11 118设备采购管理.docx
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11118设备采购管理
11.8设备采购管理
11.8.1设备采购管理
11.8.1.1设备招标采购
为保证设备质量，对重大和关键设备，项目公司将委托招标公司进行招标采购，对辅助设备的采购由项目公司采购部门进行招标采购。
（如业主方有要求，则进口设备在业主方的参与与监督下通过国际招标的方式予以确认）
（1）招标文件的编制
招标文件的编制由采购部会同工程部负责编制。
招标文件必须明确（但不限于下述内容，以便投标人准确地进行综合考虑设备选型：
●《投标须知》
●《合同条款》
●《详细的技术规范书》
以及相关附件：
投标书格式、投标人承诺函格式、法人代表授权委托书格式、报价表格式、差异表格式、履约保函格式、投标保函格式、分包商／外购部件情况、大（部）件情况等内容。
（2）投标文件要求
为了择优选择设备供应商，投标单位必须提供下属资料：
1）投标人承诺函
2）投标人法定代表人授权书
3）投标人与合作伙伴（设备技术负责方）针对本设备技术的保证书
4）投标人资格、资信证明文件
5）关于投标人资格的声明函：
A企业法人营业执照（有效期内的工商局复印件）；
B生产许可证、有关鉴定材料；
C工厂简介（包括组织机构、生产能力、设备、厂房、人员等）；
D质量保证体系及其质量认证证明；
E经审计的近三年资产负债表、损益表及经营状况（包括销售额）；
F银行资信证明；
G投标人或在本工程中合作伙伴的业绩及目前正在执行合同情况（包括完成情况和出现的重要质量问题及改进措施）；
H近三年经济行为受到起诉情况；
6）其它文件和资料
报价表、投标保函、差异表
11.8.1.2投标人的要求
合格的投标人应具有圆满履行合同的能力，具体应符合下列条件：
●具有法人资格
●在专业技术、设备设施、人员组织、业绩经验等方面具有设计、制造、质量控制、经营管理的相应的资格和能力。
●具有完善的质量保证体系。
●业绩（投标人有同类技术的业绩）
●投标人或本设备中合作伙伴具有设计、制造与招标工程相同／相近设备5年以上良好的运行经验，在安装调试运行中未发现重大的设备质量问题或已有有效的改进措施。
●具有良好的银行资信和商业信誉，没有处于被责令停业，财产被接管、冻结，破产状态。
11.8.1.3评标要求
（1）评标原则
1）所有评标、定标原则和方法按照国家计委等七部委联合颁发的国家计委第12号令执行。
2）按照本招标文件第14条的评标办法，总分由高到低排列名次，得分最高前三名为中标后选单位，报招标评委小组审核。
3）由项目业主单位、相关部门和监督机构等派员组成招标领导小组，确保招标活动按照公正、公平、科学、择优的原则进行。
4）评标委员会由业主代表和机电设备专家组成。
5）招标得分前三名的投标单位作为中标候选人，排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗拒力提出不能履行合同，或者本招标文件规定应提交的履约保证金在规定的期内未能提交的，招标人可以确定排名第二的中标候选人为中标人，依次类推。
（2）评标办法：
1）依据国家计委第12号令精神，并结合本项目的具体情况，采用有标底招标，评标的百分制计分综合评估办法评标。
各投标人根据自己的经营情况、实力情况和市场行情，以及企业自身发展的策略自主投标报价。
2）评议指标和评分办法
评标时主要从下述几方面进行评议：
设备报价、技术方案、投标人在环保行业中的影响及组织设备成套特点或资金优势和信誉、投标人业绩、满足招标书商务条款。
11.8.2招投标管理制度
●认真贯彻执行有关建设工程招标投标法律、法规、规章和政策。
●本公司的建设工程（含设计，监理，施工，安装和设备采购等），按照招标投标法的规定，向社会公开招标。
●进行招标的工程，应当按照《招标投标法》和《建筑法》等法律、法规认真进行招标。
建设项目的招标文件应按规定报主管部门审批。
●实行公开招标的建设项目，应在国家规定的媒体上发布招标信息。
采用邀请招标的，必须屡行审批手续；对于依法必须招标的工程不进行招标，或者化整为零及其他任何方式规避招标的，一经发现必须依法制止。
●禁止通过设定歧视性资质要求、不依法发布招标信息或限制购买资审文件等方式，排斥外地企业参加投标。
●按照规定，依法组建一个由公司代表和有关技术、经济等方面专家组成的评标委员会。
其中专家人数应占评标委员会总数的2／3以上。
评标专家由董事会提供或由有关主管部门确定。
评标专家应客观、公正地履行职责，遵守职业道德，对所提出的评审意见承担个人责任。
任何人不得干预评标专家正常的评标活动。
●评标工作要公平、公正。
评标原则和办法须在招标文件中载明，不得在开标后制订新的评标标准和办法。
评标时要对投标人公平对待，不得制订歧视性或排他性评标标准。
●必须根据评标委员会推荐意见确定中标人，不得在评标委员会推荐的中标候选人以外确定中标人。
●投标人相互串通投标，或者与招标人串通投标以及投标人以非法手段谋取中标的，中标无效。
杜绝招投标中不正当交易和腐败现象：
招标人虚假招标，私泄标底，投标人串通投标，投标人与招标人之间行贿受贿现象，中标人擅自切割标段、分包、转包、吃回扣、钱权交易等违法犯罪行为。
●严禁违法压价或以低于本企业成本的报价搞不正当竞争。
严禁没有取得相应的资质证书或越级承揽工程的投标单位中标。
●严禁总承包单位违法分包或层层转包。
对于违法分包或层层转包的，必须依法纠正。
●严禁本公司人员泄密、串通投标人、吃回扣、权钱交易等一切违法犯罪行为，一旦发现，公司将严厉查处，情节严重的，交司法籍贯依法惩处。
●本公司建设项目的招标工作，由公司总经理负责总体部署和审核，分管副总经理负责组织、协调、把关和督促，业务部门负责具体办理，财务部和综合部配合。
●本管理制度在实施过程中不断健全和完善。
11.8.3采购部门的划分
（1）内购：
由国内采购部门负责办理。
（2）外购：
由国外采购部门负责办理，其进口业务由业务部门办理。
（3）总经理对重要原材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。
必要时由总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
11.8.4标准采购作业程序
根据国家相关规定，该项目主要设备将采用公开招标或邀请招标的方式进行设备采购。
采购作业从收到“请采购案件”开始进行分发采购案件，经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料、采购纪录”及其他有关资料后，开始进行设备采购公开招标或邀请招标，经过评标、议标和合同谈判后，依核决权限订购。
11.8.5采购作业细则
11.8.5.1请购
（1）一般规定
1）请购部门的划分
各项材料的请购部门如下：
A常备材料：
生产管理部门
B预备材料：
物料管理部门
C非常备材料：
a.订货生产用料：
生产管理部门
b.其他用料：
使用部门或物料管理部门
2）请购单的开立、递送
A请购经办人员应依存量管理基准、用料预算、参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后，依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单（内构）（外购）”附幅“请购案件寄送清单”送采购部门。
B需用日期相同且属统一供应厂商供应的统购材料，请购部门应依请购单浮标，一单多品种方式，提出请购。
C紧急请购时，由请购部门于“请购单…‘说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。
D材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”即“预定试车期限”。
E业务用品用物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，添置“请购单”提出请购。
3）请购核决权限
A内购：
a.原材料：
i.请购金额预估在10万元至50万元者，由部门经理核决。
ii.请购金额预估在50万元以上者，由总经理核决。
b.财产支出：
i.请购金额预估在2000元至2万元者，由部门经理核决。
ii.请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。
c.总务性用品：
i.请购金额预估在2000元至l万者，由部门经理核决。
ii.请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。
B外购：
i.请购金额预估在10万元（含）以下者，由部门经理核决。
ii.请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。
11.8.5.2请购案件的撤销
（1）请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部停止采购，同时与“请购单（内构）”或“请购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。
（2）采购部门办妥撤销后，依下列规定办理。
1）采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。
2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销并由物料管理部门据以将原请购退回请购部门。
3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。
11.8.6国内采购作业处理
11.8.6.1招标采购
（1）采购经办人员接获“请购单（内构）”后应依请购案件的缓急，开始编制招标文件或委托招标公司进行招标。
并通过电视、报纸和互联网络的形式向外公示。
（2）对于厂商投标书进行开标评标后，确定三家预中标单位，并通知他们分别进行合同谈判。
并将结果上报核决。
（3）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件时，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
11.8.6.2订购和合同签订
（1）采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购和签订合同，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”即“包装方式”。
（2）若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。
11.8.6.3付款
（1）物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告单”章）送采购部门，发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。
会计部门应于结帐前，办妥赴款手续。
如分批收料者，“请购单（内构）”的会计联须与第一批收料后送会计部门。
（2）内购材料须待试车检查者，其订立合同部分，以合同规定办理付款，未定合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。
（3）短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
11.8.7进口设备采购作业一般处理
该部分主要是针对确实需要从国外进口，采用国家招标的方式进行招标采购询（含进口事务、关务）。
11.8.7.1招标采购
（1）采购部门应提前5个月制定详细的国外设备采购清单。
（2）外购部门以“请购单（外购）”的需求日及急缓件加以整理，并编制国际招标文件或委托国家招标公司进行设备招标。
（3）请购的材料规范较复杂的，外购部门应附上各厂商所包材料的重要规范并签注意见后，会请采购部门确认。
11.8.7.2呈核及核决
（1）议价完成后，外购部门应填制“请购单（外购）”，拟定“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依据采购核决权限核决。
（2）采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限中心呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍由原核决主管核决。
11.8.7.3订购与合同
（1）“请购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。
（2）需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。
11.8.7.4进度控制及异常处理
（1）外购部门应以“请购单（外购）”即“采购控制表”控制外购作业进度。
（2）外购部门于每一作业延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”注明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。
（3）外购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记名异常原因及处理对策，通知请购部门，并依据请购部门意见处理。
11.8.7.5进口签证
外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单（外购）”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”（需在一星期内办妥结汇时，加添“紧急外购案件联络单”）送进口单位办理签证。
进口单位应依预定日期向“外贸局”办理签证，并于“输入许可证”核准时通知外购部门。
11.8.7.6进口保险
（1）FOB、FAS、C&F条件的进口案件，进口单位应以“请购单（外购）”外购部门指示的保险范围办理进口保险。
（2）进口单位应将承保公司指定的公正行在“请购单（外购）”上标示，以便货品进口必须公正时，进口单位凭联络该指定的公正行办理公证。
11.8.7.7进口船务
（1）FOB、FAS进口案件，进口单位（船务经办人员）接获“请购单（外购）时，应视其"装运口岸装船期限“并参照航运资料，原则上选定三家以上船运公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。
（2）进口单位（船务经办人）应将所选定的船运公司或承揽商名称，提供进口结汇经办人员，于“信用状开发申请书”列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。
（3）如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单（外购）”上注明，避免在信用状指定船运公司而委由发货人代为安排装船。
11.8.7.8进口结汇
进口单位应以“请购单（外购）”标示的“信用状日期”办理结汇并与信用状（L/C）开出后以“开发L/C快报：
”通知外购部门联络供应厂商。
11.8.7.9进口报关
（1）关务部门收到“请购单（外购）”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”（含外购收料单）送材料库办理收料。
（2）不结汇进口物品，进口单位应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门确认需要提货办理报关提货。
如系无价进口材料、补运赔偿及退货换料等，保管事关务部门应开立"外购到货通知单（含外购收料单）”通知收获部门办理收料。
（3）关税缴纳前，进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。
（4）船边提货的进口材料，进口单位应于后抵港前办妥缴税或记帐手续，以便船只抵港时，及时办理提货。
（5）海关鼓水的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。
押款提货的案件，进口单位应于“进口报关追踪记录表”纪录。
11.8.7.10索赔
（1）外购部门接到收货异常报告（“材料检验报告表”或“公正报告”）时，应立即填制“索赔记录单”来弄索赔资料较索赔经办部门办理。
（2）以船运公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象的，由外购部门办理索赔。
（3）索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。
11.8.7.11退货或退换
（1）外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位以政府规定期限向海关申请。
（2）出口、进口的有关事宜，外购部门应负责办理，其进出口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
（3）退换的材料进口时以本节有关规则办理。
（4）质量复核
采购单位就企业内使用的材料质量予以复核。
（如材料的选用、质量检验等）。
11.8.8设备验收管理办法
公司将对设备的验收及入库均依本办法作业。
11.8.8.1待收设备
设备管理验收人员借到采购部门转来已核准的“采购单”时，按供应商、物料别及交货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利设备验收作业。
11.8.8.2设备接收
11.8.8.2.1国内设备接收
（1）设备进厂后，设备管理人员不惜依“采购单”的内容，并核对供应商从来的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清查数量无误后，将到货日期及实收数量填记于“请购单”，办理接受手续。
（2）如发掘所送来的设备与“采购单”上所核准的内容不符合时，应即时通知采购处理，并通知主管，原则上非“采购单”上所核准的设备不予接收，如采购部门要收下该设备时，设备人员应告知主管，并于单据上注明实际接收设备情况，并会签采购部门。
11.8.8.2.2外购设备接收
（1）设备进厂后，设备管理接收人员即会同检验单位依“装箱单”及“采购单”开柜（箱）核对材料名称、规格并清点数量，并将到货日期及实收数量填于“采购单”。
（2）开柜（箱）后，如发觉所载的设备料与“装箱单”或“采购单”所记载的内容不同时，通知办理进口人员及采购部门处理。
（3）其发觉所装载的设备有倾覆、破损、变质、受潮……等异常时，接收人员即时通知采购人员联络公证处前来公正或通知代理商前来处理，并尽可能维持异状态以利公正作业。
（4）对于由公正或双方确认，设备管理接收人员开立“索赔处理单”呈主管核示后，送会计部门及采购部门督促办理。
11.8.8.2.3材料待验
进厂待验的设备，必须于物品的外包装上贴设备标签并详细设备号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划“待验区”以为区分，设备接收后，接收人员应将每日所收料品汇总填入“进货日报表”以为入帐清单的依据。
11.8.8.2.4短交处理
交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门联络供应商处理。
11.8.9设备验收规范
（1）为利于设备检验验收的作业，质量管理部门就设备重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的设备质量研订“设备验收规范”，呈总经理核准后公布实施，以为采购及验收的依据。
（2）设备检验结果的处理
1）检验合格的设备料，检验人员外包装上帖合格标签，以示区别，物料管理人员再将合格品入库定位。
2）不合格验收标准的设备，检验人员于物品包装帖不合格的标签，并于“材料检验报告表”上注明不良原因，经主管核示处理对策并转采购部门。
11.8.10设备采购计划
详见下表：
表11.8-1设备采购计划
序号
项目
开始时间
结束时间
1
垃圾接收、储存及上料系统
2008年5月26日
2008年8月23日
1.1
地磅
2008年5月26日
2008年6月24日
1.2
垃圾抓斗起重机
2008年5月26日
2008年8月23日
2
垃圾焚烧系统
2008年3月7日
2008年9月8日
2.1
焚烧设备
2008年3月7日
2008年4月20日
2.2
焚烧系统其他设备
2008年4月21日
2008年9月8日
3
余热利用系统
2008年9月22日
2008年12月14日
3.1
余热锅炉（含耐材）
2008年10月30日
2008年12月14日
3.2
余热锅炉其他部分
2008年10月30日
2008年12月14日
3.3
汽轮机及发电机
2008年9月22日
2008年11月21日
3.4
辅机
2008年9月22日
2008年11月21日
4
烟气净化系统
2008年3月7日
2009年3月20日
4.1
喷雾反应塔及旋转雾化器
2008年3月7日
2008年4月20日
4.2
布袋除尘器
2008年10月15日
2008年12月14日
4.3
其他
2008年12月14日
2009年3月20日
5
残渣处理系统
2008年11月21日
2009年3月29日
6
电气系统
2009年3月9日
2009年7月22日
7
自控仪表
2008年12月26日
2009年5月28日
8
配套设备
2008年10月22日
2009年7月27日
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