Y档案管理规定.docx

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Y档案管理规定

档案管理规定

1范围

1.1公司所有经营资料，来源一般为外部单位，包括工商行政、税务、卫生、消防、验资等政府所发证件、文件、资料；公司所获的各种政府、机关、协会等颁发的证书、证件资料等。

1.2技术资料，资质、项目申报材料、规划。

1.3重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

1.4上级机关发来的与本公司有关的决定、批复、通知以及公司本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

1.5本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

1.6本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料，领导任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。

1.7公司及部门的发文，以及公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2目的

为了规范公司企业档案的管理，使企业档案得到良好的保管和利用。

3引用文件

无

4术语和定义

无

5工作职责

1

2

3

4

5

5.1行政部为公司档案管理归口部门，同时监督各部门、单位档案管理工作。

5.2下属单位文控部门或行政部为文档管理归口部门，该部门需明确一名专职或兼职档案工作管理人员，负责文件的收集、整理、造册、归档工作；同时负责政府部门来往函件、通知的收发、签转。

项目公司或单位未设行政部的，由总经理指定专人负责该项工作。

5.3原则上，除财务会计凭证、劳动合同、董事会资料外，公司永久性及长期保存的档案（具体范围参考《公司档案分类体系表》）由行政部档案室统一进行保管，各部门保管扫描件或复印件。

5.4短期保存的管理文件，根据实际情况，实现按业务类型或部门职能分类管理，具体分类请见《档案分类体系表》。

5.5各职能部门于每年三月份移交上一年度本部门所暂管的档案。

5.6在建项目或技改项目由指定负责人保管档案，并于项目建设完成后移交总部档案管理人员，或项目公司专职档案管理员。

5.7有关部门在移交档案文件材料前，需对档案文件进行系统整理，并出具文件目录作为交接凭证，由双方签字确认。

5.8文档管理部门应当对重要的资料及材料、文件进行扫描，保留电子档，所有的电子档文件统一由行政部备存。

在归档时所有电子档不得设置密码保护。

5.9文档管理部门每年应当将所管理档案清单提供给行政管理部门，以加强监督。

5.10为确保档案的完好，行政部应强化日常管理及检查工作，每半年对档案进行盘点、整理，完善目录。

6工作内容

6.1档案的移交

6.1.1部门将需要移交给档案室的档案进行打包整理，清点后列在《档案素材移交申请单》上并写清楚档案的密级以及分类号，然后提交给各自部门的领导进行签字审批，审批通过后方可正式移交给档案室。

6.1.2部门将移交的档案素材以及《档案素材移交申请单》提交给档案室，经过行政部档案员的审核和清点无误后，即在《档案素材移交申请单》上签字并接收所移交的归档文件材料。

6.1.3行政部档案员在检查审核过程中若发现实际移交的档案中有缺失或者破损的情况，而在申请单中没有注明，则行政部档案员有权拒绝接收移交的档案，直至相关部门档案员将实际的移交情况在《档案素材移交申请单》上注明清楚后，方可正式接收。

6.1.4《档案素材移交申请单》应一式多份，原件由档案室负责保存，复印件由各个移交部门保存。

6.2档案装订的要求

6.2.1档案以案卷为单位进行装订，根据组卷的实际情况，可单份装订或整卷装订。

装订方法和使用的装订材料应符合档案保护和利用要求。

6.2.2卷内文件材料装订前，要对破损或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。

6.2.3卷内文件材料排列时，应批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文或发文在后。

6.3档案的编目

6.3.1编页号

6.3.2.1卷内文件材料排列完毕后，要在文件辞令中有字迹和图表的页面，一页编一个数字号，即页号；

6.3.2.2页号的位置，正面在右下角，反面在左下角。

6.3.2编档号

6.3.2.1档案编号由档案的全宗号、单位代码、分类号和案卷号组成，四者之间用“-”连接；

6.3.2.2全宗号为MY,单位代码需参考《文件控制程序》，分类号需参考《公司档案分类体系表》来确定，案卷号是指档案按一定顺序排列后的流水号：

MY-XX-A【XXXX】XX-XX

案卷号：

流水号表示

分类号（A：

类目级别，【XXXX】：

四位数年份，XX：

类目编号）

单位代码

全宗号

示例：

档案编号为MY-01-A【2013】01-01意为MY总部经营管理类2013年经营资质类的第1个档案。

档案分类体系表

类目级别

分类号

类目

归档范围

保存期限

归口部门

A

经营管理类

一级类目

A【年号】01

经营资质

企业工商证照，业务经营资质、财产证明、证书

永久

行政部

二级类目

A【年号】02

历史沿革材料

企业的机构建立（含内设结构）、合并、撤销、变更、迁址、隶属关系变更、印章启用、等材料

永久

行政部

二级类目

A【年号】03

经营活动凭证

资信证明、验资报告

永久

财务部

二级类目

A【年号】04

合资合作的建议书、委托书

永久

项目前期由业务部管理，项目完成后移至行政部管理

A【年号】05

股权证明和清产核资工作中形成的各种文件材料

永久

财务部

A【年号】06

合同、协议、产权交易证明书等

行政部

A【年号】07

生产运营

企业标准化管理资料

永久

行政部

A【年号】08

危险废物经营报表、转移联单、出入库记录等材料

永久

分子公司行政管理部门

三级类目

A【年号】09

经营决策

企业改革、重大经营战略性决策、企业发展规划、方针、方针目标管理、董事会构成的文件、董事会文件、董事会会议记录、纪要、决议

总助

A【年号】10

申报材料

公司业务经营资质、重大项目申请过程材料

永久

　行政部

B

综合行政性

一级类目

B【年号】01

政府部门往来文件材料

有关企业升级申报的先进材料、政府批复、荣誉证书、奖杯

永久

行政部、总助

B【年号】02

向政府职能部门提交的申请、政府批复、审核意见等

B【年号】03

经营资质及项目申报材料

二级类目

B【年号】04

公文管理

企业各种规章制度、文件、呈批件

长期

行政部、总助

B【年号】05

企业外部往来函件、通知

长期

行政部、总助

B【年号】06

企业部门、单位的年度工作计划、总结

长期

行政部、总助

B【年号】07

企业召开的各类工作会议材料、纪录

长期

行政部、总助

三级类目

B【年号】08

宣传材料

企业领导出席重要活动的材料（包括声像材料）

永久

行政部、总助

B【年号】09

企业内部举办的各类活动材料、企业编印的期刊的正稿

永久

行政部

B【年号】10

政府领导视察检查本企业工作想成的各种材料（包括声像材料）

永久

行政部、总助

B【年号】11

外来单位、企业、社会团体参观访问本企业工作中所形成的各种材料（包括声像材料）

永久

行政部、总助

B【年号】12

企业参加外部的活动，包括展会、公共关系活动等材料

永久

行政部、总助

C

人力资源管理

一级类目

C【年号】01

劳动关系材料

员工档案、劳务合同、保密协议

长期

人力资源部

二级类目

C【年号】02

薪资管理材料

员工薪酬、福利、晋升、调动、离职等材料

长期

人力资源部

三级类目

C【年号】03

培训管理材料

职工教育、培训计划、统计、记录、培训材料等

短期

人力资源部

D

财务管理

一级类目

D【年号】01

会计管理

会计凭证

15年

财务部

D【年号】02

会计账簿-总账（包括日记总账）

15年

财务部

D【年号】03

会计账簿-明细账

15年

财务部

D【年号】04

会计账簿-日记账

15年

财务部

D【年号】05

会计账簿-现金和银行存款日记账

25年

财务部

D【年号】06

会计账簿-辅助账簿

15年

财务部

D【年号】07

财务报表-月、季度会报表（包括文字分析）

3年

财务部

D【年号】08

财务报表-年度会计报表（包括文字分析）

永久

财务部

二级类目

D【年号】09

资金管理

银行存款余额调节表、银行对账单

5年

财务部

三级类目

D【年号】10

固定资产管理

固定资产报废清理后保存5年

财务部

四级类目

D【年号】11

统计工作

本企业各种年度的统计报表、统计分析等

永久

财务部

D【年号】12

本企业各种季、月度的统计报表、统计分析等

短期

财务部、各部门

E

法律事务

一级类目

E【年号】01

本企业有关法律事务的文件材料

永久

行政部、总助

F

销售管理

二级类目

F【年号】01

与客户的往来传真、函件

短期

销售部

F【年号】02

销售合同、协议

永久

销售部保管本年度销售合同，并于第二年度移交至行政部管理

备注：

长期=30年短期≤10年

6.3.3编序号：

序号是指单份装订的文件材料在卷内排列的顺序号。

6.3.4编制卷内目录和卷内备考表

6.3.4.1当一份案卷组卷装订完毕后，须编制案卷的《卷内目录》及《卷内备考表》；

6.3.4.2卷内目录和卷内备考表参考国家标准GB9705-88《文书档案案卷格式》的要求进行制订和编写。

6.3.5编制软卷皮的案卷封面

6.3.5.1整卷制订的每一份案卷都采用软卷皮进行组卷装订，软卷皮包括封面和封底；

6.3.5.2软卷皮的案卷封面参考国家标准GB9705-88《文书档案案卷格式》的要求进行制订和编写。

6.3.6案卷题名的编写规则：

案卷题名的结构分为两种形式，一是“责任者-主要内容-文种”；二是“责任者-时间-文种”；大多数案卷题名的结构为第一种，档案卷是由计划、总结、记录、纪要、简报、报表等文书材料组成时，其案卷题名的结构主要采用第二种。

6.3.6.1责任者：

即卷内文书材料的形成单位或个人。

a）卷内文书材料的责任者不多，应全部标出；

b）责任者较多，可以概括地将统一系统、同一性质或同一地区的责任者标明，或者只标明主要责任者；

c）责任者全称较长，可用通用的简称；

6.3.6.2主要内容：

该项是案卷题名的核心部分，标示主要内容时，要准确、简明；

6.3.6.3文种：

即卷内文书材料的名称。

a）卷内文书材料文种不多，应全部标出；

b）文种较多，标示几种主要的文种即可。

6.3.6.4时间：

时间是指卷文书材料针对的时间段。

6.3.7案卷的装盒

6.3.7.1案卷的排列方法：

首先根据档案单位归类，再次根据公司的职能分工（参考《公司档案分类体系表》）分别归类，最后再按照不同的年度分别放置；

6.3.7.2根据排列及装订的实际情况，将案卷一卷放一盒或几卷放一盒；

6.3.7.3相同保管期限的档案可以放在一盒里，不同保管期限的档案则分别装盒；

6.3.8案卷目录的编制：

案卷排列装盒后，必须及时建立档案室的总案卷目录，若有需要，也可往下细分建立分类案卷目录，记录在《案卷目录》上，以利于公司人员对档案的检索利用以及档案的相关统计工作。

6.4档案的保存与统计

6.4.1公司档案保管期限：

档案员参考国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《危险废物经营许可证管理办法》以及《危险废物经营单位记录和报告经营情况指南》的规定，结合公司运营的实际情况，确定公司各种档案的保管期限，详见附录《公司档案分类体系表》；公司会计档案的保管期限则参照《会计档案管理办法》执行。

6.4.2公司档案的保管期限基本分为3年、5年、15年、25年、短期（≤10年）、长期（30年）、永久六种，要求在《案卷目录》注明。

6.4.3档案室档案的保存要求

6.4.3.1所有档案都采用专门的档案柜进行保存，档案盒的排列原则与案卷的排列原则一致，排列完后，在每个档案柜的左上角建立档案类别的标识，以利于档案的识别与查找；

6.4.3.2作好档案室的防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防光、防高温等工作，控制好档案的保存环境，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀；

6.4.3.3在档案保管期间，若因主观或客观原因造成档案破损、毁坏、丢失、内容缺失、泄密等异常情况的，需及时报告主管部门并记录在《档案异常情况记录表》里，同时根据异常情况造成结果的严重性来决定是否向上级领导通报。

6.4.3.4档案管理部门必须以电脑硬盘或光盘形式保存档案的电子版本，确保存储的内容是正确和最新的。

光盘存储须标识所储存之档案编号。

6.4.4其他无需移交到档案室的各部门相关档案由部门档案员各自负责存放保管，于每年三月份移交上一年度本部门所暂管的档案。

6.4.5档案的统计分析

6.4.5.1每年3月份行政部档案员须对档案室所保管的公司档案进行一次全面的清点统计和分析，从而使档案员对档案保管的质量情况以及档案的利用情况有一个清晰的认识；

6.4.5.2统计分析的内容以《档案保管情况统计表》的形式列出；

6.4.5.3档案员根据这些统计分析数据进行总结并提出管理上的改进措施，最后以工作总结的形式上报给部门领导。

6.5档案密级的管理

6.5.1密级的分类与定义

6.5.1.1档案的密级：

公司档案的密级分为三个等级：

秘密、内部、公开；

6.5.1.2秘密档案：

一旦泄密会使公司利益遭受较大或严重损害的档案；

6.5.1.3内部档案：

一旦泄密会使公司利益遭受一般损害的档案；

6.5.1.4公开档案：

公开不会使公司利益遭受损害或者有助于公司利益的档案。

6.5.2密级的确定：

“关系到公司利益”是确定公司档案密级的主导评价准则。

企业档案的密级是由各部门兼职文件管理员在移交档案素材给档案室时确定的，将档案素材的密级一一对应列在《档案素材移交申请单》上；以下为档案素材密级的判定准则：

6.5.2.1确定企业档案是否为公司秘密档案，要看它一旦公开或泄密之后，是否会对公司利益造成较大的或严重的损害；

6.5.2.2确定企业档案是否为内部档案，要看它一旦公开或泄密之后，是否会损害公司的利益，且损害的程度为一般、不大；

6.5.2.3确定企业档案是否为公开档案，要看它一旦公开或泄密之后，是否不会对公司的利益造成损害，并且还可能有助于公司的利益。

6.5.3保密期限的确定：

保密期限只针对秘密、内部这两类密级档案才有。

保密期限是根据某一公司秘密在一定的时间范围内，如被公开或泄露会对公司的利益造成损害来确定的。

根据公司的实际运营情况需要，档案的保密期限与保管期限相一致。

6.6档案的利用

6.6.1根据公司档案室的实际情况，档案的利用包括以下几个方面：

档案信息的检索查询，档案的查阅、借阅、复印、扫描以及公开档案的电子化共享；

6.6.2档案信息的检索查询：

及时更新档案的《案卷目录》（电子文件及纸质文件），并进行电子化共享，以便相关人员检索查询；

6.6.3档案的查阅、借阅、复印、扫描

6.6.3.1公司内部人员或外来人员申请查阅、借阅、复印或扫描档案时，必须填写《档案使用申请表》，并根据档案密级的级别，须按下表所规定的批准权限递交审批，经批准后方可提交给档案室；

公司档案密级

利用人员

核准人员

归口部门主管

分管副总裁

备注

公开档案

内部人员

部门负责人

——

——

查阅、复印或扫描时，有申请人签字即可。

√

——

借阅时的批准流程。

√

√

公司证照借阅审批流程

外来人员

引荐部门的主管

——

——

查阅、复印或扫描时，有申请人签字即可。

√

√

借阅时的批准流程。

内部档案

内部人员

部门负责人

√

——

外来人员

引荐部门的主管

√

√

秘密档案

内部人员

部门负责人

√

√

外来人员

引荐部门的主管

√

√

6.6.3.2档案员对申请表审阅无误后，即可为公司人员进行相关的档案服务工作；

6.6.3.3查阅或借阅档案的人员，必须妥善保管档案，保证档案的安全。

不得随意涂改、勾划、裁剪、拆散、抽页、调换、抄录或擅自拍照、复印、转借，违者要追究相应的责任。

查阅人员不得擅自将文件带出档案室外；

6.6.3.4借出的档案必须在五个工作日内归还，若需要延长借阅时间，则必须在归还日期之前填写《档案利用申请表》提出申请并经过相关领导的批准后方可延长。

借出的档案若没能在规定日期内归还同时也没有提出延长借阅申请的，逾期时间在五天之内的，由档案员催促其归还，逾期时间多于五天的，则通报给相关领导知悉，由部门主管督促其归还；若逾期一个月仍未归还的，则按丢失档案处理；

6.6.3.5借出后归还的档案，档案员要认真核对，详细检查，发现问题要向借阅人当面提出，查明情况并记录在《档案异常情况记录表》，视档案异常情况的严重性来决定是否向上级领导通报。

逾期借出的档案在归还后须及时补回延长借阅的申请表，若未能补回，则记录在《档案利用情况记录表》里，以便追溯缘由；

6.6.3.6借出的档案，因保管不慎丢失时，档案员须及时追查，并报告档案所属部门及时处理，将处理结果记录在《档案异常情况记录表》里；

6.6.3.7所有申请的档案复印件上，都需要盖上档号章作为识别；申请的扫描件也一样，先复印需要扫描的档案，盖上档号章后再进行扫描；

6.6.3.8当档案利用完后，档案员须及时在《档案利用申请表》上记录实际的利用情况（包括档案异常情况），并提交给利用人员当面签字确认；

6.6.3.9所有档案的查阅、借阅、复印和扫描等利用活动，都必须及时登记在《档案利用情况记录表》里，凡未经整理归档、登记完毕的档案，一律不得进行档案利用。

6.6.4公开档案的电子化共享：

对于使用率高、更新快、使用部门和人员多的文件，可考虑使用局域网，建立共享文件夹，以便相关人员的查阅利用，如公司的资质证明材料、规章制度等。

6.7保管期满档案的处理

6.7.1保管期满档案的鉴定：

对于保管期已满的公司档案，档案员须及时统计好列明清单，填写《档案保管期满处理表》，提交档案所属部门负责人进行审批，鉴定保管期满的档案是否需要销毁或者延长保管期限，审批确认后，由档案员执行相关的档案管理操作；

6.7.2档案的延期保管：

若鉴定后有档案需要延期保管的，部门负责人需填写清楚档案新的密级以及新的保管期限，档案员须及时更新延期保管档案的保管期限及密级；

6.7.3档案的销毁

6.7.3.1若鉴定后有需要销毁的档案，则由档案员将清单列在《档案销毁清册》上，并根据清单收集需要销毁的公司档案；

6.7.3.2销毁档案时，除了档案员外，还需要有销毁档案所属部门的其他人员在现场监销；

6.7.3.3销毁前，监销人员须确认需要销毁的档案是否与《档案销毁清册》上的一致，确认一致后方可开始销毁档案；

6.7.3.4监销人员确认档案已销毁后，在《档案销毁清册》上注明“已销毁”的字样，并双方签字确认。

7相关记录

8.1《档案素材移交申请单》

8.2《卷内目录》

8.3《卷内备考表》

8.4《案卷目录》

8.5《档案使用申请表》

8.6《档案利用情况记录表》

8.7《档案异常情况记录表》

8.8《档案保管情况统计表》

8.9《档案保管期满处理表》

8.10《档案销毁清册》

附表1：

档案素材移交申请单

序号

档案编号

文件名称

文件编号

页数/份数/册数

密级等级

保管期限

备注

注：

档案编号MY-01-A【2013】01-01意为MY总部经营管理类2013年经营资质类的第1个档案,具体请参照档案编号规则进行编码。

移交人/日期：

接收人/日期：

领导审批/日期：

领导审批/日期：

附表2：

卷内目录

序号

文件编号

文件名称

生效日期

备注

注：

可根据实际情况增加、更改目录检索信息以便查阅，如：

制定部门、页数、项目报送单位等。

附表3：

卷内备考表

档案编号：

本卷保管材料共份，共页

本卷情况说明：

立卷人：

日期：

检查人：

日期：

注：

用于档案管理，附在“卷内目录”后。

）

附表4：

案卷目录

案卷号

案卷题名

年度

页数

期限

备注

存放地点

附表5：

档案使用申请表

申请人

使用部门

使用日期

预计归还日期

文件编号

文件名称

份数

份页

文件类型

□原件□复印件

档案类别

□受控□非受控

使用事由

使用方式：

□借出本单位□借阅□查阅□摘记□复印其它：

使用部门经理：

档案保管部门经理：

分管副总裁：

实际利用情况：

档案保管员签收/日期：

附表6：

档案利用情况记录表

序号

文件编号

文件名称

份数

借出人

借出日期

档案保管员签字

归还日期

利用情况

备注

1

2

3

4

5