浅谈秘书办文工作在现代企业管理中的作用.docx

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浅谈秘书办文工作在现代企业管理中的作用

某某大学

毕 业 论 文

题目：

浅谈秘书办文工作在现代企业管理中的作用

学   号：

姓   名：

年   级：

系   别：

专   业：

完成日期：

指导教师：

某某大学毕业论文（设计）诚信声明

本人郑重申明：

所呈交的毕业论文《浅谈现代秘书办文工作在现代企业管理中的作用》是本人在指导老师的指导下，独立研究和写作的成果。

论文中除加以明确标注的地方外，已不包含他人已经发表的学术成果或他人为获得高等院校学位而使用过的材料。

本人完全意识到此申明的一切法律结果并愿独自承担。

特此申明

                                                      毕业论文作者签名：

                                             日期：

 年月日

浅谈秘书办文工作在现代企业管理中的作用

摘  要

随着社会市场经济的不断发展，企业不断地趋向全球化和国际化, 企业在社会经济发展中的角色变的越来越重要了。

现代企业对秘书办文工作能力的要求也越来越高，现代企业秘书只有掌握熟练的办文技巧才能更好的辅助领导管理,为领导提供有效的服务。

在新的市场经济环境中，我们要使现代企业管理有条不紊的高效运行，秘书的办文工作则是重中之重。

一直以来不论是在政府机关还是在企业中秘书扮演的都是起草文件辅助领导工作的角色，俗称为“笔杆子”。

一个好的企业必然要有一个好的年度规划和年度目标，而一个企业能够良好有序的运行，需要秘书具有较强的办文能力。

由此可见，秘书的办文能力在现代企业中有着举足轻重的作用，它直接影响着企业的有效运行和管理，关系着一个企业的发展前景的好坏和经济效益的高低，间接的影响着社会经济的发展速度。

关键词：

现代企业  秘书工作  办文工作 秘书角色定位

目  录

摘  要

一、现代企业中秘书的角色定位…………………………………

（1）

二、秘书办文工作在现代企业中的作用…………………………

（2）

（一）秘书办文工作在现代企业中决策中的作用………………

（2）

（二）秘书办文工作在现代企业中计划的作用…………………（3）

（三）秘书办文工作在现代企业计划实施中作用………………（3）

（四）秘书办文工作在现代企业评价中的作用…………………（4）

三、秘书办文工作应注意的问题…………………………………（4）

（一）办公室的例行工作…………………………………………（4）

（二）电话接听工作………………………………………………（4）

（三）信件收发工作………………………………………………（5）

（四）其他工作……………………………………………………（5）

结语…………………………………………………………………（6）

参考文献……………………………………………………………（7）

引言

现代企业管理是，社会组织中管理者为了实现组织的既定目标，对其所能支配的各种资源进行有效的计划，组织，领导和控制的过程。

在现代企业管理中秘书应该注重对各种资源及材料的整理，为制定有效地计划打好基础。

秘书办文工作在现代企业管理中的作用是什么，我们将从现代企业秘书的角色，秘书办文工作在现代企业中的作用和秘书办文工作应注意的问题这三个方面来阐述。

一、现代企业中秘书的角色定位

秘书岗位是一个单位联系上下、协调左右的枢纽部门。

秘书工作并联度高，辐射广，倘若牵不住“牛鼻子”就会被任务拖着走而疲于应付，而要提高办文和其他工作效率，真正的为领导分忧、为基础服务、为同级助力，秘书角色的定位非常重要。

正确的定位就是要知道自己“该做什么”、“先做什么”、“不做什么”以及如何“补位”。

现代企业不断的趋于全球化，秘书在企业中的角色也不断趋于正规化。

在现代社会中关于秘书角色的社会认知，好当当秘书网通过网络对学生、个体户、公司职员、机关干部、自由职业者等1600人进行了问卷调查，将回收的问卷进行整理后，发现被调查者对秘书的角色定有四种认识。

家奴角色，即秘书扮演的是事事听命于人、伺候人的角色。

有的人认为，秘书大都是圆滑世故，善于察言观色、阿谀奉承；花瓶角色，他们把秘书认为是专门陪同即上司应酬的公关人员，俗话说：

“秘书只是个摆设或者是应酬的工具”，甚至将其戏称为“酒保”（男秘书）或“花瓶”、“小蜜”；二首长角色，被调查者认为，秘书是领导的代言人，备受宠信。

这也是领导的秘书主要所承担的角色，一般都获得了领导的青睐，被授权为领导决策做参谋；助手角色，被调查者认为，秘书应该是领导人的事务与信息秘书。

在现代社会理性的正面认识秘书的角色，在现代企业中通俗的讲，秘书是领导的“左右手”和公司的“笔杆子”。

秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、决策者的参谋和助手。

二、秘书办文工作在现代企业管理中的作用

在现代企业中秘书的办文工作是一项十分重要的职能活动。

它包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作，随着企业法律的不断完善和改进，对企业发行的公文、合同和相关文件的要求也越来越严格，现代企业对秘书的技能要求越来越严格，秘书在企业中具有举足轻重的作用。

   文字秘书称“办文”为“行文”。

研究“行文”的意义就会透彻领会“办文”的特点。

行文可以指写文，即撰写文书、起草文件等；也可指走文，即文件的收发、运转、传递等；还可以是两种意义综合，甚至是指由文书文件而产生的一切事务。

然而，在现代企业运行的环节中企业经常要起草和制定一些规划和计划，而这些要求现代企业秘书在工作中具备熟练的办文技巧和较高的文字书写能力，办文工作在现代企业中在决策、计划、实施、监督、评价等环节环环相扣、循环往复现代。

秘书在现代企业管理过程中,秘书的办文工作是将决策、计划落实到实践中,保证管理各个目标的实现。

（一）秘书办文工作在现代企业决策中的作用

    现代企业中的决策是为了到达一定目标，采用一定的科学方法和手段，从两个以上的方案中选择一个满意方案的分析判断过程。

决策是一个现代企业运行的第一阶段，决策是一个企业发展的灵魂，有好的决策就有好的发展前景。

决策阶段秘书办文工作就是掌握相关的材料及知识辅助领导做出新颖的决策决策。

秘书应及时将领导的记录记录下来，并将领导的各种决策加以组合，为领导提供两种以上的方案，让领导参阅并作出最优的决策。

企业中任何目标的实现都需要秘书根据领导的意图拟写策划案领导参阅，并商量其决策是否可行，是否可以付诸实施。

由此可见，秘书的办文工作在现代企业管理中的作用有：

一是及时整理出领导决策需要的参考资料和历史文献；二是及时记录领导阶段性创造性的决策供领导，并加以整理规划出和领导意图相近的策划案供领导选择和斟酌；三是在领导决策时要及时要和领导保持一致的思维，为领导的各种决策提供正确的参考信息，并及时指出领导考虑欠缺之处。

（二）秘书办文工作在现代企业中计划的作用

现代企业中计划具有两重含义，其一是计划工作，是指根据对组织外部环境与内部条件的分析，提出在未来一定时期内要达到的组织目标以及实现目标的方案途径。

其二是计划形式，是指用文字和指标等形式所表述的组织以及组织内不同和不部门同成员，在未来一定时期内关于行动方向、内容和方式安排的管理事件。

在现代企业中，计划是指企业为了实现某种目的而对未来的行动所作的设想和部署。

秘书的办文工作在现代企业计划中的作用有：

一是根据领导的意图将其制定成书面计划，交给企业领导领导审批；二是将计划不断地完善使计划符合实际情况，待企业领导审核合格之后再次确定计划，制定出计划书。

计划决定着现代企业的发展内容及方向，计划可以消除不确定性及变化所带来的不良影响，可以使整个企业的经营更有效，可以引起企业对目标的关注和便于管理人员对企业进行控制。

秘书在办文工作中必须竭尽所能辅助领导，为企业制定出具有创新性的计划，这样才能更好的指导企业的有序发展，从而使企业在市场经济中立于不败之地。

（三）秘书办文工作在现代企业计划实施中的作用

   现代企业中实施是将计划付诸实施，即实施方案。

实施方案是指对某项工作，从目标要求、工作内容、方式方法及工作步骤等做出全面、具体而又明确安排的计划类文书。

在现代企业计划的实施中秘书办文工作的作用是，第一将计划的具体内容告知实施单位及部门，将计划落实于实践中，贯穿实施整个过程使实施顺利进行；第二秘书的办文工作是，将具体的实施计划及内容变成书面化的资料；第三将具体的实施步骤写成文稿，经领导审核通过后并将其下发到实施部门及单位。

计划的实施是一个量体裁衣的过程，通过实施工作的开展，逐步将制定好的计划应用到整个企业，使企业有条不紊的发展；实施是一个价值转移的过程，实施工作的开展，将书面的计划变成企业的文化以及执行规则，实现计划在企业中的价值。

（四）秘书办文工作在现代企业评价中的作用

在现代企业中，评价就是对一定的想法、方法和材料等做出的价值判断的过程，它是一个运用标准对事物的准确性、实效性、经济性以及满意度等方面进行评估的过程。

在计划的实施的过程中秘书的办文工作是要不时的监督实施进度及实施过程中出现的情况，并记录每个部门及员工任务的完成情况，对员工和各个部门进行考核评价。

在计划的实施过程中做出相应的评价，可以鼓励员工努力认真工作，可以让员工拥有成就感，可以及时纠正计划不妥当之处。

现代企业中的秘书应在计划实施过程中对出现的问题和对员工的考核都应作出相应的评价报告向领导汇报，把每次领导对计划实施的评价及指示分类整理成册，为整个计划完整的实施做出客观评价打好基础。

三、在现代企业中秘书办文工作应注意的问题

（一）办公室的例行工作

在现代企业中秘书在办公室的办文工作中应注意，及时整理好已发文件的文稿并及时归档。

为领导安排好本周日程，并且及时提醒领导每天的日程安排，为领导准备好会议所用文件和材料，根据领导的指示，书写领导需要的文稿。

秘书在办公室例行工作时应注意：

要负责好办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作；做好会议记录，并及时整理形成会议纪要；负责好传真件的收发工作；做好公司宣传专栏的组稿；管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

（二）电话接听工作

   现代社会的生活节奏不断地加快，秘书必须提高警惕，时刻保持头脑清醒。

接听电话时要注意：

电话来了要及时接听,而且制定来电一览表，对特殊的来电做出标记；为每个经常同经理接且要对来电人谦恭有礼和怀着敬意；如果接到的电话是找你的上级时，不要直接回答在还是不在，要询问清楚对方的姓名和大概意图，并记录下来。

将所了解的情况告诉你的上级，由他判断是否接电话；打电话时，列出要点，避免浪费时间；在打电话之前，要准备好笔和纸，不要吃东西、喝水或抽烟，要保持正确的姿势；如果你找的人不在，可以问一下对方什么时间可以再打电话或请其回电话，同时，要将自己的电话号码和回电时间告诉对方；在给其他部门打电话时，要先报部门和姓名，这样可以避免对方因为询问你的情况而浪费时间。

（三）信件收发工作

   在现代企业中秘书在收到外来信件时，现代企业的秘书要勇于负责，当好参谋，起草对例行信件的答复并对收到的信件按照重要性进行分类整理,并提供与来信有关的资料。

作为现代企业中的一名秘书在答复文件时要注意：

应当熟知并可以熟练地运用常用的十三种文种的具体用法和写作结构，判断文种使用是否正确；是否符合办文的程序和手续，文件在企业的输送渠道是否正常，“最终”签发的意见是否明确，意见不明确的应用请示；是否符合国家的政策，现代企业的运行都要遵守国家的政策，贯彻落实大政方针。

因此在现代企业中文件的审核把关最重要的是把住方针、政策关，认真核对；文字是否表达准确简练，文件的行文一定要平实，要注意语体，要考虑达意和文件原来的风格。

（四）其他工作

现代企业秘书的办文工作除了日常的文书工作之外，整资料、会议记录、档案整理分类、员工的考核和出勤表等都是秘书办文工作的范畴，因此秘书的办文工作是比较繁琐的。

秘书的办文工作有：

每周企业内员工任务的完成情况和下周企业对各个部门任务的安排及要求，秘书在办文工作中，都应以表格或者书面报告的形式向领导汇报；本月企业对员工的考勤情况，企业不动产的借用情况，企业现在紧缺那些物品，企业内部人员的流动和岗位的调整等都要记录下来，这些都是秘书办文工作中不可忽略的内容。

结  语

根据上面的论述，由此而知在这日新月异的社会中，现代企业对秘书的办文能力要求越来越高，秘书的办文技巧也越来越精湛。

随着社会的发展，企业管理机构的不断完善和健全，人民素质的不断提高，秘书在社会中的地位和角色也在不断地提高和改变。

面对现在的企业，国家严格了秘书资格的认定，并制定了相关的法律，摒弃了之前对秘书角色的错误定位。

秘书的办文在现代企业中的运用，目前还停留在收发文件、处理文件和做一些基础性的工作，相信在不久的将来秘书办文会成为企业的关键部分。

作为现代企业的一名秘书必须与时俱进，懂得相关的法律和行文规则以及行文需要注意的问题。

这样才能在现代企业中胜任各种办公工作，将事情处理妥妥当当，为企业的快速发展打好基础，为社会经济的快速发展做出努力。

参考文献

[1] 张子泉.应用文写作教程.—修订本.北京：

北京交通大学出版社，2009.5（2010.1重印）:

20-34、54-61

[2] 中国就业培训技术指导中心组织.秘书国家职业资格培训教程.北京：

中央广播电视大学出版社，2006.9:

1-2

[3] 秘书之友  2000年07期  22-24

[4] 张小慰.秘书岗位综合实训.重庆：

重庆出版社，2010.10:

2

[5] 林光.企业管理.—修订本.北京：

清华大学出版社，2011：

12-13、34-49