教职员工档案管理系统使用说明及操作方法doc.docx

1、教职员工档案管理系统使用说明及操作方法doc教职员工档案管理系统使用说明及操作方法教职员工档案管理系统，是获省级优秀科研成果一等奖的项目之一。是实现学校管理科学化、标准化、现代化不可缺少的软件之一。教职员工档案管理系统分单机版和网络版。教职员工档案管理系统，是国家知识产权保护产品，登记号：2006SRO8528。一、软件简介1、菜单：有基本设置、输入数据、查询及打印、统计四个菜单。2、功能：教职员工档案管理。单项信息或全项信息查询；范围或分类查询；高级查询。打印或随机打印诸多信息资料和报表。用扫描仪、数码相机、摄像头均可将教职员工相片以BMP的格式录入。记事栏目可录入约650个文字，专供登录教

2、职员工家庭主要成员、学习和工作简历、工作业绩及奖惩情况。保存数据功能。恢复数据功能。清空数据功能。压缩数据库功能。统计功能。Excel数据的导入和导出功能。二、操作方法1、系统设置。进入系统，点击“系统设置”，有两个选项：一是系统设置；二是打印选项。在“系统设置”对话框中，系统设置了四项功能。保存数据。即备份数据，可直接将库内数据保存到硬盘中。点击“保存数据”命令键，选择盘区（C、D、E、），自拟文件名，就把数据保存起来了。恢复数据。就是将保存在硬盘或U盘中的数据调回来，在系统中重新运行。压缩数据库。使用时间越长，数据越多，库越来越大，点击此键可使数据库压缩变小。数据清空。将库内数据清空。打印

3、选项。有一项“打印选项”功能。打印报表，要性别选此项，不带性别不选此项。2、输入数据菜单。进入系统，点击“输入数据”菜单，进入“教职员工档案数据输入”对话框。然后，在上边的窗口，从上到下、从左向右录入教职员工的数据信息。如果按部门或科室录入更好。每录完1名教职员工或修改数据信息之后在退出编辑之前，都要按“”确认编辑存盘，否则会丢失数据信息。输入相片的格式是BMP。所以，获取相片要选BMP格式保存。如果是JPG格式，需先转换，后录入。输入相片方法：将光标移到放照片的位置，单击鼠标右键，单击“由文件载入”，双击要输入教职员工的照片，按“”确认编辑存盘。删除相片方法：光标指向照片，单击鼠标右键，单击

4、“剪切”，按“”确认编辑存盘。要把剪掉的照片彻底清除库中，必须压缩数据库。规范“时间”栏目输入格式：“输入教职员工档案数据”及“查询”时，涉及输入“时间”的栏目较多，为规范输入，特设置统一写入格式：年码2位，如03；月码1月至9月1位，10至12月2位；日码1日至9日1位，10日至31日2位。年码和月码之间用短横线连接“-”，月码和日码之间用短横线连接“-”。一律用阿拉伯数字。确认后即可输入成绩。计算机的日期设置：短日期样式（S）为yy-M-d;长日期样式（L）为yyyy年M月d日。也可按计算机的设置日期格式写入日期。Excel的导入和导出。为快捷方便的录入数据，与其它软件数据共享、减轻劳动强

5、度，提高工作效率，设置了Excel的导入和导出功能。导出。“教职员工档案管理系统”中的教职员工信息，可以导出到Excel中去。起一个文件名、在Excel中保存在1个页面上。操作程序是：系统输入数据Excel导出到Excel起文件名保存。导出数据的存盘格式是：“Microsoft Excel 97-2000或97-20xx工作簿（.xls）”。导入。凡是Excel教职员工信息，只要做到“四统一”基本上都能导入“教职员工档案管理系统”中去。四统一是：统一导入信息的“存盘格式”。因为“Excel”有多个版本，“存盘格式”也有多种方式。所以统一导入信息的“存盘格式”，是决定能否将信息导入“教职员工档案

6、管理系统”中去的关键之一。不论“Excel”安装何种版本，都有一种通用的存盘格式。如果系统中安装的是“Excel2000”，则通用的存盘格式就是：“Microsoft Excel 97-2000工作簿（.xls）”；如果系统中安装的是“Excel2003”，则通用的存盘格式就是：“Microsoft Excel 97-2003工作簿（.xls）”；如果系统中安装的是“Excel20xx”，则通用的存盘格式就是：“Microsoft Excel97-20xx工作簿（.xls）”。统一Excel信息中的首行“项目名头”。Excel中的教职员工信息，首行“项目名头”必须是：“序号、姓名、性别、出生日

7、期、民族、行政职务、教师职务、有何特长、政治面貌、参加工作时间、入党团时间、行政编码、原学历、原毕业时间、原毕业院校、原专业、原学位、现学历、现毕业时间、现毕业院校、现专业、现学位、身份证号、本人成份、评资格时间、聘任时间、评特级教师时间、通讯地址、部门、邮编、手机、宅电、电子信箱、家庭住址、教师资格种类、资格证书编号。”共36个栏目。少于36项可以导入；多于36项不能导入。凡有超出项目，则一律导入“备注”或“记事”栏目中。名头栏目中的文字之间无空格。这是决定能否将信息导入“教职员工档案管理系统”中去的关键之二。统一Excel信息中的“保存页面”。一组信息起一个文件名、在Excel中保存在1个

8、页面上。这是决定能否将信息导入“教职员工档案管理系统”中去的关键之三。统一Excel信息中的“版本和版号”。Excel信息的保存方式有多种多样。唯有用“复制粘贴”的方法，直接将要导入的“教职员工档案信息”粘贴到Excel中去保存，才能统一Excel信息的“版本和版号”，其它的保存方式都不能做到这一点。同时也防止了Excel信息中有隐藏给导入信息带来的麻烦。清除下面没有用的两个存储页面，只保留一个信息的页面。注意：要改写表名。必须把“sheet1”改成“教师档案”。这是决定能否将信息导入“教职员工档案管理系统”中去的关键之四。从Excel中导入教职员工档案信息的操作程序有二步检查教职员工档案信息

9、是否做到了“四统一”。检查“存盘格式”：打开要导入的.xls教职员工档案信息文件另存为查看“保存类型”是否符合通用的存盘格式，如果不是，要选择“Microsoft Excel 97-2000工作簿（.xls）”或“MicrosoftExcel 97-20xx工作簿（.xls）”保存信息。检查“项目名头”： 打开要导入的.xls教职员工档案信息，查看首行“项目名头”是否与标准设置一致。凡有不一致的必须改成一致。名头栏目中的文字之间是否无空格。删除其它用不着的列和与教职员工信息无关的行，保存信息。检查“保存页面”：打开要导入的.xls教职员工档案信息，查看是否为一个文件名、在Excel中是否保存在

10、1个页面上，是否把表名“sheet1”改成了“教师档案”。如果发现有多个表叠加式的保存在一起，导入前要转存一个表起一个文件名、在Excel中保存在1个页面上。检查“版本和版号”：导入的.xls教职员工档案信息，是否用“复制粘贴”的方法，直接将“要导入的信息”粘贴到Excel中保存，是否转为同版同号。导入数据。操作流程是：系统输入数据Excel从Excel导入查找盘区，选中导入教职员工档案信息打开。.xls教职员工档案信息，序号超过9位的，只能导入9位，小于9位的，全部导入。从Excel中分次导入教职员工档案信息如果把教职员工档案信息,制成多个.xls文件,也可分次导入到“教职员工档案管理系统”

11、中去。教职员工档案信息，不是1次性全部导入“教职员工档案管理系统”中去。而是把1个文件信息或几个文件的信息组合，分几次导入“教职员工档案管理系统”中去。在Excel中，每个文件的信息或几个文件的组合信息，首行必须有“项目名头”，并且“项目名头”中的设置，必须都和标准设置一致。保存格式是：“Microsoft Excel 97-2000工作簿（.xls）”或“97-20xx工作簿（.xls）”。操作流程：系统输入数据Excel从Excel导入查找盘区，选中导入文件信息和组合文件信息打开。以下重复操作。特别注意：有时极少数教职员工信息会出现：查看要导入的.xls信息，符合Excel通用的“Micr

12、osoft Excel 97-2000工作簿” 或“97-20xx工作簿（.xls）”的存盘格式；查看要导入的.xls信息，首行“项目名头”又与标准设置一致；查看要导入的.xls信息，是一个文件名、在Excel中保存在1个页面上，按规定已经更改了表名，把“sheet1”改成了“教师档案”。但就是不能把这个.xls信息导入到“教职员工档案管理系统”中去。为什么?怎样解决？ 这个问题不是故障，属正常现象。有两种情况会出现此问题：一是要导入的.xls信息中有隐藏；二是因为Excel的版本和版号太多，不同版本的Excel编码及语言都不相同。即便是同一个版本，也因为版号不同，其编码及语言也不一样。是编程

13、人的编码及语言与Excel中的编码及语言不一致，相互不支持而造成的。解决的办法有二：一是再次复制粘贴要导入的.xls教职员工档案信息。用“复制粘贴”的方法，直接将信息粘贴到Excel中保存。清除下面没有用的存储页面，只保留一个信息页面。二是把不能导入的.xls信息在Excel中另存为国际通用存盘格式Unicode文本 .txt再把国际通用存盘格式.txt,在Excel中转存为“Microsoft Excel 97-2000工作簿（.xls）或“97-20xx工作簿（.xls）”的存盘格式。即转存转码再转存。这样处理之后，就能导入了。“转存转码再转存”的操作程序是：打开不能导入的.xls信息文件

14、(F)另存为A起文件名在保存类型中选Unicode文本 .txt保存打开在文件类型中选：所有文件（.）选中刚转存的.txt文件名并双击是下一步下一步完成文件(F)另存为A在保存类型中选“Microsoft Excel 97-2000工作簿（.xls）”或“97-20xx工作簿（.xls）”的存盘格式保存信息。3、查询及打印菜单。主要是查询信息，打印输出报表。进入系统，点击“查询及打印”菜单，进入“查询及打印”对话框。有二个选项：一是选项，二是任务。具体操作可分六步进行。确定查询的范围。确定是在全体中查、还是在部门中查。选择打印输出项目。单击“选项”，单击“设置”，进入“选项”对话框，主要是选择

15、打印输出报表的项目。选哪项，就点击哪项变兰（变兰项目为选中）。如选多个项目，须一只手按住“ctrl”键，另一只手用鼠标点各个项目变兰，点击“关闭”退出。选择“查询内容”。单击“任务”，单击“查询”，进入选择“查询内容”对话框。单项查询（全信息均能查询）：从“选择查询项目”中任选一项，如选择“性别”，将“男或女”写入“起始值”栏内，点击“确定”即可。范围查询：点击“范围查询”前面的选项方孔。如对出生日期进行范围查询，将起始日期86-1-1输入“起始值”栏内，终止日期86-12-31输入“终止值”栏内，单击“确定”后，即可将这个时间范围内出生的教职员工都查出来。排序查询：查参加工作时间、出生年月日等信息，是升序查还是降序查。分类查询：将查询内容归类。如查询项目选“民族”，只要在“起始值”栏目中输入“满族”，点击“OK”后，所查群体中所有的满族教职工信息，全能显示在屏幕上，并可随机打印出来。除“身份证号码、宅电”等少数信息是唯一的外，其它信息都可归类查询。高级查询：根据复合条件查询。选取“高级”选项框，进入“选择查询内容选择查询项目”对话框。（此功能应由熟练操作人员完成）。符号意义：AND：并且OR：或者= ：等于 ：大于 ：大于等于 ：小于 ：小于等