某通信企业物资管理部管理大纲.docx

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某通信企业物资管理部管理大纲

****股份有限公司

物资管理部

管理大纲

****股份有限公司物资管理部

批准：

日期：

总目录

1、管理结构图

1.1物资管理部组织结构图

2、物资管理部管理目标

3、物资管理部工作理念

4、部门、岗位职责

4.1物资管理部

4.2部门经理职责

5、物资管理部下属采购部

5.1采购部职能

5.2采购部机构设置

5.3采购部经理岗位职责

5.4计划处、执行处（国内）、执行处（国外）、新品处、配套处、付款处、招标处各处工作职责

5.5计划处、执行处（国内）、执行处（国外）、新品处、配套处、付款处、招标处各处岗位职责

5.6采购部各项工作程序、流程、规范

5.6.1采购计划编制程序

5.6.2新品替代品确认程序

5.6.3常规计划性物料采购

5.6.4新供应商确认程序

5.6.5零购、设备采购程序

5.6.6物料付款工作程序

6、进出口处

6.1进出口处机构设置及人员配置

6.2进出口处职责

6.3进出口处主任职责

6.4进口业务室

6.5出口业务室

6.6跟单员职责-----进出口业务室

6.7进出口工作流程

6.8审单、付汇

7、物料控制处

7.1物料控制处机构设置

7.2物控处职责

7.3物控处主任职责

7.4物料管理室

7.5收发货室

7.6物料处理制度

7.7物料控制处劳动制度细则

7.8物料控制处考勤制度细则

7.9工作纪律及服务质量评扣细则

7.10附件表格

8、物料管理部工作考核标准

8.1业绩考核

8.2能力考核

8.3态度考核

8.4出勤考核

9、附件表格

9.1QR13-01-13贮存品检查记录

9.2QR13-01-14**公司领料申请单

9.3QR13-01-15物料（成品）借用申请单

9.4QR12-01-01**公司出入库卡

9.5QR09-01-06**公司申购单

9.6QR13-01-01外购入库单

9.7QR13-01-02产品入库单

9.8QR13-01-03委外加工入库单

9.9QR13-01-04其他入库单

9.10QR13-01-05销售出库单

9.11QR13-01-06领料单

9.12QR13-01-07委外加工出库单

9.13QR13-01-08其他出库单

9.14QR13-01-09调拨单

9.15QR13-01-10盘点报告单（盘盈）

9.16QR13-01-11物料盘亏报告单（盘亏）

9.17QR13-01-16收料通知单

9.18QR13-01-17退料通知单

9.19QR13-01-18发货通知单

9.20QR13-01-19退货通知单

****股份有限公司物资管理部管理大纲

一．

物资管理部组织结构图

二．物资管理部管理目标：

做到物资供应要及时、使用要合理（周转快、消耗低）、费用要节省；并确保生产经营持续进行，取得更好的经济效益。

三．物资管理部工作理念

物资管理部所有员工都应树立以下工作理念：

1．规范工作：

因物资管理涉及资金流和物料流，平时工作时应做到有法可依，有章可循，有据可查。

2．服务至上：

本部门作为公司对外窗口同时又是公司内部一个服务部门，在规范工作基础上，急人之所急，尽力完成所交与任务或提供有用信息，不拖延，不扯皮，和气待人。

3．创造价值：

通过自身努力，减少库存，提高效率，降价成本。

4．全程监控：

对公司内部物料流转的整个过程进行监控，减少物资损耗及流转过程的不必要损失。

四．物资管理部部门设置及相关职责权限

1.物资管理部：

1.1物资管理部部门设置：

物资管理部属总经理办公会直接管理，设物资管理部经理一名，下辖采购部、物料控制处、进出口处三个部门；

1.2物资管理部职责：

1.2.1负责公司各事业部所需物料的采购计划的编制、审批和实施采购；

1.2.2负责原材料、半成品、成品从采购、运输、入库、核对、保存及发放的控制保管和相应标识工作；

1.2.3参与对分承包方进行评价与选择；

1.2.4参与检验、测量、生产、试验、研发和售后服务设备的立项、招标采购工作；

1.2.5负责顾客提供产品的贮存和维护及标识；

1.2.6参与特殊要求合同的评审工作；

1.2.7负责提供新产品设计开发中所需器件和设备的相关认证资料,并参与相应评审；

1.2.8负责参与所采购物料、设备的质量反馈与改进工作；

1.2.9配合质量管理部、研究开发部，各事业部进行生产成本的下降工作；

2.物资管理部经理工作职责:

2.1保证本部门所负责的材料和设备的采购、供应、保管、发放及管理工作的正常运转；

2.2保证所采购物料符合产品生产和质量要求，对分管的工作因失误影响产品质量和企业声誉承担责任；

2.3负责对合格承包商名录、采购计划及重大采购合同等的审批；

2.4负责检验、测量、生产、售后服务和试验开发设备的申购审批；

2.5负责所采购物料、设备的付款计划及付款实施的部门级审批；

2.6负责组织制订成本下调计划并组织实施；主持重大采购项目的谈判及组织；

2.7负责本部门主任、主管等的工资奖金及奖惩处理的审批；

2.8负责公司及部门政策制度的落实执行,并及时向上级反馈工作中所碰到重大问题及事件;通八达．

五、物资管理部下属采购部（以下简称采购部）

1.采购部职能:

1.1根据销售（各部门需求）计划制订采购计划并组织人员进行下单、跟踪、洽谈、催货；保证物料的及时供应和合理的库存；有问题及时反馈给各相关部门；

1.2负责公司生产、测试、和开发设备及大额办公用品的供应商论证、采购、付款工作；

1.3根据产品开发计划，配合研究、质量管理部门进行物料供应商的选择、论证工作。

1.4据销售计划制订采购计划并组织人员进行拟采购项目的招标、洽谈工作。

1.5参与采购物料和设备的质量反馈跟踪及改进工作；

1.6利用多方面信息，了解掌握各类器件的价格变动，并储备各类器材的多供应商资源；

1.7负责制订付款计划及付款相关的对帐、控制、申请，并制订、细化、落实、完成所下达的成本下调计划；

2.采购部机构设置

2.1设立经理负责制，下辖招标处、计划处、执行处、新品处、配套处、结算处六个处；

3.采购部经理岗位职责

3.1负责公司生产物料、设备采购计划的审核并报批；

3.2负责已批准的各项采购计划的安排和落实；

3.3负责本部门员工的奖惩提出及审批本部门员工的工资奖金；

3.4负责分承包商名录的审核并报批；

3.5负责所采购物料设备的质量反馈和改进推进工作；

3.6负责本部门付款计划的编制并报批；

3.7负责物料价格的审核并报批。

3.8负责器件成本下降计划的审核、报批和落实；

3.9负责新供应商的了解、谈判、试验和报批工作；

3.10负责授权范围内器件订单的批准工作；

3.11及时与公司各相关部门沟通物料供求信息;

3.12为提高工作效率，对整体采购流程规划，调整工作.

4.招标处、计划处、执行处、新品处、配套处、结算处各处工作职责

4.1招标处工作职责：

4.1.1负责新供应商的开发和安排认证。

4.1.2负责定期同供应商进行商务交流，了解货源的市场供应情况及价格趋势；搜集器件及产品的技术资料。

4.1.3负责物料和生产设备的招标及定价工作。

4.1.4负责成本下调的控制和执行工作。

4.1.5负责同类供应物资的不同供应商供应比例的确认。

4.1.6负责瓶颈供应物资的协调和保障供应工作。

4.2计划处工作职责

4.2.1负责物料需求计划的汇总。

4.2.2负责物料采购计划的制订。

4.2.3负责采购计划的指导、并监督所下达的管理和采购计划及任务的执行情况。

对计划执行的进展及所遇到的重大问题汇总并知会相关部门，协助具体执行部门共同推动计划的完成工作.

4.2.4负责采购订单的审核工作，审核内容主要包括：

采购物资的名称、型号、数量、单价、金额、交货期、贸易条件和付款方式等；

4.2.5掌握物料的储备及使用情况，在确保生产的正常供给的同时，应尽可能降低材料的周转资金，做到均衡库存，安全生产；

4.2.6负责各机型物料清单和价格成本的维护工作，随时保证最新的BOM和手机物料成本价格，并对BOM和价格清单严格遵守工作流程，不得泄露和随意更改。

4.3执行处工作（国内、国外）职责

4.3.1负责采购计划的执行。

4.3.2负责订立采购合同、跟踪订单的执行、订单的核销，控制库存、保证供应。

4.3.3负责采购物资的质量反馈。

4.4配套处工作职责：

4.4.1负责生产设备、生产用具、生产配件、测试设备、维修设备、各种仪器等。

4.4.2负责办公用品、办公器材、易耗品、零购。

4.5新品处工作职责

负责研发阶段的新项目的采购落实工作。

4.6结算处工作职责

4.6.1负责付款计划的汇总、制定。

4.6.2负责采购发票的核销工作。

4.6.3负责供应商的对帐工作。

4.6.4负责付款申请的安排工作。

4.6.5负责付款情况的汇总分析工作及同财务、资金管理部的沟通工作。

4.6.6负责文职类管理工作。

5．招标处、计划处、执行处、新品处、配套处、结算处各处岗位职责

5.1招标处处长岗位职责

5.1.1组织供应商开发、评审、认证工作。

5.1.2重点负责采购物资价格控制工作,定期同供应商进行商务交流，了解货源的市场供应情况及价格趋势；

5.1.3组织重大采购项目招标工作。

5.1.4审核、确认不同供应商供应物资的比例。

5.2招标工程师岗位职责

5.2.1搜索实力强的新供应商。

5.2.2按照公司要求对供应商资料整理、汇总、归档工作。

5.2.3同供应商谈判，确定物料价格。

5.3计划处处长岗位职责

5.3.1负责采购计划的审核、落实、检查、监督。

.

5.3.1负责产品物料、设备采购计划的制作并报批。

5.3.2负责已批准的各项采购计划的安排和落实。

5.3.3负责采购计划的执行情况的督促。

5.3.4负责本部门员工的奖惩提出及审核本部门员工的工资和奖金。

5.3.5参与新供应商的评审工作及供应商供货比例分配工作，并负责牵头组织，审核上报批准。

5.3.6负责物料成本下降计划的审核和推动督促工作。

5.3.7负责授权范围内器件订单的审核及授权内批准盖章工作。

5.3.8及时与公司各相关部门沟通物料供求信息。

5.3.9为提高工作效率，对采购计划处工作流程规划，及时调整工作，与其它各处合谐相处。

5.3.10对重大计划调整和物料质量问题进行及时通报上级,知会相关人员，推动落实计划的执行工作。

5.4计划处计划工程师岗位职责

5.4.1跟踪采购计划执行情况。

定期检查,发现问题，及时汇报，在处长的同意下及时调整采购计划.

5.4.2负责跟踪各需求部门，对需求计划进行主动索取或跟踪，要准确及时反映情况。

5.4.3制定各产品计划的采购清单，报批并推动计划的执行。

5.4.4对计划的更改，采购执行情况及时跟进并知会相关部门。

5.4.5对各机型BOM熟悉，价格要清楚，并对自己负责的机型的物料及价格、交货等问题，提出合理化建议。

5.4.6了解各分承包商基本情况

5.5配套处处长岗位职责

5.5.1制订、分解、落实、指导、协调、监督所下达的采购计划和任务。

5.5.2负责订单的审核工作，审核内容主要包括：

采购物资的名称、型号、数量、单价、金额、交货期、贸易条件和付款方式等

5.5.3直接参与部分重要器件采购洽谈工作及重要项目的组织

5.5.4按照《分承包方评价与选择控制程序》开发新供应商

5.5.5负责制定本部门的岗位职责及岗位分工并监督落实和进行本部门员工的业绩考核工作

5.5.6负责制定本部门内部业务流程，理顺与接口部门业务关系。

5.6配套处采购工程师岗位职责

5.6.1执行上级处长分配的采购任务工作，根据采购计划，定期制作采购合同，报上级主管审批后落订单，经分承包方确认签回后，归档.

5.6.2跟踪每批货物的到料情况，做好定单跟踪记录；

5.6.3对每笔货款发票，结合订单及到货情况进行核对、做好记录，并及时更新电脑系统中的合同价格，确认无误后汇总记录

5.6.4跟踪生产用料的质量情况，及时将物料的不良质量情况反馈于供应商处，协商解决存在的问题.

5.6.5接待客户的日常拜访,定期同供应商进行商务交流，了解货源的市场供应情况及价格趋势；按照《分承包方评价与选择控制程序》来开发备用供应商

5.6.7依据单位成本低、品质可靠的标准，同上级处长协商，安排取舍供应商。

5.6.8定期配合结算处同供应商核对材料的往来帐目情况

5.6.9负责制作分承包方资料，并做好归档；

5.6.10负责完成上级临时指派的各项任务；

5.6.11自觉遵守公司采购制度和规定，保守公司的各项机密，提高自身的思想道德水平；不参与客户豪华宴请.

5.5新品处处长岗位职责

5.5.1制订、分解、落实、指导、协调、监督所下达的采购计划和任务。

有问题及时反映，宏观保证新品采购计划顺利完成。

5.5.2负责订单的审核工作，审核内容主要包括：

采购物资的名称、型号、数量、单价、金额、交货期、贸易条件和付款方式等

5.5.3直接参与部分重要器件采购洽谈工作及重要项目的组织

5.5.4掌握物料的储备及使用情况，在确保生产的正常供给的同时，应尽可能降低材料的周转资金，做到均衡库存，安全生产

5.5.5定期同供应商进行商务交流，了解货源的市场供应情况及价格趋势；搜集器件及产品的技术资料，供公司相关部门参考

5.5.6按照《分承包方评价与选择控制程序》开发新供应商

5.5.7负责制定本部门的岗位职责及岗位分工并监督落实和进行本部门员工的业绩考核工作

5.6新品处采购工程师岗位职责

5.6.1执行上级处长分配的采购任务工作，根据采购计划，结合原合同执行情况、物料库存情况、采购期长短，定期制作采购合同，报上级主管审批后落订单，经分承包方确认签回后，归档.

5.6.2跟踪每批货物的到料情况，做好记录；如发现问题，应及时与厂家联系，反馈情况，协商解决.

5.6.3把握当前的生产计划，结合物料的库存及使用情况，及时修正采购订单的交货日期，尽量做到均衡库存，确保正常生产

5.6.4对每笔货款发票，结合订单及到货情况进行核对、做好记录，并及时更新电脑系统中的合同价格，确认无误后汇总记录

5.6.7跟踪生产用料的质量情况，根据质检部门的质量报告，及时将物料的不良质量情况反馈于供应商处，协商解决存在的问题.

5.6.8接待客户的日常拜访,定期同供应商进行商务交流，了解货源的市场供应情况及价格趋势；按照《分承包方评价与选择控制程序》来开发备用供应商

5.6.9依据单位成本低、品质可靠的标准，有选择性的索取新品/替代品的样片，提交质检部门确认，并跟踪确认结果，同上级处长协商，安排取舍

5.6.10定期配合结算处同供应商核对材料的往来帐目情况

5.6.11负责制作分承包方资料，并做好归档；分承包方资料主要包括：

a.国家工商行政管理部门核发的有效营业执照。

b.良好的质量信誉和资信证书。

c.国家或行业认可的资格证书。

d.质量体系认证证书。

e.来料检验记录。

f.分承包方评价与评审表。

g.分承包方能力和质量体系调查评定记录。

5.6.12负责完成上级临时指派的各项任务；并总结工作的得失，及时反馈现存的问题；不断加强业务学习，提高业务水平

5.6.13自觉遵守公司采购制度和规定，保守公司的各项机密，提高自身的思想道德水平；不参与客户豪华宴请与娱乐场所的娱乐活动，客户所赠礼品（超过100元）要上交

5.7结算处处长岗位职责

5.7.1组织本室员工完成本部门工作职责；

5.7.2负责本处员工的奖惩提出及审批本部门员工的工资奖金；

5.7.3负责付款计划的汇总、制表、审核及报批工作；

5.7.4负责本部门合同监督；

5.7.5监督和控制采购业务所涉及的货物流及资金流，付款情况的分析、总结；

5.7.6从财务角度推进货物及货款处理工作的规范化；

5.8结算处职员岗位职责

5.8.1.1定期统计各供应商的到货情况，登记台帐。

5.8.1.2国内采购发票的及时录入、核销等。

5.8.1.3汇总记录各供应商的财务票据，并转交公司财务部审核记帐；财务票据主要包括：

发票、付款记录、对帐单等。

5.8.1.4定期同公司财务部核对材料的往来帐目情况，配合财务部做好与客户对帐工作；

5.8.1.5负责制作、传递付款通知书,并记录付款情况；

5.8.1.6告知采购工程师通告供应商来取支票，复印已支付货款的汇款凭证，并分发到各采购负责人处。

5.8.1.7国内付款计划的制作。

5.8.2国外货款结算员

5.8.2.1L/C的核对、承兑、登记，《付款通知书》的按时制作、报批付汇。

5.8.2.2T/T付汇资料整理、核对，制作《付款通知书》，及时报批付汇。

5.8.2.3发票等正本单据的跟踪，前T/T的核对。

5.8.2.4登记付款流水帐，制作付汇报表，并于月末汇总、分析。

5.8.2.5付汇资料的整理、归档。

5.8.2.6与财务人员对帐。

5.9文员岗位职责

5.9.1负责文案管理工作：

协助公司资料室完成采购文件的归档/保管，供应商文件的归档/管理，采购部及部门级文档录入、记录、传递、管理。

5.9.2日常办公用品的申购（领）、保障和管理，劳保用品的领取，传真件的及时分发，电话费管理等工作。

5.9.3负责日常接待工作。

5.9.4耐用品的登记、管理。

5.9.5负责事务性数据处理。

5.9.6国外发票的录入、审核工作。

5.9.7负责完成上级临时指派的各项任务。

5.10定单执行处（国外部分）采购工程师岗位职责

5.10.1处理与SKD和CKD套料生产配套相关的采购和协调事宜；

5.10.2负责安排将已批准的采购计划（包括生产采购计划、售后采购计划、生产补料计划等）下达给各业务员实施，并推动、落实和监督计划的执行；

5.10.3负责订单的审核工作，审核内容主要包括：

采购物资的名称、型号、数量、单价、金额、交货期、贸易条件和付款方式等；

5.10.4负责审核L/C的开证计划，再提交上级经理批准后，下达业务员执行；

5.10.5关注质量问题；

5.10.6直接参与部分重要器件采购洽谈工作及重要项目的组织工作；并及时与公司各相关部门沟通物料供求信息;

5.10.7掌握物料的储备及使用情况，在确保生产的正常供给的同时，应尽可能降低材料的周转资金，做到均衡库存，安全生产；

5.10.8定期同供应商进行商务交流，了解货源的市场供应情况及价格趋势；搜集器件及产品的技术资料，供公司相关部门参考；

5.10.9负责制定本部门的岗位职责及岗位分工并监督落实和进行本部门员工的业绩考核工作；

5.10.10善于总结工作中出现的问题，推行例会制度，及时做到上情下达，下情上报；同时组织本处人员进行业务和技能学习，总结经验，不断提高业务水平；

5.11定单执行处（国外部分）处长岗位职责

5.11.1执行上级分配的采购任务，根据采购计划，结合原合同执行情况、物料库存情况、供货长短，定期制定采购合同，报上级审核，采购部经理批准后落订单，并要求供应商确认签回，并归档；

5.11.2采购员在进口采购合同签回后，请将一份签回的有效合同交于进出口处的段娟莉；（注意新合同转交进出口处的时效性，必要时，应以NOTES方式发送给张正立或黄仕军）；

5.11.3对要求L/C付款的合同，采购员制定相应的开证计划，在上级审核无误后，及时通知进出口处安排L/C开证的事宜；对T/T付款，由采购员核实无误，保证货款一致后，经上级审核，经理批准后支付；

5.11.4跟踪采购订单，做好每批货物的到货情况，包括物料型号、数量、质量、装箱日期等方面，并做好记录；特别是CKD套料，务必保证生产套料齐全，无遗漏，如发现问题，应及时与厂家联系，反馈情况，协商解决；

5.11.5对收到的发货信息（包括装箱单、发票、航空单等一套完整的单据）审核无误后，及时交进出口处正确的单据；如有问题，及时通知供应商修改单据。

5.11.6把握当前的生产计划和实际生产情况，结合物料的库存及使用情况，定期配机，及时修正采购订单的交货日期，尽量做到均衡库存，确保正常生产；如交货临时有大变动，需及时知会相关部门；

5.11.7根据下订单情况、开证情况、装箱情况、到货情况等，及时自动更新采购进程表，以便随时明确合同执行进程；

5.11.8对每笔货款发票，结合订单及到货入库情况进行核对、做好记录，与供应商进行对帐，发票原件及时交给进出口处；

5.11.9跟踪生产用料的质量情况，根据质检部门的来料检测情况和质量报告，及时将物料的不良质量情况反馈于供应商处，作好补料、退料等工作，协商解决存在的问题；

5.11.10接待客户的日常拜访,定期同供应商进行商务交流，了解货源的市场供应情况及价格趋势；争取部分元器件国产化，按照《分承包方评价与选择控制程序》来开发备用供应商；同时推动手机配件的国产化进程；

5.11.11对有变动的重要器件，有选择性的接受或索取新品/替代品的样品，特别是配件，提交质检部门确认，并跟踪确认结果，再安排采购；

5.11.12负责制作分承包方资料，并做好归档；

5.11.13负责完成上级主管临时指派的各项任务；并总结工作的得失，及时反馈现存的问题；不断加强业务学习，提高业务水平；

5.11.14及时与相关项目负责人沟通，并要听从项目负责人对物料情况的提醒认真作好工作。

5.11.15自觉遵守公司采购制度和规定，按采购流程办事，保守公司的各项机密，提高自身的思想道德水平；不参与客户豪华宴请与娱乐场所的娱乐活动，客户所赠礼品（超过100元）要上交；

5.12国外项目采购员职员职能

5.12.1负责事务性础数据处理。

如将正确无误的合同和发票录入K3系统；

5.12.2协助公司资料室完成采购文件的归档/保管，供应商文件的归档/管理等文案性工作；

5.12.3负责完成上级主管临时指派的各项任务；

5.12.4已执行合同定期交公司资料室存档；

5.13定单执行处（国内部分）处长岗位职责

5.13.1负责已批准的采购计划的安排和落实、反馈；

5.13.2负责本处员工的绩效考核、审批本部门员工的工资奖金及奖惩的提出；

5.13.3负责承包商名录的审核并报批；

5.13.4参与所采购物料的质量反馈和改进推进工作；

5.13.5参与新供应商的评审工作及供应商供货比例分配工作；

5.13.6负责物料成本下降计划的审核和推动督促工作；

5.13.7参与与供应商的价格、付款条件等合同要素的谈判工作；

5.13.8负责授权范围内器件订单的审核、批准工作；

5.13.9掌握物料的储备及使用情况，在确保生产的正常供给的同时，应尽可能降低材料的周转资金，做到均衡库存，安全生产；

5.13.10负责物料价格的审核并报批工作；

5.13.11及时与公司各相关部门、供应商沟通物料供求信息和物料的相关采购行情；

5.13.12为提高工作效率，及时规划更新新的采购流程，调整和安排各相关的人员和工作；组织本部门人员进行业务和技能学习，总结经验，不断提高业务水平；

5.13.13安排和落实与采购部新品处项目交接工作；

5.14定单执行处（国内部分）采购工程师岗位职责

5.14.1执行上级分配的采购任务，根据已批准采购计划，结合库