营销费用管理方案.docx

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营销费用管理方案

****有限公司文件

等级：

机密/急****销字【2016】第001号

签发人：

营销费用管理方案（2016版）

主题：

主送：

抄送：

拟稿人：

审核人：

审批人：

一、营销费用定义与分类

（一）营销费用的定义

营销费用指在市场推广、产品销售、售后服务等整个市场营销过程中所产生的费用。

（二）营销费用的分类

1、按照费用支出部门划分

（1）销售费用

销售费用指在销售过程中所产生的费用，包括部门运行费用、驻外机构运行费用、差旅费及商务费用等。

（2）服务费用

服务费用指在技术服务过程中产生的费用，包括部门运行费用、差旅费等。

（3）市场费用

市场费用指在市场宣传过程中产生的费用，包括部门运行费用、宣传活动费用、印刷品费用、差旅费等。

2、按照费用类别划分

序号

分类

内容

1

部门运行费用

指市场部、市场综合办、技术应用部日常运行的费用支出

2

薪资福利

指营销系统人员的薪资及五险一金等

3

差旅费

指出差期间的长途交通、中途伙食补助、宿费、住勤费及杂费等。

4

招待费

指招待客户产生的费用

5

商务费用

指为了达成订单产生的个人佣金和单位佣金

6

标书费

指购买标书的费用

7

通讯费

指公司配备的手机产生的公务费用

8

客户交通费

指使用公司车辆或租用车辆招待、接送客户产生的费用

9

中心运行费用

指保证测量技术支持中心正常运行所需要支出的费用

10

宣传费用

指进行产品与企业宣传的费用

二、营销费用管理基本原则

营销费用依照以下基本原则进行管理：

----营销费用的支出必须是以“先申请，后支付”为基本原则；

----营销费用实行多方式管理，备用金、借款、付款等并存；

----营销费用的最终承担方由费用类型、审批情况及等多方面条件决定；

三、适用范围

本管理办法适用于市场部、市场综合办、技术应用部人员在市场拓展、市场宣传、维护过程中费用支出的管理。

四、费用分类管理规定

（一）部门日常运行费用

1、定义与内容

部门日常运行费用指维持部门内部正常运转所需要指出的费用，其中包括办公用品、邮寄等。

2、办公用品

办公用品管理依照公司管理制度执行。

3、邮寄

邮寄管理试行登记审批制，费用支出按行政组于2013年元月4日签发的***行字【2012】第017号文件《邮寄管理规定》执行。

（二）薪资

薪资、社保、公积金等按照公司制度执行。

（三）差旅费

1、费用标准

（1）销售人员差旅标准

类别

住宿

餐补

住勤

市内交通

油补

销售

A标准

100元/天

30元/天

10元/天

1000-1500元/月

B标准

110元/天

35元/天

20元/天

C标准

120元/天

50元/天

20元/天

D标准

150元/天

50元/天

30元/天

E标准

/

25元/天

当地招聘

当地招聘补贴500-2000元

补贴800-1500元

注：

境外特区、北京、上海、广州、深圳划分为一线城市；各省会城市及无锡、青岛、温州、天津、厦门、东莞、重庆、大连划分为二级城市；省内城市至陕西省内的城市；除以上区域外划分为其他城市。

（2）部长、副部长差旅标准

类别

住宿

餐补

住勤

市内交通

油补

F标准

170元/天

50元/天

实报实销

300（公司标准）

（4）其他人员差旅标准

其他人员差旅标准依据公司标准执行。

2、费用标准管理

（1）销售人员差旅标准管理

①依据2015年最后一季度差旅标准，决定2016年第一季度差旅标准，并依据季度回款额（2016年项目回款），调整差旅标准。

季度回款额

差旅标准

20万及以下

A标准

40万及以下

B标准

60万及以下

C标准

60万以上

D标准

②销售代表按照确定的标准进行差旅支出，超过标准由销售代表自行承担。

财务报销依据单项标准上限进行报销。

③市内交通和油费补贴不同时享受，销售代表用私车，要享受油费补贴，需要在行政部对车辆信息进行备案。

（2）乘坐高铁规定

--销售代表单人单次费用在50元（含50元）以下,可自主乘坐；

--销售代表单人单次费用在50元以上（含50元）区间,需上级主管批准；

--部长可直接乘坐高铁。

（3）乘坐出租规定：

销售代表乘出租规定：

出租50元以内，需要经过上级主管同意后，可乘坐。

部长可直接乘坐。

（4）乘坐飞机规定

序号

适用人员

报销标准

审批方式

1

部长

报请系统总监审批

2

销售代表

以出发地到目的地特快列车硬卧下铺费用为报销上限

超出标准，需要提前向部门提出申请，同意后可乘坐

（5）异地招聘人员费用

异地招聘人员，不执行差旅标准上限控制。

依据招聘地域、人员个人特点等多种因素，给予异地招聘补贴，费用标准500-2000元/月，该补贴在招聘时予以确定，招聘补贴计入销售人员月度工资考核。

依据面谈人具体权限如下：

序号

面谈人

当地招聘补贴

1

部长

不超过1000元

3

系统高管

不超过2000元

异地招聘住勤费用标准为800-1500元/月，由部长已经回款按季度调节，并在销售部备案。

当地招聘人员由于特殊（项目需要或公司要求）原因产生的长途交通费用、住宿费用，经部长确认后，按照标准给予报销。

当地招聘补贴计入销售人员月度工资考核。

（6）车辆补贴：

除公司给测量技术支持中心配备的车辆外，业务人员使用个人车辆，按照公司规定对车辆信息进行提交和备案后，依据审批金额获得补助。

3、借支报销流程

（1）借支报销流程

（2）流程说明与要求

①备用金上限由公司制定，依据区域情况、人员数量、业务状况、差旅标准等确定；

②财务部依据报销金额向测量技术支持中心转入款项，不报销不转账。

③备用金制度下，每月费用报销2次，依据结账日，分别为6号和21号。

（四）招待费

1、招待费（宴请）的申请、报销流程

2、招待（宴请）标准及权限

序号

职位

权限

1

部长/副部长

不超过200元/人·次

2

总监

超过部长的权限范围外的审批

①招待费实行备用金制，销售代表招待费需要经部门批准后，方可支出；

②招待客户产生的住宿、旅游等其他费用，依据客户人员状况，单独申请单独审批；

③依据项目，招待费用计入项目负责人累计费用中；

④销售代表招待费支出，需要在周报内详细说明。

（五）商务费用

1、商务费用的基本定义

商务费用指为了促成销售，向渠道商支付的佣金。

渠道商由公司渠道商、个人渠道商等组成。

渠道商佣金指渠道商项目，由公司与客户签订购销协议，按约定支付的费用。

2、商务费用的申请

依据市场状况，商务费用基本分为两类：

书面协议式商务费用和口头协议式商务费用。

渠道商务费用应在双方项目合作协议书中予以约定或口头协定，并依据合同评审流程评审。

商务费用应提前审批，审批后方可执行。

3、标准与权限

含有商务费用的合同需要经公司审批和备案；

超出正常销售价格部分产生的商务，需要在商务费用审批中予以说明；

渠道商单项目中的商务费用低于或等于合同额的3%，同时不超过5000元时，由部长审核，总监审批；

渠道商单项目中的商务费用高于合同额的3%或5000元时，由部长审核，总监复核，总经理审批。

4、商务费用的支付

（1）书面协议商务费用的支付

书面协议商务费用在项目回款达到100%时，予以支付。

支付方式是由渠道商开具17%增值税后，项目负责人填写《付款单》，由公司转账兑现。

（2）口头协议商务费用的支付

①支付方式：

口头协议商务费用在项目回款达到100%时，公司予以支付。

费用依照20%的比例扣税。

由项目负责人填写《借款单》，按以下标准支付或兑现。

序号

佣金数额

支付方式

监督

1

1万元以内

由项目负责人直接兑付

（项目负责人支付需要公司委托）

主任（经理）监督、抽查、落实

2

1万元（包括）-5万元

由部长兑付

营销总监监督、抽查、落实

3

5万元及以上

由总监兑付

总经理监督、抽查、落实

②支付结果的确认与报销：

由支付人的上级主管进行确认后，（扣除税后）由财务部下账处理。

（六）标书费与投标保证金

1、标书费用的申请

①项目负责人需与部长就获知的项目详细情况进行沟通后，执行“标书评审、制作流程”，批准后，方可购买。

②对于招标项目所需购买的标书，需要使用现金购买时，由项目负责人提出申请后，由部长或总监审批后支出，费用记项目负责人。

序号

职位

标书费用权限范围

1

部长

1000元以内

2

总监

超过部长权限

③标书费用由项目负责人凭招标公司等开具的正规发票予以报销，流程与差旅费报销流程相同。

④标书费用必须由公司转账的项目，由申请人填写付款单，由财务转账，费用记项目负责人。

2、投标保证金

投标评审通过后，确认需要投标，由内勤填写《付款单》，按照OA流程进行审批，经总经理审批后，由财务部打款到规定账户。

项目负责人负责在整个过程中跟踪到款及开标后投标保证金的追回。

（七）通讯费

1、销售人员、服务人员通讯费标准

通讯费标准依据销售部门申请、公司通讯补助规定以及业务状况，制定如下标准：

序号

岗位及细则

标准（元）

1

区域经理

试用期、实习期

100

2

转正员工

200

3

测量技术工程师（售前）

100

4

服务人员

100

5

市场部长、副部长

240

6

技术应用部部长

150

2、借款与报销

（1）公司固定电话由行政部统一缴纳和报销；

（2）销售人员、服务人员公司配备的业务号码，由销售部统一按照电话费标准缴纳和报销。

公司配备公司号码的销售人员和服务人员，个人手机号码电话费不予报销。

对于电话费超过月度标准的部分，计入个人借款。

（八）客户交通费用

（1）客户到厂访问、考察，公司不负担来往长途交通费用。

针对特殊客户、大客户等，由销售代表提出申请，经部长审核、总监审批后，可按照批复意见承担长途交通费用。

项目负责人凭借批复的申请及交通费票据当月报销。

（2）客户到达公司所在地或周边观光，需要公司车辆接送或接待，项目负责人应提前1天提出申请，由文员填写OA《派车单》，依照OA流程审批，所产生费用计入项目负责人费用中。

公司车辆接送、接待客户使用费用标准依据行政部相关标准执行。

（3）客户到达测量技术支持中心所在地，需要车辆接送，项目负责人提前1天，以报告形式提出书面申请，经部长、总监的审批后，方可执行，其产生的交通费用计入项目负责人费用中。

审批权限如下：

序号

职位

权限范围

1

部长

车辆费用1000元以内

2

总监

超过部长权限

租用车辆经审批后，由备用金支出，由项目负责人凭批复的申请及正规票据当月报销，费用计入项目费用中。

（九）中心运行费用管理

1、中心运行费用的定义和内容

（1）定义

中心运行费用指保证测量技术支持中心正常运行所需要支出的费用，包括测量技术支持中心房屋支出费用、日常办公费用（由测量技术支持中心支出部分）等。

（2）内容

序号

分类

内容

1

房屋租金

指测量技术支持中心办公室（包括展厅）、宿舍的房租

2

水电费

指中心办公室（包括展厅）、宿舍的水电费

3

物业（管理）费

指测量技术支持中心办公室（包括展厅）、宿舍的物业（管理）费

4

临时采购申请

指通过公司审批的，由中心支付的临时采购申请费用

5

杂费

指日常运行的小额费用，如邮寄、宣传品制作、制作标书等

6

其他

指不能进行明确界定、突发性的费用支出

2、临时采购申请

（1）临时采购申请指的是没有在计划内物品采购；

（2）临时采购申请在OA中填写《临时采购申请单》，依据OA流程审批。

3、水电费、电话、宽带、物业管理费、房租

（1）房屋的租赁

①管理原则

依据2013年的《测量技术支持中心管理方案》，测量技术支持中心房屋租赁的原则如下：

在全国各地设立的测量技术支持中心，在当地进行房屋租赁的时候，必须按照公司规定与出租房屋者签定房屋租赁合同，并要在公司管理部门存档，一切与房屋有关的事宜、费用、付款等事情的办理，都要严格的根据房屋租赁合同条款进行，当发生合同变更时，部门须提前提出申请，经过公司批准后方可执行变更。

②租赁合同的审批

房屋租赁合同，由测量技术支持中心负责人依据公司设立驻外机构目的及要求与房屋所有权人进行商谈。

测量技术支持中心负责人需要查看能够证明房屋所有权人的有效证件，并在房屋租赁评审时作为合同附件。

房屋租赁合同由测量技术支持中心提出申请，经销售部长、销售总监、行政总监审核，总经理审批后，签订租赁协议。

房租租赁时也应将产生的物业管理费、电费、水费等收费标准进行说明。

③租金的支付

房屋租赁的支付方式以“房屋租赁合同”为依据，提前1个月由内勤主管按OA流程提出申请，填写《付款单》，发票、租赁合同等作为附件，经审批后，由财务部支付。

④租金的报销

租金支付后，测量技术支持中心负责人凭借房屋所有权房开具的有效票据及时报销。

⑤房屋的续租

房屋续租及合同签订与首次签订合同审批的流程及要求相同。

（2）水费、电费、电话、宽带费等

物业管理费、水费、电费等每月按照实际发生额，凭借相关方的缴费通知、费用清单等证明缴纳。

以上费用的缴纳由测量技术支持中心负责人提出申请，文员填写《借款单》，依据OA流程审核后，支付。

凭借费用发票在当月予以报销。

4、杂费

（1）杂费的申请

杂费包括测量技术支持中心邮寄费用、日常办公支出等其他在以上费用中未明确规定的、测量技术支持中心运行所必须的支出。

杂费的支出遵循“先申请后支付”的原则，经测量技术支持中心负责人申请，文员由备用金账户支出。

杂费的支出按照以下权限审批：

序号

职位

权限范围

1

部长

每月每个中心400元杂费费用支出权限

2

总监

超出部长权限，由总监审批

（2）杂费的报销

测量技术支持中心凭正规发票、费用支出明细等当月报销。

（十）宣传费用

1、定义与内容

宣传费用指在市场宣传、产品宣传等过程中产生的费用，包括展会费用、网站建设及推广费用、宣传品制作费用、其他营销活动费用等。

2、展会费用

参照ISO9001管理体系文件中的《作业文件》，《展会管理规定Q/AEH-C-41》中的规定执行。

3、网站建设及推广费用

参照市场策划部《2015年市场工作管理手册（汇总）》中2.5网站与网络推广管理（临时方案）、2014年5月签发的《网站管理规定》中要求执行。

4、宣传品制作费用

参照市场策划部《2015年市场工作管理手册（汇总）》中2.3印刷品管理中的规定执行。

5、其他营销活动费用

参照市场策划部《2015年市场工作管理手册（汇总）》中2.4宣传策划管理中的规定执行。

（十一）其他费用

对于未明确分类，偶然性的支出费用，费用申请人需提出书面申请报告，经部长审核，营销总监审批后，进行借款或付款。

四、备用金及费用报表

（一）备用金管理

1、基本管理

（1）市场部在建立初期，公司财务部根据公司确定的备用金额度，在一个月内分两笔给测量技术支持中心银行账户拨款。

以后根据当期实际报销金额拨付资金，实行实报实付制。

（2）市场部的相关业务收入统一进公司“备用金”进行结算，市场部不得收取客户的款项进“备用金”账户。

（3）测量技术支持中心日常支出项目包括：

差旅费、邮寄费（中心补助，住勤费）、通讯费、招待费、客户交通费用（不包括公司车辆使用费用）、标书费。

2、费用台账

“备用金”账户设“银行帐”、“现金账”及“个人往来账”各一薄。

备用金管理人设置现金、银行存款、其他应收款账户

（1）现金账户:

左边为借方项目，反映实际收到的现金；右边为贷方项目，反映日常支出的现金。

余额=借方—贷方

（2）银行存款账户：

左边为借方项目，反映公司拨发的备用金；右边为贷方项目，反映从银行提取的款项。

余额=借方-贷方为银行剩余的备用金

（3）其他应收款科目：

借方反映员工暂借的款项，如：

差旅费，零星借款等，贷方反映依据相关报销制度报销的金额。

余额为还未报销的款项或个人的欠款。

报销金额为公司经财务部、总经理审批确认后金额。

（4）现金余额+银行存款余额+其他应收款余额=备用金总额。

（5）公司财务部不定期对资金进行抽查，审核使用情况，如发生责任性短款差错事故，当事人和责任人应承担经济责任并给予处分。

（二）费用统计与上报

1、费用统计

（1）个人费用统计

测量技术支持中心员工应每半月（15、31日）将自己应报销的费用单据交到测量技术支持中心文员处，测量技术支持中心内勤及负责人应将单据的汇总，并将本期《个人费用统计表》及各类费用报销单执行报销流程。

《个人费用统计表》重点的“摘要”需按照费用分类原则进行填写。

所有费用均需正规票据，严禁使用白条、虚假票据，如有发现将处于同等金额的罚款。

（2）测量技术支持中心费用统计

测量技术支持中心在依据备用金管理的基础上，按照要求对备用金借支进行账务登记，同时每月应填报《测量技术支持中心月度费用统计表》，按照费用类别，对各类费用明细进行统计填报。

报表应按照及时、准确、分类的原则进行记录。

报表的记录应有凭据，个人账务明细、借款单、付款单、申请报告、各类审批过的表单都应作为报表数据的原始凭证予以保存。

2、上报要求

依据2013年7月的《关于申请调整销售系统（部分岗位）结算日期的报告》，结算周期调整为每月21日到下月20日。

五、费用支出的监督

（一）费用支出过程的监督

1、部长、总监依据费用报表，应对重点区域、重点人员的费用支出情况进行分析，不定期对各类费用支出原件进行查阅、核对，检查测量技术支持中心在费用管理制度的落实情况，确保费用管理过程安全。

2、财务部在借款报销流程中，严格执行过程监督，并重点对报销凭据进行审核，预防财务风险。

（二）费用支出阶段监督

1、部长、总监依据每月的财务报表，费用支出细则，并根据实际销售情况，掌握整体费用支出比例，保证实际费用支出与年初费用支出计划在可控范围之内，防范账务借贷风险，对费用支出超过平均水平或增长速度较快的情况应及时落实、跟踪，保证公司利益。

2、财务部根据部门、个人借贷情况，与往年费用支出情况进行对比，每季度向部长、总监提供费用财务风险提示。

（三）管理制度执行的监督

1部长、总监严格按照费用管理权限标准督促制度的落实，定期对制度执行情况进行检查。

2、财务部依据各岗位审批权限，发现和防范财务风险的发生，确保费用支出有序、安全。

3、总经理负责费用支出整体制度执行情况的抽查，并监督销售总监对销售费用管理工作的执行。

六、生效与执行

本管理方案自签发之日起生效，从2016年1月1日起执行，替代2015执行的《销售费用管理》。