河源市第二中学档案管理制度.docx

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河源市第二中学档案管理制度

河源市第二中学档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强本校的档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》，结合我校实际，特制定本制度。

第二条按照档案集中统一管理的原则，凡是本校的档案均由档案室统一管理，不允许分散保存或个人据为己有。

第三条河源市第二中学的全体教职工应遵守本办法，主动承担收集，整理，归档和保护档案的义务。

第四条档案是学校的宝贵财富。

档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。

档案工作应纳入学校总体发展规划和年度计划，纳入学校管理制度和教职工的职责范围，并作为考核内容之一。

档案工作还应做到四同步（布置、检查、总结、验收其它工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作）。

第二章管理体制及其机构职责

第五条本校档案室由校长分管，建立档案工作领导小组，负责指导、检查和协调档案工作。

第六条校档案工作领导小组的组成与职责：

（一）校档案工作领导小组设正、副组长和组员。

校长、副校长，分别担任正副组长，委员由与档案工作密切相关的职能部门的领导担任。

（二）档案工作领导小组职责：

指导全校档案工作；协调各部门落实档案工作“四同步”；负责对各部门档案工作进行监督，检查和考核；研究决定档案工作等重大事宜；审议通过档案工作计划，总结等。

第七条校档案室既是保存和保护学校档案的部门，同时又是开发利用档案资源的信息交流中心。

档案室的主要职责：

（一）宣传贯彻执行《档案法》等国家和地方关于档案工作的法令，政策和规定；执行上级主管部门下达的有关档案工作的指令和规范。

（二）负责规划，协调全校档案工作，对各部门档案工作进行监督，指导和检查。

（三）制订和组织实施本校关于档案工作的规章制度，履行依法治档职责。

（四）负责本校档案和有关资料的收集，征集，整理，分类，鉴定，保管，保护，统计等工作。

（五）严格执行保密制度。

（六）开展档案宣传，咨询活动，做好档案利用工作，充分发挥档案的功能，主动为学校各项工作服务，为师生员工和社会服务。

（七）开展档案编研工作和信息开发交流工作，发挥档案的信息源作用。

（八）开展档案理论和档案业务的研究，组织参加有关交流活动。

（九）组织全校专、兼职档案人员的业务学习与培训，负责指导各部门兼职档案人员的工作。

（十）做好防盗、防火、防尘、防鼠、防高温、防强光等“六防”工作，确保档案安全。

（十一）围绕学校中心工作，完成学校交办的任务。

第八条学校各部门均有履行《档案法》、做好本部门档案工作的责任和义务。

各部门的档案工作由各部门的主任，年级工作组领导，并将档案工作纳入各部门工作职责范围，并确定一名兼职档案员负责本部门具体的档案工作（收集，整理，归档，利用工作），做到人员落实，岗位落实，工作量落实，以保证档案工作的具体落实。

各部门兼职档案员接受校综合档案业务指导和检查。

各部门工作人员都有配合档案员做好自身档案工作的职责。

第三章文件材料的形成与归档

第九条各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。

每位专、兼职档案员应按照工作程序和《河源市第二中学各部门归档范围》进行材料的积累，并做到随办随归。

第十条对于个人在从事学校工作的职责活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照规定向校档案管理部门移交，任何个人不能据为己有。

对于个人在非职务活动中形成的重要材料可按征集、代管、捐赠的方式处理。

第十一条学校实行部门归档制度，各部门均系归档单位，校档案室按归档单位接收档案。

第十二条按照《河源市第二中学档案分类方案》本校档案共分六大类：

党群类，行政类，教学类，财会类，基建类，特种载体类等。

第十三条归档要求

学校按照相关规定的原则和方法，进行以“件”为单位的计算机网络化管理，具体要求如下：

（一）质量要求

1、各部门兼职档案员定期根据本校制定的《河源市第二中学各部门归档范围》，向材料负责人收取归档材料，材料收集要求齐全、完整、准确。

2、整理档案应遵循文件材料的形成规律和特点，并按照《河源市第二中学档案分类方案》和《河源市第二中学档案保管期限表》进行科学分类，区分保管期限并及时将办理完毕的材料的标题输入计算机软件中，按文件级整理，以盒装的形式归档，并做到随办随归。

3、学籍材料归档时以毕业时间、班级、姓名为标题，把学籍卡、体育合格登记表、健康卡、毕业生登记表、毕业证书存根等一整套材料作为一件归档。

4、归档的文件材料同一类的应格式一致，装订工整，字迹图像清晰，符合规范的要求。

盒内文件材料要求用黑色碳素墨水（或蓝黑墨水）书写，禁止用圆珠笔，铅笔或纯蓝墨水，禁用复写。

归档的文件材料原则上要求必须是原件。

5、卷内文件材料要去掉金属物，对破损文件要用纸裱糊。

6、图表、声像材料必须配有文字说明，标明内容、时间、作者。

（二）时间要求

各部门兼职档案员需按规定时间整理归档并及时向档案室移交。

各类档案移交时，必须编写移交目录，交接双方根据移交目录进行核点，并履行签字手续。

1、文书档案按年度归档，要求在次年的三月份前向档案室移交。

2、教学档案按教学年度归档，（本年8月至次年7月止）要求在每学年结束前归档，十月底前向档案室移交。

3、会计档案按会计年度归档，在次年三月底完成前一年档案工作，可在财务室保管一年后移交档案室。

4、科技（基建、设备）档案：

在设备开箱、工程竣工后归档。

5、照片档案在照片冲洗后，由摄影者交各部门兼职档案员整理并编写文字说明后连同底片于每学年结束前向档案室移交。

第四章档案管理

第十四条按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《河源市第二中学档案保密制度》，对室藏档案实行密级保管。

第十五条按照《河源市第二中学档案保管期限表》对档案进行保管期限的划分。

第十六条按照《河源市第二中学档案统计制度》对档案的收进和移出，案卷数量，利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。

第十七条按照《河源市第二中学档案库房管理制度》，设专人负责库房管理，定期进行检查、清点，对于已破损，字迹不清的档案及时抢救，发现隐患立即向领导汇报解决。

第十八条做好档案管理的基础工作，逐步实现档案的标准化，规范化和现代化管理。

第五章档案的开放利用

第十九条学校档案室应按照规定向全校和社会开放档案。

档案室开放档案，应按《河源市第二中学档案利用制度》的有关规定执行。

第二十条档案室须为利用者提供便利和必要的检索工具。

第六章档案的鉴定和销毁

第二十一条学校档案鉴定领导小组依据《河源市第二中学档案的鉴定和销毁制度》对室藏档案进行鉴定，对保管期限已满的档案，进行销毁。

学校成立档案鉴定领导小组，其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定报告，并经校长签字后销毁。

销毁档案，应登记造册，履行批准手续，鉴定小组指定两人以上进行监销。

监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。

未经批准，任何人不得销毁档案。

第七章档案信息开发与编研

第二十二条档案室应积极提供有价值的档案信息和编研成果，为学校的各项工作服务，为社会服务。

第八章档案工作人员

第二十三条档案工作人员（包括专职和以做档案工作为主的兼职人员）属专业技术人员，按有关规定实行技术职务聘任制。

第二十四条对档案工作人员应定编、定岗、定职、定责，按照《河源市第二中学档案人员岗位责任制》规定进行德、勤、能、绩的考核，根据工作实绩决定聘任。

第九章考核，奖励和处罚

第二十五条学校建立档案工作检查、考核、评估制度，对档案工作先进单位和个人（专、兼职）给予表扬和奖励。

第二十六条对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，要按照规定上报执法机关给以行政处罚。

第十章附则

第二十七条本制度自发布之日起执行。

2008年3月18日

附件一：

档案主管领导职责

一、负责组织学习宣传贯彻《档案法》及《实施办法》，抓好档案管理人员的教育和培训，不断提高管理人员对档案工作重要性的认识和档案管理素质。

二、自觉将档案工作纳入领导工作的议事日程和目标责任制，在研究、布置和检查部门工作时，要将档案工作作为一项重要内容抓紧抓好抓落实。

三、负责检查和指导档案年度、季度工作计划的拟制和执行，关心支持档案室的建设与发展，及时总结经验教训，不断开创档案工作新局面。

四、负责检查监督档案管理人员岗位责任制的执行和档案管理各项制度的落实，及时解决档案管理工作中存在的问题。

五、按时参加省、市召开的档案工作会议，及时布置、贯彻执行上级机关会议、文件精神，听取档案工作的汇报，并支持、关心和指导档案室的工作。

附件二：

档案工作人员岗位职责

一、认真学习宣传贯彻《档案法》，热爱本职工作，忠于职守，遵守纪律，不断提高思想政治素质和专业知识水平。

二、负责本校档案管理工作，包括档案的接收、归档、整理、保管、借阅、统计、移交和销毁工作，抓好每学期各部门的立卷归档工作，把好案卷质量关。

三、熟悉库存档案内容，积极开发档案信息资源和开展档案利用工作，热情、准确、及时地为领导决策和各部门工作服务。

四、负责本校各部门兼职档案员的业务培训和业务指导、监督。

五、定期向校领导和主管部门领导汇报档案管理工作情况，认真完成校领导和主管部门领导交办的有关事宜，主动想方设法提高和改进档案管理工作。

附件三：

档案管理人员保密守则

一、严格遵守《保密法》和《保密守则》及安全保密制度。

二、不得泄露党和国家机密。

三、严格管理涉密档案，确保其安全。

四、未经批准、不得查阅涉密档案和传播档案内容。

五、不得私自摘抄、复印档案材料和传播档案内容。

六、非密档案人员不得接触密档。

七、经常检查档案安全，及时上报存在问题。

附件四：

档案接收制度

一、档案室应依据归档范围，按时认真做好文件材料的移交接收工作，并与有关部门及人员办理好移交接收登记手续。

二、归档的文件材料必须齐全、完整，不完整、不准确以及不符合归档要求的文件材料，档案室应要求有关部门和人员进行补交、整理。

三、接收时间：

文书档案应在次年第一季度前移交接收；会计档案应在财务处存放一年后移交接收；外出考察及参加各种会议的材料应在回校后一周移交接收。

附件五：

档案整理制度

一、档案的整理工作必须按照国家和省统一规定的原则和要求，根据其形成特点和规律进行整理。

二、根据国家档案局的档案分类原则，结合本校实际，编制科学的档案分类方案。

三、根据文件材料所反映的不同问题，区别不同保管期限，进行系统整理、合理组卷。

四、经过整理的档案，必须保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

五、案卷的封面要采用国家规定的标准格式，并按规定填写。

六、案卷编目要正确，案卷题名要简明，要准确反映卷内文件内容，书写要用毛笔或钢笔，字迹要工整、清晰。

附件六：

档案保管制度

一、档案室的档案、资料要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，柜子要排列有序。

二、档案室的库房要坚固，并有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防高温等设施，要定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要严密管理。

三、库房内各类电器要保险可靠，下班时要关闭电闸。

库内严禁吸烟。

四、档案管理人员调阅、搬运档案资料时要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，以减少档案的机械磨损。

五、建立和完善全宗卷，并做好档案的改进、移交、利用等日常的登记、统计工作。

六、要提高警惕，做好保卫保密工作，严防任何盗窃和破坏档案资料的事件发生。

附件七：

档案借阅制度

一、本学校工作人员因工作需要可以借阅库存档案。

如果摘抄或复制机密文件，必须经过主管领导批准，借阅财务档案资料须经财务主管领导同意，报校领导批准方能查阅；外单位来借阅本学校档案必须持有单位介绍信，并经主管领导批准方能借阅。

借阅时必须履行借阅登记手续。

二、借阅者查阅档案要在档案室、阅览室或办公室进行。

档案一般不外借，需要外借的档案要在五日内归还。

如因工作需要延长借阅期的，须再办理借阅手续。

超过借阅期的档案，档案人员应对借阅者进行催还。

三、借阅档案的部门和个人应妥善保管好档案，严禁在档案上面乱写乱画或自行拍照、摘录、复印。

如需复印，须经主管领导批准，任何人不准将档案转借他人或携出本单位。

四、案卷被借阅期间的保密与安全由借阅人负责，如遗失案卷，应及时向档案室汇报并积极查找，对由于不负责任而造成丢失或损坏的，要追究当事人及其领导责任。

五、借阅者归还档案时，档案部门要仔细清点检查。

经检查无误，由档案人员签收，注销借阅登记手续，并及时将档案放回原处。

六、借阅档案时，借阅人要根据案卷目录索引填写档案借阅卡片。

档案人员再根据卡片提供的柜号、保管期限迅速调出案卷，档案工作人员必须热情服务，为档案开发利用创造条件。

七、档案工作人员有责任了解借阅目的和利用效果，借阅人员有义务向档案室介绍情况，并填写“档案利用效果登记表”。

附件八：

档案统计制度

一、为了维护档案的完整与安全，保证档案工作质量，提高档案管理水平，充分发挥其作用，对所保管的档案要进行定期统计。

二、档案室按规定填写档案收进、移交、保管、利用、销毁档案数量及档案构成等基本情况登记簿，并认真进行统计，做好年报。

三、建立档案借阅登记、利用效果登记、库房存量统计、销毁情况统计，并对档案利用效果进行整理和分析。

四、建立档案员专业培训内容及时间记录和工作情况统计。

五、档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感，每年年底前将库存档案进行核对、清理、准确编制。

严格按照上级规定的计量单位和报表格式填写档案基本情况统计表，及时上报。

附件九：

档案保密制度

一、档案工作人员要严格遵守党和国家的有关保密规定，牢固树立保密意识，忠于职守，确保档案的完整与安全。

二、档案工作人员应全面掌握室藏档案的密级情况，并准确标明，对机密档案一定要按有关规定进行提供利用。

三、查阅档案资料要严格遵守借阅制度。

调卷时应由档案员到库房调取，任何人不能到库房翻阅。

四、档案工作人员和档案利用者对档案的内容要进行保密，不准携带档案文件回家或出入公共场所。

五、对需销毁的文件材料及档案应严格按照档案销毁制度，登记造册，经领导批准，由二人以上监销。

五、档案室要定期或不定期的进行保密情况检查，如发现有泄密情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施。

附件十：

档案鉴定、销毁、移交制度

一、根据本学校档案保管期限，定期对档案进行鉴定，核定保管期限。

剔出无保存价值的档案。

档案的保管期限规定为永久、定期两种，定期分为长期、短期。

二、档案的鉴定工作，应在主管领导的主持下，由档案室和有关部门组成鉴定小组共同鉴定。

三、对需要销毁的档案，经过鉴定，写出销毁档案报告，说明销毁理由、原保管期限，数量和简要内容，并登记销毁清册，送主管领导审批后，方可销毁。

四、销毁档案时，必须由鉴定小组派二人以上在指定地点监销。

监销后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期，将批准销毁报告和销毁清册归入全宗卷内。

五、绝对禁止把文件、资料当作废纸出售。

六、档案室应将永久、定期保存的档案按上级规定期限，连同案卷目录（一式三份）和有关检索工具，一并向上级档案管理部门移交。

附件十一：

档案库房管理制度

一、档案库房安装防盗门窗，非档案工作人员不得入内，易燃易爆物品、与档案无关的物品不准入库。

二、库房内严禁吸烟，档案工作人员下班前必须切断库房内所有电源，并备有灭火器，消除一切火灾隐患。

三、库房内备有空调机、去湿机、温湿度计，每天记录并及时调整库内温湿度。

四、保持库房整洁、通风，定期打扫卫生，放置杀蟑灭鼠防霉药剂，做好防尘、防虫工作。

五、库房使用节能灯或白炽灯，防止强光和紫外线对档案的损害。

六、库房内柜具排列摆放要整齐合理。

附件十二：

文书档案管理制度

一、文书档案是综合反映学校各项工作的书面历史材料，对学校开展工作、制定计划起着重要作用，必须认真管理。

二、需要归档保存的文件材料种类，参照《文件材料归档范围与文书档案保管期限表》。

三、办公室收接上级来文，要办理登记手续，填写传阅单，按批示行文后，由有关部门办理归档、立卷，不交回办公室。

四、内部传阅文件，应履行登记手续，传阅文件的人对借阅的文件有保管责任，阅后应及时归还，防止泄密、丢失。

领导传阅文件只许直线传阅，并在文件簿上签字，禁止不经文件管理单位登记横向传文件。

五、各部门兼职档案员负责收集整理本部门文件，并做好日常文件立卷管理工作。

六、领导外出参加会议时领取的文件，内容属于学校全面工作的，由档案室登记立案归档，并负责管理好。

七、各部门要在每学期末，将本处室需立卷的文件收集齐全，立卷归档。

八、各部门借阅档案室案卷时，应办理调阅登记手续，用后及时送回档案室，不得私自拆卷。

九、学校和各处室召开的各种会议（具有保存价值的文件）一律填写会议记录表。

会议内容必须用钢笔记录，并使用统一的公文用纸。

十、以学校名义向外发出的文件，需学校领导签发后方能打印、登记、留底、发出。

各部门对发出的文件要登记，具有保存价值的材料要立卷归档。

十一、各处室兼职档案员要按学校下发的归档范围将档案收集齐全、分类整理、立卷归档。

要按要求填写卷内目录和全引目录，移交时将档案及全引目录一并交学校档案室。

学校档案室定期召开各处室兼职档案员会议，布置新学年档案工作，下学年归档范围和移交档案的工作。

附件十三：

会计档案管理制度

一、会计档案包括会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算业务资料，必须严格按照财政部和国家档案局制定的《会计档案管理办法》规定，进行科学管理，妥善保存，做到存放有序、查找方便。

二、财务处的全部会计档案，由财务处长指定专人负责装订、整理及造册，财务处长（或指定人员）负责保管，一年后移交档案室保管。

三、对记账凭证，应每月终了10日内按编号顺序装订成册，装盒保存。

四、每年终了20日内，要将全年所有账簿集中整理，装袋保存；所有会计报表应按顺序装订成册，妥善保存。

附件十四：

教学仪器设备档案管理制度

一、凡是价值在5000元以上的各种仪器设备都必须建档。

二、凡属归档范围内的仪器设备的购置申请报告及批复文件，都要存入该仪器设备档案内。

三、凡属归档范围内的仪器设备，到货后后勤的兼职档案人员要参加开箱验收，详细填写验收报告，一式两份，其中一份存档。

四、属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料，若系一式两份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。

五、已建档的仪器设备在管理、使用、维修和改进工作中形成的文件材料应归档。

六、后勤的兼职档案员，负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。

仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录，一式三份，其中一份存档，一份交档案室，一份存总务处。

档案室负责督促、检查和业务指导工作。

七、仪器设备档案由总务处负责保管，应有专用的柜橱，做到完整安全，存放有序，查找方便。

八、仪器设备档案的原件一般不外借，如因特殊需要必须借用时，应经总务处领导同意，并办理借阅手续。

借出的档案材料，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，并按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。

附件十五：

声像档案归档制度

一、规定要求

1.指定专人摄影、录音，加工后将其保存。

2.上级单位和新闻单位来本校视察、指导工作的摄影、录音、录像片，由录办人员收集齐全，立卷保管。

二、规定时间

在平时收集整理的基础上，相关人员每年2月底向档案室移交目录一份。

三、归档范围和保管期限

声像档案是指在各项工作中形成的录音带、录像带、光盘等，保管的期限为：

1.记录学校党政工团重大会议、重大活动的声像资料。

（永久）

2.各级先进人物、各项重大活动的录像。

（永久）

3.省市区领导及各界人物来校视察工作时的录像。

（永久）

4.省市区主要领导、名人的题词、赠画录像。

（永久）

5.组织教学公开课、评优课的现场录音、录像。

（长期）

附件十六：

实物档案归档制度

一、归档要求

本单位和各部门荣获的市区以上的奖章、奖杯、证书、奖状等奖品；本单位接受校内和外单位赠送的礼品、字画、牌匾等物品，不得自行保管，应由学校档案室统一归档、登记、编目。

档案室每年统一登记立卷、归档、保存。

二、各部门接到各级单位奖给学校的实物后，应随时到学校档案室办理登记手续，填写礼品登记表，每年2月底以前移交学校档案室。

三、保管期限

1.领导和知名人士给单位的题词、赠画。

（永久）

2.授予本单位的奖杯、奖旗、牌匾、荣誉证书。

（永久）

3.本单位废止使用的公章。

（永久）

4.本单位和外单位赠送的礼品。

（长期）

5.教学公开课、评优课的录音、录像带。

（长期）

附件一十七：

档案综合管理规定

为了加强档案工作的管理，提高档案工作水平，维护档案的完整齐全，更好地为学校的文明建设服务。

根据《档案法》、《档案法实施办法》及《广东省档案工作考核标准》，结合学校的工作实际情况，特制定本规定。

一、档案管理人员要认真学习贯彻《档案法》、《档案法实施办法》的规定，落实党和国家有关档案工作的方针、政策，不断提高专业水平，提高档案管理工作质量，发挥档案应有的作用，向全系统提供优质的服务。

二、学校档案室要按照“集中统一管理”的原则，对本单位的档案工作实行统一管理，并进行监督、指导。

三、学校档案室负责保管学校各部门和党群组织在工作中形成的全部档案材料。

四、学校各部门和党群组织，对各项工作活动中形成的文件材料要及时上交学校档案室，由档案员统一编号、排列、上架。

五、学校工作人员因公外出带回的会议文件、学习、参考资料、书籍、经验介绍材料、有参考价值的照片、录音带、录像带等应及时移交档案室统一管理。

六、归档的文件材料必须保证齐全完整，分类清楚，组卷合理。

七、档案工作人员要积极开发档案信息资源，为各职能部门和社会提供优质服务。

二OO八年三月十八日

河源市第二中学档案领导工作小组

顾问：

欧阳克纯

组长：

黄中泽

副组长：

康照建朱冬珍张思伟罗振丰

委员：

吴绍光黄善辉郑锦谦曾庚先

丘久生周晓萍叶小权陈远锋曾丽红

河源市第二中学档案鉴定领导小组

组长：

黄中泽

副组长：

康照健朱冬珍张思伟罗振丰

委员：

吴绍光黄善辉郑锦谦曾庚先叶小权陈远锋

河源市第二中学档案管理规章制度（内部资料）