财务档案管理制度.docx
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财务档案管理制度
财务档案管理制度
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第1篇：
财务档案管理制度
财务档案管理
1.财务文件、会计档案范围：
1）各种财务文件、资料；
2）所有的原始凭证、记帐凭证、原始单据等；
3）会计帐簿、会计报表、财务分析报告等；
4）对帐记录、库存收发存记录、盘点记录；
5）银行对帐单、银行存款余额调节表；
6）会计移交清单、保管清单；
7）各期授权人授权书；
8）重要年度合同、协议等。
2.日常财务文件管理：
1）财务会计人员日常办公用的资料必须标准化管理，合同、文件、未结单
证必须分类在不同的文件夹中，并根据重要程度妥善保管。
个人保管的档案必须做到有标识、有目录、查询快的目视管理。
2）个人保管的档案、文件等对应的业务已经结案或过期的应及时整理完整
提交总帐会计统一存档。
3）各岗位需要存档的文件包括：
①.各会计部经理：
各公司会计核算和财务管理方面的补充制度、各事
业部内部授权文档、月经营活动分析等相关内部控制管理文件、现
金、有价票据、银行存款盘点记录、新旧会计移交文档、出门条控
制记录，税务资料，海关资料，银行资料等；
②.材料会计：
每月的明细收发数据库、月末库存数据、应付账款和预
付账款对账单、仓库盘点记录和工具盘点记录、材料分析、待处理
清理记录、索赔跟踪记录、合格分供方档案、信用证资料、采购业
务年度合同、材料储备定额、材料价格比对数据库、采购费用标准
等；
③.成本会计：
盘点记录、定额管理制度、成本结转资料、成本月分析、
成本报表、成本年度计划、水电的统计数据、成本信息跟踪与反馈、定额考核过程的问题及结案汇总等；
④.产成品会计：
每月的产成品进、出库数据、库存数据、
盘点记录、清理库存的文挡和明
细、库存分析等；
⑤.销售会计：
各客户的应收账款月对账单、超期应收款的催款函、应
收账款账龄分析、分客户销售分析数据、业务费结算数据、销售月
分析、各客户的报价合同及相关运费等协议等；
⑥.固定资产会计：
每月固定资产清单、资产编号规则、折旧计提数据、
投保明细、各年度房产税应交明细、进口设备相关海关监管资料、
国产设备再投资退税、盘点记录等；
⑦.总帐会计：
一、二级帐本、凭证的文档和凭证本身、费用分析、相
关费用的预算制定资料、会计报表及相关数据库、其负责范围内的
往来帐对账单、银行存款对账记录等；
⑧.税务会计：
发票核销记录、年度清算资料、报税资料等一系列税务
相关的交税依据数据和文件等。
3.财务档案管理：
1）建立财务文件档案管理，实行分类装订，规范填写原则，分别将会计凭
证、会计帐簿、会计报表、财务文件装订成册，按年度分册编制会计档案案卷目录，并加盖财务专用章，保证会计档案资料完整无缺。
会计档案案卷目录，每年合编一本，保证资料完整性、安全性，并在目录前加订一页《会计人员情况表》。
2）装订会计凭证时，以记帐凭证的时间顺序编号排列，每月根据凭证数量
的多少装订成册，一本为一卷，每本厚度以200页左右或二厘米左右为宜，装订时清除金属物，各种大小不等的原始凭证要按记帐凭证的大小折叠，加上凭证封面和封底，在左上角处用线装订，再用封纸包角，由会计主管或总帐会计在封纸包角骑线处盖私章，做到整齐、结实、美观。
凭证封面要填明单位名称、年度、月份、凭证的起止号数和张数、分册数，共计册数。
书写要求字迹清晰、整齐排列。
每月总帐会计必须制作当月凭证目录，以便查询。
3）会计帐簿是全面、系统、分类记录各项经济业务活动的簿籍，应在年度
结帐终了后按帐簿的种类进行整理打印。
4）会计档案应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，会同原形
成会计档案的部门或经办人共同拆封整理，以分清责任；查阅会计档案的人员必须爱护档案，不准在档案材料上涂改或作其他标记，更不得抽撤、加塞、更换案卷中任何材料。
未经许可，不得复印、复制、摘抄会计档案，所有会计档案原件，不能借出，如有特殊情况，须报经理批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还，借出的凭证必须有会计全程跟随。
5）任何人不得任意销毁会计档案，帐簿凭证，严格按照《会计法规定》制
定的保管期限执行，如会计凭证和会计档案已达到保管期限，在销毁之前，必须上报集团会计部，由集团会计部组织、监督销毁。
6）电子数据存档：
各职能会计个人电脑上至少备有两年以上的相关数据，
且每季度由会计经理统一安排异地硬盘备份或刻录光盘备份，并保证其数据的准确性、连续性、完整性和安全性。
7）各职能会计的工作变动或离职的移交资料必须按岗位资料清单逐一交
接，并办理书面交接签字手续，同时由会计部经理负责监交。
移交手续和记录必须存档备案。
8）财务文件、会计档案管理由总帐会计负责。
财务档案管理
1.财务文件、会计档案范围：
1）各种财务文件、资料；
2）所有的原始凭证、记帐凭证、原始单据等；
3）会计帐簿、会计报表、财务分析报告等；
4）对帐记录、库存收发存记录、盘点记录；
5）银行对帐单、银行存款余额调节表；
6）会计移交清单、保管清单；
7）各期授权人授权书；
8）重要年度合同、协议等。
2.日常财务文件管理：
1）财务会计人员日常办公用的资料必须标准化管理，合同、文件、未结单
证必须分类在不同的文件夹中，并根据重要程度妥善保管。
个人保管的档案必须做到有标识、有目录、查询快的目视管理。
2）个人保管的档案、文件等对应的业务已经结案或过期的应及时整理完整
提交总帐会计统一存档。
3）各岗位需要存档的文件包括：
①.各会计部经理：
各公司会计核算和财务管理方面的补充制度、各事
业部内部授权文档、月经营活动分析等相关内部控制管理文件、现
金、有价票据、银行存款盘点记录、新旧会计移交文档、出门条控
制记录，税务资料，海关资料，银行资料等；
②.材料会计：
每月的明细收发数据库、月末库存数据、应付账款和预
付账款对账单、仓库盘点记录和工具盘点记录、材料分析、待处理
清理记录、索赔跟踪记录、合格分供方档案、信用证资料、采购业
务年度合同、材料储备定额、材料价格比对数据库、采购费用标准
等；
③.成本会计：
盘点记录、定额管理制度、成本结转资料、成本月分析、
成本报表、成本年度计划、水电的统计数据、成本信息跟踪与反馈、定额考核过程的问题及结案汇总等；
④.产成品会计：
每月的产成品进、出库数据、库存数据、
盘点记录、清理库存的文挡和明
细、库存分析等；
⑤.销售会计：
各客户的应收账款月对账单、超期应收款的催款函、应
收账款账龄分析、分客户销售分析数据、业务费结算数据、销售月
分析、各客户的报价合同及相关运费等协议等；
⑥.固定资产会计：
每月固定资产清单、资产编号规则、折旧计提数据、
投保明细、各年度房产税应交明细、进口设备相关海关监管资料、
国产设备再投资退税、盘点记录等；
⑦.总帐会计：
一、二级帐本、凭证的文档和凭证本身、费用分析、相
关费用的预算制定资料、会计报表及相关数据库、其负责范围内的
往来帐对账单、银行存款对账记录等；
⑧.税务会计：
发票核销记录、年度清算资料、报税资料等一系列税务
相关的交税依据数据和文件等。
3.财务档案管理：
1）建立财务文件档案管理，实行分类装订，规范填写原则，分别将会计凭
证、会计帐簿、会计报表、财务文件装订成册，按年度分册编制会计档案案卷目录，并加盖财务专用章，保证会计档案资料完整无缺。
会计档案案卷目录，每年合编一本，保证资料完整性、安全性，并在目录前加订一页《会计人员情况表》。
2）装订会计凭证时，以记帐凭证的时间顺序编号排列，每月根据凭证数量
的多少装订成册，一本为一卷，每本厚度以200页左右或二厘米左右为宜，装订时清除金属物，各种大小不等的原始凭证要按记帐凭证的大小折叠，加上凭证封面和封底，在左上角处用线装订，再用封纸包角，由会计主管或总帐会计在封纸包角骑线处盖私章，做到整齐、结实、美观。
凭证封面要填明单位名称、年度、月份、凭证的起止号数和张数、分册数，共计册数。
书写要求字迹清晰、整齐排列。
每月总帐会计必须制作当月凭证目录，以便查询。
3）会计帐簿是全面、系统、分类记录各项经济业务活动的簿籍，应在年度
结帐终了后按帐簿的种类进行整理打印。
4）会计档案应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，会同原形
成会计档案的部门或经办人共同拆封整理，以分清责任；查阅会计档案的人员必须爱护档案，不准在档案材料上涂改或作其他标记，更不得抽撤、加塞、更换案卷中任何材料。
未经许可，不得复印、复制、摘抄会计档案，所有会计档案原件，不能借出，如有特殊情况，须报经理批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还，借出的凭证必须有会计全程跟随。
5）任何人不得任意销毁会计档案，帐簿凭证，严格按照《会计法规定》制
定的保管期限执行，如会计凭证和会计档案已达到保管期限，在销毁之前，必须上报集团会计部，由集团会计部组织、监督销毁。
6）电子数据存档：
各职能会计个人电脑上至少备有两年以上的相关数据，
且每季度由会计经理统一安排异地硬盘备份或刻录光盘备份，并保证其数据的准确性、连续性、完整性和安全性。
7）各职能会计的工作变动或离职的移交资料必须按岗位资料清单逐一交
接，并办理书面交接签字手续，同时由会计部经理负责监交。
移交手续和记录必须存档备案。
8）财务文件、会计档案管理由总帐会计负责。
第2篇：
财务档案管理制度
财务档案管理制度
第一章总则
1、为加强重庆江荪贸易有限公司会计档案管理工作，进一步完善会计档案管理体制，健全内部监控机制，依据《中华人民共和国会计法》等法律、法规和《公司章程》的规定，特制定本制度。
2、本制度所称的“会计档案”包括会计凭证、会计账簿、税务申报资料、会计报告、审计报告、验资报告、资产评估报告、财务费用管理制度以及经营管理有关的其他重要文件
第二章会计档案的保管期限
1、会计凭证类
原始凭证、记账凭证、汇总凭证保管15年
银行存款余额调节表和银行对账单保管5年
2、会计账簿类
日记账保管15年，其中现金和银行存款日记账保管25年。
明细账、总账、辅助账保管15年。
固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年。
3、会计报表类
主要财务指标报表保管3年
月、季度会计报表保管5年
年度会计报表永久保管
4、其他
会计档案保管清册、销毁清册、会计档案销毁鉴定意见书永久
主要财务会计文件、合同、协议永久保管
会计软件的全套文档资料及会计软件程序视同会计档案保管，保管截止到该软件停止使用或有重大更改之后的5年。
第三章会计档案的保存
1、财务部设置档案管理岗位负责保管会计档案，定期将财务部归档的会计资料按类别整理、装订后按顺序立卷登记。
2、除未装订的当月凭证外，其余会计档案放置于固定的上锁文件柜中。
未装订的也应妥善保管，防止丢失。
3、档案管理人员在整理会计资料时应注意凭证所记附件数是否与原始附件张数一致。
4、装订现金、银行凭证时，“现金盘点表”“银行存款余额调节表”放在最后页。
第四章会计档案的借用和移交
1、财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续；公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准，财务负责人同意，方能由档案管理人员接待查阅
2、外单位人员因公需要查阅会计档案，应持有单位介绍信，经财务负责人同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理
3、会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况需带出室外复印时，必须经财务负责人批准，由档案管理人员陪同，并限期归还。
4、由于会计人员变动，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
第五章会计档案的销毁
会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经财务负责人审查，公司总经理批准后执行。
上述相关人应在《会计档案销毁鉴定意见书》上签字，由会计档案管理人员编制档案销毁清册，销毁时应有公司财务部审计部等有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。
第3篇：
财务档案管理制度
【财务档案管理制度】
一、目的：
为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。
二、适用范围
本制度用于财务部档案的管理。
三、档案管理职责
财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。
四、财务档案定义
会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。
五、会计档案范围
包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。
会计凭证
会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。
它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款对账单、银行存款余额调节表等。
会计账簿、
会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。
它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。
会计报表
会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。
包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。
其他会计核算资料
其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。
如：
经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。
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六、会计档案的装订和保管
会计档案的装订：
会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。
会计凭证的装订，一般每月装订一次。
装订好的凭证按年分月妥善保管。
会计凭证装订前的准备工作：
分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；
摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。
再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；
会计凭证装订时的要求：
（1）装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。
（2）凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
（3）装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。
会计凭证装订后的注意事项：
（1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。
（2）在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。
按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
（四）会计档案的保管要求。
会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。
会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。
会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。
会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；
设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
档案保管期限
原始凭证、记账凭证、汇总凭证15年
银行存款余额调节表和银行对账单5年
日记账15年。
其中：
现金和银行存款日记账25年
明细账、总账、辅助账15年
固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年
主要财务指标报表3年
月、季度会计报表5年
年度会计报表永久
会计档案保管清册及销毁清册永久
主要财务会计文件、合同、协议永久
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七、会计档案的借阅
（一）会计档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。
外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅手续。
借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。
借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件。
八、会计档案的销毁
会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准后方可予以销毁。
会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。
第3页共3页第4篇：
1_财务档案管理制度
民生百货会计档案管理制度
为了加强和规范会计档案管理，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，结合我中心工作实际情况，特制定本制度。
第一条会计档案的归档范围。
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、已使用完的各种票据存根、各种经营合同、工程项目合同、会计年度数据备份盘，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
具体包括：
（一）会计凭证类。
包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
（二）会计账簿类。
包括总账、明细账、日记账、固定资产明细账、辅助账簿、其他会计账簿。
（三）财务报告类。
包括月度、年度财务报告、其他财务报告，报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文字说明。
（四）公司经营合同：
包括代销合同、联营合同、经销合同、租赁合同。
（四）其他类。
包括银行存款余额调节表、银行对账单、已使用完的各种票据存根、会计档案移交清册、会计档案保管清
册、会计档案销毁清册及其他在会计核算工作中直接形成的对国家和社会及各核算单位具有保存价值的会计核算资料。
第二条会计档案的归档要求
会计核算中心的各会计、财务收支中心相关人员：
对其所属的各种会计资料，包括账簿、凭证、清册、报表、已使用完的各种票据存根、各种经营合同、工程项目合同等。
年终后，将所属上一年的各种会计资料按类别、种类归档，保证归档资料准确、齐全、规范。
会计核算中心的各会计、财务收支中心相关人员对所需归档的资料及随同交接清单交于财务档案管理员验收，验收合格后，由档案管理人员按财务部各会计分管的部门编号集中存放，统一管理。
第三条会计档案的保管期限。
会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。
定期保存的会计档案其保存期限从会计年度终了后的第一天算起，分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
第四条会计档案的借阅。
会计档案室建立“会计档案借阅、调阅登记薄”，财务部内部人员查阅会计档案资料的，由档案管理员陪同查阅，需复印查阅资料的，由档案管理员陪同复印；保存的会计档案原则上财务部以外人员不得借阅、调阅。
如需查阅，须经财务部负责人批准，方可查阅、复印。
涉及到商业、财务机密的会计资料，除执法部门以外，其余单位和个
人不得查阅、复印。
查阅或复印会计档案的人员严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
会计档案不得携带出境。
第五条会计档案的销毁。
保管期满的会计档案，除本办法第六条规定的情形外，按照以下程序销毁：
（一）档案管理人员会同有关财务部会计提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（二）财务部负责人和财务核算中心经理要在会计档案销毁清册上签署意见．
（三）销毁会计档案时，应由同级档案机构、财政部门和审计部门、税务部门派员监销。
（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。
销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
第六条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
在建项目尚未完成的会计档案，保管期限已满不得销毁。
第七条会计档案的移交。
移交会计档案，双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称，卷号、册数，起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接。
交接完毕后，交接双方经办人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
第八条会计档案的保管要采取严格的安全措施。
档案室要做到防火、防盗、防水、防光、防高温、防尘、防虫、防鼠。
经过系统整理以后的档案要入铁皮柜，按柜号管理，按阿拉伯数字号顺序依次排列，环境保持通风透光。
空间适当，注意保持适宜的饱和度，避免直接靠墙，保持合理的通道宽度，以便与管理和查找利用；做好会计档案的保密工作，遵守保密制度。
会计档案保管期限序号
一、
1
2
3
二、
1
2
3
4
5
三、
1
2
四、
1
2
3
4
5档案名称会计凭证类原始凭证记账凭证汇总凭证会计账薄总账明细账日记账固定资产卡片辅助账薄财务报告类月季度财务报告年度财务报告其他类会计移交清册会计档案保管清册会计档案销毁清册银行余额调节表银行对账单15年永久永久5年5年3年永久包含文字分析包含文字分析15年15年15年15年现金及银行日记账保管25年固定资料清理后保管5年15年15年15年保管期限备注第5篇：
财务管理之会计档案管理制度
会计档案管理制度
为了加强公司会计档案管理，统一会计档案管理制
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