001行政办营运手册.docx

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001行政办营运手册

松阳天元名都大酒店

001

行政办运营手册

编制：

审核：

批准：

年月日发布　　　　　　　年月日实施

天元名都大酒店发布（内部文档、注意保存）

总纲

第一部份宗旨

第二部份功能

第三部份组织结构

第四部份岗位职责

第五部份管理制度及操作流程

第六部份工作流程

目录

第一部份宗旨

部门工作宗旨…………………………………………………………………4

第二部份功能

部门功能………………………………………………………………………4

第三部份组织结构

一．组织结构图………………………………………………………………5

行政部组织结构图………………………………………………………5

二．部门功能划分……………………………………………………………5

第四部份岗位职责

一．总经理……………………………………………………………………6

二．副总经理…………………………………………………………………8

三．行政办主任………………………………………………………………9

四．行政办副主任……………………………………………………………10

五．行政文员…………………………………………………………………11

第五部份管理制度及操作流程

一．部门员工管理制度………………………………………………………12

二．公文处理与办理时限管理制度…………………………………………13

三．印章管理制度……………………………………………………………15

四．档案管理制度及操作流程………………………………………………16

五．酒店办公会议制度及操作流程…………………………………………18

六．行政总值（MOD）管理制度发…………………………………………19

七．保密制度…………………………………………………………………22

八．名片的管理制度………………………………………………………24

九．信件的收发管理制……………………………………………………25

十.车辆管理制度……………………………………………………………26

第六部份工作流程

一．收、发文的标准流程……………………………………………………32

二．文件流转工作流程………………………………………………………33

三．文件督办催办工作流程…………………………………………………34

四．公章用印申请及审批工作流程…………………………………………35

五．合同的审批流程…………………………………………………………36

第一部份宗旨

行政办是酒店内负责行政事务及各项事务保障的部门。

其主要任务是根据市场动向、特点及发展趋势，分析酒店经营管理状况，确定酒店的经营方针和经营计划，拟定和审批各部门管理方案；负责酒店服务质量标准的制定和考核，针对存在的问题提出改进措施。

审批重要的以及新增服务项目的决策方案，最大限度地提高酒店的经济效益。

负责酒店的重大接待活动并与政府有关部门联系。

第二部份功能

制定本工作手册的目的是为行政办负责人提供信息来源，为实现部门目标提供工作指南，是帮助酒店解决行政管理的执行和完善日常管理工作的流程，并为行政部工作达到统一的标准。

第三部份组织结构

（一）行政办结构图（人员编制共人）：

（二）部门功能划分

行政办：

工作核心是办事、办文、办会，具有上传下达、下情上报的枢纽职能。

行政管理主要包括行政事务与协调管理、制度的管理与维护、办文与会议管理、印章与档案管理、信息管理、合同及法律事务管理、总务管理、质量管理体系有关文件控制管理等。

第四部份岗位职责

（一）总经理:

所属部门：

行政办文件主题：

总经理岗位职责

页码：

第1页共2页编号：

EXO—GWZZ—001

文件类别：

岗位职责■工作流程□管理制度□表格□

部门签署/日期：

酒店签发/日期：

一、职务简述：

全面负责酒店经营管理活动。

二、岗位职责：

1、全面负责处理酒店的总体事务，和酒店全体员工共同努力，完成酒店所确定的各项指标。

2、制定酒店的管理目标和经营方针，各种规章制度和服务操作规程，规定各级管理人员和员工的岗位职责，并监督贯彻执行。

制定市场拓展计划，带领市场销售部进行全面的市场营运。

制定酒店一系列价格，如：

房价、餐饮毛利等。

详细阅读和分析每月报表，检查营业进度与计划的完成情况，并采取对策，保证酒店业务顺利进行。

3、建立、健全酒店的组织管理系统，使之合理化、精简化、高效化。

主持每周总经理室的办公例会。

阅读消防和质量检查情况汇报，并针对各种问题进行指示和讲评。

传达政府方针政策，保证酒店业务顺利进行。

4、监管酒店的财务制度落实执行。

根据各种财务报表，检查分析每月营业情况，督促财务部门做好成本控制、财务预算等工作，检查收支情况、应收账款等。

5、定期巡视公众场所及各部门的工作情况，检查服务态度和服务质量，及时发现问题、解决问题。

6、培养人才，指导各部门的工作，提高整个酒店的服务质量和员工素质。

7、加强酒店维修保养工作和酒店的安全管理工作。

8、选聘、任免酒店副总经理、总经理助理、部门经理等，决定酒店机构设置、员工编制及重要人事变革。

负责酒店管理的录用、考核、奖惩、晋升等。

9、与社会各界人士保持良好的公共关系，树立良好的酒店形象，并代表酒店接待重要贵宾。

10、关心国家大事，以身作则，增强酒店凝聚力，并要求员工以高度热情和责任感去完成本职工作。

三、素质要求：

（1）自然条件：

性别不限，身高不限，五官端正，身体健康，年龄30岁以上，良好的职业道德。

（2）文化程度：

管理类大学专科学历或同等学历以上语言水平

（3）专业资格：

高级以上。

（4）语言能力：

普通话，英文。

能够熟练使用英文进行听、说、读、写。

（5）工作经历：

15年以上酒店办公室管理工作经验。

具有酒店管理专业和旅游专业大专以上文凭，有高级专业技术职称。

（6）管理能力：

具有系统的领导、策划、组织、协调能力。

（7）其它能力：

了解酒店管理、服务方面的系统知识，熟悉经营、财税、人事、安全等方面国家大政方针和法律法规，并具有良好的沟通与协调能力。

制定：

审核：

审批：

（二）副总经理:

所属部门：

行政办文件主题：

副总经理岗位职责

页码：

第1页共1页编号：

EXO—GWZZ—002

文件类别：

岗位职责■工作流程□管理制度□表格□

部门签署/日期：

酒店签发/日期：

二、职务简述：

协助总经理分管酒店经营管理活动。

二、岗位职责：

1、根据经营战略，抓好酒店重大问题和根本性的工作（经营策略、管理组织、选人用人等），有效地做好技术性的日常工作（计划、指挥、协调、控制、激励、考核等），保证酒店各项目标的完成。

2、对分管部门实行全面的经营管理，对总经理负责。

3、根据酒店的各项经营目标、管理章程、经济指标及各项规章制度，安排各项工作。

4、检查、督导各级管理人员的工作，协调酒店各部门之间的关系。

5、协调审核和上报酒店年度财务预算，向各部门下达年度工作指标。

6、保持和发展酒店与各界良好的关系，树立和提高酒店的形象，开拓酒店的经营业务。

7、负责接待VIP客人，代表酒店对其表示热烈欢迎并提供特殊的照顾和优惠。

8、不定期与客人会面，了解客人的投诉和反映的各种意见，作为改善、提高管理和服务水平的参考。

9、检查酒店的人事培训工作效果，加强人力资源建设，发现和培养人才。

10、努力改善工作条件，做好劳动保护和环境保护工作，改善员工的工作环境和生活条件，加强酒店的安全保卫工作。

三、素质要求

（1）自然条件：

性别不限，身高不限，五官端正，身体健康，年龄30-45岁，良好的职业道德。

（2）文化程度：

管理类大专以上学历。

（3）专业资格：

高级以上。

（4）语言能力：

能够熟练使用英文进行听、说、读、写。

（5）工作经历：

10年以上同星级酒店管理经验。

（6）管理能力：

了解酒店管理、服务方面的系统知识，人事、安全等方面国家大政方针和法律法规具有系统的领导、策划、组织、协调能力。

（7）其它能力：

熟练的计算机能力和良好的沟通与协调能力。

制定：

审核：

审批：

（三）行政办主任

所属部门：

行政办公室文件主题：

行政办主任岗位职责　

页码：

第１页共1页　　编号：

G-K—EXO—GWZZ—003

文件类别：

岗位职责■工作流程□管理制度□表格□

部门签署/日期：

酒店签发/日期：

一．职务简述：

在总经理的领导下，全面负责行政办的日常运行和管理。

二．岗位职责：

1.协助总经理和副总经理处理日常行行政管理事务，受总经理委托负责单个或多个部门管理工作，以及各方面的事务，协助总经理起草各项重要文件和规章制度。

.

2.侧重协助总经理做好酒店对外机构的协调工作。

3.负责汇总酒店年度综合性资料，草拟酒店年度总结、工作计划和其它

综合性文稿，及以酒店名义的文稿审核工作；

4．及时收集和了解各部门的工作动态，掌握全酒店主要活动情况。

5、负责督办检查各部门对上级指示和高管级会议决议的贯彻执行。

6．协助参与酒店发展规划的拟定、年度经营计划的编制和酒店重大决策事

项的讨论；

7．负责组织酒店通用管理标准规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参

与专用管理标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作；

8、督办公司有关证照，办理公司法律事务；

9、完成领导交办的其他任务。

三、素质要求

1.自然条件：

性别不限，身高不限，五官端正，身体健康，有良好的专业水平和职业道德。

2.文化程度：

具有本科以上学历。

3.专业资格：

酒店管理的商业管理学位或相等学位。

4.语言能力：

普通话,英文听、说、写熟练。

5.工作经历：

5年以上同星级酒店同岗位工作经验。

3年高层综合运营管

理职位经验或一些先前的综合管理经验

6.管理能力：

良好的组织、协调能力，具有充沛的精力和实现目标的的

热情，拥有带领团队实现目标的领导技能

7.其它能力：

熟练的电脑操作能力。

（四）行政办副主任

所属部门：

行政办公室文件主题：

行政办副主任岗位职责　

页码：

第１页共１页编号：

G-K—EXO—GWZZ—004

文件类别：

岗位职责■工作流程□管理制度□表格□

部门签署/日期：

酒店签发/日期：

一、职务简述：

高效率地协助行政办主任完成各项任务

二、岗位职责：

1.督促检查总经理布置的各项任务和决定事项并及时反馈落实情况，侧重负责协调酒店各部门之间的关系；

2、协助落实酒店行政管理制度的实施和监督；

3、负责酒店各种重要会议和重大接待活动的组织协调工作。

4、负责酒店的印鉴、文印的管理；

5、负责酒店的车辆管理；

6.负责指导酒店和各部门的收文登记、传递、催办、借阅、归档、立卷和发言稿的登记、打印、存档，以及行政文书档案的管理工作。

7.合理控制酒店办公费用支出，杜绝资源浪费。

三、素质要求

1.自然条件：

性别不限，身高不限，五官端正，身体健康，年龄25-40岁，有良好的职业道德。

2.文化程度：

大专以上学历。

3.专业资格：

酒店管理专业或相当专业。

4.语言能力：

普通话，英文听、说熟练。

5.工作经历：

3年以上同星级酒店同岗位工作经验。

6.管理能力：

良好的组织、协调能力。

7.其它能力：

熟练的电脑操作能力。

制定：

审核：

审批：

（五）行政文员

所属部门：

行政办公室文件主题：

行政文员岗位职责　　　

页码：

第１页共1页　　　编号：

G-K—EXO—GWZ