行政部部门职能及管理分工.docx
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行政部部门职能及管理分工
行政部部门职能及管理分工
1.1行政管理职能
1.1.1运营方案类
◆组织编制集团年度运营目的和方案。
◆指点集团下属各公司按集团投资部的一致要求编制年度管理目的和方案。
◆审核集团下属公司的年度运营目的和方案。
◆按董事会审批的年度运营目的和方案停止进程跟踪、管理诊断、推进管理，按季度提交跟踪报告。
◆担任投资项目的搜集、立项、可行性论证、项目评价；协助项目谈判与实施，跟踪投资项目停顿；
◆担任投资下属内企业的资产管理、资产租赁及物业效劳〔含国有托管资产〕、资产处置方案与实施、后勤管理〔内退离退休人员的管理〕。
◆担任投资下属内企业的融资规划与商贸业务规划。
1.1.2综合协调类
◆董事会、集团公司运营班子决议事项的督办、反省、落实、反应及专项任务的组织实施。
◆协调各职能部门的关系，及时搜集和了解集团各职能部门和下属各公司的任务静态，掌握选集团的主要活动状况。
◆担任由集团公司组织〔不包括部门组织〕的一切会议的组织和管理，做好会议的召集、记载和决议的跟踪落实。
◆担任掌管集团管理制度的拟定及修正完善。
◆担任集团年度任务总结、任务方案的拟定、综合性资料的汇总和文稿的编写。
1.1.3公共关系和企业文明管理类
◆协调集团公共关系、内外业务联络，做好来宾接待任务和综合事务处置。
◆担任集团企业文明树立。
◆担任集团系统的筹划、实施、维护等相关管理任务。
◆担任集团相关的标志运用、印刷品、宣传资料、视听资料、网站等展现企业笼统的项目停止筹划、更新和维护。
◆担任集团外部刊物的编制、发行等相关任务。
1.1.4信息化树立类
◆依据集团的开展和应用水平，制定网络系统的树立方案。
◆应用网络树立网站、平台和企业邮箱，搭建集团管理信息平台。
◆担任集团网络系统软硬件的平安、维护、保证网络的正常运转。
◆担任办公设备〔包括、电脑等系统〕的分配、装置及维护。
◆不时提升集团信息化树立的看法和水平。
1.1.5法务合同类
◆组织严重合同的起草、审查与管理。
◆对集团严重运营决策提供法律意见和方案。
◆对口集团律师业务，协调各项任务往来关系。
◆操持民事诉讼事务。
◆配合投资部处置相关资产及不良债务。
◆树立和完善法律资料库，做好员工法律知识的宣贯和配合休息合同仲裁任务。
1.1.6文秘档案类：
◆担任集团公司行政发文及文件流转，做好以集团名义发文文稿的审核任务。
◆担任集团公司证照和印鉴管理，指点和监视集团各职能部门和下属公司做好证照印鉴管理。
◆担任指点新设公司的注册、注销、相关证件操持等事宜。
◆拟定集团发文制度和行文顺序，并停止监视实施。
◆发放集团文件，担任集团公司档案的整理、归档、保管、借阅等。
1.1.7行政及后勤保证类
◆担任集团公司固定资产、办公设备的购置、租用、建帐、管理、清点和维修保养。
◆担任集团公司低值易耗品、办公用品的购置、建帐、保管、发放和清点。
◆担任集团车辆的管理和维修保养。
◆担任集团公司员工宿舍的管理任务。
◆担任集团员工服装发放、管理等任务。
◆担任集团本部报刊邮件订阅及收发。
◆担任办公区域日常水电、卫生管理以及指导班子办公室的管理和效劳。
1.1.8环保平安类
◆担任集团公司环保、消防、防汛、平安等日常管理任务。
◆指点下属各公司的环保、消防、防汛、平安等相关制度的树立和日常相关管理任务。
◆担任活期或不活期对下属各公司的环保、消防、防汛、平安的反省稽核任务。
◆协助严重平安事故的处置任务。
1.2人力资源管理职能
1.2.1制度树立和人力资源规划类
◆担任制定和修订集团的组织管理制度，用工管理制度、薪酬、福利管理制度、绩效管理制度、培训管理制度、职业卫生平安管理制度和职业开展制度。
◆审定集团所属各公司的人力资源管理制度实施细那么。
◆指点和监视集团所属各公司按集团一致的人力资源管理形式实施管理。
◆参与制定集团人力资源战略规划，经同意后组织实施。
◆制定人力资源开发中临时规划，经同意后组织实施。
◆编制人力资源年度方案，经同意后组织实施。
◆依据集团开展规划拟定和调整组织机构。
◆担任集团各职能部门、集团与下属各公司职责、权限划分的拟定、修订，经同意后组织实施。
◆组织拟定机构人员编制和岗位需求方案，经同意后组织实施。
◆制定和修订岗位职务说明书。
1.2.2人事和休息管理类
◆担任新进、在职、暂时、兼职人员人事管理方法的拟定。
◆担任集团所管人员的招聘和集团总部人员的有效配置。
◆担任集团所管人员的人事关系协谐和人事效果的处置处置，指点和协助集团下属公司的人事关系协谐和人事效果的处置处置。
◆拟定、修正休息合同和相关协议文本，签署休息合同和专项协议，实施休息合同和专项协议的变卦等管理。
◆担任试用期满人员的考核和在职人员的迁调手续操持。
◆担任人员的解职、解雇事宜。
◆担任集团所管人员出勤、请假注销和异动记载。
◆担任汇编人事统计资料。
◆担任员工休息合同和集团人事档案管理。
1.2．3薪酬福利类
◆制定年度薪酬、福利方案和季度、月度人力费用方案，合理布置人力资源本钱支出。
◆按集团的规则操持薪酬调整事宜。
◆按国度、省、市规则操持社会保险提取及交纳事宜。
◆做好薪酬、福利的日常管理任务。
1.2.4绩效管理类
◆组织树立公司级、部门级和关键岗位级的绩效考评体系。
◆树立绩效考评顺序，担任组织绩效考评。
◆指点集团下属各公司树立对其下属机构、主管的绩效考评体系，停止绩效考评。
◆经过对绩效考评的管理，不时改良集团绩效、提升集团的全体素质。
◆拟定和修订集团奖惩制度，经同意后组织实施。
1.2.5教育培训类
◆担任树立集团的培训体系，落实培训资源。
◆拟定集团培训方案，经同意后组织实施。
◆指点集团下属各公司拟定培训管理制度。
◆组织对培训效果的评价。
2．外部机构设置
2.1组织机构图
2.2拓扑图
2.3编制定员
岗位
定编人数
备注
总经理
副总经理
人事经理
人事主管
人事专员
总裁秘书
法务专员
方案考核主管
后勤及信息主管
后勤及文秘主管
司机
算计
3．岗位职责概要
3.1总经理
掌管行政部任务，向集团分管指导汇报任务
3.2副总经理
协助总经理任务，侧重主管行政类任务
3.3总裁行政秘书
主办1.1.1运营方案类、1.1.2综合协调类、1.1.6文秘档案类任务事务
3.4法务专员
主办1.1.5法务合同类
3.5方案考核主管
协办1.1.1运营方案类、1.1.2综合协调类任务事务
3.6后勤及信息主管
主办1.1.3公共关系和企业文明管理类、1.1.4信息文明树立类、1.1.7行政及后勤保证类、1.1.8平安环保类任务事务
3.7后勤及文秘主管
协办1.1.3公共关系和企业文明管理类、1.1.4信息文明树立类、1.1.6文秘档案类任务、1.1.7行政及后勤保证类、1.1.8平安环保类任务事务
3.8人事经理
担任人力资源类任务
3.9人事主管
主办1.2.1制度树立和人力资源规划类、1.2.4绩效管理类、1.2.5教育培训类任务事务
3.10人事专员
承办1.2.2人事和休息管理类、1.2．3薪酬福利类任务事务
4．职位说明书〔请结合上述第３大点职责概要归类〕
4.1行政部总经理
岗位称号
行政部总经理
岗位编号
所在部门
行政部
岗位定员
1人
直接下级
常务副总裁〔行政总监〕
工资等级
直接下级
总裁秘书、行政主办、法务专员、人事经理
薪酬类型
所辖人员
岗位剖析日期
2021．4
本职：
掌握集团主要任务的停顿状况，担任制定、落实集团各部门任务方案和行政部外部的管理任务,统筹管理集团行政后勤效劳任务，统筹担任集团的档案文书管理，担任集团本部内局网的树立，担任公司相关法务管理任务，以及集团的企业文明树立。
任务内容
1、担任集团各类行政管理制度、管理流程的树立任务，监视各板块、子公司实施，并指点各子公司行政管理制度、行政管理流程的树立任务。
2、担任董事会、总裁及集团运营班子各项会议决议的督办、反省、落实、反应及专项任务的组织实施。
3、担任树立集团公司对外良好的公共关系和疏通的沟通渠道，树立良好的企业笼统。
4、担任集团企业文明的树立任务，以增强集团团队的凝聚力；以及担任集团外部刊物的编制、发行等相关任务。
5、担任集团设计，集团标志的试用、印刷品、宣传资料、视听资料、网站等展现企业笼统的项目停止筹划、实施和监视。
6、担任集团各类党委、团、工会树立及日常任务展开。
7、担任集团各类资质相关证照年检、换证、变卦等相关事宜的指点监视任务。
8、担任集团印章管理、运用及子公司的印章管理监视任务。
9、担任集团固定资产、办公设备、公用车辆的管理任务，各类低值易耗品、办公用品的管理任务，以及集团办公室环境管理和后勤效劳任务。
10、担任集团各类档案、重要资料、各类文件规范化的管理任务。
11、担任企业信息平台的搭建和维护，不时提升集团外部的信息化树立。
12、担任集团的平安指导小组的日常管理任务，以及组织不活期对下属子公司的平安管理任务的抽查、监视和指点。
一三、担任集团各类法务咨询、协调、支持等任务；以及对各类合同的审核和归口管理，并提出法津方面建议。
14、完成总裁交办的其它任务。
权利
集团公司印章运用的审核权、对严重会议依据需求有现场组织、指挥权，对各类行政费用的审核权，对直接下级人员分配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权，对所属下级任务的监视、反省权和争议的判决权，对各部门的任务次第反省权，对各部门任务方案执行状况的反省权
任务协作关系
外部协调关系
集团各板块、各子公司
外部协调关系
政府机构、旧事媒体、物业管理处、办公用品供应商、网络技术厂商、平安消费管理部门、环境卫生管理部门、公安、消防等部门
任职资历
教育水平
本科以上
专业
行政管理、企业管理、经济管理、人力资源管理等专业
培训阅历
企业管理，人力资源类培训
阅历
8年以上任务阅历，5年以上同岗位管理阅历
知识
掌握相应的行政管理知识
技艺技巧
熟练运用办公软件，具有基本的网络知识，一定的英语运用才干
团体素质
有很强指导才干、判别与决策才干、沟通协调才干、组织才干、影响力、方案与执行才干、人际才干
其他
运用工具/设备
笔记本电脑、普通办公设备〔、、打印机、网络〕、交通及通讯设备
任务环境
办公室
任务时间特征
正常任务时间，依据需求加班
所需记载文档
通知、简报、汇报文件或报告、总结等
考核目的
重要义务完成状况、各项任务方案跟踪的失误率
各类指令、制度传达的及时性、失误率
各类文档、重要资料管理的规范性
合同管理的过失率，
资产管理完善水平
员工满意度、后勤支持赞扬率、制度树立完善性、组织员工活动次数、部门协作满意度
备注：
4.2总裁秘书
岗位称号
总裁秘书
岗位编号
所在部门
行政部
岗位定员
1人
直接下级
行政部总经理〔副总经理〕
工资等级
直接下级
/
薪酬类型
所辖人员
/
岗位剖析日期
2021．4
本职：
1、总裁的日程布置，总裁来宾的接待任务，收发日常邮件，停止文档管理，会务记载并构成纪要，对其他行政和业务方面的任务支持。
2、协助行政经理担任公司行政事务管理任务，指点、配合各板块及、子公司的行政任务。
任务内容
1、掌握总裁的日程布置，为总裁接见访客做好预定任务，以及总裁与外部部门的沟通传达预定布置任务，必要的接待任务。
2、总裁来电接听、转达任务，来函、来件及文件的整理归档任务。
3、协调操持总裁出差的日程方案布置、交通和食宿等相关的布置任务。
4、担任总裁签名章、及总裁的相关重要资料的保管任务。
5、执行总裁授权的任务义务，协调、沟通集团各职能部门任务，对总裁布置的各项任务和方案停止督办。
6、掌握选集团主要活动状况，做好大事记的资料搜集和编著任务。
7、担任搜集、挑选各类有用信息，并停止汇总、整理，以便提供总裁参阅。
8、担任总裁及总裁掌管的各类会议的组织、预备任务，会议记载、纪要及对会议决议执行状况的跟踪落实和反应任务。
9、担任总裁的宴请接待布置〔含礼品〕。
10、担任呈报总裁批阅文件的收、报，及批阅后的传递、归档。
11、担任月度方案与总结的归集汇总，以及月度绩效考核。
12、担任集团公司层面会议布置、布置、资料预备、构成会议纪要或会议文件〔部门总经理周联席会、月度方案与总结会，季度、半年度、年度会议〕。
一三、陪同列席总裁参与的外部或外部会议，并做好记载。
14、担任草拟总裁任务报告、发言稿等文书任务。
一五、总裁交办事项。
权利
1、总裁会议的事务布置与处置权
2、搜集相关部门意见并向总裁反应的权利*z（C5?
.
3524444、来访接待任务的事务处置权
4、企业网络信息资料审核权
5、其它经总裁同意赋予的权限
任务协作关系
外部协调关系
集团各板块、子公司
外部协调关系
下级主管部门、政府机构、客户、供应商、协作同伴、金融机构、媒体等
任职资历
教育水平
大学本科以上学历
专业
企业管理、公共关系文秘类及其他文科类相关专业
培训阅历
受过管理学、管理技艺开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训
阅历
5年行政管理任务阅历，3年以上初级秘书任务阅历
知识
具有行政事务管理、公共关系、文秘、文书写作、档案管理知识
技艺技巧
1、熟习公司文档管理；英语四级水平以上；
2、熟练的中文写作、表达才干；优秀的外联与公关才干，具有处置突发事情的才干；较强的剖析、处置效果才干，思绪明晰，思索效果细致；
3、熟练运用办公软件、办公自动化设备，具有一定网络及企业信息系统的维护管理相关知识。
团体素质
良好的组织沟通协调才干；
任务细致仔细，慎重细心，条理性强；
责任心强，勇于承当应战性的任务；
具有开拓肉体和团队肉体。
其他
运用工具/设备
普通电脑、普通办公设备〔、、打印机、网络〕、交通及通讯设备
任务环境
办公室
任务时间特征
正常节假日，依据需求加班
所需记载文档
相关会议记载、文件记载、行政任务方案、任务总结、企业信息各类方案、汇报文件、报告、总结、集团公司文件等
考核目的
会议记载完成质量、后勤事务及重要义务完成状况、方案与执行才干、员工满意度、后勤支持赞扬率、部门协作满意度；
备注：
4.3法务专员
岗位称号
法务专员
岗位编号
所在部门
行政部
岗位定员
1人
直接下级
行政部总经理〔副总经理〕
工资等级
直接下级
/
薪酬类型
所辖人员
/
岗位剖析日期
2021．4
本职：
担任为公司的运营管理和决策提供法律建议，担任拟定公司法律事务文书，并对相关文书停止法规性审核，担任公司外部的法律法规培训，协助劳务纠纷处置。
任务内容
1、协助行政经理提供运营战略法务性指点，配合制定集团运营的法律战略规划。
2、参与制定部门的年度运营方案和预算方案，对公司的运营管理和决策提供法律建议。
3、担任公司对外投资、收买、兼并等提供法律效劳；以及担任对集团各职能部门或子公司运营项目提供法律咨询与效劳。
4、担任拟定和编制公司法律事务文书，并对相关文书停止法规性审核。
5、担任对企业外部文件、制度在法规性方面审核；以及对公司一切经济合同停止法规性方面的会审。
6、担任公司外部相关职能部门及各子公司业务部门展开合同与诉讼等法律法规的培训任务。
7、树立和完善法律资料库，配合人力资源部门做好全员休息法律看法的培训任务，搜集各类与企业相关法律、法规，对每位员工停止宣传和培训。
8、代表企业停止法律诉讼、仲裁活动；协助人力资源部门处置人事关系、劳资关系、合约纠纷及处置员工工伤事宜。
9、代表公司或协同外聘律师、法律顾问处置各类诉讼或非诉讼法律事务，维护公司合法权益。
10、联络对接外聘律师、法律顾问。
11、完成下级主管交办的其它任务。
权利
1、运营战略规划建议权
2、法律事务谋划的建议权
3、合同的法律审核权
4、手续不符法规要求时拒绝签审的权利
5、客户信誉调查与评价的权益
6、信誉额度的制定与修正建议权
7、其它经集团同意赋予的权限
任务协作关系
外部协调关系
集团各板块、子公司
外部协调关系
法律相关机构等
任职资历
教育水平
大学本科以上学历
专业
法律专业
培训阅历
法律法规、信誉管理、合同管理培训知识
阅历
5年以上相关任务阅历
知识
擅长法律文书写作熟习国际外知识产权及相关法律法规和司法实务；熟习«公司法»、«合同法»等相关国际外法律，熟习法务处置流程
技艺技巧
1、取得律师资历证或相当资质的资历证
2、熟练的中文写作、表达才干；优秀的外联与公关才干，具有处置突发事情的才干；较强的剖析、处置效果才干，思绪明晰，思索效果细致；
3、熟练运用办公软件、办公自动化设备，具有一定网络及企业信息系统的维护管理相关知识。
团体素质
法律思想严谨、逻辑性强，能顺应高强度的任务压力，擅长沟通和协作
其他
运用工具/设备
普通电脑、普通办公设备〔、、打印机、网络〕、交通及通讯设备
任务环境
办公室
任务时间特征
正常节假日，依据需求加班
所需记载文档
法律事务处置方案、合同记载、汇报文件、报告、总结、集团公司文件等
考核目的
1、公司法律纠纷次数、法律纠纷处置质量、合同法律审核严重纰漏次数、应收帐款降低率、呆坏帐降低率、新客户开发数量、客户流失率、重要义务完成状况
2、关键人员流失率、部门协作满意度
备注：
4.4方案考核主管
岗位称号
方案考核主管
岗位编号
所在部门
行政部
岗位定员
1人
直接下级
行政部总经理〔副总经理〕
工资等级
直接下级
/
薪酬类型
所辖人员
/
岗位剖析日期
2021．4
本职：
依据集团现状和业务流程，对全员停止分类和量化的考核，到达全员考核管理；经过绩效考核，推进做实的人不时提高水平，引导有水平的人做实，按做实给予评价和薪酬完成。
任务内容
1、协同会议布置、布置、资料预备、构成会议纪要或会议文件〔部门总经理联席周会、月度方案与总结会，季度、半年度、年度会议〕；
2、协同担任方案、会议议定事项的跟催、督办、反应；
3、关注每月部门绩效考核结果。
4、每月跟进部门绩效考核数据提交状况，并对提交的考核数据停止汇总统计；
5、每月汇总统计部门级考核目的，提交下级审核；
6、对绩效反应的结果停止分类统计和剖析。
7、对各部门提出的异议停止搜集，并反应给下级；
8、协调组织绩效申诉的判决，并通知判决结果。
9、依据绩效结果及绩效反省状况的总结剖析结果，提出绩效改良建议，并协调各部门停止考核方式、规范及流程的优化；
10、完成下级主管交办的其它任务。
权利
方案任务事项的督办反省权
任务协作关系
外部协调关系
集团各板块、子公司
外部协调关系
任职资历
教育水平
大学专科以上学历
专业
管理类专业
培训阅历
法律法规、信誉管理、合同管理培训知识
阅历
5年以上相关任务阅历
知识
熟习各种绩效评价方法，熟习绩效管理流程，熟习国度休息法，熟习基本的财会知识。
技艺技巧
1、计算机才干：
掌握，等办公软件运用方法，具有基本的网络知识；
2、写作才干：
有优秀的文字表达才干；
3、其它要求：
良好的信息搜集和剖析才干、表达才干、沟通才干，熟练运用办公自动化软件，具有基本的网络知识，责任心强，有团队肉体，听从管理。
团体素质
了解并认同集团的企业文明；
具有学习和剖析才干；
良好职业品德和素养；
高强度的抗压才干，面对困难应战的勇气；
任务留意细节，有较强的责任心和同理心。
其他
运用工具/设备
普通电脑、普通办公设备〔、、打印机、网络〕、交通及通讯设备
任务环境
办公室
任务时间特征
正常节假日，依据需求加班
所需记载文档
考核目的
督办反应及时
月度考核完成及时提交
备注：
4.5后勤主管
岗位称号
后勤主管
岗位编号
所在部门
行政部
岗位定员
1人
直接下级
行政部总经理〔副总经理〕
工资等级
直接下级
/
薪酬类型
所辖人员
/
岗位剖析日期
2021．4
本职：
担任员工住房布置、生活卫生保健、膳食供应；办公用品的推销方案与管理；合理分配车辆，确保用车需求和行车平安。
任务内容
1、内行政经理的指导下片面担任集团本部的后勤保证任务。
2、担任员工食堂的管理，及时妥善处置员工用餐事宜。
3、担任员工宿舍及招待所的管理。
4、担任监视集团本部办公大楼的清洁任务及环境维护与绿化任务。
5、担任组织对宿舍、办公大楼等相关设备的保养保养和维修。
6、担任制定办公用品、办公设备的运用、保养方案，员工福利品的运用方案，并推销实施管理。
7、固定资产的采买、验收、注销、分配、保养、核算等，并树立台帐。
8、担任集团公务车辆的管理和维护保养任务，活期反省车辆的年检、牌证、违法等状况；做好
车辆的调度、车况、维修、油料、保险、借派、事故等注销，树立车辆运用台帐。
9、担任与保安、物业、租赁、快递、网络等效劳单位的对接。
10、新入职人员办公设备、文具、门禁卡等的布置，离任人员相应设备证卡的回收。
11、完成下级主管交办的其它任务。
权利
各类后勤方案建议权、各类后勤设备的管理权、各类后勤设备损毁追责权
任务协作关系
外部协调关系
集团各板块、子公司
外部协调关系
物业、租赁、快递等相关效劳单位
任职资历
教育水平
大学专科以上学历
专业
管理类专业
培训阅历
阅历
3年以上相关任务阅历
知识
技艺技巧
1、熟习后勤任务流程
2、有效劳看法，沟通、协调才干强，能独立处置各类后勤任务
3、任务协调，管理才干强。
团体素质
了解并认同集团的企业文明；
良好职业品德和素养；
高强度的抗压才干，面对困难应战的勇气；
任务留意细节，有较强的责任心。
其他
运用工具/设备
普通电脑、普通办公设备〔、、打印机、网络〕、交通及通讯设备
任务环境
办公室
任务时间特征
正常节假日，依据需求加班
所需记载文档
考核目的
方案提报与验收完整、台账树立完善、活期反省继续、公司环境卫生状况、员工满意度、后勤支持赞扬率、部门协作满意度
备注：
4.6信息化主管
岗位称号
信息化主管
岗位编号
所在部门
行政部
岗位定员
1人
直接下级
行政部总经理〔副总经理〕
工资等级
直接下级
/
薪酬类型
所辖人员
/
岗位剖析日期
2021．4
本职：
集团网站的更新维护、办公网络设备的维修保养、电脑软硬件的维护
任务内容
1、担任集团本部网络系统、视频会议系统的日常运转和维护
升级会员 