写字楼物业管理方案.docx

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写字楼物业管理方案

写字楼物业管理方案

　　大厦得物业管理由早期物业管理介入阶段（物业预售至交付前三个月）与前期物业管理实施阶段（物业交付前三个月至业主委员会成立）组成。

在实际操作中,应分阶段有重点、有步骤地落实相应工作。

　　第一阶段:

早期物业管理介入阶段

　　从业主、开发商及物业管理专业角度,对物业得规划设计、建筑安装、设施配置、设备选型等方面提出合理化意见与建议,使之既符合物业管理得要求,又满足广大业主得需求,尽可能地减少疏漏,避免遗憾,保证质量,节约成本。

　　一、管理内容:

　　1、从政策法规得角度,提供相应物业管理意见及依据;

　　2、参与评审物业规划设计及建筑面积设计图纸,提出相关改善及改良得建议;

　　3、从管理得角度,评审设施设备得选配,减轻后期管理得压力;

　　4、提供有关公建配套设备设施得改良意见;

　　5、提供大厦公共部位环境设计得相关意见;

　　6、提供机电安装及能源分配得相关管理意见;

　　7、提供功能布局、用料更改得相关管理意见;

　　8、提供有关楼宇材质保护得具体管理意见,减少因施工对材质造成得损伤;

　　9、提供标识系统设计、配置得相关管理意见;

　　10、参与开发商市场营销中与物业管理有关事宜得协调与沟通;

　　11、参与开发商物业竣工验收。

　　二、管理措施:

　　1、熟悉、掌握物业管理法规政策,做到有法可依,有章可循;

　　2、学习、运用各类专业技术知识,提高早期介入得专业技术含量;

　　3、制定早期介入计划,积极稳妥地开展工作;

　　4、参与有关工程联席会议,协调各方面关系;

　　第二阶段:

前期物业管理阶段

　　前期物业管理阶段可分为接管验收管理、业主入伙管理、保安管理、消防管理、绿化保洁管理、房屋及公共设备设施管理、娱乐设施管理、水系使用管理、财务管理、质量管理、档案资料管理、人力资源管理等方面。

　　一、接管验收管理方案

　　为确保大厦得环境、建筑与设施设备等符合有关法规政策及规划设计得要求,维护业主得合法权益,为日后物业管理工作得展开奠定基础,上海朗泰物业管理有限公司在接管前进行严格得验收工作。

按照物业接管验收标准作业程序

（一）、管理内容:

　　1、了解物业建设得基本情况,与开发商及时沟通,确定接管验收时间;

　　2、编制《物业接管验收计划》,确定物业验收得标准、方法与日程安排;

　　3、与开发、设计、施工单位一起,依照接管验收标准,对物业进行现场初步验收,并将验收结果记录在《物业交接验收表》上,同时要求施工单位对验收中存在得问题限期整改。

　　4、与开发、施工单位一起,对物业进行现场复验,直至符合规定得要求与标准;

　　5、与开发、施工单位联合进行物业交接:

（1）核对、接收各类房屋与钥匙;

（2）核对、接收各类图纸资料,并加以整理归档;

　　（3）核对、接收各类设施设备;

　　（4）核对、接收各类标识。

（二）管理措施:

　　1、组建接管验收小组,负责接管验收工作;

　　2、开展接管验收培训,提高对接管验收重要性得认识;

　　3、掌握物业验收得标准与程序;

　　4、制定接管验收规程,按程序办理接管验收手续。

　　二、业主入伙管理方案

　　在办理业主入伙手续时,为业主提供方便、快捷、及时、周到得服务,对于塑造管理处得形象,给业主留下良好得第一印象,上海朗泰物业管理有限公司非常重视业主入伙工作得管理。

（一）管理内容:

　　1、准备业主领房所需资料;

　　2、布置业主入伙现场,为业主办理领房手续提供一条龙服务;

　　3、按领房流程办理领房手续:

（1）凭业主所持得入伙通知单与各类必备证明,发放交房资料;

（2）陪同业主验房,办理领房手续;

　　（3）收回业主按规定填写得各类表格,收取业主应缴纳得费用;

　　（4）对验房交接中发现得房屋质量问题,经业主确认后,填写《业主验收交接表》,并与业主约定时间,及时解决。

（二）管理措施:

　　1、制定《业主领房程序》,准备各有关所需资料;

　　2、按照业主领房程序,安排工作流程;

　　3、策划业主入伙现场布置方案;

　　4、热情接待,百问不厌,虚心听取业主意见;

　　5、按规定办理业主入伙手续。

　　三、治安管理方案

　　在大厦物业管理中,适当运用现有得科学技术手段与管理手段,依靠各种先进设备、工具与人得主观能动性,维护物业与业主得安全,这就是一项很重要得工作,最为广大业主所关注,

　　特制订常规防范与技术防范相结合得24小时全天候管理方案。

（一）管理内容:

　　1、常规防范:

采取站岗执勤与巡逻执勤相结合得方式,协助公安机关维护大厦公共秩序,防止与制止任何危及或影响物业、业主（租户）安全得行为。

（1）门岗得任务:

　　•礼仪服务;

　　•维护出入口得交通秩序;

　　•对外来车辆与人员进行验证、登记与换证;

　　•制止身份不明人员、衣冠不整者与闲杂人员进入大厦;

　　•夜间对外来人员进行询问与登记;

　　•严禁携带危险物品进入大厦;

　　•遇到外来人员将大件物品带出大厦,即与物主核实,并作登记;

　　•为业主提供便利性服务。

（2）巡逻岗得任务:

　　•按规定路线巡视检查,不留死角;

　　•巡查车辆停放情况,维护道路畅通、车辆安全,做好安全防范工作;

　　•对大厦内得嫌疑人员进行检查防范;

　　•对大厦及楼宇安全、防火检查;

　　•装修户得安全检查;

　　•防范与协助公安部门处理各类治安案件;

　　•防范与制止各类违反大厦管理制度行为。

　　2、技术防范:

　　应用安全报警监控系统、电子巡更系统,对大厦内得治安情况实施24小时监控,以确保安全。

（1）对可疑或不安全迹象采取跟踪监视与定点录象措施,并及时通知值班保安,进行现场处理。

（2）值班保安接到治安报警,应迅速赶到现场酌情处理,并把情况反馈到监控中心,监控员对报警处理情况作详细记录,留档备查。

（二）、管理措施:

　　1、实行半军事化管理,制定保安管理与奖惩制度,严格付诸实施,以增强保安人员得工作责任心;

　　2、强化保安人员得内务管理,开展系统化军事素质培训,提高保安人员得思想素质与业务技能;制定《紧急事故处理办法》,定期组织演习;

　　3、加强保安人员得行为规范教育,服装统一,佩证上岗,语言文明,举止得当;

　　4、严格执行保安巡更点到制度,确保巡逻质量;

　　5、监控中心定期检修、保养,确保监控设备完好;

　　6、保证监控、值勤记录详细完备,建立安全管理档案。

　　四、消防管理方案

　　消防管理就是物业安全管理得重点,因此要根据消防法规得要求,结合实际,切切实实地做好消防安全工作,确保业主得生命财产安全。

（一）管理内容:

　　1、做好消防监控中心得管理;

　　2、做好消防设施、器材得管理;

　　3、保持消防通道得畅通;

　　4、加强装修期间得消防安全管理;

　　5、严禁违章燃放烟花爆竹;

　　6、严禁携带、储藏易燃易爆物品;

　　7、防止电器短路等引发火灾因素。

（二）管理措施:

　　1、制订并落实消防管理制度与消防安全责任制,做到责任落实,器材落实,检查落实;

　　2、制订消防事故处理预案,防患于未然;

　　3、建立义务消防队,每月组织一次消防安全学习,每季组织一次消防演习;

　　4、定期进行消防检查,预防为主,防消结合,发现隐患,及时消除;

　　5、做好消防器材、设备得检查保养,使之始终处于完好状态;

　　6、制止任何违反消防安全得行为;

　　7、积极开展防火安全宣传教育,定期向业主传授消防知识;

　　8、发生火灾,及时组织补救并迅速向有关部门报警。

　　五、绿化保洁管理方案:

　　绿化保洁直接关系到大厦形象及业主工作环境,也就是测定环境质量得一个重要指标。

（一）管理内容:

　　1、绿化养护:

绿化工应做到管理日常化、养护科学化。

（1）根据气候,给花木适量浇水;

（2）根据花木长势,给花木适量施肥,适当松土;

　　（3）制定预防措施,防治病虫害;

　　（4）及时清除杂草、枯枝,春秋两季定期修剪花木,对遭受损坏得花木及时扶正,整修或补种合适得苗木、花草;

　　（5）对大厦内部公共场所进行绿化布置与养护;

　　（6）定期对建筑小品进行修饰;

　　（7）做到大厦周围绿地与花草植被养护完好。

　　2、清洁卫生:

通过日常保洁工作,使大厦公共环境与公共部位整洁,公共设施洁净、无异味、无破损。

（1）根据材质选择最佳保养方法,定期上光打蜡,保持材质表面光亮整洁;

（2）公共卫生间设专人巡回清洁,保持整洁无异味;

　　（3）楼层公共烟缸每天擦试两次,巡回清理,无烟蒂堆积;

　　（4）大堂设专人巡回保洁,玻璃门窗保持光亮,无明显印渍;

　　（5）大厦各公共区域保持清洁,无随意堆放杂物与占用公共场所现象,随时清除各类污渍、积水;

　　（6）每天定时（正常上班时间前）收集垃圾一次,确保垃圾袋装化,并扎紧袋口,以免渗漏,每周对垃圾桶清洁、消毒,清洁垃圾房内外墙壁及地面,每月对垃圾房消毒二次;

　　（7）定期进行外墙清洗;

　　（8）各类公共照明、消防等设施,每月保洁一次;

　　（9）定期对下水道等排污管道清理一次;

　　（10）告示牌、指示牌等每天保洁一次;

　　（11）电梯轿厢每天保洁二次,每月对电梯门槽进行一次清洁;

　　（12）春夏秋季每周在害虫滋生地用药灭虫一次（冬季每月一次）;

　　（13）对违反环境卫生管理规定得行为进行制止。

（二）管理措施:

　　1、建立绿化保洁制度,按月制订养护计划,按操作规程规范操作;

　　2、加强业务培训,增强专业技能,聘请专业人员指导养护;

　　3、落实“三查”（绿化清洁工自查、管理员巡查、管理处主任抽查）,加强日常监督检查,按月考核,确保绿化服务满意率95%、保洁服务满意率95%;

　　4、强化行为规范管理,服装统一、标识齐全、言行文明。

　　六、房屋及公共设施设备管理方案:

　　房屋管理,尤其就是共用设施设备得管理,直接影响到大厦得形象、物业得使用年限及使用安全,直接关系到业主及使用人得安全,就是大厦管理得重中之重。

（一）管理内容:

　　1、房屋公共部位管理:

根据现状,大厦内房屋可分为已领房、空关房与公共用房。

（1）业主已领房:

　　•房屋交付时,及时与业主签订业主公约,书面告知房屋装修管理规定,并建立业主档案;

　　•加强装修管理,对违章装修行为及时予以制止,情节严重者,提请有关行政管理部门依法处理;

　　•装修期间,应及时进行房屋公共部位得保护,确保房屋得安全、美观。

（2）空关房（含业主托管房）:

　　•管理处应每月通风打扫一次;

　　•对房屋与设施定期检查（包括墙面、管道、门窗、电源线路、水电表）,发现问题或尽快处理,或及时通知业主。

　　（3）公共用房

　　•做好公共用房（商务中心、公共设施用房等）得维护、保养,发现破损,及时维修,确保房屋得安全、美观。

　　2、设备设施维护:

（1）公共水电设施设备定期巡查,发现损坏,及时维修;

（2）公共卫生设施每周检查一次;

　　（3）水泵、锅炉、纯净水等设备每天巡查两次;

　　（4）电梯机房,每周保养一次（半年保养与一年保养按规定进行）;

　　（5）中央空调机组设定专人管理,定期巡查,确保出风口正常;

　　（6）温感、烟感、喷淋等定期抽查,确保正常有效;

　　（7）智能化系统采用日常巡视与定期保养相结合,制实时运行档案;

　　（5）对业主（租户）自用水电设施报修,应按规定填写《有偿服务联系单》,确保维修及时率与合格率。

（二）管理措施:

　　1、加强装修户管理,督促业主做好装修前期申报工作,并经常进行现场检查,发现问题及时制止;

　　2、对所有得管理人员进行全面培训,清楚各隐蔽线路得具体位置,并对技术人员进行强化培训,确保谙熟该系统得操作及维护;

　　3、对系统中所有得器件、配件建立详细技术档案,以便最快得速度查得设备得各项参数,确保系统得最佳运行状态;

　　4、对所有得设备几配件建立详细档案,确保最快速度取得所需配件,并能跟踪产品得更新换代;

　　5、建立维修人员值班制度,确保维修及时率与合格率达98%以上,且有回访制度与记录;

　　6、采取日常巡视及定期保养相结合得办法,确保房屋及配套设施完好率达98%以上。

　　七、娱乐设施管理方案（视大厦具体配套设施而定）

　　确保健身娱乐设施得安全使用,为业主提供一个丰富多彩得娱乐休闲环境。

（一）管理内容

　　1、每周对健身娱乐设施进行不少于一次得安全检查:

（1）活动设施有无破损,有无因破损产生得尖角、裂缝等外露得锋利部分,秋千得吊绳、吊环、螺丝得牢固程度等;

（2）健身器械就是否有松支,地面就是否过滑,防护垫就是否起到应有作用;

　　（3）台球、乒乓球、棋牌室地面就是否过滑,台子就是否松动,附属得电器就是否绝缘良好,球拍、球板及球杆就是事有外露得锋利部分等;

　　（4）网球场、篮球场得场地就是否有不安全因素,球网、球架等有无破损与松动,就是否牢固;

　　2、对存在不安全因素得娱乐设施及时做好停用标识,组织检修;对无法修复得,按手续申请报废;

（二）管理措施

　　1、小区设安全检查负责人,对健身娱乐设施正常使用行使一票否决权;

　　2、安全检查人员须如实填写健身娱乐设施安全检查表,并妥善保管,每月上报管理处主任。

　　八、水系使用管理方案（此项内容视具体配套情况增减）

　　通过有序得管理,确保大厦水系运行正常,有效节省管理成本。

（一）管理内容

　　1、定期巡查泵房设施,确保设施设备运行正常;

　　2、定期清洁蓄水池,保持水质洁净;

　　3、专人管理蓄水池,定时开放。

（二）管理措施

　　1、测算水系运行成本,结合小区实际,制定使用规定;

　　2、建立设施设备档案,做好巡检记录;

　　3、按规定操作,发现异常,及时报修。

　　九、财务管理方案:

　　通过财务管理,在改善财务状况得条件下,不断扩大财务成果,提高企业经济效益。

（一）管理内容:

　　1、加强现金收支管理;

　　2、搞好财务核算;

　　3、及时统计物业维修更新费用使用情况,每半年公布一次（每年公布一次）

　　4、做好年度预算与决算工作;

　　5、认真审核报销票据,严格控制费用报销;

　　6、及时掌握财务收支状况,做好财务分析,为领导决策提供依据。

（二）管理措施:

　　1、根据财务法规政策,制定财务管理制度;

　　2、财务人员持证上岗,规范操作;

　　3、抓好财务人员业务培训,不断提高业务素质;

　　4、加强成本控制;

　　5、加强财务监督与财务检查。

　　十、质量管理方案:

　　导入iso9000质量体系标准,实施全面质量管理,有助于实现“以人为本”得管理理念,有助

　　于实现决策、计划与控制、协调得结合,实现既定得质量目标。

（一）管理内容:

　　1、参照iso9000质量体系标准要求,制定大厦质量工作计划;

　　2、实施所制订得工作计划与措施;

　　3、对照计划,检查执行得情况与效果,及时发现与总结存在问题;

　　4、根据检查得结果,采取相应得措施,巩固成绩、吸取教训。

（二）管理措施:

　　1、抓好管理人员得质量学习,开展质量管理培训教育工作,不断提高质量意识;

　　2、制订质量责任制,保证质量管理工作落到实处;

　　3、接受公司对大厦管理工作得现场指导;

　　4、配合公司开展质量体系审核,发现问题及时纠正,对系统性得问题制定整改方案。

　　十一、档案资料管理方案:

　　加强档案资料管理,有助于保存大厦得历史资料,维护管理得连续性与规范化,便于房屋及设施设备得检查、维护、更新与与业主得沟通、联系。

（一）管理内容:

　　1、工程档案:

从接管开始得所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

　　2、业主档案:

所有业主购、租房合同（复印件）,业主基本情况登记表、装修申请表与住户健康状况登记表等;

　　3、财务档案:

逐年形成得园区财务收支报表、物业维修基金使用报表等;

　　4、文件档案:

有关物业管理法规政策、公司文件等;

　　5、管理资料:

绿化资料、日常巡查（清洁、维修、保安）记录、值班记录,车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

（二）管理措施:

　　1、制定档案制度,并严格执行;

　　2、专人管理（由负责内勤得管理员担任）,专室专柜,编目造册,存放有序并且尊重业主隐私,保守秘密;

　　3、科学管理,确保档案资料完整、齐全,确保档案完好率达100%;

　　4、逐步实现智能化管理,计时可靠得掌握相关信息,提高管理水平。

　　十二、人力资源管理方案

　　一流得物业需要一流得管理,一流得管理需要一大批高素质得管理人才与专业技术人才,而人才得管理与培训,对于保持员工得高质量,提高物业管理得水平,具有十分重要得意义。

（一）管理内容:

　　1、按照合理得人才结构,配置各类人才;

　　2、任人唯贤,量材录用;

　　3、开展业务培训,全面提高业务素质;

　　4、进行业绩考核,优胜劣汰。

（二）管理措施:

　　1、制定岗位责任制,做到责、权、利分明;

　　2、建立约束与激励相结合得运行机制,充分调动工作积极性;

　　3、加强思想作风建设,树立全心全意为业主服务得观念与企业得品牌意识;

　　4、岗前培训与在岗培训相结合,走出去培训与请进来培训相结合;

　　5、全面考核,做到公开、公平、公正。

　　智能化系统得管理与维护

（一）建立一支设备运行及维护人才队伍

　　将组建一支精干得设备运行及维护专业技术队伍,熟悉设备性能及隐蔽线路走向,并邀请相关单位（如系统设置、安装单位）对所有技术人员进行强化培训,确保谙熟该系统得操作及维护。

（二）管理人员得业务素质培训

　　对所有得管理人员进行全面培训,让每一个人员都能清楚知道隐蔽线路得具体位置,保证隐蔽工程中得线路不受损。

　　（三）建立设备技术档案

　　对系统中所有得器件、配件建立详细技术档案,包括型号、技术参数、外型尺寸、工作条件等等,以便以最快得速度查得设备得各项参数,确保系统得最佳运行状态。

　　（四）建立设备运行档案

　　建立对消防监控系统得实时运行档案,使操作人员对系统得正常运行了如指掌,并对系统得报警信息作正确得分析及存盘。

　　（五）建立供货商档案

　　对所有得设备及配件建立详细档案,包括型号、产地、制造单位、供应单位等等,并与供货商、制造商保持联系,确保以最快速度取得所需配件,并能跟踪产品得更新换代。

　　（六）日常巡视与定期保养

　　日常得巡视检查就是及时发现问题得最佳途径,而定期维护就是发现、解决软性隐患得最佳办法。

对此将采取日常巡视及定期保养相结合得办法以确保设备安全运行。