第六章 会计信息系统的运行维护与组织管理.docx

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第六章会计信息系统的运行维护与组织管理

第六章会计信息系统的运行维护与组织管理

教案

Ⅰ本章教学目的和要求

本章主要讨论与会计信息系统的运行有关的问题。

通过本章学习，要求学生掌握会计信息系统运行之前应做好哪些准备工作，如何从企业信息化的整体考虑来规划企业的信息系统。

在企业信息系统的运行过程中，如何做好初始化设置，企业日常业务处理都有哪些，期末处理业务又如何进行。

II本章重点

制定总体规划；构建管理制度；规范企业会计业务；各子系统的初始化设置；各子系统的期末处理。

III本章难点

采购与应付子系统的应用；销售与应收子系统的应用；自动转账。

Ⅳ本章计划使用教学课时：

6课时

V教学内容及教学过程的组织

教学方法：

结合具体财务管理软件的演示来讲解本章内容，即运用理论结合实践的方法来开展教学活动。

如果学生已经学习过《会计软件应用》课程，则本章内容可跳过不学。

第一节会计信息系统运行之前的准备工作

新系统能否正常运行离不开初始设置的准确、规范、及时和完整。

会计信息化实现了业务与财务管理的结合，它要求企业从整体上重新全面考虑、设计、划分、处理各项业务，也因此使初始化的工作变得庞杂，为了使初始化工作更加顺利并富有成效，必须做好会计信息系统运行之前的准备工作。

〖课堂提问〗此处所说的准备工作与会计信息系统的初始化工作是否相同？

两者有何关系？

一、制定企业会计信息化的总体规划

企业会计信息化不只是会计处理工具的改变，也不只是一个技术工程，会计信息化是一项系统工程，尤其是如果企业实施ERP系统，更是会牵涉到企业的方方面面，因此在系统初始化之前必须做好下列这些总体规划工作：

选型规划、组织设置规划、培训计划、实施规划、费用预算等。

〖注〗授课时，应该具体指出这些工作的主要内容和用意。

二、建立会计信息系统的运行环境

会计信息系统运行的基础是硬件和软件，因而建立会计信息系统首先要进行软硬件系统的配置。

（一）硬件配置

主要要考虑以下3个方面问题：

1、会计信息系统常用的硬件设备及其配置要领

2、通信设备及其配置要领

3、确定硬件设备需要考虑的主要因素

（二）软件配置

主要须考虑以下3个方面问题：

1、系统软件及其配置要领

2、数据库管理系统及其配置要领

3、应用软件及其配置要领

三、构建管理制度

会计信息系统环境构筑完成之后，要保证系统正常稳定运行，必须建立与计算机系统相适应的组织机构和管理制度，重新确定岗位职责和人员分工。

为此，需要着手落实以下工作。

（一）建立人机分工管理制度

建立了会计信息系统后，很多原先由人工操作完成的内容转为由机器替代完成，那么人的工作就理所应当作适当转移调整。

会计信息化的层次不同，人机分工也不同。

通常，会计信息系统的事实可分为3个层次：

第一层次为会计核算系统；第二层次为会计管理系统；第三层次为会计决策支持系统。

目前，第三层次尚未成熟，因此，下面主要分析第一、二两个层次下的人机分工制度。

1、会计核算系统层次的人机分工

实际上，主要在于明确计算机的分工职责，在其职责之外的工作自然都应由人来完成。

在这一层次，计算机的主要工作是完成自凭证输入到会计报表输出之一阶段的数据处理和相应的业务核算处理等任务。

2、会计管理系统层次的人机分工

在这一层次，计算机所做的工作主要包括：

根据目标要求和需要解决的问题，提供预测和决策模型的选择，并进行经济效益的分析，对方案进行比较和评价，帮助领导选择最优方案；根据决策结果编制会计计划和预算，提供资金计划、成本计划和销售计划等；对实际发生的经济业务，进行连续系统的核算，定期提供会计报表；对实际发生的经济数据，与目标对比、与计划对比，进行事后的分析，定期、及时地提供分析信息；根据新的问题帮助决策者修改目标，选择新的决策方案。

管理人员需要做的工作：

确定管理目标；发现问题，收集数据；选择决策方案；指定控制标准；组织、领导经济活动，执行计划方案；按控制标准控制经济业务的范围；根据核算信息和分析信息，寻找差异、发现问题、分析原因、提出改进措施；根据发行的问题，修改目标，选择新的决策方案。

〖注〗实际上，管理人员的工作都是围绕着利用会计信息化这一中心来规划、组织、领导、控制各项经济活动，以进行有效的经济管理。

（二）建立岗位职责管理制度

这主要可从两方面考虑，一是人员配备，也就是组织设计与岗位设置；二是规定各岗位的主要职责。

在人员配备时，可考虑将会计人员分成三个组：

数据准备组、信息处理组和财务管理组，各组又可以包括承担不同任务的人员，比如数据准备组可包括：

数据收集和稽核人员、凭证编制及数据录入员、凭证审核兼凭证传递员等；信息处理组可包括：

数据录入员、系统操作员、网络管理员、系统管理员兼数据管理员、硬件维护员和系统软件维护员等。

规定各岗位的主要职责主要指规范以下9类人员的具体职责和权限：

网络管理员、系统管理员、电算主管会计、系统维护员、软件操作人员、电算系统审查人员、一般查询用户、其他业务处理人员以及数据分析员。

（三）建立操作管理制度

分别包括系统使用管理制度的建立、操作规程管理制度的建立以及会计业务处理管理制度的建立3个方面。

（四）建立档案管理制度

主要考虑两个方面的问题，首先，需要分清信息化环境下的主要档案类型，其次，需要建立具体的电算化系统的档案管理制度，该制度应该包括档案保管制度、档案存取制度以及档案作废制度。

〖注意事项〗对各种制度的具体内容只需了解即可，授课时不必详细讲解，建议学生参考阅读到达了解的程度即可。

四、规范企业会计业务

进行系统初始化之前应该对会计业务如会计数据、处理流程和信息输出等进行规范。

（一）会计数据规范化

主要包括会计科目规范化和会计凭证的规范化。

（二）会计流程规范化

主要包括确定会计业务处理流程、确定每项业务处理的操作流程以及通过制度设计来保证业务处理流程和系统操作流程的顺利执行。

（三）信息输出规范化

主要包括账簿输出的规范化、财务报表规范化和管理报表规范化。

五、准备会计资料

企业应该针对自身的业务特点对企业当前业务资料、管理资料、业务流程、管理方法等进行整理和规划，做好前期准备工作。

（一）需要准备的内容

主要包括账套基本信息；业务处理基本原则；业务资料；各账户的未达账项；启用系统前的期初数据；记账凭证类型等。

（二）对资料准备的要求

主要有以下3点要求：

1、所有需要准备的内容中，有些现行业务资料可以直接被系统使用，有些则需要进行全面整理规范、补充后才能加以使用，有些需要按照系统的设置方法将管理方法和管理规则形成系统的管理信息。

2、对旧系统进行规范化。

为了运行新系统要对记账方法进行规范化，要落实凭证、账簿、报表等规范化工作，还需要实施账务处理程序的规范化工作等。

3、准备工作完成之后，系统初始设置必须按照一定的顺序开展工作。

第二节系统初始化

系统正式投入日常运行之前，必须首先进行系统初始化。

一、账表处理子系统的初始化设置

总账子系统是通用性很强的系统，其所涉及的初始化设置工作主要包括：

账簿设置、人员权限设置、会计科目设置、凭证类型设置、科目余额录入及试算平衡、结算方式设置以及其他初始设置等。

初始设置一旦完成，只要企业相关的基本信息没有变化，基本无需再行设置。

二、采购与应付子系统的初始化设置

主要包括以下4个方面的内容：

（一）系统参数设置

可分成核算参数和系统参数两大类。

（二）建立系统的基础信息

采购管理子系统的基础信息包括基础资料、物料清单、供应商供货信息和物料清单等。

基础资料设置工作包括定义计量单位、建立供应商档案、建立物料档案。

供应商供货信息是指以采购价格为中心，对供应商供货业务资料进行的记录和管理，可以按照供应商、物料品种、供货数量、币别等进行分类管理，设置了供货信息之后，首先要将这些信息按不同条件传递到采购订单、采购发票、收料通知单、退料通知单和外购入库单等采购业务单据中，系统处理这些单据时会自动利用这些供货信息。

物料清单即BillofMaterial，简称BOM，它描述了物料（包括产成品、半成品）的组成情况，即该物料是由哪些原材料、半成品组成的，每一组成成分的用量是多少及成分之间的层次关系如何。

（三）输入期初数据

（四）应付核算子系统的初始设置

主要包括：

确定系统业务处理原则和方式等参数；定义应付业务种类和每类业务涉及的会计科目、定义账龄分析区间、定义报警级别、设计系统使用单据的内容和格式；建立存货、部门、业务人员、供应商、结算方式和凭证类别档案；录入或调整应付账款、应付票据的期初余额等。

〖注〗采购与应付子系统实际上包括两个子系统：

采购核算与管理子系统、应付核算子系统，之所以将其合为一处进行讲解，主要考虑到两者的关系非常紧密。

三、存货子系统的初始化设置

虽然存货核算是进行财务处理的，但也可以看作供销链管理的一部分，初始设置信息与其他系统共享。

存货核算初始设置包括参数设置、凭证模版设置、建立基础资料档案、初始余额录入、启动系统几部分。

其中，参数设置是存货核算初始设置的重要环节，可以根据企业的实际情况对每一参数项进行设置。

这些参数可以分成核算流程类参数、出库核算类参数、关账参数三类。

而存货核算需要用到的核算项目基础资料主要有客户、部门、职员、物料、仓库、供应商、成本对象、成本项目、要素费用、科目、凭证字、币别、计量单位、结算方式、BOM资料等，在存货核算子系统中，需要对存货科目进行设置，其他基础类档案既可在存货核算子系统设置，也可通过其他相关子系统设置好后供存货核算子系统直接调用。

四、销售与应收子系统的初始化设置

销售管理是企业供销链管理系统的子系统之一，其初始设置与采购管理、库存管理一样需要分参数设置、基本信息设置、期初数据输入、启动系统几步进行。

一般来说，在销售系统中有一些独有的系统参数需要用户进行选择设置，通常这些选项包括：

是否启用价格管理、是否进行销售最低限价预警、登录系统时是否按信用期限对超期应收款进行预警、销售订单单价是否默认为含税单价、销售订单保存时是否自动更新价格管理资料、处理销售订单时是否进行缺货预警、与出库单相钩稽的销售发票审核时是否自动核销、销售出库单审核后是否自动生成收料通知单等。

另外，在销售管理与应收核算用到的基础信息主要包括客户、部门、职员、物料、BOM清单、价格资料、折扣资料、信用管理以及应收业务涉及的会计科目、币别、凭证字、计量单位、结算方式、核算项目等。

应收子系统的初始设置首先是设置系统基础参数，然后定义应收业务种类以及每类业务涉及的会计科目、定义企业坏账准备的提取方法、定义账龄分析区间、定义报警级别、设计系统使用的单据内容和格式；建立存货、部门、业务人员、客户、信用、结算方式和凭证类别档案；录入或调整应收款项的期初余额。

部门档案、职员档案、信用、外币及汇率、结算方式、客户档案、存货档案、凭证类别、会计科目等信息的设置可参见其他系统。

通常，应收子系统需要确定的参数主要包括：

应收账款的核销方式、客户往来辅助核算科目的设置依据、存货销售科目的设置依据、预收款的核销方式、系统制单的方式、计算汇兑损益的方式、坏账处理方式、代垫费用核算单据的类型、是否显示现金折扣等。

需要定义设置的科目包括核算应收、预收、销售收入、应交增值税、销售退回、银行承兑、商业承兑、现金折扣、票据利息、票据费用和汇兑损益所采用的会计科目，这种设置实际上是为了简化凭证生成操作，可预先按照核算的币种设置好各业务类型凭证中的常用科目。

〖注〗销售与应收子系统实际上包括两个子系统：

销售核算与管理子系统、应收核算子系统，之所以将其合为一处进行讲解，主要考虑到两者的关系非常紧密。

五、工资管理子系统的初始化设置

第一次使用工资管理系统时，必须首先进行系统基础参数设置，包括建立并注册工资账套，设置部门档案、人员类别、工资项目，建立工资类别；系统正式投入使用后，还要针对每个工资类别再进行初始设置，包括为该类别选择部门，建立职