IT部矩阵式管理手册.docx
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IT部矩阵式管理手册
IT部矩阵式管理手册
编制部门：
IT部
编制时间：
2004-11月
目录
1、IT部矩阵式管理控制流程……………3-6
2、IT矩阵体系管理规则………………7-11
3、IT部网管管理制度………………12-17
IT部矩阵管理体系控制流程
第一条目的：
为了加强集团公司IT部内部的管理，使得公司推行的矩阵管理体系在本部门得到有效地实施。
第二条本制度主要适用于集团分子公司。
第三条管理流程的设定
（1） IT部与分公司的职责与权力划分清晰，岗位的职责描述明确。
（2） 集分权设计合理，IT部与分公司之间的职权分配适度。
（3） 公司运作规范化、流程化，通过制度规范各项工作流程并对流程实行动态管理与优化，在总部和分公司之间建立高效率的工作协调与沟通网络。
（4） 具备良好的分配机制，薪酬与考核有机结合，通过考核体系促进内部责任制的完善，指标要相互关联，各部门与各岗位以项目的目标任务为中心协作与配合。
（5） 制度完善，各级管理人员具备较高的管理素质和职业化素质，员工具有较强的规则意识和责任感。
第四条IT部的矩阵管理组织结构图
第五条IT部采用的是矩阵结构的组织架构。
各科室分工协作各司其职：
系统科负责网络的规划和安全的管理。
研发科负责软件的开发。
运行科负责网络中每一个点的正常运行，矩阵结构运作流程：
（1） 系统科根据集团公司网络发展目标，收集信息，进行网络的规划和建设；以及安全领域的建设和规划，给用户提供一个安全、稳定的运行网络平台。
在规划、设计一个网络和安全领域，要经过IT部总经理的确认后，再进行建设。
（2） 研发科根据用户提供的方案和要求，设计出适合用户的软件，同时对数据进行挖掘和分析，为集团公司领导提供实时准备的信息。
（3） 运行科负责整个网络中每个点的正常运行，同时及时发现信息在运行中出现的问题，以便及时更正。
（4）网管被分配到一个地区，负责管理一个地区多家分公司的网络，在业务上接受总部的指导，在行政上，接受当地分公司的管理。
第六条控制措施：
为确保总部的矩阵管理有效实施，IT部采用以下方法：
（1）信息技术在不断地进步，为了使得网管的能力充分提高，IT部通常，会有专题的讨论和学习会议，推广新的技术和新知识。
在对待新员工，IT部对其进行集中的培训。
（2）年初制订一个长期（三~五年）的发展计划。
让所有的网管熟悉，理解总部的发展计划。
同时，对项目的建设进行深入的讨论和分析。
项目负责人对项目进行具体地分解成单项任务，每个或几个网管担负起来，在过程中加强控制，保证项目有条不紊地实施。
（3）在每一个大的项目实施时，同样设立一个项目负责人。
逐步分解大的项目，直至实施成功。
（4）每个月，IT部召开一次会议。
解决网管在工作中的实际难题，同时，布置一个月的任务。
网管围绕着工作重点开展工作。
（5）日常的工作，网管负责所管辖的分公司和办事处的电脑、网络的维护任务，同时还负有软件推广应用，用户反馈信息的收集等。
为保障每日的工作中，掌握网管的工作情况，IT部通过日例会的形式管理和指导网管工作。
（6）在行政管理中，网管所在的分公司对网管进行考核、管理，包括考勤、着装等。
对于在分公司网管工作不负责任的，分公司直接向IT部负责网管的负责人反馈。
根据网管的工作标准和其他公司的管理制度，总部将对分公司的网管进行管理。
第七条本规定解释权、监督权归集团IT部。
第八条本规定自颁发之日起生效，前期相关规定自行废止。
颁发日期：
二OO四年十一月十三日
IT矩阵体系管理规则
第一章总则
第一条为实现集团公司信息化的有序管理，统一集团信息化进程，特制订本规定。
第二条本制度主要适用于集团分子公司。
第二章分公司IT机构设置
第三条集团各分子公司原则上都应设置相应IT职务，但可根椐实际需求进行调整。
（一）对于成立时间较长或公司规模较大的公司，网络和网络业务量大，须设置一名专职网管，负责该公司的信息化工作。
（二）对于两家分子公司在一起的，如江苏福润、东海旺润公司，本着节约资源的原则，可只设置一名专职网管，负责两公司的信息化工作；
（三）对于正在筹建或新成立不久的公司，考虑网络和业务量较小，可不需设置专职网管，设置一名兼职网管负责该公司的信息化工作；
第四条分公司网管（包括专职兼职）负责本公司网络维护与信息化推进工作，同时接受集团IT部的业务指导与管理
第五条分公司若选用兼职网管则由分公司自行选择推荐，报集团IT部审核，经集团IT部审核通过后，可根据实际情况，安排到集团IT部参加基础培训，以考核合格后方可上岗。
第六条分公司若需要选用专职网管则分公司应向集团IT申请，经集团IT部研究通过后，集团IT部将直接委派专职网管进入该分公司负责网络维护及信息化工作。
第三章分公司网管职责
第七条作为分公司的专职网管职责应肩负以下职责：
（一）负责每日早晨检查分公司所有网络与数据流量是否正常；
（二）负责每日早晨检查分公司各服务器（主域、代理、邮件等）运行是否正常，是否有异常错误；发现问题及时纠正
（三）负责每日早晨检查分公司各项重要数据（数据库、邮件等）是否正常备份；
（四）负责每日早晨检查分公司内网中毒情况，发现病毒及时处理；
（五）负责维护分公司网络与服务器的稳定与正常，确保分公司ERP等业务正常运转；
（六）负责每日检查分公司各ERP用户是否及时填写数据，确保分公司按ERP流程运作；
（七）负责分公司所有电脑及相关设备的维护、维修工作，电脑出现故障应及时维修；
（八）负责分公司信息化的推进工作，采用定期、不定期培训、宣传等方式，加强分公司用户的电脑、应用软件等使用水平；
（九）负责集团IT部应用软件在分公司的推广应用工作；
（一十）负责分公司各岗位信息化方面的需求，对于合理的、可行的需求应及时以需求报告的方式反馈至集团IT部；
（一十一）负责对分公司各用户的电脑和网络的使用行为进行管理，对违规人员进行及时发现和处理，确保分公司网络安全；
（一十二）负责每日参加集团IT部每日召开的分公司网管网络会议；
（一十三）负责分公司电脑及相关设备请购合理性的调查工作，以及协助分公司供应科电脑及相关设备的购买工作；
（一十四）负责周边办事处电脑及应用软件的维护与维修工作。
第七条作为分公司的兼职网管，考虑到还肩负其它工作的实际情况，其IT方面的职责相对较小，但至少应承担以下职责：
（一）负责每日早晨检查分公司所有网络与数据流量是否正常；
（二）负责每日早晨检查分公司各服务器（主域、代理、邮件等）运行是否正常，是否有异常错误；发现问题及时纠正；
（三）负责每日早晨检查分公司各项重要数据（数据库、邮件等）是否正常备份；
（四）负责每日早晨检查分公司内网中毒情况，发现病毒及时处理，如果无法解决，则应及时反馈至集团IT部以寻求帮助；
（五）负责分公司所有电脑及相关设备的维护、维修工作，电脑出现故障应及时维修，如果无法解决，则应及时反馈至集团IT部以寻求帮助；
（六）负责协助集团IT部应用软件在分公司的推广应用工作；
（七）负责解决分公司网络、服务器、客户端的维护、维修工作，如果出现重大问题无法解决，应及时与集团IT部联系；
（八）为了保障数据的安全性，对于涉及服务器、财务部等数据重要部门的系统重装、格式化等重大问题，应事先向集团IT部反馈，经用户和IT部确认后方可操作，不得擅自处理；
（九）负责维护分公司网络与服务器的稳定与正常，确保分公司ERP等业务正常运转。
第四章分公司网管考核评价
第八条为了较好的促进分公司的信息化，有效的监督分公司网管工作，需要加强对分公司网管日常工作进行客观的考核与评价。
考核将分为：
日考核、周考核、月度考核评价以及不定期考核。
第九条为了及时了解分公司网管（以专职网管为主）的工作情况，加强相互沟通，集团IT部每日早晨组织召开分公司网管日例会议（网络会议），及时发现存在的问题。
日考核项目包括：
（一）是否按时参加分公司网管日例会，因事不能参加会议，是否提前请假；
（二）是否按时上传日工作总结和《分公司检查日报》；
（三）检查日总结、《分公司检查日报》的真实性；
第一十条周考核项目：
（一）是否按时上交周工作总结与周工作计划，检查工作计划的可行性和可考核性；
（二）周任务的完成情况，
第十一条月考核项目：
（一）是否按时上交月工作总结和月度计划，检查工作计划的可行性和可考核性；
（二）月度任务的完成情况和完成质量；
（三）月度维修量和服务满意率；
（四）月分公司信息化通报质量；
第十二条不定期考核项目：
（一）不定期检查分公司服务器的补丁情况、病毒情况；
（二）不定期抽查分公司网管的出勤情况、工作纪律情况；
（三）不定期抽查分公司及办事处电脑维修质量；
（四）不定期了解分公司用户服务意见；
（五）接受集团所有电脑用户的投诉与意见；
第十三条考核由日考核、周考核、月考核以及不定期考核组成，月末进行最终汇总评价，评价标准按照《IT矩阵管理体系考核标准》执行。
第十四条根据每月综合评价排名，依据《IT矩阵管理体系淘汰标准》，进行每月评价，对于符合《IT矩阵管理体系淘汰标准》报集团IT部的给予淘汰。
第五章附则
第十五条本规定解释权、监督权归集团IT部。
第十六条本规定自颁发之日起生效，前期相关规定自行废止。
颁发日期：
二OO四年十二月十日
IT部分公司网管管理制度
第一章总则
第一条目的为了保证分公司网络的正常和周边办事处系统的稳定运行，根据责、权、利相结合的原则，特制定本规定。
第二章办公纪律篇
第二条分公司网管管辖模式
分公司网管实行垂直管理方式，网管的人事权、劳资权归总部IT部，网管的任免、调动、工资等均由总部IT部管辖。
网管的考勤由所在分公司办公室代为考核，每月上报一份电子考勤表，网管的工资本着就近原则，一律由网管所在分公司发放并记入该公司的成本。
第三条分公司网管办公制度
分公司网管由所在分公司提供办公设施和居住场所，网管在分公司要遵守当地的作息制度和各种日常行为规范，网管正常作息为一周六天，每周休息一天，可根据实际情况在星期六、日之间进行调整，网管休假要在办公室备案。
网管的日常行为由所在分公司总经办考核人员代为考核。
网管如遇特殊情况须请假要经总部IT部同意并向所在分公司办公室备案，网管要将日常联系方式在总部IT部及所在分公司备案。
如有手机上班时间必须保持开机状态，手机号码必须在总部备案。
手机号码如遇变更要及时通知总部。
对于总部拨打的电话要么立即接听，要么挂断立即用固定电话回打过来。
第三章日常维护篇
第四条月检修制度
分公司网管要对管辖的电脑每月进行检修制度，每月要求除尘并进行记录。
第五条分公司网管接听报修规范：
分公司网管在接听办事处或分公司内报修电话时，用语要求规范统一。
拿起电话时首先要说“你好，我是IT部***，请讲”，对于报修的故障能电话解决尽量解决，实在解决不了要向用户提出你的解决方案（如带回分公司）。
对所有电话解决不了的报修要做好电话记录，做到有记录备查。
同时对重大维修要对用户说明大致维修周期。
第六条服务承诺制
分公司网管对于用户报修的电脑，属于硬件原因的要当天拟出配件采购计划，配件到位后当日内修复；属于系统瘫痪的要在24小时内修复，属于其他原因的一律要求在当日内修复；属于技术原因修复不了要立即向总部咨询帮助。
第七条公司网管紧急预案制
分公司网管对所在分公司主要干线尤其是发货台等要设置备用线路，以便紧急情况下可以启动备用线路进行通讯。
对发货台的线原则上要求直通机房，这样可在服务器系统瘫痪情况直接将发货台电脑配
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