慈溪市城建档案归档技术要求.docx
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慈溪市城建档案归档技术要求
慈溪市城建档案归档技术要求
根据中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》
（GB/T50328-2001）和省、宁波市关于城建档案管理的有关规定，
特综合提出城建档案技术要求。
一、 工程文件的归档范围及质量要求
（一）工程文件的归档范围
1、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程
和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐
全，整理立卷后归档；
2、工程文件的具体归档范围应符合附录 A 的要求。
（二）归档文件的质量要求
1、归档的工程文件应为原件；
2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设
计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程；
3、工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合；
4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，蓝黑
墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：
红色墨水、纯蓝墨水、
圆珠笔、复写笔、铅笔等；
5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手
续完备；
6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面（297㎜
×210㎜）。
图纸宜采用国家标准图幅；
7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大耐久性强的
纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必
须清晰，不得使用计算机出图的复印件；
8、所有竣工图均应加盖竣工图章。
①竣工图章的基本内容应包括：
“竣工图”字样、施工单位、编制
人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
②室外雨水（永久）。
③竣工图章示例如下：
80
竣工图
施工单位
编制人
技术负责人
监理单位
总监
审核人
编制日期
现场监理
20202020
④竣工图章的尺寸为：
50㎜×80㎜
⑤竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标上方空白处。
9、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图
结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面的
1/3 的，应当重新绘制竣工图；
10、不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制的折叠方法》
（GB/10609.3—89）统一折叠成 A4 幅面（297㎜×210㎜），折叠
采用手风琴式，图标栏露在外面。
二、 工程文件的立卷
（一）立卷的原则和方法
1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机
联系，便于档案的保管和利用。
2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工
程组卷。
3、立卷可采用如下方法：
① 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、
施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分；
② 工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；
③ 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
④ 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
⑤ 竣工图可按单位工程、专业等组卷；
⑥ 竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。
4、立卷过程中宜遵循下列要求：
① 案卷不宜过厚，一般文字不超过 15㎜，图纸不超过 35㎜；
② 案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
（二）卷内文件的排列
1、文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、
同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、
请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排
列；
2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；
3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
（三）案卷的编目
1、编制卷内文件页号应符合下列规定：
① 卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从
“1”开始。
② 页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正
面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角；
③ 成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代
替卷目录，不必重新编写页码；
④ 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
2、卷内目录的编制应符合下列规定：
① 卷内目录式样宜符合附录 B 的要求；
② 序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注；
③ 责任者：
填写文件的直接形成单位和个人，有多个责任者时，选
择两个主要责任者，其余用“等”代替；
④ 文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号；
⑤ 文件提名：
填写文件标题的全称；
⑥ 日期：
填写文件形成的日期；
⑦ 页次：
填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止
页号；
⑧ 卷内目录排列在卷内文件首页之前。
3、卷内备考表的编制应符合下列规定：
① 卷内备考表的式样宜符合附录 C 的要求；
② 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照
片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明；
③ 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
4、案卷封面的编制应符合下列规定：
① 案卷封面的式样宜符合附录 D 的要求；
② 案卷封面的内容应包括：
档号、档案馆代号、案卷提名、编
制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷；
③ 档号应由分类号、项目号和案卷号组成。
档号由档案保管单
位填写；
④ 案卷提名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
案卷提名应
包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容；
⑤ 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者；
⑥ 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期；
⑦ 保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
各类文件的保管
期限详见附录 A。
永久是指工程档案需永久保存。
长期是指工程档案的保存期等于该工程的使用寿命。
短期是指工程档案保存 20 年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
⑧ 密级分为绝密、机密、秘密三级。
同一案卷内有不同密级的
文件，应以高密级为本密级。
（四）案卷装订
1、案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订，图
纸不装订。
装订应采用线绳三孔在左侧装订法，要整齐、牢固，
便于保管和利用；
2、装订时必须剔除金属物。
三、 工程文件的归档
（一）归档应符合下列规定：
1、归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的
全过程。
文件材料归档范围详见附录 A。
2、归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。
（二）归档时间应符合下列规定：
1、根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可
以在单位或分部工程通过竣工验收后进行；
2、勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在
工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。
（三）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理成卷后，建
设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件
完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。
审查合格后向建
设单位移交。
（四）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套
（原件）移交市城建档案室。
（五）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，
应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
（六）凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按
国家有关规定和附录 A 的要求单独立卷归档。
四、 工程档案的验收与移交
1、列入城建档案室接受范围的工程，建设单位在工程竣工验收
后 3 个月内，必须向市城建档案馆室移交一套符合规定的工程档
案；
2、停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管；
3、对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单
位据实修改、补充和完善原工程档案，对改变的部位，应当重新
编制工程档案，并在工程竣工验收后 3 个月内向市城建档案馆移
交；
4、建设单位向市城建档案室移交工程档案时，应办理移交手续，
填写移交目录，双方签字、盖章后交接。
附件：
附录 A建设工程文件归档范围和保管期限表
附录 B卷内目录式样
附录 C卷内备考表式样
附录 D案卷封面式样
慈溪市建设局
二 00 三年五月
题
名
序
号
归档范围
保管
期限
一
立项文件
1
项目建议书
永久
2
项目建议书审批意见
永久
3
可行性研究报告及附件
永久
4
可行性研究报告审批意见
永久
5
关于立项有关的会议纪要、领导讲话
永久
6
专家建议文件
永久
7
调查资料及项目评估研究材料
永久
二
建设用地、征地、拆迁文件
1
选址申请及选址规划意见通知书
永久
2
建设用地规划许可证及其附件
永久
3
建设单位与拆迁单位之间的拆迁安置意见、协议、方案等
永久
4
建设用地文件（土地划拨、批租）
永久
三
勘察、测绘、设计文件
1
工程地质勘察报告
永久
2
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
永久
3
建设用地钉桩通知单（书）
永久
4
地形测量和拨地测量成果报告
永久
5
申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
永久
6
审定设计方案通知书及审查意见
长期
7
有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、
文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准
文件或取得的有关协议
永久
程
准
备
阶
段
文
件
工
附录 A 建设工程文件归档范围和保管期限表
8
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见（备案认可文件）
永久
四
招投标文件
1
勘察设计中标书
长期
2
勘察设计承包合同
长期
3
施工中标书
长期
4
施工承包合同
长期
题
名
序
号
归 档 范 围
保管
期限
工
程
准
备
阶
段
文
件
5
工程监理中标书
长期
6
监理委托合同
长期
五
开工审批文件
1
建设项目列入年度计划的申报文件
永久
2
建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表
永久
3
建设工程规划许可证及其附件
永久
4
建设工程施工许可证（备案认可文件）
永久
5
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
长期
6
工程质量监督手续
长期
六
建设、施工、监理机构及负责人
1
工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单
长期
2
工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单
长期
3
工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单
长期
监
理
文
件
1
监理规划
①
监理规划
长期
②
监理实施细则
长期
2
监理月报中的有关质量问题
长期
3
监理会议纪要中的有关质量问题
长期
4
进度控制
①
工程开工/复工审批表
长期
②
工程开工/复工暂停令
长期
5
质量控制
①
不合格项目通知
长期
②
质量事故报告及处理意见
长期
6
工程竣工决算审核意见书
长期
7
合同与其他事项管理
①
工程延期报告及审批
永久
②
合同争议、违约报告及处理意见
长期
③
合同变更材料
长期
8
监理工作总结
题
名
序
号
归 档 范 围
保管
期限
监
理
文
件
①
监理专题总结
长期
②
工程竣工总结
长期
③
质量评价意见报告
长期
建
筑
安
装
工
程
施
工
文
件
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