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检测实验室检测报告

管理系统的设计要求及探讨

2262福建分析测试管理工作检测实验室检测报告管理系统的设计要求及探讨梁向群（莆田市产品质量监督检验所,莆田,351100）摘要:

本文从介绍检测实验室工作流程和分析存在问题入手,详细论述检测报告编制和管理软件系统的设计要求,探索出一种在符合实验室质量体系前提下报告管理系统的解决方案,并通过引入报告模板的概念来增加报告编制的灵活性.关键词:

实验室;检测报告;质量体系;局域网;模板DesignRequirementandDiscussionofLaboratoryTestReportManagementSystemLiangXiangqun（PutianCityProductQualitySupervisionandInspectionInstitute,Putian,351100）Abstract:

Thistextbeginswiththeintroducingthelaboratoryworkf~owandanalyzestheproblemthatisexisting,de?

tailedlydiscussthecompileoftestreportandthedesignrequirementofmanagingthesoftwaresystem,discoveringonekindofsolutionundertheconditionofaccordingwiththelaboratoryqualitysystem,meanwhilebringintheconceptofreportcy-clostyletoaddupagilityofthereportestablishment.Keywords:

laboratory,TestReport,QualitySystem,LAN,Cyclostyle随着网络技术的高速发展,目前大多数实验室一般都建设了内部的局域网,并通过路由器接入II1一ternet,实现内部资源共享及信息查询.少数实验室也安装了商业软件来实现报告管理,但这些商业软件要么不适合实验室自身的运作方式,要么不能符合实验室质量体系评审准则的要求,不能充分利用内部网络资源.本文按照实验室质量管理体系的要求,论述了实验室检测报告的自动生成和管理的设计要求,并探索了一个解决方案,以此来提高实验室的管理水平.1实验室检测工作的流程实验室检测工作是对客户委托的样品进行检测,按照IS0/IEC17025要求,整个检测工作的开始是从样品接收,即样品进入实验室开始的,经过实验室的检测取得数据,最后以检测报告的形式向客户报告结果,其详细流程详见图一:

各岗位人员根据质量体系的要求各自履行职责.在这个流程中,涉及的人员有业务接待员,样品管理员,检测人员,报告编制人员,报告校对人员,审批人员和报告归档和寄发人员.各人员在样品的交接过程中都被要求签字确认.2手工出具检测报告中存在的问题目前,实验室出具检测报告过程主要是以手写为主.报告编制人员根据原始记录编制报告底稿,经校对和审核后交付打印人员打印,再由报告编制人员校对打印稿,最后交报告批准人批准后发出报告.这个传统的手段存在如下问题:

（如图1）2.1报告的时效性差.按照IS0/IEC17025标准的要求,报告应该具有足够的信息量.使用手写底稿一是所有信息不能以简写或缩写形式出现,书写繁琐,工作量大;二是有关客户和样品的信息已在业务接待时填写在委托书或抽样单中,编写报告底稿时又要进行重抄,重复劳动,费工费时;三是报告的审核批准等流收稿日期:

2005—6—2作者简介:

梁向群（1967一）,男,工程师,业务部主任,主要从事实验室质量体系管理工作.E—mail:

ssq05103@163.colin.检测实验室检测报告管理系统的设计要求及探讨2263转过程仅仅以底稿等书面材料为单一依据,由于种匝匦亘报告校对报告打印报告批准报告发出,归档图一检测工作流程图种原因经常会发生交接上的遗忘问题,审批人员把底稿压在手上没有及时传递到下一个环节,严重影响了报告的及时性.这就使得出具报告的周期延长,同时也浪费了实验室的资源,影响了报告的时效性.2.2报告的管理不便使用手写出具报告一般是在报告发出后形成报告登记表,而在检或未检的样品只能在样品登记表或委托书,抽样单中查找,而这些信息是零散的,不关联的.这就造成管理上的不便:

一是报告的唯一性标识即报告编号不好控制,会出现报告编号重号或漏号现象,而报告的唯一性标识出现问题是质量体系所不允许的;二是查询和统计不方便,当客户或实验室决策者要查询某一个在检样品的状态时.经常要经过几个人之手才能得到准确的数据,如果要对某一批的检测进行汇总统计就更是麻烦,而且还存在错误校对的问题.2.3报告的成本增加报告底稿交付打印总会出现这样或那样的错误,因此存在打印一校对发现错误一再打印的过程,有时还会存在多次校对,打印现象,使得纸张的使用量上升,造成巨大的浪费,提高了报告的成本.图2系统框图这些问题的存在都与报告的手写底稿有关,因此必须寻找一个解决方案,取消报告编制中的手写底稿.使用计算机的自动办公系统可以解决这一问题,其重点和难点在于所编制的应用软件必须符合实验室认证/认可评审准则的要求.3系统的功能要求描述系统设计的指导思想是:

一是能够满足实验室对检测报告编制和管理的需求;二是能够满足实验室认证/认可的要求;三是尽量使操作简便,减少输入量.根据需求分析,设计的系统框图如图2:

3.1业务受理模块3.1.1样品的录入综合实验室的检测样品归类后有两大类,即委托送样和现场抽样两类,这两类样品都有相应的委托书和抽样单.业务受理模块其实就是录入样品和客户的相关信息.这里需要注意的是样品的编号问题,按照评审准则的要求,样品在进入实验室2264福建分析测试管理工作起就必须有唯一性编号,而且在实验室的整个期间应保留该标识.因此考虑到现场抽样的样品要在抽样现场进行编号,样品编号的录入采用手动录入而不采用自动生成的办法,但为了保证样品编号的唯一性,录入样品编号时系统应具有重号判断功能.3.1.2检测任务安排样品信息录入后;就要根据样品的检测项目自动生成流转卡,发送到相应的检验室,检验室发现流转卡后,即可和业务接待交接样品,并确认接收流转卡.按照质量体系合同评审的规定,检验室接收了流转卡之后,委托书中的信息是不能随意修改的,若发现错误,应将流转卡退回业务接待,由业务接待按规定进行修改后重新发送,保证相关数据的修改符合评审准则的要求.3.2报告编制与管理当前的一些商业软件输出的检测报告基本上是以简单的表格形式输出的,其报告的格式和某些信息几乎是不能改变的,这对于检测项目少,服务客户专一的实验室可以满足其要求,但对于综合实验室或经常有客户要求报告格式的实验室就不适应了.因此有必要寻找一种解决方案,实现输出的检测报告格式和信息能够按照报告编制人员的意向而改变.3.2.1报告模板为了解决上述难题,系统设计时引入了报告模板这一概念.即同一产品或类型的报告编制一个模板,确定报告的格式和一些固定的信息,报告编制时再将该报告的动态信息填人,即可形成一份报告.使用报告模板有以下几个作用:

（1）减少报告中固定信息的录入.检测报告的信息量按照IS0/IEC17025规定应符合其5.10.2～5.10.4的要求,这些信息中有相当一部分是固定不变的,将这些信息放人到模板中,编制报告时直接从模板中调取这些信息,减少了重复录入,统一了报告格式,提高了编织报告的效率.

（2）减少报告中样品和客户等动态信息的录入.这些信息在业务受理时已经录入并经过客户的确认.模板编制时只要告诉模板到哪里去取数据就行了,当报告编制调用模板时将自动从数据库中取得数据,提高了效率,减少了差错.（3）增加了报告格式的灵活性.综合实验室检测范围涉及面广,各种检测工作所要求的报告格式相差很大,使用了报告模板技术后,改变报告的格式只须改变模板的格式,不需要修改软件系统,做到了设计怎样的模板就能得到怎样的报告格式,一劳永逸.3.2.2调用模板生成报告当检测任务流转报告编制人员手上时,根据样品选择相应的模板自动生成一份报告,并产生一个检测数据的录入界面,至此报告的编制工作已经完成了大部分的工作量,只要根据原始记录将检测得到的数据和必要的说明录入,点击确认完成电子签字,即可完成报告的编制工作.3.2.3报告的校对,审批和打印报告的校对和审批同样采用电子签名的方式进行.校对和审批过程发现错误的,可以将报告驳回到编制人进行修改,也可以直接进行修改.为了符合评审准则的要求,从报告编制人第一次签名后,所有对报告内容的改动将被自动记录,记录的内容除原来的数据外还有修改人和修改时间,保证所有的修改能够被查询和追溯.经批准后的报告自动进入待打印报告列表,打印人员根据列表及时输出报告.由于报告的打印内容与打印人员无关,将大大减少报告的差错率,同时也完全可以使用网络打印机来取代打印人员的岗位,节约实验室的人力资源.3.3.4归档后的报告借阅和更改按照质量体系的要求,检测报告存档后的借阅和更改必须经登记批准才能进行,电子文档的借阅和更改也必须符合这一规定..当实验室内部人员通过软件查阅报告时,由报告档案管理部门确定借阅期限,借阅人员在期限内可以随时查看该报告所有内容,但不能修改,当期限到期后,系统自动收回该报告的查阅权限.当由于客户投诉等原因需要对发出的报告进行更改时,按照规定应该出具一份更改（更正）报告,原报告不能进行修改.系统采用增加一个更改样品号的办法实现这一功能,更改报告编号与原来的不同,出具流程与正常报告相同,整个流程中可以看到原来的报告内容和更改的要求.3.3系统的管理和维护检测实验室检测报告管理系统的设计要求及探讨22653.3.1人员权限管理按照质量体系的要求,保存在计算机内的数据要防止XX人员随意取得或更改,因此系统的人员权限管理非常重要.系统管理员按照各人员的岗位职责分配权限,各岗位人员根据各自的密码登录系统,系统根据登录人员的权限不同生成不同的操作界面,并且所有操作人员的所有操作都被保存在日志中,防止越权操作的发生,保证系统的运行符合质量体系要求.3.3.2系统功能设置由于实验室的质量体系是处于一个不断改进和完善的过程中,为了尽量延长本系统的生命周期和减少运行过程中系统补丁的数量,设置了系统功能配置功能,使得系统具有一定的自定义能力,主要有报告审批级数,查询及报表格式的自定义,报告和样品编号的手动,自动选择等.3.3.3数据备份和恢复系统中数据准确性是实验室的生命,任何数据的丢失和错误都将造成严重的事故,因此应设置简便的数据备份和恢复功能,并按照程序规定定时进行数据的备份.4系统功能的实现4.1硬件系统组成根据需要设置工作站数量,尽量人手一台,但至少每个部门一台.工作站计算机的配置要求不高,能流畅运行OFFICE办公软件的就行了.所有计算机通过网线组成局域网,网内再独立设置一台计算机作为数据库服务器,用于保存系统运行所需要的数据.4.2开发工具的选择本系统的开发工具选择Delphi7,它具有功能强大,简单易学,编译速度快等优点,它还提供完善的数据库访问和控制的方法,支持C/S（客户端/服务器）型数据库,同时提供了控制Execl的组件,是一种强大的可视化开发工具.4.3报告模板技术的应用检测报告中可能含有大量的数学,物理,化学等复杂的公式和图表甚至照片,用常规的编程方法实现这些功能是一件麻烦的事.Excel除了日常的表格管理和排版功能外,还是分析和描述信息的强大工具,通过创建宏或使用OLE技术可以很容易的控制其自定义工具栏,菜单栏,对话框和窗体,用它作为受软件控制下的检测报告编制和输出工具,是一个不错的选择.报告模板技术正是应用了Excel的这一特性.分析报告模板的结构,主要有三方面的信息:

一是固定不变的信息,如报告中的栏目名称和各种公式等;二是需要从数据库提取的信息,如客户的名称地址等;三是需要手工填人的信息,如各种说明信息或数据等.这三种信息在报告模板导人到数据库中时必须告诉软件它们之间的区别,我们可以用报告中不常用的特殊字符开头来区别这三种信息,如:

样品库I样品名称,表示该单元格的信息是从样品库中提取当前记录中的样品名称;100I本报告是对xx报告的补充,表示该单元格的信息是允许手工输人100个字符的,且初始的字符串为”本报告是对XX报告的补充”等等;如果某单元格中的信息是固定的,且不允许修改,制做模板时则直接将该信息填人单元格就可以了.这样每一个类别的报告设计一个模板,设计完成后导人到数据库中,以便日后编制报告时调用.模板的应用使得软件编程时不考虑报告格式的复杂性,对于方便实验室开发新扩项目报告和延长软件生命周期具有很大的意义.4.4人员操作权限的控制由于实验室内部可能无法马上实现人手一台计算机,并且有些操作人员需要在一定范围内的不同地点进行操作.参照局域网内登录域服务器使用组策略自定义桌面的技术,实现每个操作人员登录系统后按照各自的操作权限产生各自的操作界面,结合必要的IP地址或MAC地址限制功能,防止越权操作.这将大大提高系统安全性和实验室资源的利用率.为了防止恶意窃取操作人员的密码,保证系统的安全性,除了严格执行密码管理规定外,技术上的防范也是必不可少的.系统采用了单向不可逆加密（MD5）技术来防止通过网络监听和恶意闯入服务器的手段来非法获取密码.使得密码保护的水平上了一个台阶.（下转第2268页）2268福建分析测试仪器维修按照7条测定镉检出限与特征量相同的条件,对3.00ng/ml的镉标准溶液进行7次测定,求出测定的标准偏差,计算测定的精密度（以相对标准偏差RSD表示）.说明:

8.1检出限一个有用信号能否被检测出来,同噪声大小有直接关系,噪声大,表明仪器波动范围大,即稳定性差.对一台仪器稳定性好坏,可以用测定同一浓度的标准溶液所得到的标准偏差来衡量,也可用检出限来表示,它的定义是:

在选定的实验条件下,被测元素溶液能给出的测量信号三倍于标准偏差时所对应的浓度,用空白溶液进行l0次以上的吸光度测定所计算得到的标准偏差.石墨炉法中常用绝对检出限表示.检出限意味着仪器能检测的元素最低浓度,它比灵敏度有更明确的意义,是原子吸收分光光度计最重要的技术指标,它既反映仪器的质量和稳定性,也反映仪器对某元素在一定条件下的检出能力.在痕量分析中,由于在极低浓度时测量值的分布不服从正态分布,我们取K=3（表示C,Q是对应三倍标准差的浓度或质量）,仅相当于90%置信概率.仪器检出限与所用的响应时间有关.8.2同一台仪器对不同的元素的灵敏度与检出限是不同的,因为Cu和Cd的空心阴极灯的性能比较稳定,可减少因光源不稳而引起的测量误差,常被分别选作火焰法和石墨炉法的代表元素.火焰法还可选择Zn,Mg,K;石墨炉法还可选择Cr.9背景校正能力的检定:

对于仅有火焰原子化器的仪器,在Cd228.8nm波长处,先用无背景校正方式测量,调零后,将光衰减器插入光路（没有光衰减器可吸喷能产生吸光度A大约为l的一定浓度的NaC1溶液）,读下吸光度值A,再将测量方式改为有背景校正方式,调零后,再将同一光衰减器插入光路（或者吸喷相同浓度的NaC1溶液）,读下吸光度值A,计算的背景校正能力Be=A/A应符合要求.对于带有石墨炉原子化器的仪器,将仪器参数调到测定镉的最佳状态,以峰高测量方式先进行无背景校正测量,用移液管移取一定量的NaC1溶液于石墨炉中,使之产生的吸收信号A约为l,再进行有背景校正方式测量,加入相同量的NaC1溶液,在同样的实验条件下进行测量,读下吸光值A:

计算的背景校正能力Be=A/A.应符合要求.1O样品溶液吸喷量（F）和表观雾化率（￡）的检定在与6条相同的条件下,在10ml量筒内注入去离子水至最上端刻线处,将毛细管插入量简底部,同时启动秒表,测量1min时间内量筒中所减少的体积,即为样品溶液的吸喷量（F）.将进样毛细管拿出水面,待废液管出口处再无废液排除后,将毛细管插入水中,直至10ml水全部吸喷完毕,待废液管中再无废液排出后,测量排出废液的体积V（单位以ml表示）,计算表观雾化率:

8=（（10一V）/10）×100%本文主要是分析了原子吸收分光光度计的一些常规检测项目的检测方法,及可能的替代方法,并简单说明了所涉及的检测项目的理论意义.（上接第2265页）5应用效果利用Delphi7+SQLServer2000+Excel2002开发的检测报告管理系统,操作界面风格优秀,操作简便,数据库管理简易,可靠.经过一年来的运行是稳定可靠的.对比以前报告管理模式,出具报告的效率明显提高,数据的查询和报表的生成方便简捷,消除了因打印引起的报告差错,重要的是所有的操作都能被系统自动记录,符合了实验室管理体系的要求.总的来说,按照这种方法设计的检测报告管理系统是成功的.