亚厦装饰组织设计与岗位职责规范报告0921.docx
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亚厦装饰组织设计与岗位职责规范报告0921
浙江亚厦装饰股份有限公司
部门与岗位职责规范报告
（讨论稿）
2007年9月
一、目前职位体系主要问题
从诊断分析中可以看出，目前在职位体系建设方面，亚厦装饰还存在以下不足：
⏹部门、岗位设置还不完善
Ø一些重要职能缺乏归口部门；
Ø现有一些部门和筹建部门的岗位设置需要研究确定。
⏹岗位职责缺乏明确界定
Ø目前一些岗位的职责还没有明确界定，存在职责交叉现象；
Ø一些岗位职责不清，员工不清晰自己岗位的主要职责是什么。
⏹工作边界不清，产生工作协调问题
Ø由于业务特点，许多工作需要跨部门协调，在工作边界上需要进行界定，理顺工作关系。
二、职责规范的基本思路
解决亚厦装饰股份职位体系的问题，不能就职责写职责，那样只能陷入到具体的细节中去而忽视了公司的整体业务特点，结构化解决方式的基本思路与步骤如下：
第一步，根据亚厦装饰股份的业务状况，确定需要的主要职能；
第二步，对职能进行分解、归类，结合亚厦组织设置现状，确定总体部门设置；
第三步，确定部门的主要职责；
第四步，将部门的主要职责分配到部门中的各个岗位上去。
三、业务链与职能分解
1．业务链分解
业务链分解是根据企业的业务情况，将支撑企业业务的各项活动进行分类、归并和分解，以期对企业的各项工作做到有限度的列举，再将这些列举出的工作按照相应的原则，分配到各个部门中去。
业务链分解是一种结构化的组织设计方式，可以有效的解决组织设计中只见树木、不见森林的问题。
根据亚厦装饰业务开展的特点，在本项目中，项目组从分析、分解亚厦装饰的业务主价值链入手，逐步实现各项职能分解的目的。
亚厦装饰股份的价值是通过一个个工程项目来实现的，因此所有有价值的活动都应该包含在其主要业务开展的链条中，或者为主要业务开展的实现提供支持。
亚厦装饰的主要业务开展链条如下图：
主要业务开展的链条上的六个环节，是亚厦装饰实现价值的六个阶段，每个阶段都有特定的工作目标，为了实现工作目标，每个阶段都有相应的主要工作，而这些主要工作是需要相应的功能来实现的，对这些主要工作进行概括或者分解，就可以看到亚厦装饰实现价值所需要的职能。
根据调研分析，项目组归纳亚厦装饰业务开展阶段、目标及主要工作如下表。
业务阶段
目标
主要工作
市场经营
阶段
获取参加工程项目投标机会
市场信息管理
市场推广与维护
商务
阶段
中标签订工程承包合同
获取企业本身、相关单位、市场、现场等方面的信息
编制投标书，并发出投标函
同招标方谈判，签订合同
选择供应商
施工准备
阶段
使工程具备施工的条件
组建项目部，配备项目管理人员
公司同项目部相关人员签订施工合同
完成施工准备的各项工作，达到开工要求
编写开工申请报告，上报，待批开工
施工
阶段
完成合同规定的全部施工任务，达到验收、交工标准
动态控制施工，保证质量、进度、成本、安全目标的全面实现
协调同监理方、业主方等的关系
处理合同变更及索赔
做好记录，检查、分析和改进工作
验收交工与结算阶段
对项目成果进行总结、评价，结清债权债务，结束交易关系
工程收尾
正式验收
移交竣工文件
结算工程款
编制竣工报告
办理工程交接手续
项目部解体
后续服务
阶段
解决工程施工阶段没有发现的问题，提高客户满意度
进行工程回诉，听取用户意见，总结经验教训，发现问题，及时维修和保修
根据对亚厦装饰主要业务开展链的主要活动的分析，项目组认为亚厦装饰围绕主要业务开展链的一级职能应包含下列5项：
Ø市场经营
Ø商务管理
Ø工程管理（包括质量安全管理）
Ø技术管理
Ø材料供应管理
业务开展阶段与关键职能支持关系见下表。
关键职能支持
市场经营
●
●
商务管理
●
●
工程管理
●
●
●
●
技术管理
●
●
●
●
材料供应管理
●
●
●
●表示各阶段需要的关键职能支持
同时，在亚厦装饰的主业务价值链的开展过程中，还有5个一级职能是不可或缺的：
Ø人力资源管理
Ø财务管理
Ø行政管理
Ø企业经营管理
Ø法务管理
2．职能分解
要进一步根据一级职能，确定关键岗位职能，需要对一级职能进行分解。
通过对亚厦装饰的10项一级职能进行分解，就能得到若干项二级职能，对这些二级职能再进行分解，就得到若干项具体的工作职责。
依据这些职责结合亚厦装饰的实际就可以确定亚厦装饰基本岗位体系。
职能分解后，分配的结果如下：
⏹市场经营管理
一级职能
二级职能
工作内容
市场经营管理
市场信息管理
收集政府信息、行业信息、竞争对手信息、潜在客户信息、目标客户信息，并进行整理、分析
从公司内部获取以往客户信息
建立和维护公司市场信息库
市场推广
维护公司的公共关系
向潜在客户及其他相关单位传递有关公司的信息
向目标客户进行营销推广，获取参加工程项目竞标机会
客户关系管理
对以往客户进行定期回访，维护客户关系
⏹商务管理
一级职能
二级职能
工作内容
商务管理
合同管理
整理和保管合同、附件、工程洽商资料、补充协议、变更记录及与业主及其委托的监理方之间的往来信函等文件
办理合同履行过程中的变更、解除等事项
按照合同节点要求，检查合同执行情况，对出现合同执行不到位的情况督促项目部及其他相关部门在一定期限内提出解决方案
合同期满，工程竣工决算后，将全部合同文件整理归档
投标管理
接到招标单位邀请或者公开招标通知并经公司决策参加投标后，制定投标策略与实施方案
编制工程投标预算
根据工程预算制定报价策略
根据招标文件的要求编制投标文件
接受客户对投标文件的质询
接到中标通知书后，组成项目谈判小组，依据招标文件和中标书草拟合同条款
组织谈判小组与发包人就工程项目的具体问题进行实质性的谈判
通过协商达成一致后，形成正式的合同条款
办理合同的签署等手续
决算管理
以工程合同、工程竣工图、补充预算和预算外费用签证等为依据，编制工程竣工决算
⏹工程管理
一级职能
二级职能
工作内容
工程管理
进度控制
检查施工计划的执行情况
对进度延期提出分析意见和处理建议
工程质量管理
督促项目部按照施工质量计划，从生产要素和施工工序等方面控制施工质量
对施工中出现的工程质量问题进行分析，并提出处理意见
对工程进行质量验收
安全生产管理
组织施工安全教育
不定期的检查施工安全情况
分析安全事故原因，提出整改意见
进行施工安全验收
现场管理
建立施工现场管理制度和责任制，制定包括环境保护、防火、安全、文明施工等方面内容的现场管理措施计划
设立现场标志
检查施工现场管理措施计划的执行情况
督促检查各分项、分部施工结束后的清场工作
资料管理
督促项目部按照公司规定提交相关项目资料，保存、管理项目资料
培训管理
制定培训计划并协助执行
售后服务
进行工程回诉，及时维修和保修
项目经理管理
组织对项目经理的考核、培训，项目经理项目配置建议，
协助项目经理开展工作
⏹技术管理
一级职能
二级职能
工作内容
技术管理
工程制度建设
公司级质量、环境、安全管理体系等文件制定
施工组织设计
编制施工组织设计大纲
协助编制单项工程施工组织设计
计划管理
协助项目部编制进度计划并负责审核
协助项目部编制质量计划并负责审核
协助项目部编制安全计划并负责审核
技术标编制
组织技术标编制
技术方案与制度管理
组织审议、审定重大工程的施工技术方案
建立并逐步完善施工项目技术管理制度
⏹材料供应管理
一级职能
二级职能
工作内容
材料供应管理
供应商管理
搜集相关供应商信息，考查备选供应商
建立供应商名录和供应商档案
定期对供应商进行评估
询价管理
建立科学的询价机制
对材料进行询价
采购管理
编制工程材料需求量计划
根据计划，采购工程材料
材料样品管理与报价
根据要求组织制作材料样品，投标材料报价
资料管理
供应商资料和采购合同管理
⏹人力资源管理
一级职能
二级职能
工作内容
人力
资源
管理
人力资源管理规划、制度
根据社会经济政策环境、企业发展阶段、人员素质及管理需求，编制人力资源管理制度
进行人力资源需求与供给预测及分析，编制人力资源规划
监督检查人力资源管理规划、制度执行情况
人员招聘
调查、收集各部门人员需求信息，编制年度人员需求计划表及年度人员招聘计划
根据项目情况制定项目人员招聘计划
制作和发布招聘信息
收集、整理、筛选应聘者简历
组织对应聘人员进行综合考察，最终确定拟录用人选
对公司批复的拟聘人员办理聘任手续
员工培训
编制、修订培训制度
统计、分析公司的培训需求，结合公司目标，编制、调整培训计划
根据培训计划组织落实各类培训的实施
建立培训记录，评估、跟踪培训效果
绩效管理
制定与维护员工绩效管理制度
组织实施绩效考核
建立、维护考勤管理系统，协助各部门进行考勤管理工作
处理员工考核纠纷
员工关系管理
组织劳动合同签订、续订、终止、解除工作
拟订、修改人事调配方法及计划，办理人员内部调动、辞职、解聘等手续；组织职称评定与资格认定工作
拟定、修订人事档案管理制度，建立人事档案管理系统，保管公司人事档案
薪酬福利
制定薪酬策略、制度、流程
了解市场薪酬福利信息
员工养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险及商业保险的核算与申报
⏹财务管理
一级职能
二级职能
工作职责
财务
管理
财务制度的建立、执行及监督
负责公司财务管理制度的拟定及修订
编制会计、财务、审计相关工作流程、规范及拟订相应办法
督促及监督各项财务规章制度、流程的执行情况
预算管理
组织各部门编制费用预算，编制公司资金预算和年度、季度利润预算及费用预算
审核项目预算
检查公司预算的执行情况，分析预算执行过程中的问题
资金管理
拟订资金使用计划和资金筹措计划，并组织实施
合理调配资金，确保资金正常周转
税务管理
申报各种税费，缴纳税款，处理与税务相关事务
财务分析与财务报告
收集公司经营活动情况、资金动态、财务状况及经营成果资料
对公司各期财务数据进行统计、对比、预测和分析
对公司经济活动进行分析，定期提供经济活动分析报告
编制公司年度财务会计报告
财务监督及审计
拟订、修改和完善公司的财务审计工作计划
对公司经济事项的合法性和合规性进行审计
对项目进行事前、事中和事后审计
对重大问题提出审计报告
会计核算
编制公司会计报表
稽核各种原始凭证、记账凭证及其他会计信息
负责公司资产、负债及所有者权益的核算
负责公司收入、成本、费用、往来帐的会计核算
财务基础工作
拟订公司财务工作计划
办理银行结算和现金收支业务，保管各种空白支票
负责员工工资的发放，个人所得税的扣缴，管理公积金个人明细账；上缴公司各项保险基金
管理财务档案、财务印章、总账、明细账
负责报销工作
⏹行政管理
一级职能
二级职能
工作内容
行政
后勤
行政管理制度管理
行政管理相关制度的拟定
行政管理制度的执行与监督管理
文秘管理
负责公司相关文件的拟定与督办
组织安排公司有关会议，整理编印会议纪要，催办会议决定事项并随时向总经理报告相关部门执行会议决定的情况
领导日常事务的协调与服务
信息管理
公共邮件的收发和传真的收发
文件资料的收取、编号、传送、催办、归档
公司行政会议档案资料（文字、图片、音像等）的收发、分类、保存
维护公司信息硬件、软件及网络的正常运转及安全
统计管理
建筑企业年度快报
建筑企业月报、季报
企业（股份）统计年报、半年报、非制造业采购经理调查月报
材料费价格明细表、机械费价格指数、人工费价格指数（每季）
建筑业企业景气调查
奖项申报
申报奖项、文明示范工地等工作
印鉴证照与资质管理
开据以公司名义出具的委托书、证明等文件，并监督文件的使用情况
公司证照的申办、变更、登记、年检
公司证照的保管与使用
公司各类印章及法人印章的制作、保管与签印
企业资质升级、变更
办公物资管理
办公用品的采购、保管及发放
办公用固定资产采购、维护和台账管理
车辆管理
制定车辆使用制度并对车辆进行调度
车辆使用、维护与保养
车辆年检、保险、税费缴纳事务
办公场所管理
维护办公场所的工作秩序、卫生与安全
处理同办公场所的业主、物业等单位的相关事宜
公共关系管理
负责对外接待工作
安排人员参加外部会议或活动
⏹企业经营管理
一级职能
二级职能
工作内容
企业经营管理
部门制度建设
部门的组织管理体系与运营流程和相关的制度建设
战略研究
研究有关产业法律、法规及政策，为企业的生产经营提供相关的政策服务；研究行业发展趋势和竞争状况
负责初步提出公司发展近期、中长期定位，制定可持续发展的公司经营战略规划
经营管理
与研究
拟定年度经营计划，协助财务处拟定年度预算大纲
协助公司领导进行经营管理大纲、管理目标的制定，积极推行公司的经营目标责任制
与分子公司进行经营目标责任书的洽谈工作，积极协调各个分子公司与股份公司目标合同的商定
协助股份公司领导对企业经营管理等重大问题进行调研，提出咨询意见。
定期走访下属公司，将公司生产经营状况随时向分管领导汇报
协助对分子公司的经营管理，及时掌握企业经营动态，协调分子公司与总部的工作关系
企划宣传管理
负责企业的宣传与策划工作
⏹法务部
一级职能
二级职能
工作内容
法务管理
制度与合同审核
审查和修改公司各类法律文书及合同；
负责对公司规章制度进行法律审核，
法律咨询
主持公司重大经营决策的法律论证和法律保障
为公司经营管理活动提供法律咨询
法律诉讼管理
代表公司处理各类诉讼或非诉讼法律事务，维护公司合法权益
法律培训
负责公司的有关法律培训工作
四、组织完善
1．组织结构
根据职能分解，结合亚厦目前的组织架构，遵循逐步完善的原则，实现组织结构的渐进式调整，防止组织结构设计转变过大，造成管理混乱，导致管理失控和管理成本大幅增加。
同时，考虑到上市公司治理与组织架构的要求，项目组建议亚厦装饰的组织架构设置如下图。
通过组织调整方案的实施，逐步完善亚厦装饰的职能部门，为企业的发展提供决策和职能平台。
注：
1、售后服务处、企管处可根据需要在适当时机设置；
2、党委会、战略投资委员会、薪酬考核委员会等可根据实际情况逐步完善；
3、市场经营部、商务部、公装工程部、精装工程部、人力资源处和企划处分别由相应副总分管。
2．新组织结构与原来组织结构的主要区别
（1）党委会
功能改变
原有岗位
建议新增组织
建议删减岗位
规范机构设置，树立良好的公司形象
⏹党委办公室
⏹工会
⏹理由
——作为上市公司，需要有一个符合国情的良好社会形象；
——为公司员工的沟通增加第二渠道。
⏹前提条件
部门的顺利运行需要匹配的人员和工作制度做保障。
⏹潜在风险
管理成本增加。
（2）公司治理结构
功能改变
原有岗位
建议新增组织
建议删减岗位
完善公司的治理结构，规范公司的运作
⏹战略与投资委员会
⏹审计委员会
⏹薪酬与考核委员会
⏹董事会秘书
⏹理由
——增强股份公司的管控能力；
——降低公司的运营风险；
——展示良好的企业形象。
⏹前提条件
部门的顺利运行需要匹配的人员和工作制度做保障。
⏹潜在风险
管理成本增加。
（2）人力资源与企化部门
功能改变
原有岗位
建议新增岗位
建议删减岗位
强化人力资源的功能和地位，适当扩大人力资源处的编制，将公司人力资源工作统一归人力资源处
目前正处于筹建阶段
⏹人力资源处处长
⏹培训管理员
⏹招聘与人事关系管理员
⏹绩效与薪酬福利管理员
⏹企划处处长
⏹企划宣传管理员
备注：
在人力资源管理职能逐步完善的基础上，建议把绩效与薪酬福利管理员岗位进行拆分，分设绩效管理员和薪酬福利管理员，体现专业分工，增强管理职能。
目前人力资源规划管理可由人力资源处长承担。
⏹理由
——员工尤其是项目经理需要进行预决算、法律、工程管理等方面的培训，以提高综合素质，增强多方面的独立工作能力。
——目前的部分人力资源职能分散在不同岗位，需要统一纳入人力资源处，并设立相应岗位履行职责。
——对人力资源实行规范化和制度化的开发和管理。
培养员工对公司的认同感，强化员工与公司的联系纽带。
使员工时时想到为客户增加价值，以做“亚厦人”而自豪，愿意对公司发展战略和经营目标做出贡献，增强企业发展后劲；
——为推动企业市场的开拓和战略目标的具体实施，需要增强企业策划宣传力度，扩大公司影响力；
⏹前提条件
部门的顺利运行需要匹配的人员和工作制度做保障。
⏹潜在风险
管理成本增加。
（3）商务管理部门
功能改变
原有岗位
建议新增岗位
建议删减岗位
加强商务合约管理，进一步施行专业分工
⏹投标处经理
⏹预决算员
⏹商务合约处目前正筹建
⏹商务合约处长
⏹商务合约管理员
⏹理由
目前商务合约主要由分管副总和投标处人员开展，由于商务合约管理的重要性和过程的持续性，需要成立专门部门进行管理，增强企业商务合约管理能力。
⏹前提条件
合适人选。
规范的管理制度。
⏹潜在风险
协调问题。
管理成本增加。
（4）财务部门
功能改变
原有岗位
建议新增岗位
建议删减岗位
加强财务预算、规划等管理职能
⏹财务处长
⏹主办会计
⏹出纳
⏹会计助理
⏹总会计师
备注：
出纳建议分设现金出纳和银行出纳；加强稽核审计职能。
⏹理由：
目前公司在预算管理、财务内审等方面还不足，需要加强。
同时考虑到公司未来上市后将承担资金运作平台功能，需要对公司未来的财务目标实施规划并根据实际情况予以修改/调整，需要财务参与股份公司战略目标以及投资项目的决策，总会计师的设立可以直接参与重大决策。
⏹前提条件
合适人选。
⏹潜在风险
目前工作可能不饱满，管理成本增大。
（5）工程管理部门
方案一：
公装和精装分设
优点：
Ø符合公司开拓精装市场的战略思路
Ø体现精装与公装业务的差异
Ø有利于相关人员专业素质提升和业务的拓展
缺点：
Ø机构增设，增加管理成本
方案二：
公装和精装并设，分由两个副总分管
优点：
Ø充分利用共享资源，减少机构重复设置
缺点：
Ø部门存在双重领导，可能存在协调问题
Ø没有体现精装与公装业务的差异
考虑到精装业务的良好发展前景，项目组推荐方案一。
功能改变
原有岗位
建议新增岗位
建议删减岗位
全面加强工程管理
⏹质安处长
⏹质量安全检查员
⏹资料管理员
⏹工程处长
⏹质量管理员
⏹安全管理员
⏹工程管理员
⏹售后服务员
把质安处的资料管理员纳入工程处管理，全面负责工程管理处和质安处的资料管理工作
备注：
1．考虑到工程完工后续两年的维保期工作，建议在时机成熟时，设立售后服务处，加强售后服务工作，增强客户满意度，提升公司形象。
目前可在工程处设立售后服务岗位，开展售后服务电话接待和回访工作。
2．质量检查与安全检查岗位分设，目的是突出侧重点不同，在实际运行中可通过对质量检查员与安全检查员的交流培训，使其都具备质量与安全检查能力，以减少实际工作的运行成本。
⏹理由
——目前公司业务主要通过收取管理费的形式，由项目经理和分公司承包，体现的是经济管理，随着公司业务量的扩大，为巩固公司的品牌，需要注重职能管理，加强工程的进度、质量、安全和现场管理。
——目前公司有许多的项目经理部，分担着全国各地的工程项目，公司内部缺少一个专门管理部门，对各项目经理部进行统一有序管理。
公司质检处人员不足，难以有效、及时处理各项目经理部出现的问题。
⏹前提条件
人员配置到位。
具有制度保障。
⏹潜在风险
增加公司管理成本。
（6）技术管理部门
功能改变
原有岗位
建议新增岗位
建议删减岗位
加强技术制度体系建设
⏹主任
⏹技术员
⏹技术标准编制员
⏹理由
工程质量、安全和现场管理标准，施工工艺标准、验收标准、技术标编制标准等需要一个制度体系做保障并不断完善和推动执行。
同时，通过加强总师办职能建设，可以有效地形成公司工程管理三位一体系统。
⏹前提条件
人员配置到位。
⏹潜在风险
增加公司管理成本。
（7）行政处
功能改变
原有岗位
建议新增岗位
建议删减岗位
区分行政与人事职能，把相关人事职能纳入人力资源部
⏹行政处处长
⏹副处长
⏹行政助理
⏹文秘
⏹前台
⏹科员
⏹行政处统计员
⏹行政助理
⏹科员
备注：
目前文秘职能还没有完全体现出来，建议加强。
⏹理由
——目前行政助理的大部分职责属于人力资源处的职责。
——目前科员岗位与其他岗位职责重叠多，建议设立行政处统计员岗位，做好原科员岗位的统计工作。
⏹前提条件
在人力资源处进行相应岗位建设，把删减岗位的人力资源职责承接过去。
⏹潜在风险
新员工接受职能工作需要一个适应过程。
为减少工作障碍，建议可把原行政助理调入人力资源处从事原来相应的人力资源管理职责，保持工作的连续性。
（8）企业经营管理部门
功能改变
原有岗位
建议新增岗位
建议删减岗位
加强企业战略与经营管理工作
无
⏹战略与运营管理员
备注：
该部门可根据企业发展需要逐步筹建。
⏹理由
——随着市场竞争的加剧，需要对宏观环境做研究，需要对市场发展趋势进行判断，研究确立企业发展战略与实施方案；
——随着公司规模的扩张，区域覆盖范围的增大，客观上增加总部对下属单位的管理难度，需要专门部门来监督和协调工作；
——为保证公司的稳健运营，需要对公司的经营计划作出合理安排。
⏹前提条件
人员到位。
工作流程保障。
⏹潜在风险
管理成本增加。
3．职位体系表
根据上述分析，新的组织架构下，亚厦装饰的主要职位体系见下表。
1
2
3（副总级）
4（处长级）
5（主管级）
6（员工级）
董事长
总经理
副总（分管经营）
市场经营一处处长
市场经营员
市场经营二处处长
市场经营员
办事处主任
市场经营员
副总（分管商务）
投标一处处长
预决算员
投标二处处长
预决算员
投标三处处长
预决算员
商务合约处处长
商务合约管理员
副总（分管人力资源和企划）
人力资源处长
培训管理员
考核与薪资福利管理员
招聘与人事关系管理员
企划处长
企划宣传管理员
副总（分管公装工程）
公装工程管理处长
工程管理员
升级会员 