岗位工作说明书培训教材.docx
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岗位工作说明书培训教材
工作说明书讲义
培训容:
什么是工作说明书
战略规划部和各部门负责人在编写中的作用
我司工作说明书的组成要素
工作说明书的注意事项
前言
一、什么是工作说明书:
1、定义:
工作说明书又叫职位描述,职位界定,工作规。
通俗的讲就是给工作画像,用白描的手法把工作特征写下来。
这里讲一下,下面可能混用工作说明书和它的别名,意思是一样的。
2、主要容:
工作容,职责权限,任职要求。
我司还包括操作规和工作质量标准等方面容。
简单的讲就是提供了以下信息:
用谁,做什么,何时,何地,怎么做,做得怎么样。
3、要点:
记录工作本身,与从事工作的人无关。
二、工作说明书的作用:
工作说明书在建立了组织机构的基础上,通过工作分析,对各岗位的工作容、职责、权限和与其它部门、其它岗位之间的关系等进行明确界定。
1、人力资源管理的基本要素,让员工感觉公司规,明白工作容,标准和要求,有利于工作的有章可循。
2、便于上级考核,工作的原则,要求,衡量标准都很明确,有利于员工工作绩效的考核工作。
3、招聘时,比如招聘一个培训主管,要什么,做什么,从说明书中能很快找到参照依据。
4、便于职业生涯规划,描绘了职位晋升的阶梯,比如营销部里面的品管和品牌部长有职位上的差异,怎么晋升,应该在说明书中提供说明。
总之,工作说明书是人力资源管理中最为重要的文件之一。
它是人力资源管理的基石。
有利于编制系统的人力资源计划,有利于确定招聘对象组织人才引进,有利于企业部组织员工培训
三、工作说明书的制定与保存责任
1、谁来定:
部门负责人,经理,部长。
为什么?
最了解下属,熟悉部门和下属的工作。
我部:
辅助,支持,培训他们怎么写,并且要把格式下下来,对初稿进行审核。
2、谁来保存:
三份。
用人部门负责人,平时用来作工作指导。
员工:
平时参照。
人事部门:
备份。
四、工作说明书的构成要素:
我们的岗位说明书共有5个板块:
1、基本要素2、工作说明3、工作规4、操作规5、质量标准
共有38个小项,这里对重要的项目进行一些说明和列举,使大家对岗位说明书的构成要素和填写要求有个认识和了解。
基本要素
1、岗位名称:
头衔,反映功能,比如总裁办人事秘书、会议秘书、文字秘书。
2、所属部门:
属于哪个部门,比如客服数据分析专员,结算数据分析专员。
我司总部是三级部门,一般是中心、部门、组。
比如:
结算管理中心分成总监办、货款结算部、合同管理部、商务部、数据分析部。
3、生效时间:
可以是劳动合同拟定的时间一致,实际编制的时间
4、编制、职务、考核、薪资级别:
用于人力资源预测,职务体系的设置,考核目标的设定,薪资体系的建立。
5、上下级关系:
直接上级:
上级头衔,只能有一个。
直接下级。
还有的岗位说明书包括以下基本要素:
1、下属人数:
辅以组织结构图,把上、下关系反映清楚。
直接下属比较好计算。
间接下属就是下属的下属。
如果是在矩阵式的架构里面,下属人数的计算另有方法:
比如子公司的人事经理向子公司总经理,总部人力总监汇报,子公司总经理的下属就折半计算,下属人数算一半。
2、沟通关系:
哪些人打交道。
比如招聘部长:
部,外部应聘者,劳动部门,媒体,报纸,广告经纪人。
最好有频率。
部每周,外部媒体每月。
工作说明
一、工作概述:
设置的目的、目标:
理由。
通常格式是:
为了……要做……。
比如事业部经理:
为了保证销售额、销售利润的实现,要做好业务管理和部门管理工作。
通过……达到……。
比如服务改善部经理:
通过服务数据分析,优化服务政策,提高和改善服务质量。
二、工作容和职责:
核心部分。
主要包括:
工作容(工作职责分类,工作具体容)、工作依据、时限、权责、衡量标准。
(一)工作容:
首先将工作进行分类,确定大的职责,然后填写每一类职责具体的工作项目。
1、分类原则:
排斥原则:
即分类后的工作条目之间是没有交叉与重叠的,相互之间是排斥的。
全面原则:
即分类后工作条目的总和是能涵盖所在岗位所有工作的,没有遗漏。
如培训主管的工作分类为:
培训计划的制定、培训课程的组织与安排、指导与监督各部门的培训、培训的改进及其他等。
2、分类方法:
在公司里,任何岗位的工作实际就是一项服务,为自己部门服务,为其他部门服务,为整个公司服务。
根据服务对象的不同,可将本岗位工作从以下几个方面来进行分类:
另外还可根据工作性质划分:
独立性工作;(多是对物的管理,不怎么需要沟通与合作,如档案管理员、行政物品管理员等)还可以继续按照物的品类进行分类。
配合性工作;(多是对人的管理,需要较多的沟通与合作,如培训主管、招聘专员等)还可以继续按沟通的事项进行分类。
混合性工作。
(介于两者之间)还可以继续按沟通的流程与模块进行分类。
对工作的分类还可以按照基本的流程或模块来分。
一个职位或几个职位通常在为一个主流程服务,最直接的分类方法就是按照该职位所服务的子流程来分类,但是需要将部分相关程度较高的子流程合并。
例如人事管理员的工作是办理人事手续,其主流程包括入职、转正、晋升、调动、考勤、出差、请假、离职等子流程,因此,对其工作的分类,最方便直观的就是按照这些子流程分类。
不过像出差、请假两个模块以及晋升、调动两个模块都可以和合并起来,成为一项工作任务。
还可以按照工作量进行分类。
一项简单任务而工作量非常大,就可单独归为一类,如人事管理员的考勤卡核定,就是一项工作量非常大的工作,每个月要占用两个星期的时间,就可以认为是一项单独的主要工作容。
一些工作量较少的工作,可以合并在一块,如一些组的部长对组两三个员工的沟通、培训、激励等与对组外部门的少量的协作等工作可以放在“部沟通与外部协作”一栏。
分类方法很多,并不一定要依据上述方法,只要灵活运用,能符合排斥原则和全面原则的分类方法,分类数控制在3~7类,即可认为是较好的方法。
(二)工作依据:
做每项工作时,参照的制度、手册、通知等文件或其他知识。
比如:
人事手续办理工作的依据为《人力资源管理手册》《员工手册》《福利制度》《出差管理规定》《考勤管理制度》等等。
(三)工作时限:
该项工作进行的频率和何时完成。
比如:
数据统计工作,要求每月**日前完成;
会议记录的整理工作,要求会议结束后24小时完成;
店面的销售工作,要求每日做但并未有明显的结束期限,则填写“常规”或“例行”;
写工作日志,要求每天都做且需完成的,则填写“日常”;
工作经验的总结或新进员工的带训工作,并未有明显的时间规律的,则填写“据实际需要完成”等等。
(四)权责:
就是职权与责任。
1、职权一般包括:
审核权,审批权,检查监督权和绩效考核权。
这些职权之间是有所区别的。
比如财务部经理对2000元以下的费用报销有审批权,而对2000元以上的费用报销只具有审核权。
需要说明的是,不是所有岗位都有职权的,一般的,作业类岗位就没有职权。
2、责任:
基本可以分成全责、部分和协助。
全责是:
如果出现问题,将承担全部责任。
部分是:
一些人共同完成某项工作,承担部分责任。
协助是:
协助其它职位做工作。
根据承担的责任不同,具体可以表述成审批、指导、监督、控制、执行、协调、配合等,根据具体的工作而定。
(五)衡量标准:
工作的行动、责任过后就是对每项工作的要求。
如差旅费报销办理工作,要求及时、准确、传递无差误;
秘书的会务安排工作,要求准备工作充分无误、及时、组织协调到位、注意细节等等。
举人事负责人为例,对工作职责、责任、衡量标准和职权部分的填写进行说明:
1、制定年度总体人力资源战略计划,并监控执行。
责任:
全责
衡量标准:
计划和实施是否有可行性和时效性。
2、人力资源的有效配置:
具体工作:
审批用人需求、指导或实施招聘工作、晋升、部调动申请的审批。
责任:
全责
衡量标准:
及时性、成本控制、员工满意度(可对人员进行一些调查),部门满意度(主要考察人员服务期间的成效,时间周期测算部门的满意度)
3、薪酬和福利:
建立健全薪酬福利体系,审核日常薪酬福利项目。
责任:
全责
衡量标准:
预算和成本的差异、薪酬对外有竞争力,对有公平性。
4、员工的培训和发展:
建立员工培训制度和流程,审批培训计划和指导计划的实施。
指导员工职业生涯发展规划。
责任:
全责
衡量标准:
年度计划的准确性、学时、效果满意度。
5、激励考核、绩效管理:
制定目标设定办法,激励、奖惩机制。
责任:
全责
衡量标准:
可行性、用人部门的满意度。
6、员工关系和企业文化:
建立沟通渠道和程序,把部门建设纳入企业文化建设的总体目标和要求之中,进行劳动争议的处理。
责任:
部分(其它部门也做一些工作,开辟通畅的部沟通途径,建立一支与企业文化相融合的员工队伍是各个部门的共性职责)
衡量标准:
员工满意度,计划执行的及时性。
7、上级交办的其它工作
责任:
全责
衡量标准:
领导满意度。
受总经理授权,行使以下职权:
1.审批权
试用期员工的辞退;部门负责人以下员工的辞职、辞退、行政处分。
2.审核权
管理人员调动、升职、加薪、奖励;部门负责人以上员工的辞职、辞退、行政处分。
3.检查监督权
对部门日常工作、总经理批示和办公例会决议执行情况有检查监督权;对违规违纪案件有检查监督权;对工作失职案件有检查监督权。
4.绩效考核权
对除总经理外的所有员工有绩效考核权。
这是以人事经理为例,讲工作职责、责任、衡量标准和职权。
下面对工作规进行一下讲解。
工作规
包括任职条件、晋升渠道和工作条件三个部分:
一、任职条件:
学历、性别、年龄、工作经验、知识、技能、资格、态度。
有些做得比较详细的工作说明书还有一项是生理要求,包括身高、体重、听力、视力、健康状况、外貌、声音等条目,特别需要指出的是提出“生理要求”在国属于正常运作,但是类似要求在西方国家会被视为歧视性的,公司由此会有被起诉的危险。
(一)学历:
中专、高中、大专、本科、硕士或不作要求,特定专业。
(二)性别:
男女不限、只限男性或女性
(三)年龄:
适合的年龄。
(四)工作经验:
要从事本岗位工作,人员需要有多长期限、怎样的工作经验?
经验是在一定时期的职业活动中,通过对知识的实际运用而获得的。
一般包括项目经验、项目管理经验、销售经验、管理经验、领导经验。
比如部门负责人应该具备的经验是:
部门流程的发起、控制、监督,管理决策以及如何影响或实施管理决策的经验。
(五)知识:
要从事本岗位工作,人员需要具备哪些方面的知识?
一般来讲,知识是可以像书本一样放在桌上的东西,看得见摸得着。
分成行业知识、专业知识、产品知识、电脑知识、语言知识、一般经营管理方法与工具、商务经营管理知识。
比如人力资源部员工,根据岗位特性,需要具备的专业知识要求为熟悉国家和当地的关于薪酬、佣工、劳动合同、争议的法规及政策。
(六)技能:
要从事本岗位工作,人员需要具备哪些方面的技能?
一般来讲,技能是人将知识化后本身掌握的工作技巧、方法套路、以及工作时的直觉,技能是看不见摸不着,只有在操作过程中才能体会得到。
技能一般分成:
基本技能与专业技能。
如总裁办会议秘书,根据岗位特性,需要具备的基本技能要求为
1、会使用一般办公设备和办公软件。
2、能够快速阅读与撰写常用公文。
需要具备的专业技能要求为
1、写作技能:
行文格式规,语言通顺,容充实,结构严谨,笔迹清晰易于阅读,要求有速记能力。
2、人际沟通能力:
善于倾听,能够通过简短的对话明晰对方的意图;善于表达,口齿清晰,普通话标准,容明确,易于理解。
3、组织协调能力:
能够和各个部门,各层级人员无障碍沟通,将多项并行的事务安排的井井有条并能有效沟通。
(七)资格:
如会计师、审员、电焊工证书。
二、晋升渠道:
正常渠道、转换岗位
三、工作条件:
环境状况、使用设备
操作规
包括流程与操作要求
一、关键工作流程图
将所在岗位涉及的