龙川至怀集高速公路档案编制办法.docx

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龙川至怀集高速公路档案编制办法

目录

1竣工文件编制总体要求1

1.1总则1

1.2组织机构及职责2

1.2.1组织机构2

1.2.2各单位职责2

1.3竣工文件管理控制措施4

1.3.1总体控制措施4

1.3.2过程控制措施4

2竣工文件构成与整理9

2.1竣工文件组成9

2.2竣工文件的归档范围与责编单位9

2.2.1建设单位9

2.2.2设计单位10

2.2.3施工单位10

2.2.4监理单位10

2.2.5科研单位11

2.3竣工文件的整理方法12

2.3.1工程档案的形成与整理12

3竣工文件编制及质量标准要求18

3.1竣工文件编制要求18

3.2声像档案编制要求19

3.2.1工程声像档案质量要求20

3.2.2公路工程声像档案归档范围21

4竣工图编制21

4.1竣工图编制的一般规定21

4.1.1竣工图基本概念21

4.1.2竣工图的编制范围22

4.1.3竣工图编制方法22

4.1.4竣工图绘制要求24

4.1.5竣工图的汇总25

4.2单项工程竣工图编制规定26

4.2.1定线数据竣工图26

4.2.2路线平面、纵面竣工图26

4.2.3路基工程竣工图27

4.2.4路面工程竣工图28

4.2.5大、中桥梁工程竣工图29

4.2.6小桥、涵洞、通道竣工图30

4.2.7互通式立交工程竣工图30

4.2.8收费设施工程竣工图31

4.2.9交通安全设施工程竣工图32

4.2.10监控和通信工程竣工图32

4.2.11供电照明系统竣工图33

4.2.12服务区土建工程竣工图34

4.3竣工图编制流程34

4.3.1前期基础资料准备36

4.3.2竣工草图绘制36

4.3.3竣工草图绘制检查36

4.3.4竣工草图报送36

4.3.5监理单位审核37

4.3.6管理处抽查37

4.3.7竣工图定稿37

5竣工文件组卷及整装要求37

5.1竣工文件组卷要求37

5.2案卷内科技文件材料的排列39

5.3案卷的构成及编目41

5.4案卷装订要求44

6竣工文件电子化管理45

6.1电子化基础工作45

6.1.1试验检测数据处理系统45

6.1.2图文资料与竣工档案管理系统46

6.2电子文件管理办法46

6.3电子文件形成47

6.4电子文件扫描质量要求48

6.5电子文件的归档49

6.6电子文件的移交和接收50

7竣工文件审查51

8竣工文件验收和移交52

9工程交（竣）工档案专项验收53

10附则54

附件54

附件1合同段单位、分部、分项工程划分原则表54

附件3分项工程质检用表目录54

附件5文件材料归档范围、保管期限及责编单位一览表54

附件6监理、施工单位综合文件分类大纲54

附件7建设、监理、施工单位文件案卷题名案例54

附件8档案盒格式54

附件9卷内目录填写案例54

附件10档案移交书54

1竣工文件编制总体要求

1.1总则

（1）为规范广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目竣工文件材料立卷归档工作，保证建设项目档案质量，使其能够完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》、《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）、广东省档案局广东省发展改革委员会《转发国家档案局国家发展和改革委员会关于印发<重大建设项目档案验收办法>的通知》档发[2006]32号、《交通建设项目档案专项验收办法》交办发[2007]436号、《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发[2010]382号）、《公路工程竣（交）工验收办法》交公路发[2010]65号、《关于印发广东省交通运输厅关于公路建设工程项目档案的管理办法》粤交办[2012]406号、中华人民共和国行业标准CJJ/T117-2007《建设电子文件与电子档案管理规范》、GB/T11822-2008《科技技术档案案卷构成一般要求》、《照片档案整理规范》及国家有关规范、标准和规定，结合本项目的具体情况，特制定本暂行办法。

若有新的制度或规定,将另行发文，两者有冲突的话，以管理处新发文件为准。

（2）本办法所称竣工文件是指广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目在提出、立项、审批、勘察设计、施工、竣工等全过程中形成的具有保存、查考利用价值的文字材料、图纸、图表、计算、声像等各种形式和载体的文件材料。

（3）竣工文件是工程建设的原始记录，是对工程建设整个过程的真实记载，又是检验工程质量、结算工程建设投资、交付使用、建立固定资产的重要依据，它还是新建工程投入运营、使用、管理、维修、养护、确保生产能力的参考依据。

在工程改建、扩建时，也将是不可缺少的重要基础及依据性资料。

（4）竣工文件的形成、整理、编制和归档工作应当与广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目建设、竣（交）工验收同步进行。

（5）广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目各参建单位在进行竣工文件编制工作时，均应遵守本办法。

（6）凡建设期间国家、省、市等上级主管部门颁发新规定时，项目各参建单位均应按要求执行新规定，涉及向不同部门移交档案时，应按接收部门要求或相关规定执行。

1.2组织机构及职责

1.2.1组织机构

为保证各参建单位能在各自职责范围内做好与本项目有关文件材料的形成、积累、整理和归档工作，管理处明确了档案工作分管领导并建立项目档案管理架构（见图1），各参建单位应根据管理处要求层层建立档案管理岗位责任制。

图1项目档案管理架构

1.2.2各单位职责

管理处就参加本项目建设和管理的监理、施工单位档案管理职责规定如下：

1.2.2.1建设单位

广东省龙怀高速龙川到连平龙连段管理处对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理、科研等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。

项目档案业务上受省交通厅及省、市档案主管部门的指导与监督。

在工程开工前编制该项目的竣工文件编制办法并组织各参建单位进行学习。

管理处将根据工程进度填写《国家、省重点项目档案管理登记表》并报送省档案局、省交通厅等行业管理和上级部门。

1.2.2.2监理单位（或试验检测中心）

（1）监理单位必须成立与项目档案管理相适应的管理机构和人员，明确分管工程档案的领导，在管理全过程中不允许随意更换项目档案管理人员（管理处要求更换除外）。

（2）按时完成与工程监理有关的档案收集、整理、保管和移交工作。

（3）各监理单位应将竣工文件的编制和档案整理工作作为工程质量监理工作的内容之一，对承包人进行监督管理。

（4）及时全面审查施工单位上报的工程档案，监理必须慎重行使个人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责。

（5）督促和协助施工单位技术负责人审查竣工文件编制是否完整、准确，并签字确认，切实保证竣工文件的内在质量。

（6）协助管理处对各参建单位的原始记录情况、资料整理情况、电子文件的编制情况进行检查并形成相应的记录文件，并责令各参建单位限期整改在检查中被发现的问题。

（7）监理单位要参与项目档案预验收和正式验收，并在项目档案验收会议上汇报项目档案质量的审核情况，并配合及协助项目档案验收组的档案验收工作。

1.2.2.3施工单位

（1）施工单位必须成立与项目档案管理相适应的管理机构和人员，明确分管工程档案的领导，在管理全过程中不允许随意更换项目档案管理人员（管理处要求更换除外）。

（2）负责施工单位职责范围内竣工资料的形成、收集、积累和整理。

（3）按时完成与工程施工有关的档案收集、整理、保管工作；按项目档案的规范要求进行自检，提供需要计量的工程的相应档案资料、工程图纸等。

（4）负责竣工图的编制。

（5）对上报的项目档案的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、档案管理组和业主的签认，施工单位仍不能免除在该方面的责任。

（6）按管理处要求上报档案资料及电子资料的整理情况。

（7）施工单位应参与项目档案预验收和正式验收会。

1.3竣工文件管理控制措施

1.3.1总体控制措施

（1）工程档案管理工作应与高速公路建设同步进行，即从项目立项开始就着手进行文件材料的收集、积累和整理工作。

在工程实施阶段，检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况。

进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档，基本做到工程完工，资料整理基本完成。

全过程对竣工文件的质量控制，实现竣工文件的形成、整理、归档要按“三个同步”来进行，即：

工程立项开工与工程资料收集同步、工程施工过程与工程资料形成同步、工程完（竣）工验收与合同交（竣）工资料验收同步。

（2）本项目将建立“四纳入”和“三参加”制度对档案工作实施管理。

“四纳入”即将建设工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理工作；纳入施工管理及考核范围；纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责中；纳入经济责任制。

“三参加”即建设项目专职档案员要参加工作例会和工程质量评定会；参加设备开箱验收；参加工程合同段验收和项目交工和竣工验收。

（3）项目档案管理工作质量的高低是衡量高速公路建设质量的一个重要方面。

对于未能按要求完成竣工文件编制和档案整理工作的，管理处将通过扣发工程质量保证金等措施督促相关单位做好档案管理工作。

1.3.2过程控制措施

本项目以档案管理系统为载体，制定全方位的档案管理方案；全程跟踪、监督档案管理进度，有效保障项目档案管理工作及时、真实、准确、完整、系统。

1.3.2.1建立健全档案资料管理体系

为有效开展档案管理工作，项目管理处、监理单位、施工单位共同成立项目档案管理小组。

在日常档案培训、检查、电子化、竣工图编制、档案验收工作中，以小组为单位开展工作。

档案管理小组要求监理单位及各施工单位成立竣工文件编制小组，形成档案由专人负责编制，专人进行管理。

1.3.2.2明确编制标准，进行专业人员培训

本项目以“建设一流项目，创建一流工程档案”为竣工文件编制的基本宗旨，以认真贯彻国家有关规定为竣工文件编制的基本法则，以竣工文件的形成、整理、编制和归档工作与项目建设和竣（交）工验收同步进行为竣工文件编制的基本要求。

在此准则下，结合项目特点并根据项目实际情况，按照交通部门对公路工程档案的有关规定，借鉴其它高速公路的宝贵经验，管理处、编制《广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目竣工文件编制办法》，下发给各施工单位及监理单位，统一模式，使资料收集工作有章可循，有据可依。

开工后，档案管理小组举办档案资料管理培训，同时，为达到档案移交进馆的要求，邀请上级档案主管部门专业人员进行现场授课指导。

为提高全线档案资料员的专业素质，要求全线所有的档案员都参加档案编制学习，符合资格后才能参与本项目的竣工档案资料编制工作。

1.3.2.3统一单位、分部、分项工程划分原则

工程开工之前应按《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004）及广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目合同段单位、分部、分项划分原则表中的要求进行单位、分部、分项工程的划分，为竣工文件的编制做好准备工作。

管理处依据相关标准结合项目实际情况，统一了本项目单位、分部、分项工程划分原则（附件1）。

由施工单位依据工程划分原则，完成本项目单位、分部、分项工程划分工作并由监理单位审核通过后，报备管理处。

施工过程中，若由于工程变更等原因，

导致工程划分变动的，由施工单位依据