alfresco知识库管理系统用户使用手册.docx

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alfresco知识库管理系统用户使用手册

alfresco知识库管理系统

用户使用手册

【名词解释】

1、alfresco知识库管理系统

Alfresco是一款开源的企业内容管理系统，可以为企业提供文档和知识管理的版本控制、移动访问、协同工作等多种功能。

Alfresco支持全文检索，用户使用简单，

Alfresco是目前应用最广泛的开源企业知识管理系统，先后有超过500万次的下载，7.4万个社区成员。

我们的财务共享中心知识库管理系统，就是用该软件搭建的。

2、站点

站点是存放企业内容的基础。

我们把站点视为仓库，内容视为物资，不同的物资存放在不同的仓库中，比如我们把粮食放在一个仓库中，把矿石放在另外一个仓库中。

站点的作用就是存放特定的内容，并限定访问的用户。

比如目前我们财务知识库的3个站点中，SSC知识库就是存放财务中心的内容，财务中心员工可以访问这些内容；其它2个站点存放的是地市州财务人员相关的内容。

3、文档

包括数据库中的信息、企业的各种文档、报表、账单、网页、图片、传真，甚至多媒体音频、视频等等各种电子信息载体。

在我们的知识库系统中，”文档“具体指存放在站点下的”文档库“中的文件。

4、知识

知识通常指通过学习、实践或探索所获得的认识、判断或技能。

在我们的知识库系统中，”知识“具体指存放在站点下的”维基“中的文件。

”知识“是基于文档提炼、总结的精华经验，可以通过查看”知识“文章来更快、更好地获取相关信息。

5、内容

本手册中指存储在alfresco知识库管理系统中的知识或文档。

6、标记

对文档或知识进行分类的标签，标记是为了方便用户而设置的。

通过标记，可以让更多人更快找到自己感兴趣的文档或知识。

【其它说明】

1、查找内容的3个主要方法

（1）通过”站点“功能，进入指定站点获取内容

（2）通过”存储库“功能，进入指定目录获取内容

（3）通过”搜索“功能，关键字查询结果中获取内容

解释：

相当于我们要在自己的个人电脑上找特定文档时，我们通常会用文件夹方式（途径1、2）或搜索方式（途径3）之一来进行查找。

一、管理系统登陆

1、系统登录

浏览器输入http:

//182.140.141.167:

8089/share/地址，回车访问

说明：

建议使用IE10、firefox47及以上版本等浏览器，不建议使QQ浏览器

2、界面简介

●在上图1处，是alfresco管理软件的系统菜单。

其中最重要的是“站点”、“存储库”、“搜索”这几个功能菜单

●在上图2处，是alfresco官网指南、以及alfresco功能入口地址。

建议点击“移除”关闭该区域的显示

●在上图3处，是你可以访问的站点列表。

首次登陆后在该区域点击你要访问的站点，以后该站点会自动出现在最上方的“站点”功能菜单中

二、个人档案管理

点击上方功能菜单中”姓名“，在弹出菜单中点击”我的个人档案“

1、编辑个人档案

●点击”编辑个人档案“，可以修改姓名等相关信息；可以上传自己的头像照片

2、更改密码

三、站点使用说明

1、访问站点

首次登陆需在首页的”我的站点“区域访问指定站点，访问过1次后，该站点自动在上方的”站点“菜单中更新到我的站点列表

2、”站点“界面简介

●图中1是系统菜单，2是站点菜单

●“信息区域“主要是站点的配置信息、站点的成员、公共信息等，对于使用用户来说没有特别的意义，可以忽略

●使用用户需关注的是站点菜单中的“文档库“和”维基“功能，其它功能可以忽略

3、”文档库“功能说明

●点击站点菜单中的“文档库“，就进入到本站点存放文档的仓库

●点击指定文件夹找到你要查找的文档，如“核算规范要求“–>“通用”目录

●点击你指定的文档标题，可以在线预览文档

●点击下载，可将文档下载到本地查看

4、”维基“功能说明

●点击站点菜单中的“维基库“，就进入到本站点存放知识的仓库

●点击“维基页面列表”，在列表中找到指定知识文章，点击标题可以在线查看

四、存储库使用说明

点击管理系统菜单“存储库”进入界面。

其使用基本和站点相同，区别在于

1、图中1处：

●站点的“标记”，仅仅是文档的标记

●存储库的“标记”，是文档和知识综合的标记

2、图中2处:

●站点的文档库目录，仅仅有文档库（documentlibrary）中的文档

●存储库的目录，包含了文档库（documentlibrary）中的文档，以及维基（wiki）中的知识

说明：

除“Sites”外，其它目录使用用户可以忽略。

“Sites”下的目录，对应的是站点的名称。

比如ssc目录就是“SSC知识库”站点，这个目录包含了文档库和维基存储的仓库。

五、搜索使用说明

1、快速搜索

在搜索框直接输入关键词，如果有匹配结果，页面将直接弹出快速搜索结果列表，用户点击列表中的指定信息可以在线查看内容

2、条件搜索

●点击图片中的搜索图标，

●再点击自动弹出的“高级搜索”进入条件搜索页面

●条件搜索，可以指定发布者、发布日期范围、文档类型等多个参数进行搜索

3、关键词组合搜索

●关键词可以是单个词语，或2个或更多的词语组合而成。

●本管理系统的搜索引擎不能自动切词。

如我们用“业务招待费问题”关键词搜索，系统不会自动把这个关键词进行切分，因此过长且不准确的关键词可能不会返回搜索结果

●应尽量使用与搜索来减少搜索结果数量，能够让你更快地找到相关信息

●与搜索（在1个内容中同时有组合的关键词存在）。

如搜索关键词“业务招待费指南”（等于“业务招待费and指南”）

●或搜索（在1个内容中有组合的关键词之一存在）。

如搜索关键词“业务招待费or指南”

●非搜索（在1个内容中有第一个关键词存在，但没有第二个关键词存在）。

如搜索关键词“业务招待费-指南”