大型国有集团采购流程和权限控制.docx

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大型国有集团采购流程和权限控制

CompanyDocumentnumber：

WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998

大型国有集团采购流程和权限控制

某大型国有集团

采购权限政策

（试行稿）

批准：

审核：

某大型国有集团物资采购部

二00九年二月

一：

引言

1．定义

2．目的

3．原则

4．组成部分

5．程序

6．备查

7．复审

8．授权

9．承诺

二:

供货商资质评估及最终选择权限政策

三：

价格权限政策

1.物料采购价格权限政策

（1）原材料和零部件的采购

（2）刀具量具的采购

（3）仪器仪表的采购

（4）劳防用品及消耗品的采购

（5）技措技改项目的采购，包括土建项目的外包和设备采购

（6）零部件加工及工摸具外协

（7）设备配件的采购

2.服务采购价格权限政策

（1）科研项目的外包

（2）试验项目的外包

（3）咨询服务

（4）保险服务

（5）培训服务

（6）运输服务

（7）修理服务

四：

合同条款及付款权限政策

1.合同条款

2.付款条款

3.合同条款（规格、交货期、付款条件）变更

4.索赔

5.法律顾问或法律代理协议

6.付款前审批

五：

其他

六：

附件

附件1：

权限政策审批的范围

附件2：

权限政策审批程序

附件3：

权限政策审批单

一：

引言

1．定义

（1）采购

采购指物料采购和服务采购及其他一切对外付款的采购商务活动，至少包括以下采购商务活动

a物料采购

（1）原材料和零部件的采购

（2）刀具量具的采购

（3）仪器仪表的采购

（4）劳防用品及消耗品的采购

（5）技措技改项目的采购，包括土建项目的外包及设备的采购

（6）零部件加工及工摸具外协

（7）设备配件的采购

b服务采购

（1）科研项目外包服务

（2）试验项目

（3）咨询服务

（4）保险服务

（5）培训服务

（6）运输服务

（7）修理服务

（2）管理层审批级别

管理层审批级别1:

企业部门经理

管理层审批级别2:

企业分管总经理

管理层审批级别3:

企业总经理或集团物资采购部部长

管理层审批级别4:

集团分管副总裁或总裁

2.目的

（1）为某大型国有集团及下属各企业开展采购业务明确职责和责任及防范潜在风险提供一个基础

（2）明确并确保相关管理层对合同条款的审查和审批

（3）使某大型国有集团及下属各企业的采购活动在有序和受控的环境下进行

（4）保证物料采购和服务采购在数量、质量和交货期方面满足本集团及下属各企业的具体需求及获得合理的、具有竞争力的价格和服务

（5）授权第一线经理为保证材料需求和保证项目进度对供应商的信息作出快速的响应

3.原则

（1）本权限政策是根据合资合同的原则制订

（2）集团各企业所有的供货商将从一份具有能够按质量、数量、交货期和有竞争力的价格、经质保部及工程部审核合格、集团物资采购部批准的的供货商名录中挑选。

一切采购活动必须遵循书面报价、货比三家、财务部核价（按财务部核价工作单办理）的原则，以保证充分的竞争。

供货商的挑选应以公平、遵循商业道德行为的方式进行。

与非合格供货商名录中的供货商进行任何采购商务交易前必须获得集团物资采购部的批准

（3）本集团各企业将仅与直接供货商进行交易，而不是通过中间商，除非通过中间商对本集团各企业有利，或本集团各企业不可能直接与直接供货商进行交易.通过中间商进行任何商务交易必须事先经集团物资采购部批准

（4）采购一般应使用书面订单。

2000元以下的量小、金额低的或现货采购在得到企业分管总经理的批准后可在无书面订单的情况下进行采购活动。

书面订单应按集团的标准条款和条件,至少规定供货范围和规格、价格、交货期、质保、付款和其他适当的条款和条件.

（5）采购合同的条款和条件与标准条款和条件发生任何变化或偏离时，必须经企业分管总经理最终批准

（6）各企业必须严格按与供货商之间的合同规定、在完满完成工作开出最终验收单并收到有效发票和经有关主管批准后方可后向供货商付款

（7）一切采购活动应在与供货商平等、互惠互利和遵循商业道德行为的基础上进行

（8）权限政策审批的范围见附件1

4.组成部分

本权限政策有以下三部分组成

（1）供货商资质评估及最终选择权限政策

（2）价格权限政策

（3）合同条款及付款权限政策.

5.程序

（1）附件2表示LOA程序的流程图

（2）本权限政策描述了需评估的物料采购合同和服务采购合同所必须的审批规定。

权限审批的申请必须以规定书面形式（见附件3）递交企业部门经理及分管总经理审批，并需附有供货商书面报价资料、谈判结果、申请人分析意见及意向、财务部核价意见。

签订合同前，无论是年度经营计划的一部分、或是经有关管理部门批准的业务计划、或是一次性的采购申请，必须预先按权限政策规定获得企业部门经理及分管总经理的批准

（3）在审批过程中，对交易有不同意见的均需以书面表达其观点，然后递交上一级管理层审批，集团分管副总裁或总裁具有最终决定权

6．备查

采购部门必须保存所有权限政策审批的书面记录备查

7．复审

本权限政策每年复审一次，有关修改需报集团最高管理层，经集团分管总裁批准后生效.

8．授权

审批经理因故不能签署按权限政策要求需其签署的权限政策文件时，应授权其下属代理行使其职权，但这并不能排除他按权限政策规定的相关责任

9．承诺

各部门的经理必须签署指定的权限政策文件。

从事采购的部门及签署LOA文件的各级经理认定他们签署的权限政策文件是符合本权限政策规定的，并独立承担责任。

二：

供货商资质评估及最终选择权限政策

选择供货商应在合格分承包商名录中选择多家合格供货商以“货比三家”择优选取或以招（议）标公平竞争的方式进行。

新增供货商必须按本集团–（制）006“供方的选择、评价和重新评价管理规定”进行评审合格后方可记入合格分承包供货商名录，与非合格供货商名录中的供货商进行采购商务交易的最终审批是集团物资采购部。

每年集团物资采购部要求各企业组织一次由质保部、采购部、制造部、及相关部门对供货商进行重新评审，编制新一年的合格供货商名录，报集团物资采购部批准。

对供应商应建立关于质量、交货期、价格等方面的档案。

质量档案由企业质保部建立，交货期及价格档案由各企业采购部建立。

供货商最终选择权限政策

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层

审批级别4

从合格供货商名录中货比三家选取供最终货商

采购部提出供应商候选单位名单，部门经理签字同意

企业分管副总经理

签字批准

从不在合格供货商名录中货比三家选取供货商

采购部提出供货商候选单位名单，部

门经理签字同意，

企业分管副总经理

签字同意

集团物资采购部部长

审核批准

三：

价格权限政策

1．物料采购价格权限政策

A．原材料和零部件的采购

每年至少一次由财务部和采购部共同制订下一年度的原材料和零部件采购基价，报企业分管总经理批准后实施，同时报集团物资采购部备案。

原材料和零部件的采购价格应按以下权限政策审批，经批准后由采购部采购

合同金额（人民币）

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层审批级别4

基价以内

合同总价≦

10万元人民币

企业采购部

经理签字批准

10万元<合同总价

≤20万元

企业采购部

经理签字

企业分管

副总经理

签字批准

合同总价>20万元

企业采购部

经理签字

企业分管

副总经理

签字批准

企业总经理批准，集团备案

基价以外

偏差<基价3%,

合同总价≦5万元

财务部核价,采购部经理及申请部门经理签字

企业分管

副总经理

签字批准

5万元<合同总价≤10万元

财务部核价,采购部经理及申请部门经理签字

企业分管

副总经理

签字同意

企业总经理批准

合同总价>10万元

财务部核价,采购部经理及申请部门经理签字

企业分管

副总经理

签字同意

企业总经理批准，集团备案

基价3%<偏差≤基价5%

合同总价≦10万元人民币

财务部核价,采购部经理及申请部门经理签字

企业分管

副总经理

签字同意

企业总经理批准，集团备案

合同总价>10万元

财务部核价,采购部经理及申请部门经理签字

企业分管

副总经理

签字同意

企业总经理批准，集团审核

偏差>基价5%

财务部核价,采购部经理及申请部门经理签字

企业分管

副总经理

签字同意

企业总经理，集团

采购部

审核

集团分管副总裁

批准

无基价

合同总价

≦2万元

财务部核价,采购部经理及申请部门经理签字

2万元<合同总价

≦5万元

财务部核价,采购部经理及申请部门经理签字

企业分管

副总经理

签字批准

合同总价

>5万元

财务部核价,采购部经理及申请部门经理签字

企业分管

副总经理

签字同意

企业总经理批准，集团备案

B．刀具量具的采购

每年一次由质保部会同工艺科、制造部、采购部对供货商进行评估，按”供货商资质评估及最终选择权限政策”的规定编制合格供货商名录.每年财务部会同采购部制定下一年刀具量具的基价，报企业分管副总经理批准后实施。

刀具量具的采购价格应按以下权限政策审批，经批准后由采购部采购

合同金额（人民币）

管理层

审批级别1

管理层

审批级别1

管理层

审批级别3

管理层

审批级别4

基价以内

合同金额≤5万元

企业采购部

经理签字批准

5万元<合同金额

≤10万元

企业采购部

经理签字同意

企业分管

副总经理

签字批准

合同金额>10万元

企业采购部

经理签字同意

企业分管

副总经理

签字同意

企业总经理批准

基价以外

偏差≤基价3%,

合同金额

≤5万元

采购部经理

批准，财务部核价

基价3%<偏差≤基价5%,

5万元<合同金额≤

10万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管

副总经理

签字批准

偏差>基价5%,

合同金额

>10万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管

副总经理

签字同意

企业总经理批准

无基价

合同金额≤2万元

采购部经理

批准，财务部核价

2万元<合同金额

≤5万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管

副总经理

签字批准

合同金额>5万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管

副总经理

签字同意

企业总经理批准

C．仪器仪表的采购

仪器仪表的采购由申请部门经分管领导同意后，按以下权限政策审批，经批准后由采购部采购

合同金额

（人民币）

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层

审批级别4

合同金额

≤5万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管总经理

签字批准

合同金额

>5万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管副总经理

签字同意

企业总经理批准

D．劳防用品及消耗品的采购

劳防用品及消耗品的采购应按以下权限政策审批，经批准后由采购部采购

合同金额

（人民币）

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层

审批级别4

合同金额

≤5万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管副总经理

签字批准

合同金额>

5万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管副总经理

签字同意

企业总经理批准

E．技措技改项目的采购，包括基建项目外协及设备采购

技措技改项目的采购应按以下权限政策审批，经批准后由采购部采购，重大项目（人民币80万元或美元10万元以上）由总经理会议决定组织专业部门采购

合同金额

（人民币）

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层

审批级别4

金额≤5万元

采购部经理

签字，财务部核价

5万元<金额≤10万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管

副总经理

签字同意

金额>10万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管

副总经理

签字同意

企业总经理批准

重大项目

金额>80万元（或大于10万美元）

专业部门负责人签字，

财务部核价

企业分管

副总经理

签字同意

企业总经理

签字同意

集团分管副总裁或总裁批准

F．零部件加工及工摸具外协

零部件加工及工摸具的外协只有在公司确实无技术能力或生产负荷不允许及内部加工成本大于外协的情况下才可进行。

每次外协必须从合格供货商名录中选取。

采购部会同申请部门必须提供三方书面报价、恰谈结果及意向，报相关经理审批

零部件加工及工摸具的外协应按以下权限政策审批，经批准后由采购部实施

合同金额

（人民币）

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层审批级别4

合同金额

≤2万元

采购部经理

批准，财务部核价

2万元<合同金额

<10万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管副总经理

签字批准

合同金额>10万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管副总经理

签字同意

企业总经理批准

G．设备配件采购

设备配件按以下权限政策审批，经批准后由采购部实施

合同金额

（人民币）

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层

审批级别4

金额≤1万元

采购部经理

批准，财务部核价

1万元<金额≤5万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管副总经理

签字批准

金额>5万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管副总经理

签字同意

企业总经理批准

2.服务采购

A.科研项项目的外包服务

已立项的科研项项目的外包服务应按以下权限政策审批。

科研项项目的外包经批准后由企业总经理决定相关部门实施

合同金额

（人民币）

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层

审批级别4

金额≤1万元

实施部门经理签字，

财务部核价

企业分管副总经理

签字批准

金额>1万元

实施部门经理签字，

财务部核价

企业分管副总经理

签字同意

企业总经理批准

B．试验项目外包服务

试验项目外包服务应按以下权限政策审批，经批准后由企业总经理决定相关部门实施。

合同金额

（人民币）

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层

审批级别4

金额≤1万元

实施部门经理签字，

财务部核价

企业分管副总经理

签字批准

金额>1万元

实施部门经理签字，

财务部核价

企业分管副总经理

签字同意

企业总经理批准

C．咨询服务

咨询服务项目应按以下权限政策审批，经批准后由企业总经理决定相关部门实施

合同金额

（人民币）

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层

审批级别4

金额≤1万元

实施部门经理签字，

财务部核价

企业分管副总经理

签字批准

金额>1万元

实施部门经理签字，

财务部核价

企业分管副总经理

签字同意

企业总经理批准

D．保险服务

保险服务项目应按以下权限政策审批，经批准后由财务部实施

合同金额

（人民币）

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层

审批级别4

保险服务

财务部经理签字

企业分管副总经理

签字同意

企业总经理批准

E.培训服务

培训服务项目应按以下权限政策审批，经批准后由人力资源部实施

合同金额

（人民币）

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层

审批级别4

金额≤1万元

人力资源部经理签字

企业分管副总经理

签字批准

金额>1万元

人力资源部经理签字

企业分管副总经理

签字同意

企业总经理批准

（4）运输服务

运输服务项目应根据集团合格运输单位范围内，按以下权限政策审批，经批准后由采购部实施，产品运输部门协助

合同金额

（人民币）

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层

审批级别4

金额≤2万元

采购部经理

批准，财务部核价

2万元<金额

<5万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管副总经理

签字批准

金额>5万元

采购部经理

签字，财务部核价

企业分管副总经理

签字同意

企业总经理批准

（5）修理服务

此处修理服务指空调、复印机及办公设备的修理服务。

修理服务原则上应委托设备制造商的维修服务部进行修理。

实施部门应对能够定点修理的项目寻找定点修理服务单位，提出建议，经批准后作为定点修理服务单位。

修理服务按以下权限政策审批，经批准后由实施部门实施。

合同金额

（人民币）

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层

审批级别4

定点修理服务单位

金额≤2000元

实施部门经理

批准，财务部核价

金额>2000元

实施部门经理

签字，财务部核价

企业分管副总经理

签字批准

非定点服务单位

金额≤2000元

实施部门经理

签字，财务部核价

企业分管副总经理

签字批准

金额>2000元

实施部门经理

签字，财务部核价

企业分管副总经理

签字同意

企业总经理批准

四：

合同条款及付款权限政策

1.付款条件所有合同条款的付款条件最多不得超过2/7/1，即预付款（如有）最多不得超过合同金额的20%，交货后或项目完成后支付合同金额的70%，合同金额的10%为质保金。

服务合同的质保金在最终验收合格后支付，物料采购合同的质保金在质保期满后支付，质保期不低于六个月

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层

审批级别4

比2/7/1不利的付款条款

企业总经理批准

2.合同条款（规格、交货期、付款条件）的变更

3.如合同条款,如规格、交货期、付款条件等发生变化时，需按以下程序审批

合同条款

的变化

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层审批级别4

规格

发生变化

原签订合同部门和原采购申请部门

经理签字

交货期

发生变化

原签订合同部门和原采购申请部门

经理签字

企业分管副总经理

签字批准

付款条件

发生变化

原签订合同部门经理及财务部签字

企业分管副总经理

签字同意

企业总经理批准

4.索赔

在采购活动中无论任何原因引起的或可能引起的实际的和潜在的索赔（无论对公司有利或不利）均必须尽快报告企业总经理。

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层审批级别4

索赔

原签订合同部门经理、责任部门及财务部经理签字

企业分管副总经理

签字同意

企业总经理批准

5.法律顾问或法律代理协议

所有与法律顾问或法律代理的的协议均由企业总经理决定

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层审批级别4

法律顾问或关于法律代理协议

责任部门经理签字

企业总经理批准

6.付款前审批

付款应按合同条款。

此外，如一次性付款金额在10万元以下的，须由企业分管副总经理签字批准，10万元以上的须由企业总经理签字批准

管理层

审批级别1

管理层

审批级别2

管理层

审批级别3

管理层审批级别4

一次性付款金额在

10万元以下

采购部门、财务部

经理签字

企业分管副总经理

签字批准

一次性付款

10万元以上

采购部门、财务部

经理签字

企业分管副总经理

签字

企业总经理批准

五：

其他

如集团相关文件的内容与本权限政策有不一致的，按本权限政策规定执行

经集团总裁授权，集团采购部、财务部有权对本采购权限政策的执行情况进行检查

附件1：

某大型国有集团物资采购审批范围

LOA政策是确认供货商与价格的关键

附件2：

审批程序

不

是

附件3：

LOA审批单

采购件名称

用途

供应商

合格供应商名录内

是

不是

货比三家

是（附报价）

不是（说明原因）

直接供应商

是

不是（说明原因）

建议供应商

价格

基价以内

是

不是

无基价

价格（商务谈判后）

财务部审核意见

合同条款

是否符合标准条款要求

交货期

是

不是

付款条件

是

不是

质量保证

是

不是

其它

要求审批

内容

申报部门

经办人

日期

年月日

审批

供应商

价格

合同条款

企业部门经理

企业分管副总

集团采购部长

集团副总裁

备注