档案管理制度.docx

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档案管理制度

档案管理制度

第一章总则

为了规范公司的档案管理，充分发挥档案的作用，增强公司档案的实用性和有效性，根据《中华人民共和国档案法》等有关政策法规和业务要求，特制订本制度。

第一条档案管理是公司工作的一个重要组成部分，是公司进行管理活动的依据和必要条件。

第二条公司档案统一由行政人事部综合档案室实行集中管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

各部门日常工作形成的文件材料由本部门专人负责分类整理，并定期向综合档案室移交统一保管。

各部门移交资料时必须办理正规的交接手续。

合同类档案需同时向财务部提交复印件一份。

第三条公司所有职能部门都必须认真贯彻执行本制度，确保档案的完整、准确、安全，使我公司档案管理逐步实现规范化、标准化。

第四条公司会计档案，按照财政部《会计档案管理制度》归档、管理;公司人事档案，按照《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》归档、管理。

第二章档案管理的范围

凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。

第一条上级机关文件材料应归档的有：

（一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；

（二）上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。

题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。

（四）其他文件材料。

第二条公司文件材料应归档的有：

（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿;

（二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件；

（三）公司及各部门的工作计划、总结、报告；

（四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；

（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；

（六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；

（七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如投资项目、设备购买、贸易、重大课题、信贷、租赁等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；

（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；

（九）公司及各部门、各子公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；

（十）公司及各部门、各子公司制定的规章制度等；

（十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；

（十二）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

（十三）公司及各部门、各子公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；

（十四）公司干部、工人、党员、团员名册、报表；

（十五）公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；

（十六）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

（十六）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；

（十八）公司或部门、子公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

（十九）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；

（二十）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

第三条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：

（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件；

（二）有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件；

（三）同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。

第三章综合档案室管理员职责

第一条积极贯彻、认真执行国家档案法和我公司的档案工作方针、政策，制订我公司的档案管理工作具体操作制度，实现公司档案管理的标准化。

第二条努力学习专业档案管理知识及公司业务相关知识，提高自身业务水平，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。

第三条督促指导公司各部门对各类档案归档的诸多环节严格把关。

第四条做好档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计和提供利用，并对公司非业务档案实行集中统一管理。

第五条负责综合档案室库房的日常管理工作，严格按照“八防”（防火、防尘、防盗、防潮、防磁、防腐、防高温、防虫鼠）的要求，保证综合档案室的安全和卫生。

第六条秘密、机密档案应放在保密设施较好的箱柜中，不得随意乱放，必要时可加锁密封。

第七条严禁在社会上传播涉及公司内容的档案材料。

第八条档案工作人员不得私自摘抄、复印、翻拍档案内容。

严禁携带保密档案参观游览、探亲访友，严防失、泄密事件的发生。

第九条发现失密问题时，档案室工作人员应及时向有关领导报告，并采取处理措施。

第十条严格执行保密安全制度，确保档案完整安全。

第四章档案管理制度

第一条为维护档案的准确性和严肃性，任何个人不得随意更改档案材料中的内容。

有意违背者，根据公司相关制度给予行政处罚。

如须更改档案的有关数据内容，必须总经理签字更改通知书，方能进行更改，凡更改后档案数据处，应加盖“已更改”印鉴。

第二条公司各部门应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向行政人事部移交。

各单位、各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

第三条立卷归档要求：

归档案卷的总要求是：

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

具体应做到下述几点：

（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。

装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：

没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

（七）本公司各部门立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由行政人事部统一发给。

第四条档案保管期限

（一）文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。

长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

（二）确定公司档案保管期限的原则

1、凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

2、凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

3、凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第五条按照“八防”的要求，设置窗帘、樟脑精、配置灭火器，适时进行库房密闭、通风等措施。

第六条档案室是存储档案的机密重地，除有关领导视察工作外，非本室工作人员，未经同意，任何人不得随意进入。

第七条档案管理人员应定期对所保存的档案进行检查、核对、清点，做到发现问题及时补救。

第八条凡借出的档案归还时，档案管理人员应认真查对，准确完好方可办理归还手续，并及时依号上架。

第九条入库档案必须进行归类、编号，并成卷装订；库房中的档案应排列有序，统一编号，便于查找。

第十条要求书写工整，用纸规范。

使用蓝黑墨水、碳素墨水或激光打印或喷墨打印。

不得使用圆珠笔，铅笔书写。

第十一条保管档案人员调离时，对所保管的档案材料要逐件进行移交，移交清单一式两份，办完交接手续，方可调离。

第五章档案借阅制度

第一条公司档案借阅实行逐级审批制。

每次借阅时间不得超过7个工作日，如需继续使用，必须办理续借手续:

公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到行政人事部填写档案借阅单，方可借阅；公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或总经理批准。

第二条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

第三条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经总经理批准。

凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，须经总经理批准。

第四条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第四条进行处罚。

第五条总经理借阅非密级别档案，可直接通过档案管理员办理借阅手续。

第六条如借阅人没有按照规定程序办理借阅手续或借阅手续不完善，档案室管理员有权拒绝其调阅。

第七条公司档案原则上不对外，如遇特殊情况有外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可查阅，且不得带离档案室。

其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

第六章档案的销毁

第一条公司任何个人或部门非经允许不得私自销毁公司档案资料。

第二条对已过保管期限和确无保存价值的档案，应由档案管理人员定期清理，提出销毁和处理意见，造具销毁清册，提交部门负责人审查并报总经理呢批准。

销毁时要有两个监销人员，监销人应在销毁清册上签名，然后归综合档案室保存。

第三条在销毁公司档案资料时，监销人员必须由总经理或行政人事部指定。

第四条经批准销毁的档案，档案管理员须认真核对，将《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。

第七章罚则

第一条公司各部门凡违反制度第四章第二条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和部门负责人写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

第二条公司各部门凡违反本制度，泄露秘密，按《公司保密工作条例》进行处理。

对涂改、拆散或未经领导批准转借、复印或携带档案外出的；视具体情况，对部门负责人和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

第三条公司各单位凡违反本制度第五章第一条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

第四条公司各部门凡违反本制度第五章第四条，遗失档案的，应立即报告。

视情况出具处理制度及对应处罚。

第八章附则

第一条本制度由行政人事部制定，经总经理审批签字后生效。

第二条本制度修改及解释权归行政人事部，之前下发制度如有与本制度相悖之处，均以本制度为准。

第三条本制度自2017年XX月XX日起实施。

第四条附件：

附件1：

《资料借阅审批单》

附件2：

《档案资料销毁清单》

附件1

资料借阅审批单

序号

借阅文件

借阅时间

归还时间

借阅人

借阅原因

部门负责人审批

总经理审批

备注

附件2

档案资料销毁清单

序号

年度

资料编号

类别

名称

保管期限

起止时间

鉴定时间

数量（件）

备注

总经理审批：

监销人：

鉴定人：