02记录管理程序.docx

1、02记录管理程序记录管理程序 编 号：ZJBE/MS/P022003 版 本：第二版 批准人： 中国建筑第八工程局 第 二 建 筑 公 司 2003.07.01发布 2003.07.15实施目 录1 目的、范围（2）2 相关文件（2）3 术语和定义（2）4 职责 （2）5 工作程序（2）5.1 记录的控制范围与分类（2）5.2 记录的收集（生成）（3）5.3 记录的贮存和保管（3）5.4 记录的借阅/查阅 （3）5.5 记录的处理（3）6 记录（4）6.1 记录借阅登记表（R021）6.2 过期记录销毁记录（R022）7附录（6）公司记录管理总清单1 目的、范围对与质量、环境和职业安全健康管理

2、有关的记录进行有效控制和管理，为证实管理体系有效运行提供客观证据，制定本程序。本程序适用于与管理体系有关的所有记录的管理。2 相关文件GB/T190012000 idt ISO9001：2000 标准；GB/T240011996 idt ISO14001：1996 标准；GB/T280012001 标准；公司管理手册、文件控制程序（ZJBE/MS/P01-2002）、档案管理实施细则及公司其他管理体系文件。3 术语和定义参照本公司管理手册中的术语解释。记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。客观证据：支持事物存在或其真实性的资料。4 职责41 企管部负责管理体系内、外部审核和管理评

3、审记录的整理、归档、保存和管理。42 公司办公室的档案室负责按档案管理实施细则对归档记录进行管理。43 各单位/部门负责收集、整理、保管本单位/部门的记录，并按本程序规定的要求具体实施记录的控制。5 工作程序51 记录的控制范围与分类511 记录的控制范围包括：各管理体系文件中规定提供的记录，以及在管理体系运行中形成的其他记录（包括声像、磁带、照片、软盘、文字资料等），也包括来自相关方的记录。512 记录的分类包括：各项管理记录、各项操作记录、各种监视和测量记录及各种报告等。52 记录的收集（生成）521 管理手册、程序文件和其他管理文件规定的记录，由责任部门或人员按相应的格式随工作进展如实填

4、写，应由分承包方生成的记录，由项目部相应责任人员及时收集。有编号规定的记录应按下列规则统一编号整理：顺序号年度（如0012001）。522 填写记录时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名，记录不得用铅笔填写。523 记录的内容要完整、齐全，提供的数据资料要准确，语言要简练。收集和保存的记录应尽量使用原始件（包括记录表格本身规定的复写件），顾客提供的记录可使用复印件。524各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监视和测量记录应随时整理，不得后补、伪造。525 记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提

5、供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。凡以涂、贴、刮等方式改动的记录一律作废。53 记录的贮存与保管531 所有记录由公司、下属单位、项目部三级实施管理。各层次部门和项目部应将记录的生成（收集）、保管责任落实到具体人员。各层次部门和人员应保管的记录参照“公司记录管理总清单”（见附录7.1）。532 下列记录应由公司/下属单位档案室归档保存： a 竣工工程技术资料； b 管理评审记录及有关决议； c 内部审核报告； d 第三方审核的有关资料；e 其它需要归档保存的记录。 记录归档时由档案室按档案管理实施细则执行。533 记录应

6、贮存在通风、干燥、安全且便于查找的地方。534 记录应保存的期限参照“公司记录管理总清单” （见附录7.1）54 记录的借阅/查阅借阅/查阅记录必须经记录管理部门（单位）负责人批准签字并在“记录借阅登记表”（R02-2）中登记后，方可借阅/查阅。与记录内容无直接关系的人员，无权借阅/查阅。55 记录的处理551 记录保存期满后，保管人请示本部门（单位）负责人，由本部门（单位）负责人做出处理决定。552 批准销毁的记录由保管人员负责销毁，并有部门其他人员见证，做好销毁记录（R02-3）。若仍有参考价值予以保留时，由保管人员在记录的右上角用醒目颜色标明“过期”字样。6记录记录借阅登记表（R021）

7、序号记 录 名 称编 号借阅人批准人借阅日期归还日期过期记录销毁记录（R022） 编号：记录名称记录编号生成部门生成时间保存期限批 准 人处理情况： 执 行 人见 证 人 年 月 日7附录公司记录管理总清单 序号记 录 名 称表格编号责任部门或人员保存期限公司总部下属单位项目部一文件控制程序1文件发放/回收记录表R01-1相关部门相关部门资料员3年/交工2收文登记表R01-2相关部门相关部门资料员有效期3文件更改通知单R01-3相关部门相关部门资料员有效期4作废文件处理记录R01-4相关部门相关部门资料员3年/交工5项目计划、施工组织设计审批会签表R01-5相关部门技术部门资料员工程结算完6受

8、控文件清单R01-6办公室相关部门资料员持续使用二记录控制程序7记录借阅登记表R02-1相关部门相关部门资料员持续使用8过期记录销毁记录R02-2相关部门相关部门资料员3年/交工三法律法规及其他要求获取识别控制程序法律、法规获取登记表R03-1相关部门相关部门3年标准、规范、规程获取登记表R03-2相关部门相关部门3年法律、法规清单R03-3法律事务部工程部门持续使用标准、规范、规程清单R03-4法律事务部工程部门持续使用四职责和权限五信息交流控制程序相关记录六管理评审程序管理评审计划R06-1企管部3年管理评审报告R06-2企管部长期七人力资源管理程序人员资格、能力鉴定表R07-1人力资源部

9、劳资部门3年人员培训计划表R07-2相关部门相关部门3年人员培训班教学计划表R07-3相关部门相关部门3年职工外出培训申请表R07-4相关部门相关部门3年职工培训登记卡R07-5人力资源部劳资部门持续使用公司记录管理总清单序号记 录 名 称表格编号责任部门或人员保存期限公司总部下属单位项目部八施工过程控制程序产品保护交接检查表R08-1相关部门相关部门工程结算完技术复验记录R08-2相关人员工程结算完设备和人员资格鉴定记录R08-3技术负责人工程结算完特殊过程监控记录R08-4技术负责人工程结算完试验室评价记录R08-5技术负责人工程结算完过程产品试验取样记录R08-6试验员工程结算完温湿度测

10、量记录R08-7试验员工程结算完九劳务分包管理程序劳务分包商考察评价记录表R09-1合约部劳务分包管理部门5年合格劳务分包商名册R09-2持续使用劳务分包商月考核记录表R09-3项目经理5年劳务分包商年度综合考核记录表R09-45年劳务分包商辞退报告R09-5项目经理5年十物资控制程序物资供方评价表R10-1物资部门材料员3年/交工合格物资供方名册R10-2物资部门材料员持续使用物资计划R10-3物资部门材料员工程结算完物资管理检查表R10-4物资部区域公司材料员3年/交工物资验证记录R10-5材料员工程结算完不合格物资处理记录R10-6材料员工程结算完安装工程物资验证记录R10-7材料员工程结算完物资紧急放行记录R10-8材料员工程结算完易产生重大环境影响因素物资管理表R10-9材料员工程结算完十一装饰设计控制程序装饰设计指导书R11-1设计室长期装饰设计输入记录R11-2设计室长期装饰设计评审记录R11-3设计室长期装饰设计验证记录R11-4设计室长期装饰设计确认记录R11-5设计室长期装饰设计更改记录R11-6设计室长期