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集团合同管理细则
第一章总则
第一条为进一步完善集团合同管理,规范合同管理流程,明确合同签审、实施过程中相关责任,严格控制合同风险,充分维护集团利益,根据《中华人民共和国合同法》及其他相关法律,结合集团实际,特制定本细则。
第二条本细则适用于全集团在生产经营过程中产生的所有合同。
第二章合同的起草
第条合同发起部门负责对合同文本的起草及修订。
第条合同文本必须要素齐全、内容完整。
合同内容主要包括以下要素:
(一)部首部分,注意写明签约双方的全称、住所、签约时间、签约地点、联络方式、电话。
(二)正文部分,
1.标的;
2.数量;
3.质量;
4.价款或者报酬;
5.履行期限、地点和方式;
6.违约责任;
7.解决争议的方法;
8.根据法律规定及合同的性质还必须具备的其它条款。
(三)结尾部分,注意签约双方都必须使用合格的印章(公章或合同专用章),不得使用财务章或业务章等不合格印章。
同时要注明合同有效期限。
第条合同起草完毕后,起草部门应认真检查合同文本,并单独列出合同的重要要约事项、关键内容等核心条款(比如,标的、价款、履行方式和期限、违约责任等)后,连同合同正本一起报相关领导审批,以示强调和提醒。
第三章合同的审核与签批
第条严格实行合同签审责任制。
合同签审流程中各审签人要按照职责要求,认真审查,对签审内容负责。
第条合同审核与签批过程中的职责
(一)合同起草部门
合同起草部门是有效控制合同风险的重要源头。
在合同审核与签批过程中,合同起草部门负责人必须本着“诚信负责”的态度,对合同条款的真实性、完整性、可行性等进行核查。
(二)合同承办部门
对合同签约方的资质、信誉、履约能力、售后服务、合同标的的技术、质量、价格、品种、数量、需求的真实性、市场调查的客观性、标的进场时间、送货方式、双方的责任义务、合同条文起草、合同文本文字的规范、合法性审查负责;负责合同执行过程进行跟踪管理和监控;负责提供合同结算的原始依据。
(三)各公司的总工程师、综合部总经理
对合同标的的质量、技术、规格、品种、性能、安全全面负责。
建筑公司总工程师负责对签约的建筑工程分包、劳务分包队伍、技术服务单位的资质、资信及管理水平、技术水平、队伍素质进行审查;负责对施工材料(设备)采购订货合同中涉及到技术可靠性、品牌、质量、安全性进行审查;负责对合同文本中执行的技术标准、验收标准、安全责任及质保期限等条款进行审查;负责合同结算前的竣工验收及质保金返还审查等工作。
(四)各公司总经理
从公司全局出发,对合同签订的必要性、签约过程、合同文本的合法合规、投资额度、单价、付款方式、结算、质量技术、违约责任的合理性及可操作性负责。
(五)集团财务部、财务总监
对用款额度、用款计划、工商税务政策、内控计划指标负责。
重点负责对合同中付款条件,代扣代缴各种税费、财务担保、保证金、质保金、违约金收取等約定和资金使用额度进行审核、执行监控;负责组织实施合同的预付款、中间付款、合同结算、质保金返还等工作。
(六)集团监察审计部、监审总监
对合同的合法性、集团内控制度的合规性、合同标的价格、质量、品牌、付款条件、违约责任、责任范围的表述和界定的准确性等重要条款进行稽核;负责对合同执行过程及违约责任的履行进行监控;对合同预付款、中间付款及合同结算、质保金返还进行核查;根据工作需要安排开展合同效益审计;进行合同对合同标的的执行监督;对违规行为进行检查、处理。
(七)集团行政人事部
从全集团的行政管理、集团的建设发展出发,对非生产经营性行政采购合同标的的用途需求合理性、客观性负责进行平衡,对标的的性能、价格、数量负责。
(八)集团常务副总经理
对合同进行全面把关。
对各环节签审意见进行审查,在全面审核合同内容的完整性、合法性、签约的必要性基础上,做出同意与否的签约决定。
对重大合同的签订,提出提交董事会讨论的意见。
(九)集团董事长
对合同签订的年度、阶段性经费计划,对需要提交董事会讨论的重大合同,根据董事会讨论意见,作出批准与否的决定。
对所有合同的签订、执行,根据需要进行抽查、检查。
(十)集团法律顾问和法务专员
负责对合同的合法合规性进行全面把控,并及时提出合同条款的修正意见。
第条合同的审核与签批必须本着慎重、谨慎的态度,审核或签批人对合同的质量及安全性进行负责。
第四章合同的签订
第条签订合同,必须严格遵守国家的法律、法规及集团的有关制度、规定。
第条集团法律顾问和法务专员必须全程参与合同的签订,对合同签订过程中可能存在的风险进行预防与控制,并对合同签订过程的安全性进行负责。
第条签订合同时的注意事项
(一)签订合同,必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”和“保障质量、价廉物美、择优签约”的原则。
(二)合同签订时,如涉及集团几个单位的,签约前应事先在内部进行协商,取得一致意见后方可考虑签约。
(三)合同经办部门负责人或法人委托人在签订合同之前,必须认真考察、准确了解对方当事人的情况(包括:
对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及资质、资信情况、对方签约人是否为法定代表人或法人委托人、委托代理权限等),并及时与集团法律顾问或法务专员沟通,确保所签合同有效、有利。
(四)合同签订一律采用书面形式,原则上必须采用规范的合同文本。
(五)合同签约前,原则上签约人必须与集团法律顾问或法务专员相互交换意见,经确认无误后,方可开始签约。
第五章合同的履行
第条合同依法成立,即具有法律约束力。
一切与合同履行的有关的部门、人员,都必须本着“守合同、重信用”的原则,严格执行合同所规定的义务,确保合同的实际履行和全面履行。
第条合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。
没有合同条款或法律规定的,一般应以物资交清,工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
第条合同承办部门和各相关部门,应随时了解、掌握合同的履行情况,发现有违约或可能出现违约的问题时,必须迅速、及时处理并书面报告。
第条合同履行结束后,由合同发起部门须和合同承办部门一起,参与合同标的及其他要约事项的验收工作,对完全达到合同要求的方可进行验收。
第六章合同的变更或解除
第条如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时,应在法律规定或合理期限内,与对方当事人认真地进行协商,签订变更、解除合同的协议。
第条签约对方提出变更、解除合同的,应从维护本企业合法权益出发,从严控制。
变更、解除合同的手续,应按本《制度》和《四川AA建设集团合同及工程结算签审流程》规定的原审批权限流程执行。
第条变更、解除合同,一律采用书面形式(包括当事人、法定代表人、具有授权资格的委托人具名或盖章的双方的信件、函电、电传等;非原件形式的,应注明其传递形式),口头形式一律无效。
第条变更、解除合同的协议在未达成或未获批准之前,原合同继续有效,仍应履行。
但特殊情况经双方一致同意的例外。
第条因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免负责任的以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中予以明确规定。
第条任何人不得以变更、解除合同为名以权谋私。
第七章合同纠纷的处理
第条合同在履行过程中如与对方当事人发生争议和纠纷的,应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。
第条集团各公司、部门在处理合同纠纷时,应加强联系和沟通,积极配合,根据要求主动提供相关证据材料,统一意见,统一行动,不得互相推诿、指责。
第条产生合同纠纷后,应积极与对方协商,经双方协商达成一致意见的,应签订书面协议,由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。
如协商不成,在对方或我方提出仲裁、诉讼的情况下,应通过集团法律顾问按规定的仲裁、诉讼程序进行。
第条处理合同纠纷的原则是:
(一)坚持以事实为依据、以法律为准绳,法律没有规定的,以国家政策或合同条款为准。
(二)以双方协商解决为基本办法。
纠纷发生后,应及时与对方当事人友好协商,在既维护本企业合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,互谅互让,达成协议,解决纠纷。
(三)因对方责任引起的纠纷,应坚持原则,保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,减少我方损失;因双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。
第条在解决合同纠纷整个过程中,应在第一时间内主动与集团法律顾问或法务专员联系,并听取法律顾问的指导意见。
第八章合同的管理
第条集团行政人事部统一负责集团合同的管理,主要内容有:
(一)负责合同的收发、登记、归档及合同审批的传递、催办;
(二)负责合同文本审批过程中有关修改信息的传达和落实;
(三)负责集团合同的洽谈;
(四)建立合同台帐,收集合同签订及执行过程的有关资料(含合同附件、往来信函邮件、资质资信证明、法人委托书等;
(五)在法律顾问指导下,负责组织、协调合同纠纷处理及仲裁诉讼工作;
(六)指导各项目部兼职合同管理人员的合同管理工作;
(七)汇总、保管、存档与合同纠纷相关的证据资料。
第条集团印鉴管理员对集团合同用印须同时满足以下条件:
(一)根据合同性质,合同审批手续完备,相关领导均已在用印申请单上签字确认;
(二)根据合同文本规定及集团相关规定,合同份数齐全;
(三)合同专用章应严格按授权的范围使用,不准混用、代用或借用。
第九章奖惩规定
第条
第条
第十章附则
第条本细则的解释权归集团行政人事部。
第条本细则自发布之日起实施。
四川AA建设集团
二○一一年十二月九日
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