教职员工档案管理系统使用说明及操作方法doc.docx

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教职员工档案管理系统使用说明及操作方法

教职员工档案管理系统，是获省级优秀科研成果一等奖的项目之一。

是实现学校管理科学化、标准化、现代化不可缺少的软件之一。

教职员工档案管理系统分单机版和网络版。

教职员工档案管理系统，是国家知识产权保护产品，登记号：

2006SRO8528。

一、软件简介

1、菜单：

有基本设置、输入数据、查询及打印、统计四个菜单。

2、功能：

教职员工档案管理。

单项信息或全项信息查询；范围或分类查询；高级查询。

打印或随机打印诸多信息资料和报表。

用扫描仪、数码相机、摄像头均可将教职员工相片以BMP的格式录入。

记事栏目可录入约650个文字，专供登录教职员工家庭主要成员、学习和工作简历、工作业绩及奖惩情况。

保存数据功能。

恢复数据功能。

清空数据功能。

压缩数据库功能。

统计功能。

Excel数据的导入和导出功能。

二、操作方法

1、系统设置。

进入系统，点击“系统设置”，有两个选项：

一是系统设置；二是打印选项。

⑴在“系统设置”对话框中，系统设置了四项功能。

①保存数据。

即备份数据，可直接将库内数据保存到硬盘中。

点击“保存数据”命令键，选择盘区（C、D、E、……），自拟文件名，就把数据保存起来了。

②恢复数据。

就是将保存在硬盘或U盘中的数据调回来，在系统中重新运行。

③压缩数据库。

使用时间越长，数据越多，库越来越大，点击此键可使数据库压缩变小。

④数据清空。

将库内数据清空。

⑵打印选项。

有一项“打印选项”功能。

打印报表，要性别选此项，不带性别不选此项。

2、输入数据菜单。

进入系统，点击“输入数据”菜单，进入“教职员工档案数据输入”对话框。

然后，在上边的窗口，从上到下、从左向右录入教职员工的数据信息。

如果按部门或科室录入更好。

每录完1名教职员工或修改数据信息之后在退出编辑之前，都要按“√”确认编辑存盘，否则会丢失数据信息。

输入相片的格式是BMP。

所以，获取相片要选BMP格式保存。

如果是JPG格式，需先转换，后录入。

输入相片方法：

将光标移到放照片的位置，单击鼠标右键，单击“由文件载入”，双击要输入教职员工的照片，按“√”确认编辑存盘。

删除相片方法：

光标指向照片，单击鼠标右键，单击“剪切”，按“√”确认编辑存盘。

要把剪掉的照片彻底清除库中，必须压缩数据库。

规范“时间”栏目输入格式：

“输入教职员工档案数据”及“查询”时，涉及输入“时间”的栏目较多，为规范输入，特设置统一写入格式：

年码2位，如03；月码1月至9月1位，10至12月2位；日码1日至9日1位，10日至31日2位。

年码和月码之间用短横线连接“-”，月码和日码之间用短横线连接“-”。

一律用阿拉伯数字。

确认后即可输入成绩。

计算机的日期设置：

短日期样式（S）为yy-M-d;长日期样式（L）为yyyy’年’M’月’d’日’。

也可按计算机的设置日期格式写入日期。

Excel的导入和导出。

为快捷方便的录入数据，与其它软件数据共享、减轻劳动强度，提高工作效率，设置了Excel的导入和导出功能。

导出。

“教职员工档案管理系统”中的教职员工信息，可以导出到Excel中去。

起一个文件名、在Excel中保存在1个页面上。

操作程序是：

系统→输入数据→Excel→导出到Excel→起文件名→保存。

导出数据的存盘格式是：

“MicrosoftExcel97-2000或97-20xx工作簿（※.xls）”。

导入。

凡是Excel教职员工信息，只要做到“四统一”基本上都能导入“教职员工档案管理系统”中去。

四统一是：

①统一导入信息的“存盘格式”。

因为“Excel”有多个版本，“存盘格式”也有多种方式。

所以统一导入信息的“存盘格式”，是决定能否将信息导入“教职员工档案管理系统”中去的关键之一。

不论“Excel”安装何种版本，都有一种通用的存盘格式。

如果系统中安装的是“Excel2000”，则通用的存盘格式就是：

“MicrosoftExcel97-2000工作簿（※.xls）”；如果系统中安装的是“Excel2003”，则通用的存盘格式就是：

“MicrosoftExcel97-2003工作簿（※.xls）”；如果系统中安装的是“Excel20xx”，则通用的存盘格式就是：

“MicrosoftExcel97-20xx工作簿（※.xls）”。

②统一Excel信息中的首行“项目名头”。

Excel中的教职员工信息，首行“项目名头”必须是：

“序号、姓名、性别、出生日期、民族、行政职务、教师职务、有何特长、政治面貌、参加工作时间、入党团时间、行政编码、原学历、原毕业时间、原毕业院校、原专业、原学位、现学历、现毕业时间、现毕业院校、现专业、现学位、身份证号、本人成份、评资格时间、聘任时间、评特级教师时间、通讯地址、部门、邮编、手机、宅电、电子信箱、家庭住址、教师资格种类、资格证书编号。

”共36个栏目。

少于36项可以导入；多于36项不能导入。

凡有超出项目，则一律导入“备注”或“记事”栏目中。

名头栏目中的文字之间无空格。

这是决定能否将信息导入“教职员工档案管理系统”中去的关键之二。

③统一Excel信息中的“保存页面”。

一组信息起一个文件名、在Excel中保存在1个页面上。

这是决定能否将信息导入“教职员工档案管理系统”中去的关键之三。

④统一Excel信息中的“版本和版号”。

Excel信息的保存方式有多种多样。

唯有用“复制粘贴”的方法，直接将要导入的“教职员工档案信息”粘贴到Excel中去保存，才能统一Excel信息的“版本和版号”，其它的保存方式都不能做到这一点。

同时也防止了Excel信息中有隐藏给导入信息带来的麻烦。

清除下面没有用的两个存储页面，只保留一个信息的页面。

注意：

要改写表名。

必须把“sheet1”改成“教师档案”。

这是决定能否将信息导入“教职员工档案管理系统”中去的关键之四。

从Excel中导入教职员工档案信息的操作程序有二步

①检查教职员工档案信息是否做到了“四统一”。

检查“存盘格式”：

打开要导入的※.xls教职员工档案信息→文件→另存为→查看“保存类型”是否符合通用的存盘格式，如果不是，要选择“MicrosoftExcel97-2000工作簿（※.xls）”或“MicrosoftExcel97-20xx工作簿（※.xls）”→保存信息。

检查“项目名头”：

打开要导入的※.xls教职员工档案信息，查看首行“项目名头”是否与标准设置一致。

凡有不一致的必须改成一致。

名头栏目中的文字之间是否无空格。

删除其它用不着的列和与教职员工信息无关的行，保存信息。

检查“保存页面”：

打开要导入的※.xls教职员工档案信息，查看是否为一个文件名、在Excel中是否保存在1个页面上，是否把表名“sheet1”改成了“教师档案”。

如果发现有多个表叠加式的保存在一起，导入前要转存一个表起一个文件名、在Excel中保存在1个页面上。

检查“版本和版号”：

导入的※.xls教职员工档案信息，是否用“复制粘贴”的方法，直接将“要导入的信息”粘贴到Excel中保存，是否转为同版同号。

②导入数据。

操作流程是：

系统→输入数据→Excel→从Excel导入→查找盘区，选中导入教职员工档案信息→打开。

※.xls教职员工档案信息，序号超过9位的，只能导入9位，小于9位的，全部导入。

从Excel中分次导入教职员工档案信息

如果把教职员工档案信息,制成多个※.xls文件,也可分次导入到“教职员工档案管理系统”中去。

①教职员工档案信息，不是1次性全部导入“教职员工档案管理系统”中去。

而是把1个文件信息或几个文件的信息组合，分几次导入“教职员工档案管理系统”中去。

②在Excel中，每个文件的信息或几个文件的组合信息，首行必须有“项目名头”，并且“项目名头”中的设置，必须都和标准设置一致。

③保存格式是：

“MicrosoftExcel97-2000工作簿（※.xls）”或“97-20xx工作簿（※.xls）”。

④操作流程：

系统→输入数据→Excel→从Excel导入→查找盘区，选中导入文件信息和组合文件信息→打开。

以下重复操作。

特别注意：

有时极少数教职员工信息会出现：

查看要导入的※.xls信息，符合Excel通用的“MicrosoftExcel97-2000工作簿”或“97-20xx工作簿（※.xls）”的存盘格式；查看要导入的※.xls信息，首行“项目名头”又与标准设置一致；查看要导入的※.xls信息，是一个文件名、在Excel中保存在1个页面上，按规定已经更改了表名，把“sheet1”改成了“教师档案”。

但就是不能把这个※.xls信息导入到“教职员工档案管理系统”中去。

为什么?

怎样解决？

这个问题不是故障，属正常现象。

有两种情况会出现此问题：

一是要导入的※.xls信息中有隐藏；二是因为Excel的版本和版号太多，不同版本的Excel编码及语言都不相同。

即便是同一个版本，也因为版号不同，其编码及语言也不一样。

是编程人的编码及语言与Excel中的编码及语言不一致，相互不支持而造成的。

解决的办法有二：

一是再次复制粘贴要导入的※.xls教职员工档案信息。

用“复制粘贴”的方法，直接将信息粘贴到Excel中保存。

清除下面没有用的存储页面，只保留一个信息页面。

二是把不能导入的※.xls信息→在Excel中另存为国际通用存盘格式Unicode文本※.txt→再把国际通用存盘格式※.txt,在Excel中转存为“MicrosoftExcel97-2000工作簿（※.xls）或“97-20xx工作簿（※.xls）”的存盘格式。

即转存→转码→再转存。

这样处理之后，就能导入了。

“转存→转码→再转存”的操作程序是：

打开不能导入的※.xls信息→文件（F）→另存为A→起文件名→在保存类型中选Unicode文本※.txt→保存→打开→在文件类型中选：

所有文件（※.※）→选中刚转存的※.txt文件名并双击→是→下一步→下一步→完成→文件（F）→另存为A→在保存类型中选“MicrosoftExcel97-2000工作簿（※.xls）”或“97-20xx工作簿（※.xls）”的存盘格式→保存信息。

3、查询及打印菜单。

主要是查询信息，打印输出报表。

进入系统，点击“查询及打印”菜单，进入“查询及打印”对话框。

有二个选项：

一是选项，二是任务。

具体操作可分六步进行。

⑴确定查询的范围。

确定是在全体中查、还是在部门中查。

⑵选择打印输出项目。

单击“选项”，单击“设置”，进入“选项”对话框，主要是选择打印输出报表的项目。

选哪项，就点击哪项变兰（变兰项目为选中）。

如选多个项目，须一只手按住“ctrl”键，另一只手用鼠标点各个项目变兰，点击“关闭”退出。

⑶选择“查询内容”。

单击“任务”，单击“查询”，进入选择“查询内容”对话框。

①单项查询（全信息均能查询）：

从“选择查询项目”中任选一项，如选择“性别”，将“男或女”写入“起始值”栏内，点击“确定”即可。

②范围查询：

点击“范围查询”前面的选项方孔。

如对出生日期进行范围查询，将起始日期86-1-1输入“起始值”栏内，终止日期86-12-31输入“终止值”栏内，单击“确定”后，即可将这个时间范围内出生的教职员工都查出来。

③排序查询：

查参加工作时间、出生年月日等信息，是升序查还是降序查。

④分类查询：

将查询内容归类。

如查询项目选“民族”，只要在“起始值”栏目中输入“满族”，点击“OK”后，所查群体中所有的满族教职工信息，全能显示在屏幕上，并可随机打印出来。

除“身份证号码、宅电”等少数信息是唯一的外，其它信息都可归类查询。

⑤高级查询：

根据复合条件查询。

选取“高级”选项框，进入“选择查询内容选择查询项目”对话框。

（此功能应由熟练操作人员完成）。

符号意义：

AND：

并且

OR：

或者

=：

等于

＞：

大于

＞＝：

大于等于

＜：

小于

＜＝：

小于等