秘书实务章节重点.docx

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秘书实务章节重点

《秘书实务》辅导资料

第一章绪论

第一节秘书实务的对象和范围

1.秘书实务是指

（1）秘书实务就是秘书和秘书机构的专业工作

（2）秘书实务的内容广泛而繁杂，大致决策辅助中的要务，小至日常中的琐事，几乎无所不包，无时不有（3）要求秘书必须精通各种秘书事务。

2.秘书实务的学科对象是：

秘书业务活动，秘书和秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。

其构成

（1）秘书人员，秘书活动的主体要素

（2）专业工作（3）工作规范（4）领导意图（5）工作环境。

3.秘书事务的研究范围和主要内容：

主要研究范围

（1）秘书实务的一般理论

（2）秘书实务的具体内容（文字工作，文书工作，信息工作，调研工作，会议工作，建议工作，信访工作，接待工作，谈判工作，随从工作，通讯工作，档案工作，保密工作和其他工作等）（3）秘书实务的工作规范（4）秘书实务的运作程序（5）秘书实务的操作方法。

第二节秘书实务的性质和特点

1.秘书实务的性质

（1）表现在秘书职业的专门化

（2）表现在秘书业务的常规化（3）表现为秘书职能的具体化。

2.秘书实务的特点：

（1）实用性

（2）规范性（3）程序性（4）可操作性。

第三节秘书实务与相关学科

1.秘书实务与秘书学概论的关系：

秘书学概论是从总体上宏观上和理性的层次上，去抽象和解释秘书活动的一般规律，而秘书实务则是从操作上，微观上和知性的层次上，去总结和概括秘书业务活动的一般知识，秘书学概论和秘书实务是纲与目，总与分、虚与实的关系。

2.秘书实务与文书学的关系

从文书学研究的现状来看，它大体包括以下内容：

研究文书的概念、作用、特点、类型和体式；研究文书工作的组织、原则和制度；研究文书处理的程序、方法和要求；研究文书的立卷、归档和保管。

此外，文书学也研究文书的生命期和自动化管理等问题。

秘书学与文书学的关系十分密切，两者存在着包含与被包含的关系。

但秘书实务与文书学的关系，则存在着交叉的关系，如文书工作同为秘书实务和文书学的研究内容，倘若摒弃文书工作，秘书实务就会丧失本来属于自己的研究内容。

倘若摒弃文书工作，秘书实务就会丧失本来属于自己的研究阵地，其知识体系的完整性就会受到破坏。

3.秘书实务与应用写作学的关系特别是与以公文写作为主体的机关应用文写作的关系较为密切。

其表现是：

应用写作知识是秘书必备的专业知识；应用写作活动是秘书业务活动的重要方面；应用写作能力是秘书的基本能力。

这就是说，秘书实务与应用写作之间，存在着相互交叉的关系。

第四节学习秘书实务的目的

1.学习秘书实务的目的是:

（1）通过自学和考试，系统的掌握秘书实务的基本理论，基本知识和基本技能

（2）了解我国秘书工作的法规，规章和制度（3）懂得各种秘书业务的工作内容，程序和操作方法。

3.学习秘书实务的意义

（1）学习秘书实务，有助于为社会培养应用型秘书人才

（2）学习秘书实务，有助于满足现代领导工作的需要（3）学习秘书实务，有助于提高秘书工作的质量和效率（4）学习秘书实务，有助于理解秘书专业其他课程的相关知识

2.学习秘书实务的方法:

（1）学习秘书实务同学习相关学科相结合的方法

（2）学习秘书实务同实地调查相结合的方法（3）学习秘书实务同实际操作想结合的方法。

第二章秘书的一天

第一节上班之前

一.回顾昨日工作1.在业已处理完毕的事务中，哪些是自己满意、对方满意、领导者满意的。

2.在业已处理完毕的事务中，哪些是不为自己、对方、领导者所满意的。

3.在尚未处理完毕的事务中，秘书应根据轻重缓急区分主与次、先与后，从中确立哪些事务必须当日了结。

二.构思当日工作1.对于尚未办结的重要事项，要构思上班后如何承上启下。

2.对于列入计划的紧急事项，要构思上班后如何分步实施。

3.对于重要而不紧急的事项，要构思上班后如何顺便处理。

三.修饰个人仪表1.头部2.面部3.手部4.服装5.首饰

四．先于他人上班秘书提前上班，旨在有充裕的时间做好如下各项准备工作：

1.重新检查送领导者当天签批的文件。

2.重新检查当天上午开会的各项会务工作。

3.重新检查接领导者上班车辆的运行情况。

如了解司机是否按时返程，途中有无意外情况发生。

4.重新检查对来访客人的接待工作。

5.承接领导者临时交办的事项。

第二节上班之后

一、整理办公场所

二、报告当日工作安排报告工作安排时，要注意以下事项：

1.拟定日程表一定要简单明了、切实可行，便于领导者进行工作。

2.拟好的日程表除向领导者口头报告外，还必须请领导者过目，并充分听取领导者的意见。

3.领导者首肯后，秘书要即刻将日程表印制出来，并呈送领导者一份，自己手执一份，以便付诸实施。

4.日程表在实施过程中，如出现变故而难以按预定计划行事时，秘书应与领导者及时沟通，由领导者决定是否改动。

三、请求工作指示

秘书请示工作指示应把握的要点：

（1）秘书请示的内容一般为事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题

（2）秘书在请示工作时，要做到主旨明确，要言不繁，态度谦和（3）请示时要注意方法，时机和分寸（4）领导者在口头指示时，秘书要凝神聆听，必要时可作记录，然后予以重复。

四.处理日常事务：

秘书应将当日的工作按轻重缓急分成以下三类：

（1）急办之事，秘书要优先处理

（2）必办之事，要抓紧处理（3）缓办之事，利用空余时间，顺便予以处理。

第三节下班之前

一.突击未了事宜应做到：

（1）要以正常上班的心态应对为了事宜，善始善终，一丝不苟

（2）秘书任要本着急事先办的原则（3）如个人力量不足，秘书们应分工合作，协调突击，以保证下班之前办结必办之事。

二.浏览当日文件秘书在浏览当日收文时须把握以下要领：

1.快从繁琐事务中解脱出来，静下心来认真阅读当日来文，特别是上级组织要求办理的来文，以及下级组织请求批准的来文。

2.秘书在有限的时间内阅读大量的来文，以采用泛读、扫读、跳读等模糊阅读方式为宜，旨在迅速获取有价值的信息，从中筛选出急须送领导者阅示的重要来文。

3.为方便领导者对重要来文的阅示，秘书可按照行文目的，将来文分为办件和阅件，分送有关领导者或有关部门审批。

三．整理文件资料其内容有以下几个方面：

1.秘书在浏览的基础上，要对文件资料初步加以分类、排序和存放。

凡需要领导者及有关部门当天阅知或指示的文件，如前所说，秘书要及时分送。

2.凡暂缓办理的文件及内部交换资料，秘书要如数收藏在保密柜里，并注意上锁，以防失泄密。

3.凡当天收到的报纸、杂志，秘书要逐一归类和摆放，使其各就各位。

第四节下班之后

一.继续处理紧急事务

秘书要注意防止和克服以下不良情绪：

1.烦躁。

2.敷衍。

3.抱怨。

二．随从领导人应酬如果领导人需要，秘书原则上应随从之，并做好如下工作：

1.提前安排车辆。

2.及时进行联络3.注意修饰仪表。

4.负责领导人的安全。

三．陪同领导人加班

四．双休日与节假日

1.只要领导工作需要，或者仍有急办之事尚未出手，即使是双休日或节假日，秘书也必须继续工作，直至完成任务为止。

正确认识“秘书无休息日”：

秘书工作的这种“无定时”特点，一方面要求秘书必须有健康的身体，另一方面要求秘书必须要有奉献精神，两者缺一不可。

第三章文字工作

第一节文字工作概述

一、文字与文字工作

文字：

指语言的书面形式，即文书或文章的意思

文字工作：

广义上指一切以制作书面语言为生的职业技能活动。

二．文字工作的意义

1．秘书的文字功底是秘书的基本素质2.秘书的文字表达能力是秘书的首要能力3.秘书的文字工作是对领导工作的重要补偿。

三．文字工作的特点

1．写作活动的受到性2.思维形式的抽象性3.表达方式的综合性4.成文过程的程序性。

第二节文字记录

一．文字记录类型

1.电话记录

2.值班记录

3.来访记录

4.会议记录

5.大事记

6.调查记录

7.领导讲话记录

8.领导口授记录

二．文字记录的过程

1．备好笔和纸，随时准备记录2.用心倾听和判断，快速做出记录3.及时补充和修改，认真整理记录,包括：

（1）要忠于发言者说话的意图，尽量保持原话，原貌

（2）要体现发话者的语言特点（3）再不背离原意的前提下，记录人可以加以修饰，具有一定的网可读性。

三.文字记录的方法

1．要点记录法2.详细记录法3.常用的速记法4.特殊的标识发5.笔记与录音并用法

第三节文稿撰拟

a）文字撰拟的范围

1.各种法定文字的撰拟

2.各种常用文书的撰拟

3.各种领导讲话稿的撰拟

4.各种公关文书的撰拟

b）文稿撰拟的过程

1.文稿撰拟的宏观过程

（1）朦胧阶段指秘书从事文字工作的初期所经历的一段尚未入门的写作过程

（2）模仿阶段指秘书从事文字工作的中期所经历的一段尚不自由的写作过程

（3）自如阶段指秘书从事文字工作后期所经历的一段胜任裕如的写作过程。

2.文稿撰拟的微观过程

（1）准备阶段包括：

授受意图，收集资料，拟定提纲

（2）草拟阶段包括：

讲究语法，讲究逻辑，讲究格式

（3）定稿阶段包括：

审核，修改，定稿。

三．文稿撰拟的基本要求

1．符合必须的行文原则2.符合国家现行的法律法规3.符合党和国家的方针政策4.符合实际情况5.符合领导意图6.所提措施和办法要切实可行7.涉及其他部门或地区的问题要协调一致8.文字表达要合乎语法，修辞，逻辑9.格式，标点符号，数字和计量单位要符合现行规定。

四．文稿撰拟的方式

1.个人撰拟2.集体撰拟3.文稿代拟

a）文稿审核

第四节文稿审核

一、文稿审核的作用

1.审核能够控制发文总量

2.审核能够确保文稿数量

3.审核能够减轻文稿负担

二、文稿审核的主要内容

1．法律审核2.政策审核3.事实审核4.文字审核5.体式审核6.程序审核

一．文稿审核的三审制度

1.初审，有秘书机构的专职核稿人员对草稿进行初步审核

2.复核，由秘书机构负责人对修改稿进行审核

3.终审，核稿人对领导者签发的审批稿进行最后的审核。

二．文稿审核的方法

1.个人审核2.集体审核3.会商审4.专家审核

第四章文书工作

第一节文书工作概述

一．文书与文书工作

1.文书工作：

指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发，传递，办理和保管的全过程。

具体任务：

（1）发件处理

（2）收文处理（3）文件管理（4）文件保密（5）文件贯彻落实情况的督促检查工作（6）领导人交办的有关文书处理的其他工作。

二．文书工作的作用

1.可以提高文书质量2.可以控制文书总量3.可以加快文书运转可以确保文书的安全4.可以促进档案管理。

三．文书工作的原则

1．准确无误2.及时迅速3.安全保密4.力求精简5.集中统一6.党政分开

四．行文关系与行文制度

1．行文关系：

指根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。

主要有两种类型：

一是有隶属关系的上下级机关之间的行文，另一种是无隶属关系的机关之间的行文。

2.行文制度：

（1）相互行文制度

（2）联合行文制度（3）逐级行文制度（4）文稿代拟制度（5）一文一事制度（6）公开行文制度。

第二节发文处理

一．交拟与拟稿

1.发文处理的环节：

（1）交拟拟稿

（2）审核签发（3）印制校对（4）用印登记（5）封发传递。

2.交拟注意事项：

（1）撰文的背景

（2）撰文的依据（3）撰文的意图（4）撰文的要求。

二．审核与签发

1.签发注意的事项：

（1）签发人对已签发的公文负有完全的责任

（2）签发人必须明确签署意见并写上姓名和审批时间（3）签署时应使用符号存档要求的书写工具和材料，不得在文稿装订线外书写。

三．印制与校对

1.印制注意的事项：

内容准确，格式规范，页面整洁，自己清楚，美观大方，便于阅读和保管

2.校对的方法：

（1）对校法

（2）折校法（3）读校法，要求：

既忠于原稿，又要善于发现和纠正原稿中的差错，校对要达到一定的次数要求。

3.传递的要求：

（1）迅速及时

（2）安全保密（3）手续完备