柜和销售。

3、不合格产品须存放在不合格品区，挂有红牌标志，不合格品区设专人、专帐管理。

4、质量管理部在检查的过程中发现不合格产品，及时通知销售部门立即停止销售，追回售出产品，不合格产品及时移不合格品区。

发现假、劣产品，要报告食品药品监督管理局，不得擅自退货。

5、食品药品监管部门抽查、检验判定为不合格时，或上级食品药品监管、食品药品检验部门公告、发文、通知查处发现的不合格化妆品时，应立即停止销售，并追回售出的不合格产品，将不合格产品移不合格区。

6、在柜过期失效、破损化妆品由保管员填写“过期失效/破损产品报告单”经质量管理部签字确认后移入不合格品区。

7、销后退回、配送退回的质量可疑产品，质量验收员及时填写“化妆品质量复检通知单”，报质量管理部确认不合格后，移不合格品区。

8、对于质量不合格产品的确认，质量管理部需凭自检报告单、省（市）药检所报告单、质量公告（报）、中国医药报、sfda网站、上级主管部门药监文件等相关证明文件。

9、不合产品的报损和销毁应有记录，保存二年。

10、质量管理部每半年对不合产品情况进行分析，分清质量责任，以便及时制定纠正、预防措施，减少经济损失。

11、不合格品区中化妆品不得随意进出，必须凭质量管理部的通知，如违规操作发生质量事故，责任人将承担一切后果。

八、卫生管理制度

1、企业负责人对营业场所卫生和员工个人卫生负责全面责任，并明确个岗位卫生管理责任。

2、应保持营业场所和仓库的环境整洁，卫生，有序，每天早晚各做一次清洁，无污染物，污染源。

3、货架及陈列和保健食品及化妆品应保持无灰尘，无污损，柜台洁净明亮，保健食品及化妆品陈列规范有序。

4、营业场所和仓库环境整洁，地面平整，门窗严密牢固，并有防虫，防鼠设施，无粉尘，污染物。

5、仓库要定期打扫，做到“四无”，即无积水，无垃圾，无烟头，无痰迹，保持环境卫生清洁。

6、保持店堂和库房内外清洁卫生，严禁把生活用品和其他物品带入库房，放入货架，个人生活用品应统一集中存放于专门位置，不得放在保健食品及化妆品货架或柜台中。

7、在岗员工应着装整洁，勤洗澡，勤理发，头发，指甲注意修剪整齐。

九、人员健康状况管理及培训制度

1、每年定期组织一次全员工健康体检，体检除常规项目外，应加做肠道病菌，胸透以及转氨霉，乙肝表面抗原检查，取得健康证明后防克参加工作。

2、凡患有痢疾，伤寒，病毒性肝炎等消化道传染病（包括病原携带者）、活动性肺结核，化脓性或渗出性皮肤病，精神病以及其他有碍食品卫生的疾病的，不得参与直接接触保健食品及化妆品的工作。

3、员工患上述疾病的，应立即调离原岗位。

病愈要求上岗，必须在指定的医院体检，合格后才可以重新上岗。

4、健康体检应在当地行政部门认定的体检机构进出，体检的项目内容应符合任职岗位条件要求，并建立好每个员工的健康档案，档案至少保存二年。

5、企业负责人、各级管理人员均应按《中华人民共和国化妆品监督管理条例》和《中华人民共和国化妆品监督管理实施细则》的规定，根据各自的职责接受培训教育。

6、质量管理员负责制定每年度员工培训计划，报企业负责人批准后下发实施。

按照培训计划合理安排全年的质量教育、培训工作，并负责建立职工教育培训档案。

任何人无正当理由，均不得缺席公司的培训，并应自觉完成学习计划。

7、新录入员工、转岗员工上岗前须进行质量教育与培训，主要培训内容包括《中华人民共和国化妆品监督管理条例》、《中华人民共和国化妆品监督管理实施细则》等相关法律法规，岗位职责、各类质量台帐、记录的登记方法等。

培训结束后统一考核，不合格者不得上岗。

8、参加外部培训及在职接受继续学历教育的人员，应将考核结果或相应的培训教育证书原件交行政部门验证后，留复印件存档。

9、企业内部培训教育的考核，由质量管理部组织，根据培训内容的不同可选择笔试、口试，现场操作等考核方式，并将考核结果存档。