SA8000管理体系文件编写的技巧及范例.docx
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SA8000管理体系文件编写的技巧及范例
SA8000管理体系文件编写的技巧及范例
社会责任管理体系文件是公司为了实施社会管理而编写的，系统化的和规范化的所有文件的总称。
建立管理体系的过程就是公司结合自身性质和特点，将标准要求转化为具体的社会责任管理体系文件的过程。
按照标准建立的体系文件是公司实施社会责任管理的规范。
参照ISO10013《质量手册编写指南》附录A的描述，社会责任管理体系的文件结构也可分为三个层次，即：
（2）程序文件（B层次）
（3）作业指导书和记录（C层次）
各层次的社会责任体系文件应与第一层次的社会责任手册内容对应一致。
各公司可以根据自身的规模大小和实际情况划分体系文件的层次不一定都需要三个层次。
SA8000标准并没有明确要求公司编写社会责任管理手册，公司可以根据自身特点和需要编写管理手册。
对于社会责任管理基础比较薄弱的公司，单独编写社会责任管理手册有利于突出重点，强化社会责任管理，等到公司社会责任管理走上正轨后，逐步同其他管理体系整合在一起，实现多种管理体系的一体化。
第一节体系文件基本要求
由于社会责任管理体系文件的多层次性，在编写体系文件时应注意以下几个问题:
一、系统性
体系文件反映了公司社会责任管理的特征，对与社会责任相关活动的技术、管理和人员等因素的控制作出了规定。
体系文件的各层次间，文件与文件之间应做到层次清楚、接口明确、结构合理、协调有序。
在编写社会责任管理体系文件时，各层次文件应涉及社会责任管理体系一个逻辑上独立的部分，应从公司社会责任管理体系的整体出发，统一规划、协调进行。
二、权威性
体系文件是公司实施社会责任管理和保证社会责任因素得到控制的行为准则，体系文件应遵循SA8000标准要求、国家有关法律法规及其他的要求。
社会责任管理体系文件经公司最高管理者批准发布后，就成为公司必须执行的内部法规性文件。
是指导公司一切活动的行为规范和实施审核的依据之一。
三、见证性
社会责任管理体系文件可以作为客观证据向公司管理者、向利益相关者、向第三方认证机构证实公司社会责任管理体系的运行情况。
例如，对内部审核或外部审核来说，社会责任管理体系程序文件可作为下列方面的客观证据：
（1）社会责任因素己被识别、重要性已经评价；
（2）有关活动的程序己被确定并得到批准；
（3）有关活动处于全面监督之下；
（4）程序文件更改处于受控状态。
四、适用性
社会责任管理体系文件应充分反映出公司活动的特点、公司规模、社会责任因素的类别、技术水平以及人员素质等因素。
社会责任问题同时也是一个不断变化发展的问题，随着科学技术的进步、法律法规要求的强化，社会责任管理体系也反映出动态特性。
为了达到持续改进的目的，确保体系的持续适宜性、充分性和有效性，必须充分考虑到社会责任管理体系需要不断跟踪法律法规要求及企业发展带来的新变化。
五、符合性
社会责任管理体系文件内容应符合标准的要求，充分体现出“标准要求的要写到、写到的要做到、做到的要有效”。
草拟的文件应经过充分的讨论和评审，以具备可操作性，并反映公司社会责任管理活动的客观需求。
第二节体系文件编写步骤与技巧
一、体系文件编写的步骤
每个公司由于管理水平和人员素质各不相同，编写体系文件的步骤可能各不相同，一般可以按以下步骤进行。
1.根据公司需要，开展初始评审，识别社会责任因素及重大社会责任因素，制订重大社会责任因素清单，编写社会责任初始评审报告。
2.根据社会责任政策、重大社会责任因素及技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。
3.根据SA8000标准要求编写程序，其中标有*的为标准要求的程序。
（1）法律法规及其他要求获取和更新程序；
（2）管理评审程序；
（3）员工培训程序；
（4）*对内对外沟通程序；
（5）文件记录管理程序；
（6）应急反应与准备程序；
（7）运行监督程序；
（8）不符合项、补救及纠正行动管理程序；
（9）内部审核程序。
（10）*童工救济行动程序；
（11）*童工和未成年工教育程序；
（12）*安全卫生管理体系程序；
（13）危害识别、风险评价与风险控制程序；
（14）*供应商、分包商和分供商控制程序。
4.策划运行控制程序和作业指导书。
应注意，为了确保重大社会责任因素，特别是重大安全卫生因素受到控制，避免发生重大劳动纠纷，减少工伤事故和职业病，应对每一个重大社会责任因素建立适当的管理方案和运行持制程序。
5.将上述各程序规定的部门职责，经补充完善后，提炼到管理手册相应的条款中。
6.将上述各程序规定的主要内容，提纲挈领地提炼到管理手册对应的要素中。
7.最后编写没有程序支持的管理手册中的要素，此部分应写得详细一些。
二、体系文件编写的技巧
1.编写社会责任管理体系文件可以按以下六条主线分头编写，一条线一个小组，每一条线中的手册、程序和作业指导书乃至记录格式都包含在内，这样可以避免前后重复和矛盾。
（1）第一条线：
童工和未成年工
（2）第二条线：
强迫劳动、歧视和惩戒性措施
（3）第三条线：
工作时间和工资报酬
（4）第四条线：
健康与安全
（5）第五条线：
结社自由和集体谈判权
（6）第六条线：
管理体系及供应商、分包商和分供商控制
2.编写社会责任管理体系文件也可采取如下的编写方式:
（1）自上而下依序展开方式。
即按政策、管理手册、程序文件、作业文件和记录的顺序编写，这样有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且可能需要反复修改。
（2）自下而上的编写方式。
即按基础性作业文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这种方法适用于管理基础较好的公司，若无总体规划容易出现混乱。
（3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式。
即先编写程序文件，再编写管理手册和基础性作业文件。
从分析活动、确定活动程序开始，将SA8000标准要求与公司实际紧密结合，可缩短文件编写时间。
第三节社会责任管理手册的编写
社会责任管理手册是根据SA8000标准和公司社会责任政策、目标和指标，全面地描述公司社会责任管理体系的文件，主要供公司内的中高层管理人员和提供给客户以及第三方审核机构审核时使用，集中表述公司的社会责任管理能力。
应该注意的是，SA8000标准并没有要求公司编写社会责任管理手册，公司可以考虑将社会责任管理纳入公司的全面管理活动中，将社会责任管理体系文件和ISO9000质量管理手册、ISO14000社会责任管理手册或者OHSAS18000职业安全卫生管理手册整合在一起，以提高公司资源使用的效率和效果，避免重复建立管理体系，也可以避免责任冲突和衔接障碍。
但是，对于社会责任表现和管理水平较低的公司，单独编写社会责任管理体系文件有利于强化公司社会责任意识，突出重点，更快更有效地改善社会责任表现和提高社会责任管理水平，在适当的时候将多个管理体系整合在一起。
一、管理手册的作用
社会责任管理手册是描述公司社会责任政策和管理体系的文件，主要是管理体系的概括性表述，是体系文件中的主要文件，也是在实施和维持体系的正常运行中应长期遵循的纲领性文件。
社会责任管理手册有以下作用：
1.描述公司社会责任政策、目标、指标和管理方案，突出公司社会责任管理的重点问题。
2.向公司各级管理人员展示公司社会责任管理体系的总框架。
3.明确公司各个部门的职责和相互关系。
4.向公司各级管理人员提供查询所需文件记录的途径。
5.向客户、利益相关者和第三方认证机构展示公司社会责任管理能力。
二、管理手册的内容和结构
社会责任管理手册的内容既要有系统性，又要避免冗长重复，它对标准各要素内容、要素间的关系和控制程序只需作出原则性规定。
社会责任管理手册在深度和广度上的要求取决于公司的性质、规模、客户要求及人员素质，以适应公司的实际需要。
对于中小型公司，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数公司为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。
1.一般社会责任管理手册的结构格式如下：
（1）适用范围和应用领域：
应清楚表明手册和体系文件的适用范围和应用领域。
包括公司的行政范围、地理范围和应用领域。
（2）目录：
应列出手册各章节的题目和页码。
（3）公司概况：
公司名称、地址及通讯方法。
也可以包括如生产经营、目标市场、主要客户、主要背景、历史和规模等。
（4）术语和定义：
手册应尽量使用公认术语和定义，但需要时可根据公司实际规定同含义的词，或对特定术语规定特定含义。
（5）社会责任政策：
明确提出公司的社会责任政策，应由最高管理者签署。
（6）组织机构、职责和权限：
明确公司内部机构设置（可给出组织机构图）、各职能部门职责权（可给出职责分配图）和隶属工作关系。
（7）体系要素描述：
对社会责任管理体系9个要素和程序文件的简要描述。
在编写社会责任管理手册时，可以将几项要素合为一体，也可以将每一项要素分别写出。
章节的顺序，一般可按SA8000标准各体系要素的顺序编排。
2.管理手册中应包含与标准要求相对应的内容，如果中小企业把社会责任管理手册和程序文件合在一起，则本部分就是整个体系的文件化程序;若公司决定把社会责任管理手册和程序文件分为各自独立的部分，则此时在手册中只需作简要的描述，具体内容包括下列几点:
（1）概述：
阐明该要素的目标和实施该要素应遵循的准则。
（2）职责：
描述该要素的主管部门及接口关系部门的职责和角色。
（3）控制要点：
应尽量贴近公司的实际操作情况，按标准要求写。
（4）相关文件：
附上相关程序文件编号和名称，为程序文件提供查询途径。
对于要求制定程序的要素，应简要描述，详见程序；对于无程序要求的要素（如社会责任政策、目标与指标、公司机构与职责、管理评审等）尽量在手册一级文件中叙述清楚。
三、管理手册的编写程序
编写管理手册不同于其他层次文件，一方面它要按照管理的理论，总结公司社会责任实践，提炼公司社会责任管理的经验；另一方面它又要按照SA8000标准的要求，对公司现有的管理体系进行继承和自我完善，为公司社会责任管理的适用性和有效性提供条件私规范。
一般编写程序如下：
1.通过初始评审，了解公司社会责任管理的历史和现状，明确公司社会责任管理的优势和不足。
2.明确公司社会责任管理的原则、目标和定位，明确公司社会责任管理目标是符合法律法规和标准要求，还是成为行业领导。
3.提出公司社会责任管理的架构和模式，提供足够资源，完善社会责任管理职责和权限。
4.确定手册结构和框架，结合程序文件，逐步编写完成手册。
四、社会责任管理手册范例社会责任管理手册
任命书
为了建立、实施和维持公司社会责任管理体系，确保公司运作符合国家劳动法规和SA8000国际标准，持续改善公司社会责任表现，经研究决定，任命HRMan先生为公司社会责任管理者代表，自签发之日起生效。
董事总经理（签名）
一、前言
随着经济全球化发展，特别是近二十年来，欧美跨国公司已经并继续将劳动密集型产品生产基地转移到劳动成本较低的发展中国家和地区，建立起“全球采购，全球销售”的经营模式，大大地降低了成本，获得巨大的发展。
目前，欧美市场95%以上的劳动密集型产品是由发展中国家生产的。
近几年来，在欧美发达国家，越来越多的人意识到劳工标准和贸易之间的紧密联系，消费者越来越多地关注劳工问题，他们对产品的生产条件提出越来越多的问题，他们想知道他们所购买的产品是否是童工或强迫劳动生产的，生产这些产品的工厂是否遵守基本的劳工标准。
他们还要求跨国公司采取进一步的行动，监督海外合约工厂的劳动条件。
在这一运动中，一些非政府组织，如工会组织、劳工组织、消费者协会、人权组织、宗教组织和大学生组织起了关键的推动作用，他们要求跨国公司，特别是消费品行业的跨国公司采取实际的行动，确保他们在发展中国家的供应商（工厂）遵守当地劳动法规，保障工人的基本权利。
有一些非政府组织还会派出代表访问这些工厂，调查工厂的劳工问题，然后将调查结果提交给有关的跨国公司总裁，要求他们作出回答，有些重大事件报告甚至会在新闻媒体广为传播，形成巨大的压力。
十年以前，大部分跨国公司往往借口这些工厂不属于他们或并不由他们管理，因而不承担任何社会责任；随着广大公众的社会觉悟日益提高，抗议行动日益强烈，一些非政府组织经常举行大型的游行示威活动，联合抵制某些使用童工或者血汗工厂的跨国公司献产品，阻挠公司的商业活动，冲击公司的办公楼，甚至损坏或捣毁其商店，造成经济方面的巨大损失和品牌形象的严重损害，一些公司因此股票价格下跌，甚至高层经理被迫辞职。
目前，几乎所有跨国公司都已经意识到他们对全球合作伙伴的社会责任，一些公司制定自己的公司政策，将公认的劳工标准作为采购合同条款，要求全球合作伙伴（特别是那些为他们生产产品的工厂）遵守国际劳工标准和当地劳动法规，很多大型公司成立了专门的机构，或者委托专业公司监督工厂的执行情况，如果发现有严重违反的情况，他们会要求立即纠正，严重的可能会立即取消订单。
本公司作为一家全球领先的玩具制造商，也收到来自公司客户和消费者的要求，所有主要客户先后都来厂实地检查，提出了一些宝贵的意见和建议。
为了确保公司持续符合国际劳工标准和本地劳动法规，确保公司的全球竞争力，公司决定执行最先进的SA8000社会责任国际标准。
二、公司简介
公司发展历史和背景（略）
公司组织结构图（略）
公司业务运作简介（略）
主要生产流程（略）
主要产品及消费者群体、目标市场和主要客户（略）
三、目的及适用范围
本手册根据SA8000社会责任国际标准和中国劳动法规，结合全球玩具行业的发展趁势及公司战略特点编制而成。
手册规定了公司在社会责任方面的政策、原则、目标、程序和实践，作为公司履行社会责任、维持良好的劳资关系、改善工作条件和持续改善员工工资福利待遇的基础，公司将定期安排内部审核和管理评审，必要时，及时采取有效补救和纠正行动，以确保公司经营活动始终符合国际劳工标准和国家劳动法规。
本手册适用于公司所有涉及社会责任方面的活动，包括禁止童工和保护未成年工、禁止强迫劳动、安全卫生、结社自由和集体谈判权、禁止歧视、禁止不当惩罚性措施、工作和休息时间、工资报酬和福利、以及供应商和分包商管理等。
四、定义
（1）公司
任何负责实施本标准各项规定的组织或企业的整体，包括所有员工（即董事、主管、经理、监察以及非管理类人员，不论是直接聘用、合同制聘用或以其他方式代表公司的人员）。
（2）供应商/分包商
给公司提供货物和/或服务的实体，它所提供的货物和/或服务构成公司生产的货物和/服务的一部份，或者被用来生产公司货物和/或服务。
（3）分供商
在供应链中直接或间接向供应商提供货物和/或服务的经营实体，它所提供的货物和/服务构成供应商和/或公司生产的货物和/或服务的一部份，或者被用来生产供应商和/或公司的货物和/或服务。
（4）补救行动
因违反SA8000标准所涉及的工人权利规定面对工人或前任雇员采取的补救行动。
（5）纠正行动
为确保不符点立即和持续纠正面实施的系统性改变或解决办法。
（6）利益相关者
关心公司社会行为或受此影响的个人或团体。
公司主要利益相关者可分为四类，即①雇员及其代表，②所有者、股东投资者及其代表，③客户或消费者，④供应商和分包商及其他商业伙伴。
（7）儿童和童工
儿童是指任何15岁以下的人。
若当地法律所规定最低工作年龄或义务教育年龄高于15岁，则以较高年龄为准。
如果当地法律规定最低工作年龄为14岁，符合国际劳工组织第138号公约有关发展中国家的例外规定，则以较低年龄为准。
中国劳动法规定，儿童是指任何年龄不满16周岁的人，童工是任何年龄低于16周岁的少年所从事的有经济收入的劳动。
（8）救济儿童
为保障曾从事童工现被遣散儿童之安全、健康、教育和发展而采取的所有必要的支援及行动。
（9）未成年工
任何超过上述定义的儿童年龄但不满18岁的工人。
根据中国劳动法，未成年工是任何年满16周岁但不满18周岁的工人。
（10）强迫劳动
任何人在任何受惩罚威胁下被榨取的非志愿性工作或服务，或者为偿还债务而要求的工作或服务。
（11）家庭工人
在直接或间接的合约条件下，不在公司场所为某公司工作，根据雇主的要求通过提供产品或服务获得报酬的人，不管由谁提供设备、材料或其他供应。
（12）管理手册：
公司根据SA8000国际标准和公司社会责任政策和目标，全面地描述公司社会责任管理体系的一系列文件，集中表述公司的社会责任保证能力，主要供公司管理层、客户及第三方认证机构参考之用。
（13）社会责任政策：
是公司在社会责任方面的最高纲领和行动指南，是公司内部最高层次的法规之一，也是公司的社会责任承诺和公开声明，它反映了公司最高管理层对社会责任的态度。
（14）程序文件：
根据SA8000标准要求和公司实际需要，为达到公司政策和目标所需要的程序和对策，描述实施管理体系要素涉及的各个职能部门活动的文件，明确规定各项工作的具体要求、工作方法、操作程序及负责人员等，供职能部门使用。
（15）作业文件：
根据管理手册和程序文件的要求，描述完成某项工作任务的具体做法，是一份详细的操作性文件，主要供个人或小组使用。
（16）表格和记录：
用于描述公司某一工作实践的条件、过程和结果的数据和参数，包括有关的工作记录、图表、事件和事故记录、调查和反馈记录等，具有可追溯性。
（17）策划：
为实现公司社会责任政策和目标，确保符合国家法规和国际标准，公司需要制订阶段性计划和专项工作计划，如年度计划、培训计划和审核计划等。
（18）资源：
公司为实现社会责任政策，达到社会责任目标所需要人力、物力及财力支持。
五、手册的管理
建立、实施和维持一套文件化的管理体系，有利于持续实现良好的社会责任表现。
一套完整的管理体系文件包括三个层次，即管理手册、程序文件及作业文件和记录。
制订管理手册的目的在于明确公司的社会责任政策、基本原则和基本程序，为公司制定程序文件、作业文件及具体实施提供指导，确保公司政策的稳定性。
公司社会责任管理者代表负责建立、实施并维持本手册，不断完善公司管理体系，以适应公司及利益相关者的期望和要求，从而持续改善公司的社会责任表现。
本手册经公司总经理批准后公布执行。
管理手册的编写、保存及修订应根据《文件和记录控制程序》进行，管理者代表负责及时发放本手册的最新版本，同时回收废弃版本，并保持适当的收发记录。
手册的解释权归公司社会责任管理者代表。
六、社会责任政策
社会责任政策
本公司及全体管理层认识到遵守国际劳工标准和维护劳工权益是一个负责任的公司所具备的基本条件，也是消费者、客户、公众和政府等利益相关者的期望。
本公司承诺遵守国家劳动法律法规、遵守国际公认的劳工标准、以及其他适用的行业标准和国际公约，持续改善工作条件和员工福利。
与质量管理一样，社会责任管理也是本公司日常运作的一个有机组成部分，履行社会责任是公司提供良好产品满足客户需要的一个必要条件。
公司任命高层经理负责社会责任管理，建立、实施和维持良好的社会责任管理体系，并将这一要求延伸到供应商和分包商。
公司声明：
*禁止使用童工和强迫劳动，不接受任何使用童工或强迫劳动的供应商或分包商。
*尊重工人自由，禁止任何形式的强迫劳动。
*提供安全卫生的工作和生活条件，确保员工的安全和健康。
*推动劳资合作，尊重员工的结社自由和集体谈判权。
*提供平等和公平的工作环境，禁止任何形式的歧视行为。
*尊重员工的基本人权，禁止任何形式的侮辱人格的行为。
*合理安排生产计划，合理安排工人的工作时问和休息休假。
*提供合理的工资福利，至少满足工人的基本需要。
七、管理责任
董事总经理：
对公司的社会责任表现承担最终的责任。
他负责公司社会责任政策的制定和执行，定期评估公司的社会责任表现，为社会责任管理体系的正常运作提供适当的资源保障，推动社会责任表现持续改善。
人事部经理：
作为公司社会责任管理者代表，负责制定并执行公司人力资源管理程序和制度，包括员工招聘、工资标准、工资发放、员工福利、员工培训及奖惩措施等。
作为公司安全管理者代表，他负责建立和维持社会责任管理体系，推动、协调和监督社会责任活动的实施。
作为安全卫生管理代表，他负责制定和推广公司安全卫生程序和制度，定期审核公司安全卫生表现，提供定期安全卫生培训，确保公司活动符合当地安全卫生法规，确保公司员工生命安全和健康，确保公司财产安全。
财务部经理：
根据公司社会责任政策和原则，负责制定公司工资福利计划，确保工资福利符合当地法规要求。
工厂经理：
根据公司社会责任政策和原则，负责合理安排生产计划，严格控制工作时问，保持良好的工作条件，确保机器设备处于安全卫生状况。
采购部经理：
根据公司政策和原则，负责将社会责任表现纳入供应商和分包商管理程序，在人事Ar经理的协助下，定期评估供应商和分包商的社会责任表现，加强合作，逐步推动供应商和分包商改善社会责任表现。
工人代表：
工人代表由工人选出，代表工人利益。
他应定期会见公司各个部门和层次的员工，了解他们对公司政策、体系和运行的意见和建议，并将这些意见和建议提交给公司管理层，和公司管理层探讨解决问题的方法和措施，协助公司解释和推广公司的改善措施。
八、法律法规及其他要求
1.总则
建立并保持程序，收集适用于公司的法律法规及其他要求，并及时更新。
2.职责
人事部负责收集和更新适用于公司的法律法规及其他要求，发放到公司有关部门。
管理者代表应评估法律法规及其他要求对公司管理体系的用项，必要时作出适当的修订。
3.控制要点
法律法规包括国家和地方的、与SA8000标准有关的所有法律法规及其实施细则。
其他要求主要包括客户和其他利益相关者制定的要求公司执行的守则和公约。
公司应定期收集并确认适用于公司的法律法规及其他要求，建立并保持法律法规及其他要求清单，及时更新。
公司定期评估法律法规及其他要求的修改和变化对公司的影响，若有必要，及时修正公司政策，程序和措施。
4.相关文件
（略）
九、目标、指标及管理方案
1.总则
根据公司社会责任政策和确定的重大社会责任因素，根据法律法规和标准的要求，制定公司社会责任目标和指标，制定目标和指标的控制措施，制定适当的管理方案，确保目标和指标的实现。
2.职责
人事部负责分析公司社会责任表现，提出公司社会责任目标和指标，提出实现目标和指标的管理方案，并制定必要的监督检查要求。
管理者代表负责审核人事部提出的目标、指标、管理方案及其监督检查要求，必要时作出修订，并报总经理批准。
公司各部门根据目标、指标及管理方案的要求，制定各个部门的行动计划和措施，确保目标和目标的实现。
3.控制要点
目标和指标的制定依据是公司社会责任政策、法律法规及其他要求、客户和其他利益相关者的要求和期望、公司生产经营活动的实际情况和公司发展和市场战略部署。
制订管理方案应考虑公司生产经营的实际情况，考虑技术需要和可行性，考虑支持人力物力则力和时间资源的保证。
目标、指标及管理方案应经过管理者代表审核，并报总经理批准，确保实施过程得到足够的资源保障和优先考虑。
人事部应定期监督检查公司目标和指标的实施情况，一般每半年进行一次修订，确保公司社会责任表现持续改进。
4.相关文件
（略）
十、童工及未成年工
1.总则
建立并维持公司禁止使用童工，保护未成年工的政策和程序，确保公司活动符合国家法规和SA8000标准的要求。
2.职责
人事部负责建立并维持禁止使用童工，保护未成年工及救济童工的政策和程序。
3.控制要点
绝对禁止使用童工，坚决反对任何使用童工的行为，不与任何故意使用童工的供应商合作。
招工时必须采取有效方法鉴别工人的真实年龄，确保工人入职时至少达到16周岁，防止因工人提供虚假年龄文件而误招童工。
必须建立并保持完整的工人人事档
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