001行政办营运手册.docx

1、001行政办营运手册松阳天元名都大酒店 001行政办运营手册 编制： 审核： 批准： 年 月 日发布 年 月 日实施 天元名都大酒店发布（内部文档、注意保存） 总 纲第一部份 宗 旨第二部份 功 能第三部份 组织结构第四部份 岗位职责第五部份 管理制度及操作流程第六部份 工作流程目录第一部份 宗旨部门工作宗旨4第二部份 功能部门功能4第三部份 组织结构一组织结构图5行政部组织结构图5二部门功能划分5第四部份 岗位职责一总经理6二副总经理8三行政办主任9四行政办副主任10五行政文员11第五部份 管理制度及操作流程一部门员工管理制度12二公文处理与办理时限管理制度13三印章管理制度 15四档案管理

2、制度及操作流程 16五酒店办公会议制度及操作流程 18六行政总值（MOD）管理制度发19七保密制度 22八名片的管理制度 24九信件的收发管理制 25十. 车辆管理制度 26第六部份 工作流程一收、发文的标准流程 32二文件流转工作流程 33三文件督办催办工作流程 34四公章用印申请及审批工作流程 35五合同的审批流程 36第一部份 宗旨行政办是酒店内负责行政事务及各项事务保障的部门。其主要任务是根据市场动向、特点及发展趋势，分析酒店经营管理状况 ，确定酒店的经营方针和经营计划，拟定和审批各部门管理方案；负责酒店服务质量标准的制定和考核，针对存在的问题提出改进措施。审批重要的以及新增服务项目的

3、决策方案，最大限度地提高酒店的经济效益。负责酒店的重大接待活动并与政府有关部门联系。第二部份 功能制定本工作手册的目的是为行政办负责人提供信息来源，为实现部门目标提供工作指南，是帮助酒店解决行政管理的执行和完善日常管理工作的流程，并为行政部工作达到统一的标准。第三部份 组织结构(一) 行政办结构图（人员编制共 人）： （二）部门功能划分行政办：工作核心是办事、办文、办会，具有上传下达、下情上报的枢纽职能。行政管理主要包括行政事务与协调管理、制度的管理与维护、办文与会议管理、印章与档案管理、信息管理、合同及法律事务管理、总务管理、质量管理体系有关文件控制管理等。 第四部份 岗位职责 (一)总经理

4、:所属部门：行政办 文件主题：总经理岗位职责 页码：第1页 共2页 编 号：EXOGWZZ001文件类别：岗位职责 工作流程 管理制度 表格部门签署/日期： 酒店签发/日期： 一、 职务简述：全面负责酒店经营管理活动。二、岗位职责：1、全面负责处理酒店的总体事务，和酒店全体员工共同努力，完成酒店所确定的各项指标。2、制定酒店的管理目标和经营方针，各种规章制度和服务操作规程，规定各级管理人员和员工的岗位职责，并监督贯彻执行。制定市场拓展计划，带领市场销售部进行全面的市场营运。制定酒店一系列价格，如：房价、餐饮毛利等。详细阅读和分析每月报表，检查营业进度与计划的完成情况，并采取对策，保证酒店业务顺

5、利进行。3、建立、健全酒店的组织管理系统，使之合理化、精简化、高效化。主持每周总经理室的办公例会。阅读消防和质量检查情况汇报，并针对各种问题进行指示和讲评。传达政府方针政策，保证酒店业务顺利进行。4、监管酒店的财务制度落实执行。根据各种财务报表，检查分析每月营业情况，督促财务部门做好成本控制、财务预算等工作，检查收支情况、应收账款等。5、定期巡视公众场所及各部门的工作情况，检查服务态度和服务质量，及时发现问题、解决问题。6、培养人才，指导各部门的工作，提高整个酒店的服务质量和员工素质。7、加强酒店维修保养工作和酒店的安全管理工作。8、选聘、任免酒店副总经理、总经理助理、部门经理等，决定酒店机构

6、设置、员工编制及重要人事变革。负责酒店管理的录用、考核、奖惩、晋升等。9、与社会各界人士保持良好的公共关系，树立良好的酒店形象，并代表酒店接待重要贵宾。10、关心国家大事，以身作则，增强酒店凝聚力，并要求员工以高度热情和责任感去完成本职工作。三、素质要求：（1）自然条件：性别不限，身高不限，五官端正，身体健康，年龄30岁以上，良好的职业道德。（2）文化程度：管理类大学专科学历或同等学历以上语言水平（3）专业资格：高级以上。（4）语言能力：普通话，英文。能够熟练使用英文进行听、说、读、写。（5）工作经历：15年以上酒店办公室管理工作经验。具有酒店管理专业和旅游专业大专以上文凭，有高级专业技术职称

7、。（6）管理能力：具有系统的领导、策划、组织、协调能力。（7）其它能力：了解酒店管理、服务方面的系统知识，熟悉经营、财税、人事、安全等方面国家大政方针和法律法规，并具有良好的沟通与协调能力。制定：审核：审批：(二)副总经理:所属部门：行政办 文件主题：副总经理岗位职责 页码：第1页 共1页 编 号：EXOGWZZ002文件类别：岗位职责 工作流程 管理制度 表格部门签署/日期： 酒店签发/日期： 二、 职务简述：协助总经理分管酒店经营管理活动。二、岗位职责： 1、根据经营战略，抓好酒店重大问题和根本性的工作（经营策略、管理组织、选人用人等），有效地做好技术性的日常工作（计划、指挥、协调、控制、

8、激励、考核等），保证酒店各项目标的完成。2、对分管部门实行全面的经营管理，对总经理负责。3、根据酒店的各项经营目标、管理章程、经济指标及各项规章制度，安排各项工作。4、检查、督导各级管理人员的工作，协调酒店各部门之间的关系。5、协调审核和上报酒店年度财务预算，向各部门下达年度工作指标。6、保持和发展酒店与各界良好的关系，树立和提高酒店的形象，开拓酒店的经营业务。7、负责接待VIP客人，代表酒店对其表示热烈欢迎并提供特殊的照顾和优惠。8、不定期与客人会面，了解客人的投诉和反映的各种意见，作为改善、提高管理和服务水平的参考。9、检查酒店的人事培训工作效果，加强人力资源建设，发现和培养人才。10、努

9、力改善工作条件，做好劳动保护和环境保护工作，改善员工的工作环境和生活条件，加强酒店的安全保卫工作。三、素质要求（1）自然条件：性别不限，身高不限，五官端正，身体健康，年龄30-45岁，良好的职业道德。（2）文化程度：管理类大专以上学历。（3）专业资格：高级以上。（4）语言能力：能够熟练使用英文进行听、说、读、写。（5）工作经历：10年以上同星级酒店管理经验。（6）管理能力：了解酒店管理、服务方面的系统知识，人事、安全等方面国家大政方针和法律法规具有系统的领导、策划、组织、协调能力。（7）其它能力：熟练的计算机能力和良好的沟通与协调能力。制定：审核：审批：(三)行政办主任所属部门：行政办公室 文

10、件主题：行政办主任岗位职责页码：第页 共1页 编 号：G-KEXOGWZZ003文件类别：岗位职责 工作流程 管理制度 表格部门签署/日期： 酒店签发/日期：一 职务简述：在总经理的领导下，全面负责行政办的日常运行和管理。二 岗位职责：1. 协助总经理和副总经理处理日常行行政管理事务，受总经理委托负责单个或多个部门管理工作，以及各方面的事务，协助总经理起草各项重要文件和规章制度。.2. 侧重协助总经理做好酒店对外机构的协调工作。 3.负责汇总酒店年度综合性资料，草拟酒店年度总结、工作计划和其它综合性文稿，及以酒店名义的文稿审核工作；4及时收集和了解各部门的工作动态，掌握全酒店主要活动情况。5、

11、负责督办检查各部门对上级指示和高管级会议决议的贯彻执行。6协助参与酒店发展规划的拟定、年度经营计划的编制和酒店重大决策事项的讨论；7负责组织酒店通用管理标准规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用管理标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作；8、督办公司有关证照，办理公司法律事务；9、完成领导交办的其他任务。三、素质要求1. 自然条件：性别不限，身高不限，五官端正，身体健康，有良好的专业水平和职业道德。2. 文化程度：具有本科以上学历。3. 专业资格：酒店管理的商业管理学位或相等学位。4. 语言能力：普通话,英文听、说、写熟练。5. 工作经历：5年以上同星级酒店同岗位工作经验。3年高层综合运营

12、管理职位经验或一些先前的综合管理经验6. 管理能力：良好的组织、协调能力，具有充沛的精力和实现目标的的热情，拥有带领团队实现目标的领导技能7.其它能力：熟练的电脑操作能力。(四)行政办副主任所属部门：行政办公室 文件主题：行政办副主任岗位职责 页码：第页 共页 编 号：G-KEXOGWZZ004文件类别：岗位职责 工作流程 管理制度 表格部门签署/日期： 酒店签发/日期：一、职务简述：高效率地协助行政办主任完成各项任务二、岗位职责： 1.督促检查总经理布置的各项任务和决定事项并及时反馈落实情况，侧重负责协调酒店各部门之间的关系；2、协助落实酒店行政管理制度的实施和监督；3、负责酒店各种重要会议

13、和重大接待活动的组织协调工作。4、负责酒店的印鉴、文印的管理；5、负责酒店的车辆管理；6. 负责指导酒店和各部门的收文登记、传递、催办、借阅、归档、立卷和发言稿的登记、打印、存档，以及行政文书档案的管理工作。7.合理控制酒店办公费用支出，杜绝资源浪费。三、素质要求1. 自然条件：性别不限，身高不限，五官端正，身体健康，年龄25-40岁，有良好的职业道德。2. 文化程度：大专以上学历。3. 专业资格：酒店管理专业或相当专业。4. 语言能力：普通话，英文听、说熟练。5. 工作经历：3年以上同星级酒店同岗位工作经验。6. 管理能力：良好的组织、协调能力。7. 其它能力：熟练的电脑操作能力。制定：审核：审批： (五)行政文员所属部门：行政办公室 文件主题：行政文员岗位职责页码：第页 共1页编 号：G-KEXOGWZ