ERP系统操作流程及岗位责任管理制度.docx

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ERP系统操作流程及岗位责任管理制度

作业流程及岗位责任管理制度

第一章总则

第一条  为规范公司企业资源管理（以下简称易飞ERP）系统的管理，特制定本制度。

第二条  易飞ERP系统各岗位人员的职责管理除有公司特殊规定外，皆按本制度执行。

第三条  易飞ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司绩效考核体系。

第四条  易飞ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。

对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；做好自己部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。

所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。

如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；

第五条  ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。

第六条 ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块站点，同时避免账号被他人使用。

如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。

第七条 ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。

第二章岗位说明

第八条产品结构管理（技术部）

（一）产品结构管理模块—项目部经理

主要职责：

1、负责制定物料编码规则、物料数据相关重要属性的设置总体方案；

2、审核并签字确认本模块所有作为易飞系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、物料BOM文件、单位换算系统文件等；

3、负责制定、完善物料数据和物料清单数据的修改增加操作流程，编写流程图，并发放到部门各岗位执行，包括物料编码的增加处理流程、换算系数的改变处理流程、新旧材料的更替处理流程、新旧产品BOM处理流程等；

4、对于存货管理子系统中的品号属性（自制、采购、委外等）、主要仓库、会计科目、提前期、主要供应商、标准成本、生产工艺路线、检验方案方式等部分以及物料BOM表中损耗率、工序属性部分，负责联系或指导最终用户联系各相关部门提供其相关数据完成设置；

5、分配、指导、监督物料系统数据管理员的工作，检查物料数据和物料清单数据的正确性，发现错误及时指导纠正；

6、协助做好ERP考核工作；

（二）、BOM资料—BOM维护人员

主要职责：

1、负责依据系统数据提供员签发的物料编码文件，部门经理签发的物料数据重要属性的设置方案，以及其他用户确认的物料数据文件，输入、修改系统各项物料数据及其属性，并保证录入无误；

2、不能随意改变各项物料数据、物料属性以及换算系数；如对数据有疑义需请示部门经理，取得部门经理确认签字以后方可在系统中进行更改；

3、保证数据的及时性、准确性，当有新的编码以及换算系统改变时，及时通知采购部、生产部、销售部等各相关部门；

4、当收到采购部、生产部、生管部的物料数据错误置疑通知（邮件、书面）后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况；

5、负责根据ECN文件，设置物料清单，及依据生产部提供的资料设置原材料、半成品的物料；

6、保证物料BOM与实际工艺清单的一致性，在收到清单或ECN修改书面通知后，及时修改物料清单并以系统中将修改后的物料清单签字确认后发放到生产部和仓库等相关部门；

7、负责根ECN文件，输入、更新工作中心、设备、工艺路线、工序等工艺数据；

8、新产品的完整BOM在接到数据提供员提供的完整数据后，必须在四个小时内完成录入确认工作，并打印受控；

易飞工作流程：

1、收到系统数据提供员提供的各类基础数据——录入易飞系统——本人检查确认——反馈给数据提供人员审核确认——打印受控

2、系统数据提供人员必须提供的系统物料内容包括物料代码、物料名称、详细的物料规格、物料属性、物料所属仓库、自制件来源、提前期、物料的生产类型、物料的工艺路线、检验方式、检验方案等；

3、系统提供员提供的物料BOM单必须结构完整，最底层子项物料必须为外购件，自制件物料必须有一个或以上BOM存在，物料父BOM和子BOM相嵌套.内容包括：

版本号、子项物料单位用量、损耗率、物料替代等；

4、系统数据管理员对数据提供员提供的数据有监督职能，因系统数据提供员的资料不完整提供，要限期在半个工作日内更正提供，否则责任自己承担；

系统业务功能名称：

基础资料——物料、计量单位、BOM维护、工程变更

合作部门：

计划部、品质部、采购部、财务部

第九条销售管理模块（业务部）

（一）、销售管理模块—（上海办、国际业务部）

主要职责：

1、制定、发布、完善销售管理基础数据，增加修改流程、正常销售处理流程、销售退货处理流程、编写处理流程图；

2、如有特殊情况或订单变更时，应及时通知计划部和采购部；

3、检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性；

4、跟踪销售订单执行情况，如有错误及时指导纠正；

易飞工作流程：

1、收到部门主管提供的销售单——销售订单易飞系统录入——本人检查确认——反馈给部门主管审核确认——列印交财务——通知下层用户；

2、审核确认的销售订单于不超过下一工作日通知下游物控人员处理；

系统业务功能名称：

基础资料——客户、销售订单处理

合作部门：

工程部、财务部

第十条计划管理模块（计划部）

（一）、批次需求计划——（计划部主管）

主要职责：

1、负责LRP运算；

2、负责检查计划物料BOM、关键物料清单的完整性、准确性；

3、负责依据部门主管签发的月生产计划、产品生产的优先顺序、物料库存情况制定合理的采购申请单，并在当天通知采购部门；

4、负责定期运行MRP物料需求运算，可以每两个工作日进行一次，计算前应检查销售订单、物料BOM是否有遗漏或错误的，如发现问题必须马上向工程部门、销售数据管理员反映并要求更新，待数据正确无误后在进行MRP运算；

5、计划有变动时，及时调整并维护、重运行MRP物料需求计划，并将调整结果向下游用户作正式的文字通知；

6、当收到下游采购部、生产任务管理员反馈的运算单据错误质疑通知后，有义务在第一时间积极配合要求部门查清问题，如有误马上协助解决；

系统业务功能名称：

物料需求计划——方案设置、物料需求计划——MRP计算、采购管理——采购申请；

合作部门：

工程部、物流部、采购部

（二）、生产任务管理员；（——）

主要职责：

1、根据计划数据管理员MRP计算生成的生产任务单，负责对任务单调整及完善,在确定无误后下达生产任务单；

2、当天生成的生产任务单必须当天内完成下达，跟踪生产任务单执行情况明细；

3、负责下达生产任务单自动生成的生产投料单的维护、审核、列印工作；

4、发现上游MRP生成的生产任务单有错误或疑问的，生产任务管理员有义务向其相关人员提出，并要求在限期内配合解决

5、因产品BOM错误不完整或不存在导致无法生成正确的生产投料单，必须通知工程部门在一个小时内立即更新；

系统业务功能名称：

生产任务管理——生产任务单、生产任务管理——生产投料单

合作部门：

工程部、生产管理部

易飞工作流程：

1、每个工作日检查上游销售订单及对应物料BOM是否正确，然后对其作MRP运算——调整审核生成的采购申请单——通知采购部门；

2、检查生成的生产任务单——调整并下达生产任务单——维护审核生产投料单——列印生产投料单——通知物流部门备料；

第十一条采购管理模块（采购部）

（一）、采购管理模块--采购部经理

主要职责：

1、 负责制定采购合同、委外加工合同、以及供应商编码原则；

2、 审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括供应商编码、供应商资料等；

3、 负责制定、完善本模块各项业务操作流程，包括正常采购、采购退货，编写流程图；

4、 提供供应商编码文件给采购订单处理员，供应商编码、税率等发生改变时，应及时通知采购订单处理员。

5、 分配、指导、监督采购订单处理员的工作，检查供应商数据、采购订单、委外加工单的正确性，发现错误及时指导纠正；

6、 追踪采购订单执行情况，发现问题及时指导纠正；

7、 协助做好KPI考核工作。

（二）、采购订单处理员

主要职责：

1、负责根据部门主管签发的供应商编码、供应商资料，输入、更新供应商数据；

2、对于新增加供应商应根据编码原则进行编码，确保编码的一致性、统一性；

3、负责根据采购申请确定的采购订单输入、修改、列印、以及传送物流财务部门；

4、当日交采购订单、委外加工单给物流出入库控制员，不能因自己的延误影响物流物料的收发；

5、跟踪采购订单执行情况，对于不再执行的订单和委外加工单应及时关闭；

6、如发现上层采购申请单不正确或有疑问，应及时通知生产管理配合解决，如没有得到解决，应书面向部门主管报告，在有关错误解决后才能进行下一步工作；

7、如发现本层采购订单、委外加工单有错误，马上更正并以书面通知物流及财务部；

8、协助做好ERP考核工作；

易飞工作流程：

1、收到签发采购申请单——录入易飞采购订单——审核列印订单——传送物流财务；

2、根据生产管理部MRP生成的委外加工单——调整并下达委外加工单；

系统业务功能名称：

采购管理——订单处理、采购管理——采购申请，委外加工管理

合作部门：

计划部、财务部

第十二条仓库管理模块（计划部）

（一）、仓存管理模块—仓库主管

主要职责：

1、负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理权限分配表；

2、负责制定、完善仓储数据增加修改流程，出入库控制流程，库存事务处理流程，仓库盘点流程，库存数据分析管理规则，编写、发布、更新流程图；

3、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括仓库资料、库存调整原因、库存事务处理权限文件等；

4、确保物流畅通，提高库存效率，降低库存成本；

5、负责分配、指导、监督仓储数据管理员的工作，确保库存数据的准确、确保出入库控制的及时性和准确性；

6、协助做好ERP考核工作。

（二）、仓库数据管理员

主要职责：

1、根据部门主管签发的仓库资料文件，输入、更新系统仓库基础数据，当仓库基础数据发生改变时，应及时通知各相关部门；

2、在接到采购部门签字确认后的采购订单，物流收料、退料通知单和送货单位送货单后，当天输入采购收货数量完成（蓝字、红字）外购入库单及其他入库单，并确认审核、列印交财务部；

3、在接到物流收料通知单和加工单位送货单后，当日完成委外加工物料入库，并确认审核、列印交财务部门；

4、在接到经生产或其他使用部门签字确认的生产投料单、退料单、物料领用通知后，当日输入完成（蓝字、红字）生产发料单、其他出库单并审核；

5、接到生产管理部门签发的发货通知单后，一个小时内输入销售出库单，并确认审核、打印交财务部门，不能因延误影响销售出库；

6、如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；

7、所有操作须在接到通知后半日内执行，不能影响各项出入库业务，造成公司经济损失；

8、如发现仓储基础数据、物料基础数据、发货通知单、采购订单、生产投料单、生产物料报废单不正确或有疑问，应及时通知相关人员，如没有得到解决，应书面向部门主管反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。

9、在接到经各有关部门签字确认的车间成品入库单后，作库存转移，将成品从收货仓调入成品库，样品散数调入样品库，操作及时准确；

10、以上各项操作要谨慎，否则会影响系统各项库存的准确性；

11、负责每月月初核对实际库存与系统库存，发现错误应根据库存历史数据管理员提供的上月库存历史数据和仓管员提供的仓库进出资料，找出原因记录备案并报告部门主管