档案工作管理办法DOC.docx

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档案工作管理办法DOC

XXXXX有限公司管理文件

编号：

QG/LTWL0102-15批准：

XX

档案工作管理办法

2015年6月1日发布2015年6月1日实施

前言

本办法依据《中华人民共和国档案法》和股份公司《档案工作管理办法》，并结合天津利通物流有限公司的实际情况编制，自公布之日起执行。

本办法由XXXXX有限公司综合管理部提出并归口。

本办法主要起草人:

XXX

负责部门

档案归档流程图

备注

各部门

各部门

各部部长

各部门

档案室

档案室

档案室

档案室、

各部门、

公司领导

各部部长对本部门待上交材料保存价值进行鉴定把关。

各部门需同时准备文件交接清单

档案管理员在文件交接清单上签字确认，由部门保存，档案室保留复印件

档案销毁流程见后表

负责部门

档案利用流程图

备注

利用部门

利用部门

申请部门部长和分管经理、档案主管部门部长和分管经理，总经理

利用部门

档案室管理人员

档案利用经手人

一般类档案查阅由申请部门部长和档案主管部门部长共同签字，一般类档案复印审批至申请部门分管经理，人事档案、董事会纪要的查阅、复印及一般性档案的借出均需审批至总经理。

负责部门

档案销毁流程图

备注

档案室

档案室

形成档案的业务部门

业务部门部长和分管经理、档案主管部门部长和分管经理

档案室

档案室

材料销毁清册留存备查。

1目的与适用范围

1.1目的:

档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业的经济利益和合法权益，反映历史真实面貌的一项工作。

为加强档案管理工作，特制定本办法。

1.2适用范围:

本办法适用于天津利通物流公司各部（室）门的档案管理工作。

2术语和定义

2.1档案:

是机关、团体、企业、事业单位和某些个人在社会活动中形成的、作为原始记录保存起来以备查考的信息材料（包括文件、技术图纸、声像、实物等）。

2.2归档:

各业务部门把已办理完毕或告一段落并具有保存价值的文件材料收集齐全，经鉴定整理后向档案部门移交，由档案部门进行管理的过程。

3管理职责

3.1档案室

3.1.1是公司的档案管理机构，负责集中统一管理本公司在党群工作、行政工作、经营工作、物流业务、会计工作、项目、设备仪器和基本建设管理等活动中形成的各类档案。

3.1.2负责公司应归档文件材料的收集、整理、鉴定、统计、保管、提供利用，以及严格按规定进行档案的销毁工作。

3.1.3负责提供档案查阅、复制服务时做好《档案利用申请表》签字手续的审查和监督工作。

3.1.4负责各职能部门档案工作的业务监督、检查并对职能部门专（兼）职档案管理员进行业务指导。

3.2各职能部门

3.2.1各职能部门专（兼）职档案管理人员负责积累在日常工作中形成的有保存价值的文件材料，并整理、立卷，依据《文件材料归档办法》向档案室移交。

3.2.2利用档案时应严格履行签字手续。

3.2.3负责本部门销毁文件的鉴定，提出鉴定销毁意见。

3.2.4各职能部门领导

a）负责履行本部门在文件材料形成、积累、整理、归档工作中的管理、审核职责；

b）负责本部门在完成公司所下达工作任务时对部内文件材料归档任务的计划推进、完成质量等工作进行全面监督把关。

4工作方法和要求

4.1文件的形成、收集和整理

4.1.1档案室指导、督促业务部门按《文件材料归档办法》的要求，做好文件材料的形成、收集和整理工作。

4.1.2管理文档类档案（党群、行政、经营、物流业务）分别由相关职能部门进行收集整理。

4.1.3会计档案由财务部进行收集整理和存档管理。

4.1.4各类基建类档案材料由生产管理部设备动力课进行收集整理后，一并定期上报公司档案室保存。

4.1.5各类设备在购买时应由采购部门负责保证其相关资料的齐全与完整，设备交付使用部门后，该设备相关全套资料依实际情况由相关专业统管部门或设备使用部门负责保存。

现就各类材料保管部门具体规定如下：

4.1.5.1生产设备（如：

卡尔玛正面吊车、各类油/电叉车、电葫芦等）类档案由生产管理部设备动力课进行保存。

4.1.5.2生产运输设备（各类卡车）相关材料由运输管理部进行保存，公务用车相关资料由综合管理部进行保存。

4.1.5.3公司范围内各类IT设备（电脑、服务器、打印机、复印机、传真机、摄录设备、电话机、笔记本电脑、监控设备等）相关材料由综合管理部IT组统一进行收集保存。

4.1.5.4公司各类需存档保存的电子文件（含各类电子文档，音视频文件）由各部门自行整理并经部门负责人审定后报送综合管理部IT组，由IT组进行资料光盘制作。

光盘制成后，由各部门领回自行保存并将光盘内资料清单报送公司档案室保存备查。

4.1.6项目管理部门负责对所经手项目档案材料进行保存，并在项目完结后二个月之内及时将所有项目关联档案材料及清单送至公司档案室进行归档。

4.1.7各类实物档案（奖旗、奖杯、奖状、奖旗、证书等）由档案产生部门进行收集整理保存。

相关档案及保存位置需由档案产生部门进行明细清单汇总，并将清单上报公司档案室保存备查。

4.1.8合同类档案由综合部保存并提交公司档案室存档。

4.1.9各类公司证照类档案主要由综合管理部负责保存并建立证照明细清单。

对于特殊无法归档保存的档案（如餐饮服务卫生许可证等需悬挂食堂进行展示），应在证照清单中标明保存位置。

证照清单上报公司档案室留存备查。

4.1.10公司档案室管理员对所接收档案进行分类、组卷、编目、著录（电子著录）、排架、建立档案台帐、编制检索工具目录。

4.2移交

4.2.1文件材料形成部门要保证归档材料的质量与齐全，向档案室移交归档文件材料时,应与档案室认真履行交接手续，填写《档案移交登记簿》（一式二份），其中一份随同档案一同向公司档案室移交归档，另一份由本部门留存。

4.2.2归档时间和归档份数见《文件材料归档办法》。

4.3鉴定

4.3.1各部门整理完成的档案材料及明细目录应首先由各部门负责人进行确认把关，确保档案材料的有价值性、完整性和档案整理的质量。

4.3.2档案室对业务部门移交档案进行质量鉴定，确保归档文件材料齐全、完整、准确。

4.3.3档案室定期对已超过保管期限的档案提出《档案销毁申请审批单》，送交形成档案的业务部门进行鉴定，经相关领导审批后编制《销毁清册》，方可进行销毁。

4.4保管

4.4.1档案的保管

4.4.1.1档案进出库房，要严格进行登记。

4.4.1.2档案的排列依照编号、主次分明、存取方便的原则进行排列；档案柜架排放整齐、合理，便于通风，清洁美观。

4.4.1.3整理完的档案按要求放入档案装具内；底图平放，严禁折叠，防止损坏；光盘妥善存放,避免挤压，远离强磁场和强热源，与有害气体隔离。

4.4.1.4整理装订的档案应编制档案封面、案卷内目录和备考表，具体依照《文件材料归档办法》的相关规定执行。

4.4.1.5每年底要对库藏档案进行检查并做好记录，对档案字迹模糊褪色或损坏的档案，要及时进行修复或复制。

4.4.1.6公司撤消或变动时，要妥善保管档案；人员调整时，应做好交接工作，属于归档保存的档案，任何人均不得私自留存或带走。

4.4.2档案库房的管理

4.4.2.1档案库房是档案资料保护和贮存的机要重地，非本室工作人员未经许可不得入内,如工作需要进入库房时，由本岗工作人员陪同进入。

4.4.2.2档案库房应有良好的卫生条件和防火、防潮、防尘、防盗、防光、防高温高湿、防有害生物等防护设备和安全措施。

应安装防盗门，配备一定数量的灭火器具,每年春季施放防虫剂。

4.4.2.3档案库房内安置温湿度计，每周温湿度记录1～2次；库房温度应保持在14℃～24℃之间，相对湿度为45%～60%，应避开30奥斯特以上的磁场，如果出现温度过高，相对湿度过大时，应设法进行调节使之达到规定标准。

4.4.2.4库房内禁放食品及杂物，保持干净整洁。

4.4.2.5档案库房有专人负责管理，对档案安全、保管、利用、统计、卫生等各项工作负全部责任。

每天下班前要对库房进行一次安全检查，锁好门窗，切断电源。

4.5统计

4.5.1档案室每年编制报表对库存基本情况做出统计，做到帐物相符。

4.5.2每年对统计报表中的利用情况进行分析，找出利用规律。

4.6利用

4.6.1档案管理人员要熟悉库藏，编制必要的检索工具和汇编。

4.6.2档案管理人员依据《档案利用申请表》，及时登记《借阅（复制）档案登记簿》。

4.6.3档案的借阅

4.6.3.1档案一般情况不予借出，只限在档案室内查阅，查阅时须填写《档案利用申请表》，特殊需要借出者，须经所在部门负责人签字，秘密级以下包括秘密级档案经档案管理部门负责人签字后方可借出，秘密级以上的档案经总经理批准后方可借出。

借出期限不得超过三天，需借出的永久保管档案，应在当日归还，须连续几天使用的，也应当日归还，次日再借。

4.6.3.2借阅者要爱护档案，禁止在档案上任意批注、划改、涂写和随意抽取，更不能泄密或转借他人。

使用后应完好无损如数将档案归还档案室。

4.6.3.3档案管理员对所借出档案要加强监督，及时登记。

归还时要先检查无误后注销，发现问题及时向公司档案室负责人汇报。

a）文书档案：

各职能部门只能查阅与本部门业务有关的档案，与本职工作无关的档案除经总经理特批外一般不予查阅；

b）人事档案：

须由综合部部长批准后，人力资源课人员方可查阅。

人事档案原则上不予借出，特殊原因需借出时应事先得到总经理批准。

c）财务档案:

须由财务部部长批准后，财务人员方可查阅。

4.6.3.4外单位因工作需要查阅档案，需凭介绍信和相关职能部门联系，相关职能部门部长批准、档案管理部门部长签字并报请总经理批准后在档案人员的监督下方可查阅，介绍信由档案室留存。

4.6.3.5对于丢失、污损、泄密档案的借阅人员要按国家相关《档案法》和《保密法》有关规定惩处。

4.6.3.6借阅档案人员的权限参照《文件材料归档办法》中关于各档案密级知晓范围的条款。

4.6.4档案的复制

4.6.4.1档案如因工作需要，确需复制时须填写《档案利用申请表》后根据档案的类别，经公司相关主管领导签字后，方可复制。

4.6.4.2文书档案需复制时，秘密级以下包括秘密级档案须由所在部门部长、经手人及档案管理部门负责人签字后准予复制，秘密级以上档案还须报请总经理批准后方可复制。

复制人员只能复制与本部门业务有关的内容，与本部门业务无关的内容一律不予复制。

4.6.4.3人事档案需复制时，由经手人、综合部部长、总经理签字后准予复制。

4.6.4.4财务档案需复制时，由经手人、财务部部长、总经理签字后准予复制。

4.6.4.5档案复制人员的权限参照《文件材料归档办法》中关于各档案密级知晓范围的条款。

4.7销毁

4.7.1对已过保管期限的档案，由档案室进行初步鉴定，提出《档案销毁申请审批单》。

4.7.2将编制的《档案销毁申请审批单》及送交文件材料产生的职能部门审查，业务人员对将要销毁的档案进行直接鉴定后在《档案销毁申请审批单》上签署意见。

4.7.3《档案销毁申请审批单》必须经过档案形成部门部长和分管经理、档案主管部门部长和主管经理审批把关，明确签署意见、时间并签名。

4.7.4根据领导的批示，需继续保存的档案，重新划定保管期限、排架、编目。

4.7.5档案室将需销毁文件编制《销毁清册》。

销毁时,由两人或两人以上在指定场所监销。

同时，监销人员要在《销毁清册》上签字。

档案形成部门和公司档案室各留存一份备查。

4.7.6档案销毁后，公司档案员应及时在相应的检索工具中注明。

4.8业务指导

4.8.1公司档案室应根据各部门的业务情况，做好文件资料收集、整理、鉴定的指导、监督和检查工作，同时承担各部门兼职档案员的培养、指导工作，对于重要问题应有《指导工作记录》。

5相关文件

5.1《文件材料归档办法》

6相关记录与保存期

附录1:

档案移交（接收）登记簿保存期：

15年

附录2:

备考表保存期：

永久

附录3:

卷内目录保存期：

永久

附录4:

档案目录保存期：

永久

附录5:

档案库房温湿度记录表保存期：

3年

附录6:

档案利用申请表保存期：

3年

附录7:

借阅（复制）档案登记簿保存期：

3年

附录8:

档案销毁申请审批单保存期：

15年

附录9:

作废文件销毁记录保存期：

永久

附录10:

销毁清册保存期：

永久

附录1:

档案移交（接收）登记簿

附录2:

备考表

附录3:

卷内目录

附录4:

档案目录

附录5:

档案库房温湿度记录表

附录6:

档案利用申请表

附录7:

借阅（复制）档案登记簿

附录8:

档案销毁申请审批单

附录9:

作废文件销毁记录

附录10:

销毁清册