行政人事部工作流程与标准之欧阳化创编.docx
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行政人事部工作流程与标准之欧阳化创编
时间：
2021.02.06
创作：
欧阳化
第三节行政人事部工作流程与标准
大事记收集保存的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
收集
1.收集集团及本店的大事记，根据《重大事件管理制度》，在店内发生重大事件后，事件责任部门负责人第一时间填写《大事记记录表》及相关资料（文件、影音、照片等），人事行政部审核是否真实、完整，之后上报集团。
大事记
记录表
B
整理、存档
1.将记录的大事记及相关资料以电子版形式存档；
2.每个月对其进行分类整理；
3.存档后做好目录，并在档案盒外表明，以方便日后查询。
上报集团文件的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
拟定初稿
1.根据集团要求，结合店内实际情况拟定上报文件初稿。
B
提交
1.打印初稿上交店领导审核，根据审核意见进行修改；
2.将修改后的文稿提交店领导签字确认，分类保存文稿。
C
上报
1.将文稿以邮件形式发送给集团相关部门，并确认；
2.如果上报文件需要加密，加密后上交集团。
接待重要宾客到店参观的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
迎接、接待
1.得知重要宾客到店信息时，及时通知相关人员或店领导到正门口迎接，并简要介绍宾客情况；
2.需要时，引领宾客至包房或办公室稍事休息，并奉茶。
B
参观
1.引领宾客按照计划路线参观；
2.为宾客介绍酒店相关信息和服务项目；
3.如需要店领导陪同参观，需提前通知。
C
送客
1.参观完毕后，可根据需要引领宾客到包房或办公室稍事休息；
2.送客时，如遇有台阶需主动提醒宾客，“您好，小心台阶”；
3.如果宾客走侧门时，要迅速上前为其推开门；
4.目送宾客离开，并告别，“您路上开车慢点，欢迎下次光临”；
5.主动为宾客打开车门，挥手送客，直至看不见宾客时，方可归位。
文件接收及管理的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
接收文件
1.文件接收渠道：
店内文件、集团及相关门店文件；
2.集团或相关门店文件接收：
我店人员到集团领取文件
或集团人员下店将文件带到本店，签收责任人：
行政人事部、店总。
3.收到集团下发的文件后，填写收文记录；
B
下发文件
1.根据签收文件上的抄送部门确定复印、打印份数；
文件
签收单
2.各类文件接收后两小时之内，通知各部门领取文件并签字确认；
3.将文件签收单存档。
C
存档
1.将文件原件进行归类、存档；
行政文
件目录
2.在接收文件目录上标明文件名、编号、页数、份数及抄送部门；
3.电子版类相关文件下发到个部门负责人后，原件进行归类存档。
D
查阅文件
1.如需借阅各种文件，原件不得携带外出；
文件借
阅管理表
2.如需复印时，说明原因经店总同意后，由行政人事部文员复印，并签收。
会议组织的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员、行政人事主任
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
会议通知
1.确定会议时间、地点、参加人员；
记录本
2.会议提前2天、临时会议提前4小时通知各部门负责人，包括会议主题、时间、地点及参加人员，由各部门负责人传达；
3.重要会议提前2天通知集团办公室。
B
会前准备
1.根据会议内容及会议形式，准备所需物品及资料；
会议
流程
2.提前1天完成物品准备工作，并由行政人事办公室逐
一检查。
3.根据会议形式及参会人数等提前半天布置会场；
4.提前半小时检查会场，查看各项准备工作是否到位，重点检查电源、音响、话筒等设施设备。
C
会中
1.引领参加人员按次序进场；
会议纪要
2.会议开始时，安排专人维持会场纪律；
3.会议中，做好会议纪要。
D
会后
1.会议完毕后，引导参加人员按次序退场；
会议纪要
2.撤场，检查设备，并把物品放回原位或及时归还；
3.整理会议纪要，在4小时之内下发并存档。
公章管理的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事主任
文件批准人
步
骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
公章的使用
1.公章使用分为用章和借用公章。
B
用章
1.由使用者填写公章申请表，详细注明部门、用印原因及其他有关事项；
公章
申请表
2.常规的银行汇总、结账、财务报表、行政人事相关业
务报表等，由部门负责人签字后到行政人事部加盖公章；
3.凡需加盖公章的文件、资料等，需店总签字后，行政
人事部方可盖章。
C
借用公章
1.集团或各部门需借用本店公章时，须事先填写公章申请表，使用部门经理签字-店总签字或授权人签字，提交行政人事部审核，并记录；
公章
申请表
2.公章归还后借章人和领章人分别填写实际归还时间并
签字确认；
3.如在规定时间内未归还，跟催并确认归还时间，直至公章归还。
员工意见箱收集整理的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事主任
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
告知员工意
见箱的作用
1.对新入职员工或对意见箱没有更好认知的员工进行告知，以便更好的收集员工意见，力争使意见箱中意见可用率达85%。
B
收集意见箱中意见、整理
1.每周一上午10点由行政人事主任开启意见箱，收集、整理意见并填写《员工意见反馈表》；
员工意
见反馈表
2.将《员工意见反馈表》上交店总审核，并签署整改意见，及时下发给相关部门负责人进行整改。
C
落实、整改
1.相关部门负责人，必须在规定时间内进行整改，如遇特殊情况需及时告知员工，并将原因及具体整改时间节点张贴在员工天地。
员工意
见整改
告知书
2.对于多次反映的问题，在经理层例会上强调，提高重视程度，确保不断提升员工满意度；
3.由行政人事部进行跟踪，重大问题需店总进行协调。
配合集团质检的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事主任
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
了解本次
质检重点
1.检查前，先同集团质检部人员了解本次质检重点。
B
配合检查
并记录
1.同集团质检部一起进行店内检查，配合集团质检员记录质检时发现的问题，由各部门负责人签字确认。
C
汇总并下发
1.集团质检员将检查后的记录进行汇总，下发给店质检员；
质检整
改汇总表
2.次日上午9点将集团下发的质检汇总表打印，交给各部门负责人和店总；
3.收到汇总表当天上午12点前，部门负责人根据质检存在问题的轻重对责任人进行奖罚，同时在质检表中写明整改措施及奖罚情况并签字，对一般问题当日查出当日整改；
4.当天下午5点前部门负责人落实整改措施，并将整改措施填写在质检汇总表内且签字确认，由店总审核后签字，签字后原稿存档，复印件上报集团质检部；
5.根据集团下发的质检汇总表，对各部门所辖区域进行星级评比，根据星级评比结果作为部分绩效考核依据并存档。
备注：
5星级不扣分，4星级扣二分，3星级扣4份，2星级扣6分，2星级扣8分，未评星级扣10分。
D
整改、复查
1.责任人对质检检查存在的问题进行整改；
2.整改后由部门负责人或店质检员进行复查，如不合格需继续整改，直至合格。
借用集团物品的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
借用
1.事先询问集团办公室，是否可以借用所需物品；
借还
物品表
2.派人到集团取回借用物品，并在集团《借还物品表》上签字，写明借用物品名称、数量、借用原因及归还时间；
3.如超时借用，需电话咨询集团办公室，商量续借事宜。
B
归还
1.用完后在4小时内将借用物品归还，并在集团借还表上签字写明归还时间。
签订劳动合同的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事主任
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
任命
1.见习主管试用三个月后，由店内提出转正申请，上报集团人力资源部；
2.由集团宣布并下发任命通知。
B
签订合同
1.行政人事部根据集团任命通知，同其签订劳动合同；
合同书
2.填写劳动合同书时，须由本人及店总签字、盖章后方可生效，合同书双方各执一份；
3.每月将劳动合同书的复印件上报集团人力资源部备案。
人事档案管理的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
分类
1.每周日上午10点前根据已入职、未入职、被淘汰和正常离职的，分类整理人事档案；
入职
登记表、
应聘
登记表
2.把已入职的人事档案根据部门进行分类整理；
3.把未入职人员的应聘登记表，根据面试结果进行分类整理；
4.每月根据入职时间整理在职员工档案。
B
存档
1.每周根据以上分类情况，将信息录入电脑（即入离职档案表），确保人事档案表准确、无误；
人事
档案表
入职
登记表
2.电子版存档后，把在职员工的档案分部门放入档案盒，并在档案盒外标明存放信息；
3.把初试中印象较好的未入职员工档案根据填表时间存入档案盒并在档案盒外标明时间（例如：
2012年3月—5月），作为储备人员；
4.离职员工的档案按离职日期排列放入档案盒，并在档案盒外标明存放信息。
C
管理
1.各部门查阅档案时，须经部门经理签字，行政人事部主任同意后方可查阅，员工无权查看自己的档案，档案中的资料，不得擅自更改。
D
接收、转出档案
1.接收员工档案时，查看封条是否打开，审核档案内容，有无短缺资料，审核合格后，按部门分类存入相应档案盒；
档案
转出表
2.员工离职时，必须把档案转出，转出人员必须持有转入企业的商调函，方可提取档案，提取档案时须认真核查保险是否结清，结清后行政人事部封存个人档案并加盖公章，由本人签字确认后方可转出，如无转入企业的商调函，需持有劳动局开具的商调函。
员工休假管理的流程与标准
部门名称
行政人事部
文件编号
执行人
行政人事文员
文件批准人
步骤
工作流程
操作及标准
相关记录
A
休假类型
1.
升级会员 