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02记录管理程序

记录管理程序

编号：

ZJBE/MS/P02—2003

版本：

第二版

批准人：

中国建筑第八工程局

第二建筑公司

2003.07.01发布2003.07.15实施

1目的、范围………………………………………………………………………

（2）

2相关文件…………………………………………………………………………

（2）

3术语和定义………………………………………………………………………

（2）

4职责…………………………………………………………………………

（2）

5工作程序…………………………………………………………………………

（2）

5.1记录的控制范围与分类………………………………………………………

（2）

5.2记录的收集（生成）…………………………………………………………（3）

5.3记录的贮存和保管……………………………………………………………（3）

5.4记录的借阅/查阅……………………………………………………………（3）

5.5记录的处理……………………………………………………………………（3）

6记录………………………………………………………………………………（4）

6.1记录借阅登记表（R02—1）

6.2过期记录销毁记录（R02—2）

7．附录………………………………………………………………………………（6）

公司记录管理总清单

1目的、范围

对与质量、环境和职业安全健康管理有关的记录进行有效控制和管理，为证实管理体系有效运行提供客观证据，制定本程序。

本程序适用于与管理体系有关的所有记录的管理。

2相关文件

GB/T19001—2000idtISO9001：

2000标准；

GB/T24001—1996idtISO14001：

1996标准；

GB/T28001—2001标准；

公司《管理手册》、《文件控制程序》（ZJBE/MS/P01-2002）、《档案管理实施细则》及公司其他管理体系文件。

3术语和定义

参照本公司《管理手册》中的术语解释。

记录：

阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

客观证据：

支持事物存在或其真实性的资料。

4职责

4．1企管部负责管理体系内、外部审核和管理评审记录的整理、归档、保存和管理。

4．2公司办公室的档案室负责按《档案管理实施细则》对归档记录进行管理。

4．3各单位/部门负责收集、整理、保管本单位/部门的记录，并按本程序规定的要求具体实施记录的控制。

5工作程序

5．1记录的控制范围与分类

5．1．1记录的控制范围包括：

各管理体系文件中规定提供的记录，以及在管理体系运行中形成的其他记录（包括声像、磁带、照片、软盘、文字资料等），也包括来自相关方的记录。

5．1．2记录的分类包括：

各项管理记录、各项操作记录、各种监视和测量记录及各种报告等。

5．2记录的收集（生成）

5．2．1管理手册、程序文件和其他管理文件规定的记录，由责任部门或人员按相应的格式随工作进展如实填写，应由分承包方生成的记录，由项目部相应责任人员及时收集。

有编号规定的记录应按下列规则统一编号整理：

顺序号—年度（如001─2001）。

5．2．2填写记录时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名，记录不得用铅笔填写。

5．2．3记录的内容要完整、齐全，提供的数据资料要准确，语言要简练。

收集和保存的记录应尽量使用原始件（包括记录表格本身规定的复写件），顾客提供的记录可使用复印件。

5．2．4各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监视和测量记录应随时整理，不得后补、伪造。

5．2．5记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依据。

如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。

凡以涂、贴、刮等方式改动的记录一律作废。

5．3记录的贮存与保管

5．3．1所有记录由公司、下属单位、项目部三级实施管理。

各层次部门和项目部应将记录的生成（收集）、保管责任落实到具体人员。

各层次部门和人员应保管的记录参照“公司记录管理总清单”（见附录7.1）。

5．3．2下列记录应由公司/下属单位档案室归档保存：

a竣工工程技术资料；

b管理评审记录及有关决议；

c内部审核报告；

d第三方审核的有关资料；

e其它需要归档保存的记录。

记录归档时由档案室按《档案管理实施细则》执行。

5．3．3记录应贮存在通风、干燥、安全且便于查找的地方。

5．3．4记录应保存的期限参照“公司记录管理总清单”（见附录7.1）

5．4记录的借阅/查阅

借阅/查阅记录必须经记录管理部门（单位）负责人批准签字并在“记录借阅登记表”（R02-2）中登记后，方可借阅/查阅。

与记录内容无直接关系的人员，无权借阅/查阅。

5．5记录的处理

5．5．1记录保存期满后，保管人请示本部门（单位）负责人，由本部门（单位）负责人做出处理决定。

5．5．2批准销毁的记录由保管人员负责销毁，并有部门其他人员见证，做好销毁记录（R02-3）。

若仍有参考价值予以保留时，由保管人员在记录的右上角用醒目颜色标明“过期”字样。

6．记录

记录借阅登记表（R02—1）

序号

记录名称

编号

借阅人

批准人

借阅

日期

归还

日期

过期记录销毁记录（R02—2）

编号：

记录名称

记录编号

生成部门

生成时间

保存期限

批准人

处理情况：

执行人

见证人

年月日

7．附录

公司记录管理总清单

序

号

记录名称

表格

编号

责任部门或人员

保存期限

公司总部

下属单位

项目部

一

文件控制程序

文件发放/回收记录表

R01-1

相关部门

资料员

3年/交工

收文登记表

R01-2

相关部门

资料员

有效期

文件更改通知单

R01-3

相关部门

资料员

有效期

作废文件处理记录

R01-4

相关部门

资料员

3年/交工

项目计划、施工组织设计审批会签表

R01-5

相关部门

技术部门

资料员

工程结算完

受控文件清单

R01-6

办公室

相关部门

资料员

持续使用

二

记录控制程序

记录借阅登记表

R02-1

相关部门

资料员

持续使用

过期记录销毁记录

R02-2

相关部门

资料员

3年/交工

三

法律法规及其他要求获取

识别控制程序

法律、法规获取登记表

R03-1

相关部门

3年

标准、规范、规程获取登记表

R03-2

相关部门

3年

法律、法规清单

R03-3

法律事务部

工程部门

持续使用

标准、规范、规程清单

R03-4

法律事务部

工程部门

持续使用

四

职责和权限

五

信息交流控制程序

相关部门

3年

人员培训班教学计划表

R07-3

相关部门

3年

职工外出培训申请表

R07-4

相关部门

3年

职工培训登记卡

R07-5

人力资源部

劳资部门

持续使用

公司记录管理总清单

序

号

记录名称

表格编号

责任部门或人员

保存

期限

公司总部

下属单位

项目部

八

施工过程控制程序

产品保护交接检查表

R08-1

相关部门

工程结算完

技术复验记录

R08-2