理想版公章管理办法及流程.docx

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理想版公章管理办法及流程

XXXXXXXX公司

印章管理办法

第一条、为了保证XXXXXXXX公司（以下简称“公司”）印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理办法。

第二条、本管理办法所指印章包括公司公章、合同专用章、公司内部章等具有法律效力的印章。

第三条、本管理办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、对外签署的合同、协议、内部行文及其他须用印章的文本等。

第四条、印章的管理

（一）公司的所有印章，均由负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简称为印章专管员）。

（二）向印章专管员移交印章时，应填写《公司印章留样备案表》（详见本管理办法附件）。

（三）由于印章磨损而更换印章，仍需在公司办公室登记、留样。

（四）严禁印章专管员将印章转借他人。

（五）印章丢失时，印章专管员应当及时向书面报告。

（六）各部门不得擅自刻制印章，违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。

第五条、印章专管员的职责

公司所有印章专管员应遵守本条以下规定：

（一）印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。

（二）印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。

专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。

交接工作时，应严格办理交接手续，填写本办法附件的《印章交接单》，登记交交接日期、管理印章类别。

交接人

员签字，印章授权人签字认可后备存。

（三）印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。

未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。

（四）印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。

介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。

（五）印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司人力资源管理的规定进行处罚。

（六）印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。

印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续并填写《印章专管人离职交接单》（详见本办法附件）后方可办理离职手续。

（七）禁止任何人未经批准携带公章外出。

如确需带出使用时，须经董事长批准并填写《公章外出使用审批单》（详见本办法附件）方可带出；非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写本办法附件的《印章交接单》办理交接手续后方可带出。

第六条、各类公章的使用规定

（一）公司印章的使用

1、办理使用公司印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的审批文件并按取得相应权限领导的审批同意意见后，连同需用印的文件等一并交印章专管员，由其审核审批手续齐备后用印。

2、凡需加盖公司印章的文件，均须填写《用印审批记录单》或《合同专用章用印审批单》并经相应管理领导审批签字同意后，方可使用公司印章。

3、公司印章用印的《用印审批记录单》/《合同专用章用印审批单》作为用印凭据档案由印章专管员留存。

涉及法律、财务等重要事项需使用印章的，须依有关规定经公司法务部门、财务部门审核签字后方可使用。

4、禁止在手写文件上加盖公司印章。

5、禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、邀请函上加盖公司印章。

（二）公司各类印章实行用印登记制度，印章专管员应每年度6月30前、12月31日前应将该期间填写的《用印登记簿》（详见本管理办法附件）及用印资料档案全部移交公司档案保管人存单。

第七条、法律责任

（一）任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，不符合本制度规定时，不得擅自使用。

（二）违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究刑事法律责任。

第八条、附则

（一）用章审批流程图及公司印章管理的相关文件范本。

（二）本办法自发布之时效实施。

（三）本办法由XXXXXXXX公司负责解释。

附件一：

责任人

流程图

提交所需盖章的文件

用印审批

管理印章人

根据申请单核对文件内容

备注：

Ø用印人须将《用印审批记录单》上的内容填写完整，否则印章管理员有权拒绝用印；

Ø若急需用印而审批人不在公司，必须经审批人在电话中确认，并由印章管理员在《用印审批记录单》中加以注明，方可用印，但审批人返回时应立即补审；

Ø用印人填写的《用印审批记录单》中的相关信息应与实际提交的文件内容一致，如登记信息与实际用印文件内容不一致，印章管理员有权拒绝用印；

Ø如协议、合同上已有法人签字，印章管理员可直接用印，但应在《合同专业章用印审批单》中说明。

附件二：

印章留样备案表

NO:

____________

印章名称：

___________________________

审批人：

_______________________________

启用时间：

_____________________________

配置及保管部门：

_______________________

印章用途：

_____________________________

印章专管员：

_________________

印章留样

本留样印章自_________年____月_____日启用。

印章领用凭据及承诺：

本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于____年___月___日自领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。

印章专管员：

________________

_____年___月___日

附件三：

印章交接单

NO:

___________

部门名称：

___________________________________

交接印章名称：

_______________________________

交接日期：

_____月____日

用印注意事项说明：

1、交接人双方的行为均应遵守_____公司《公司印章管理办法》之规定。

2、其他说明事项：

_______________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

3、印章留样：

留样

4、本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。

移交人：

______________接收人：

_______________

__________年___月___日__________年___月___日

印章授权人签字确认：

___________________年___月___日

附件四：

印章专管人离职交接单

NO:

__________

部门名称：

___________________________________

离职交接印章名称：

_______________________________

交接日期：

_____月____日

1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守_____公司《公司印章管理办法》之规定。

2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员，并书面确认除前述印章资料外，再无其他用印情况；若有遗漏用印情况且导致公司遭受的经济损失，无论公司何时发现，印章专管人均对前述损失承担全额赔偿责任。

3、其他说明：

_________________________________________

4、印章留样：

留样

4、本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。

移交人：

______________接收人：

_______________

__________年___月___日__________年___月___日

印章授权人签字确认：

___________________年___月___日

附件五：

印章外出使用审批单

NO:

____________

1、部门名称：

___________________________________

2、外出印章名称：

_______________________________

3、使用日期：

_____月____日

4、用印事项：

___________________________________

5、外出使用原因：

________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

6、用印责任人：

________________________________________

印章留样：

留样

7、本印章自____年___月___日____时经授权人签字同意外出使用期间，其保管责任和用印责任均由印章________负责。

申请人：

_______________

___________年___月___日

印章授权人签字确认：

___________________年___月___日

附件六：

用印审批记录单

NO:

____________

申请人：

_________；申请日期：

_________。

申请人所在部门：

_______________________

所在部门负责人审核意见：

同意□（由当事人勾选）______________。

文件名称

正/复印件

份数

用途说明

□正本

□复印件

□正本

□复印件

□正本

□复印件

□正本

□复印件

审批同意人

【本栏根据是否需要逐级审批的具体情况填写，不需填全所有栏目】

部门负责人

同意□

签名：

财务部负责人

同意□

签名：

法务部负责人

同意□

签名：

总经理

同意□

董事长

同意□

签名：

申请使用的印章：

□公司印章

□合同专用章

□公司内部章

用印情况（由当事人勾选）

已用印□　　（申请人签名）（日期）

已用印□　　（保管人签名）（日期）

备注说明

注意事项

用印文件的复印件作为本审批单必须附备的文件。

附件七：

合同专用章用印审批单

NO:

____________

用印申请部门

合同份数

经办人签字

联系电