管理制度行政管理制度.docx

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管理制度行政管理制度

行政管理制度

第一章总则

一、为加强企业行政事务管理，理顺内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高工作绩效，特制定本制度。

二、行政事务管理包括印章使用管理、证照管理、公文管理、档案管理、工作计划管理、来宾接待管理、保密制度、安全保卫制度、卫生管理制度、电话管理、会议管理、电脑管理、办公用品管理、差旅费报销管理、考勤管理。

第二章印章管理

一、印章种类

1、公司向主管单位登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。

2、公司董事长或总经理（法定代表人）的职章。

3、公司部门印章。

二、印章使用规定

1、对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构的行文，盖公司印章。

2、以公司名义对国家机关、团体、公司核发的证明文件及各类规章等，由总经理（法定代表人）署名、盖印章。

3、在授权范围内，以部门名义对合作单位、客户及内部行文，由部门经理署名、盖部门章。

4、公司印鉴和职章经批准后方可使用，并做好使用记录。

5、需要印鉴的介绍信、说明及对外开具的公文，应统一编号登记存查。

6、一般不允许开具空白介绍信和证明。

如工作或特殊需要时，必须经总经理签字批准方能开出。

空白介绍信的使用情况，事后必须向公司具体说明，未使用的应予交回。

7、印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用单，载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。

8、公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。

三、印章的保管

1、办公室负责公司公章和合同专用章的管理工作；财务部负责公司财务专用章的管理工作。

2、公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。

3、印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。

4、印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向总经理报告。

三、印章使用程序规定

1、公司各级人员需使用印章须按要求填写《印章使用申请单》，将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。

2、经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。

3、印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。

4、在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。

5、公司总经理对公司所有印章的使用拥有决定权。

6、涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。

7、财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。

8、用印后该《印章使用申请单》作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交办公室归档。

9、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

10、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

第三章证照管理

一、证照指公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证、产品检验证、卫生许可证、社保登记证等，个人的职称证、岗位资格证等，以及企业合法经营所需要的各种证照。

二、办公室负责公司证照的统一管理。

因公需要借用时，应严格办理借用手续；需要复印的，由办公室统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必要时加注“复印件仅用于办理××事使用”。

三、办公室应在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年度检审，确保证照的有效性。

第四章公文管理

一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。

二、公司行文要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。

三、公司行文的程序为：

拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）、打印、分发、登记、归档、销毁。

四、行文与打印管理

1、公司行文由业务承办人起草，在《发文稿申请表》中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总经理签字同意后打印发文。

2、经总经理批准签发的文稿交办公室统一编号打印，由起草人校对（对文稿内容、质量负责）修正后，及时送交给有关部门和人员，或由办公室发出。

3、打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。

五、发文管理

1、公司发文由办公室统一编号、存档。

有领导批示的，还应附批示件。

2、部门和个人收文应在办公室《发文登记册》中签名。

3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。

4、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由办公室统一收回处理。

六、收文管理

1、公司收文的处理程序为：

收文、分文、记录、传送、归档。

2、公司收文由办公室统一负责：

收到发来文件后，应先做好归类、登记（《收文登记册》），根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。

3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。

七、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。

第五章办公用品管理

一、办公用品的购置

1、每月月底，各部门负责人将本部所需要的办公用品计划，以书面形式提交办公室。

2、办公室制定采购计划及预算，经财务部和公司领导审批后购回，按计划分发各个部门。

3、因工作需要由部门自行购买的办公用品，应事先办理申请审批手续，购买后报办公室备案。

4、办公用品要做到质优价廉、库存合理、开支适当、保管良好，并建立帐本和入库手续。

二、办公用品领用及管理

1、办公用品通常由部门领导按计划在办公室领回，出库时领取人员签字。

2、新入职员工的办公用品，由办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单配备。

3、计算器、订书机、打孔机等耐用文具，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人照价赔偿或自购。

第六章档案管理

一、公司档案：

公司的章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、项目方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、租赁合同、批复、员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。

二、档案由专人负责管理，并明确具体责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

三、档案管理权属

1、员工个人档案。

员工个人档案由员工本人自行委托相关单位保管。

2、其它人事资料。

员工劳动合同、有关员工任用、岗位变动的文件、公司规章制度以及其他人事资料由人力资源部管理。

3、财务档案。

财务资料及档案由财务部保管。

4、公司的章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、会议记录、决议、决定、协议、合同、项目方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、租赁合同、批复、收发文登记册等由办公室负责管理。

5、其他资料由各相关部门自行保管。

有关章程制订的文件保存五年；有关员工任用、岗位变动的文件保存一年；工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。

四、其它档案的保存期限

（一）永久保存

1、有关仪式、庆典、纪念的重要文件；

2、公司规章制度；

3、公司章程。

（二）保存10年

1、有关账目传票的记录；

2、有关收入、支出的原始凭证；

3、有关财产的评估及折旧的文件；

4、有关税收方面的文件。

（三）保存五年

1、会议记录、纪要、决议；

2、有关政府法令的文件；

3、有关诉讼的文件；

4、有关政府机关重要的许可申请及报告文件；

5、有关政府机关的指示及各种命令传达书；

6、有关重要的合同、契约、协定及备忘录文件；

7、有关劳动协约文件；

8、有关经营协议及团体联系的文件；

9、有关贷款的重要文件；

10、有关投资及融资的重要文件。

（四）保存三年

1、经营会议、部门会议、办公会议记录；

2、发文薄、收文薄；

3、有关规定的制定，及施行的文件；

4、有关政府机关简易的许可、申请许可及报告的文件。

（五）保存二年

1、有关登记简易的文件；

2、有关和政府机关交涉联络的文件；

3、有关简易的契约协定及备忘录文件；

4、重要的统计资料；

5、有关银行存款及转账存款的文件。

五、档案借阅

1、公司领导借阅非密级档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

2、公司其他人员借阅档案，经主管领导批准，并办理借阅手续。

3、借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。

如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。

六、档案的销毁

1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。

2、按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经主管领导批准后方可销毁。

3、经批准销毁的档案，由档案管理员填写销毁清单，专人监督销毁。

第七章来宾接待管理

一、来宾的接待工作由办公室负责安排。

二、一般来宾由办公室协同有关部门人员，在会客室、会议室接待。

三、贵宾来访，按公司领导通知的方式招待，并协助公司领导安排陪同人员。

四、外来协助作项目的人员，由相关部门负责接待。

五、未经核准的来宾，办公室应立即予以核准；员工擅自带人来公司参观，办公室有权制止。

第八章保密制度

一、公司全体员工都有保守公司秘密的义务，在对外的交往与合作中，不得泄露公司秘密，更不允许出卖公司秘密。

二、公司秘密关系公司的利益和发展，在一定时间内只限一定范围的员工知悉。

公司秘密包括下列秘密事项：

1、公司经营发展决策中的秘密事项。

2、人事决策中的秘密事项。

3、专有技术。

4、招标项目的标底、合作条件、贸易条件。

5、重要的合同、客户与合作渠道。

6、公司未向公众公开的财务情况、银行帐户帐号。

7、董事会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。

三、属于公司秘密的文件、资料应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准不得复印、摘抄。

四、接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露；非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。

五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。

如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。

六、文件、资料对外使用规定

1、因公需要对外使用公司的文件、资料，必须先申请说明原因，报总经理批准后方可使用。

2、对外使用的文件、资料必须在公司办公室备案。

各部门的业务资料，由各部门登记归档自行管理。

3、未经总经理批准，任何人不得对外使用公司文件或资料，泄露公司的商业机密。

违反者，公司将视情况给予警告、罚款、降职、降薪、留用察看、开除直至追究其法律责任，造成经济损失的由责任人负责赔偿。

第九章安全保卫制度

一、公司各单位均要落实安全保卫工作责任制。

公司办公室负责企业日常的防火、防盗等各种安全防范工作。

二、办公室负责定期向员工进行安全防范的宣传工作，保证员工在岗期间避免可能对安全造成危害的因素。

三、办公室可随时检查各单位或员工个人的安全防范措施，有权对违反各种安全条例的行为进行制止，并按公司规定予以处罚。

四、抓好安全用电。

电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换；严禁擅自私接电源和使用额外电器，不准在办公场所使用保持取暖器。

五、落实防盗措施

1、公司财物不得随便放置，重要档案、文件及贵重物品必须锁好，专人负责保管。

2、下班或外出办公室无人时，要关闭电源和门窗。

3、车辆停放时应采取必要的防盗措施。

第十章卫生管理

一、卫生管理的范围为办公室、会议室、走道、门窗等办公场所及其设施的卫生。

二、卫生清理的标准是：

门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土。

三、卫生清理实行部门责任制，部门负责人为责任人。

各部门办公区域的卫生，由各部门负责日常保洁。

公共卫生由专人负责。

第十一章电话管理

一、移动电话

1、公司的全体管理人员都必须持有移动电话，电话由员工自行购置。

2、公司高层领导、部门负责人、其他指定岗位人员等，24小时开机（或公告家庭座机电话）；其他人员的移动电话每天7：

30～22：

30开机。

持机人在规定的开机时间内关闭手机，导致公事联系不上者，每次给予10元的处罚；当月累计三次联系不上者，加倍处罚。

二、固定电话

严禁利用公司办公电话拨打私人电话或声讯台。

第十二章会议管理

一、公司例会

1、每周一次。

2、出席人员：

公司总经理、副总经理、，部门经理（负责人）、负责人、主要业务负责人，相关人员。

3、主持人：

总经理或副总经理

4、会议内容

（1）、各部门负责人汇报上周工作计划，特别是重点工作完成情况。

（2）、总经理、副总经理对各部门上月工作计划完成情况进行检查、点评。

（3）、人力资源主管报告上月工作绩效考评情况。

（4）、总经理（副总经理）布置本周重点工作，对各部门本周的工作计划提出修改意见或要求。

（5）、公司内部信息交流和通报，进行相关事务的协调。

5、会议记录。

办公室负责记录，整理办公会议所做的决议、决定，必要时行文下发会议记要。

6、督促检查。

办公室对会议的工作安排进行分解、督促和检查。

7、会议纪律。

出席会议人员应按时到会，并在《会议签到表》签到。

（1）开会迟到者：

部门经理（含）以上人员每次扣款20元，主管级以下人员每次扣款10元。

无故缺会者：

每次扣款50元。

不做会议记录者：

每次扣款10元。

（2）开会期间应关掉手机或设置成振动状态，如有重要电话，须轻轻地起身离开会场接听，否则每次扣款10元。

（3）扣款从本人当月薪金中扣除。

二、其他会议参照公司例会执行

三、会议汇报：

外出参加各种会议须认真记录、领会精神，返回后向主管领导和相关部门负责人汇报会议内容和要求，否则将承担相应责任。

造成不良后果的视为工作重大失误，按制度考评扣除当月绩效工资。

第十三章电脑管理

一、电脑属公司资产，操作者应精心爱护，规范操作程序，不断提高电脑操作及维护水平。

二、对机器出现的故障，操作者应及时报告电脑维护管理员，由管理员进行故障处理并填写解除情况表。

三、上班时间可上网查资料、学习专业知识、交流工作信息，但严禁聊天、玩游戏、看VCD和电视、电影，一经发现处以当事人每次50元罚款。

四、办公室每月应对公司所有电脑进行一次日常维护和资料备份。

第十四章差旅费报销制度

一、各部门人员出差前，须做出费用开支预算，经主管领导、财务部、总经理三级审批后予以预支。

往返途中的交通费和到达目的地后的餐费、住宿费按审批的限额标准，凭发票报销，超额自负，节余不补。

中途绕道办私事发生的费用不得报销。

二、公司派车出差，不报销出差人员的交通费（路桥费按实际产生数报销）。

到达目的地后须出面招待或被招待，均扣除当餐的餐费补贴，招待费用按事先批准的额度凭发票报销。

三、出差返回后两周内冲账。

出差费用列出清单并作说明、附发票审批后冲帐。

其中餐费、住宿费、交通费在标准范围内凭正式票据报销。

无发票、发票与出差地不符、发票与工作任务不符的不得报销，所发生费用由个人自行承担。

报销费用一般不得超出预算，特殊原因超出预算时须作详细文字说明，经部门领导、财务部、总经理审批。

四、出差返公司后两周仍未冲帐或者发票审核未通过，当事人拒绝将不合格发票剔除后冲帐的，由财务部上报总经理批准后，从当月起扣除当事人应发薪金，直至将其借支冲帐完毕。

五、外出参加会议，按会议安排的餐饮、住宿标准报销。

第十五章考勤管理制度

一、工作时间

1、公司夏季工作时间（4至9月）：

上午8：

30分—12：

00分，下午13：

30分—17：

30分；冬季工作时间（10月至次年3月）：

上午8：

30分—12：

00分，下午13：

30分—17：

00分。

2、其他特殊天气或特殊情况上下班时间即时通知。

二、考勤制度

员工每天上下班时在考勤机上进行考勤。

未考勤且无请假手续的按旷工处理；特殊情况不能考勤的，须提前一天或事后及时向人力资源部提交经主管领导批准的《免考勤证明》。

三、迟到、早退、旷工

1、工作时间开始2分钟后到班者为迟到，工作时间终了前15分钟内下班者为早退。

2、迟到或早退者，分别按每分钟扣款5.00元；迟到半小时以上者，按旷工半天处理。

因公外出或请假经主管批准者除外。

当月累计迟到三次（含）以上的，加倍处罚。

扣款累计总额从当事人月薪中扣除。

3、下班无正当原因提前半小时以上者，按旷工半日处理。

4、不上班且又未请假者为旷工，旷工一天扣两天薪金。

连续旷工超过三天，或一年内累计旷工超过十天者，作自动离职处理。

四、请假制度

1、事假须填送《请假审批单》，一般员工：

一天内由所在部门经理批准，两天以内由分管副总经理批准，三天以上由总经理批准；部门以上负责人一天内由分管副总批准，一天以上由总经理批准。

获准并安排好工作后，当事人方可离开工作岗位，同时将请假报告单交人力资源部备案。

事假将扣除当日全额薪金。

2、病假须向公司提供县（区）级以上医院出具的建议休息的有效证明或病历证明。

病假期间发给50％的基本薪金。

病假超过一个月者，公司不再支付病假薪金。

3、参加社会活动须经主管领导批准，并报人办资源部备案。

4、因公外出者，当天考勤后应向本部门负责人说明去向；头天已确定外出并经部门经理同意的，需将《免考勤证明》报人力资源部。

5、赴外地出差应向人办资源部备案，以便考勤。

6、事假不足4小时的按半天计算，超过4小时不足一天的按一天计算。

7、员工请事假时应提前一个工作日申请，公司有权根据工作需要调整员工的请假时间或不批准员工请假。

五、加班及调休

1、每日工作时间为8小时，员工应在规定时间内完成自己的工作量，原则上不安排加班；情况特殊需延长工作时间，经部门负责人批准，填写《加班申请单》，交人办资源部备案。

2、员工加班后由其部门安排调休，也可充抵病假及事假。

因工作原因无法安排休息的，按国家有关规定处理。

第十六章工作计划管理

一、计划管理对象为公司各部门的月、季、年度工作计划和工作小结；员工个人的月、季、年度工作计划和工作小结。

二、计划管理的原则

1、形成从下至上、又从上至下的工作计划体系即：

⑴个人计划目标。

由个人根据公司或本部门目前的工作重点和本人的岗位职责，拟定个人的月工作计划目标报公司或部门经理（负责人）。

⑵部门计划目标：

部门经理审核、权衡、调整、综合本部门员工的个人计划，形成本部门的部门计划，报公司副总和总经理审定。

⑶公司计划目标：

总经理和副总经理根据公司的总体工作目标对各部门的计划进行调整后，形成公司的总体计划，下达给各部门执行。

2、计划制定的“6W1H”原则，即：

有明确的任务（做什么）、明确的目标（做到什么程度）、责任人（谁来做）、完成的时间（何时做）完成的地点（何地做）、完成的动机（为谁做）、完成的措施（如何做）。

三、计划管理的时间

1、下月工作计划于每月28日前提交人办资源部。

2、每月1日前，部门的月工作小结及本单位和所属员工的绩效考评表交人力资源部。

3、除月计划外，下一年度的年度工作计划和本年度的工作总结，于每年12月20日前提交人办资源部。

4、月工作计划、工作小结、绩效考评未能按时提供，视为一项工作未能按时完成，列入当月绩效考核，扣除部门经理当月相应的绩效薪金；若不提供，视为自动放弃当月绩效考核，部门经理当月的绩效薪金全部扣除，部门员工当月的绩效薪金扣除50％。