建设工程文件和档案资料管理.docx

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建设工程文件和档案资料管理

建设工程文件和档案资料管理

1建设工程文件包括以下几个内容

1.1工程准备阶段文件：

工程开工前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

1.1.1包括立项文件，项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告及附件，可行性研究报告审批意见，关于立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究等资料；

1.1.2建设用地、征地、拆迁文件：

选地申请及选地规划意见通知书，用地申请报告及县以上人民政府城乡建设用地批准书，拆迁意见、协议、方案、建设用地规划许可证及其附件、划拔建设用地文件、国有土地使用证等资料；

1.1.3勘察、测绘、设计文件：

工地地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查、建设用地钉桩通告单（书）、地形测量和拨地测量成果报告、申请的规划设计条件和规划条件通知书、初步设计文件图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见、有关行政主管部门批准文件或取得的有关协议、施工图及其说明、设计计算书、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见；

1.1.4招投标及合同文件：

勘察设计招标文件、勘察设计承包合同、施工招投标文件、施工承包合同、工程监理招标文件、委托监理合同；

1.1.5开工审批文件：

建设项目列入年度计划的申报文件、建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表、规划审批申报表及报送的文件和图纸、建设工程规划许可证及其附件、建设工程开工审查表、建设工程施工许可证、技术许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明、工程质量监督手续；

1.1.6财务文件：

由建设单位自己或委托设计、监理、咨询服务有关单位完成，在工程建设前期形成并收集汇编。

包括工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图预算材料、施工预算；

1.1.7建设、施工、监理机构及负责人：

由建设单位在工程建设前期形成并收集、汇编，包括建设单位工程项目管理部、工程项目管理部、工程施工项目经理部及各自负责人名单。

1.2监理文件：

监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件。

1.2.1监理规划；

1.2.2监理会议纪要中有关质量问题，在监理全过程中形成，有关例会和专题会议记录中的内容；

1.2.3进度控制：

包括工程开工/复工报审表、工程延期报审与批复、工程暂停令；

1.2.4质量控制：

包括施工组织设计（方案）报审表、工程质量报验申请表、工程材料/构配件/设备报审表、工程竣工报验单、不合格项处理记录、质量事故报告及处理结果；

1.2.5造价控制：

包括工程款支付申请表、工程款支付证书、工程变更费用报审与签认；

1.2.6安全控制：

包括施工单位资质审查、安全网络计划、各种安全方面联系单、通知单、回复单等；

1.2.7分包资质；包括分包单位资质报审表、供货单位资质材料、试验等单位资质材料；

1.2.8监理通知单及回复：

包括有关进度控制的、质量控制的、造价控制的监理通知及回复等；

1.2.9合同及其他事项管理：

包括费用索赔报告及审批、工程及合同变更、合同争议、违约报告及处理意见；

1.2.10监理工作总结：

包括专题总结、月报总结、工程竣工总结、质量评估报告。

1.3施工文件：

施工单位在工程施工过程中形成的文件。

1.4竣工图：

工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。

1.5竣工验收文件：

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

2建设工程档案概念

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。

3建设工程文件和档案组成建设工程文件档案资料

4建设工程文件档案资料载体

a.纸质载体

b.缩微品载体

c.光盘载体

d.磁性载体

5归档文件的质量要求

5.1归档的工程文件一般应为原件；

5.2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程；

5.3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；

5.4工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水；

5.5工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；

5.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm），图纸宜采用国家标准图幅；

5.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不可使用计算机印出图纸的复印件；

5.8所有竣工图均应加盖竣工图章；

5.9利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变、或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图；

5.10不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面；

5.11工程档案资料的微制品必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量等）要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管；

5.12工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰、声音清楚、文字说明或内容准确；

5.13工程文件应字迹清晰、手续完备，应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。

6归档工程文件的组卷要求

6.1立卷的原则和方法

6.1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内的有机联系，便于档案的保管和利用；

6.1.2一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；

6.1.3立卷采用如下方法：

6.1.3.1工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；

6.1.3.2工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷；

6.1.3.3监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

6.1.3.4施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

6.1.3.5竣工图可按单位工程、专业等组卷；

6.1.3.6竣工验收文件可按单位工程、专业组等组卷。

6.1.4立卷过程中应遵循下列要求

6.1.4.1案卷不宜过厚，一般不超过40mm；

6.1.4.2案卷内不应有重复文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

6.2卷内文件的排列

6.2.1文字材料按事项、专业顺序排列，同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列；

6.2.2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；

6.2.3既有文件材料又有图纸的案卷，文字材料排前、图纸排后。

6.3案卷的编目

6.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定：

6.3.1.1卷内文件均按有书面内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始；

6.3.1.2页号编写位置：

单页书写的文字在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角；

6.3.1.3成套图纸或印刷成图的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码；

6.3.1.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

6.3.2卷内目录的编制应符合下列规定：

6.3.2.1卷内目录式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录B的要求；

6.3.2.2序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注；

6.3.2.3责任者：

填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；

6.3.2.4文件编号：

填写工程文件原有的文号或图号；

6.3.2.5文件题名：

填写文件标题的全称；

6.3.2.6日期：

填写文件形成的日期；

6.3.2.7页次：

填写文件在卷内所排列的起始页号，最后一份文件填写起止页号；

6.3.2.8卷内目录排列在卷内文件之前。

6.3.3卷内备考表的编制应符合下列规定：

6.3.3.1卷内备考表的式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录C的要求；

6.3.3.2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明；

6.3.3.3卷内备考表排列在主文件卷内文件的原页之后。

6.3.4案卷封面的编制应符合以下规定：

6.3.4.1案卷封面印刷在卷盒、卷类的正面，也可以采用内封面形式，案卷封面的式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录D的要求；

6.3.4.2案卷封面的内容应包括：

档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷；

6.3.4.3档号应由分类号、项目号和案卷号组成。

档号由档案保管单位填写；

6.3.4.4档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号；

6.3.4.5案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容、案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容；

6.3.4.6编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者；

6.3.4.7起止日期应填写案卷内部文件形成的起止日期；

6.3.4.8保管期限分为永久、长期、短期三种期限；

6.3.4.9工程档案套数一般不少于两套;

6.3.4.10密级分为绝密、机密、秘密三种。

6.3.5卷内目录、卷内备考表、卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅画。

7建设工程档案验收与移交

7.1土建内容：

7.1.1施工技术准备文件：

施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、施工预算的编制和审查、施工日志；

7.1.2施工现场准备：

控制网设置资料、工程定位测量资料、基槽开挖线测量资料、施工安全措施、施工环保措施；

7.1.3地基处理记录：

工基钎探记录和扦探平面布点图、验槽记录和地基处理记录、桩基施工记录、试桩记录；

7.1.4工程图纸变更记录：

设计会议记录、设计变更记录、工程洽商记录；

7.1.5建、构筑或大型设备主要轴线定位放线测量记录、沉降观测记录、变形记录、高程控制记录及水准点一览表、施工中补测的基础资料及主厂房各类位置标高图；

7.1.6原材料、构件及管子成品的验收的证件与出厂试验报告；

7.1.7主体结构、重要部位试件和材料检查、试验记录（如混凝土试块、钢材抽样、管子的成品验收等）；

7.1.8土建、水工施工技术记录、质量评定记录；

7.1.9土建、水工隐蔽工程与中间检查验收签证；

7.1.10管道水压试验记录；

7.1.11预应力混凝土输水管线垒底及基础工程验收记录、厚度检查记录；

7.1.12灰场、坝址和煤场的地形测量、工程地质、水文地质和水文气象资料；

7.1.13施工过程的缺陷、质量问题处理、分析与结论性文件。

7.2设备及管线安装内容

7.2.1设备安装技术记录和签证（包括汽轮机盖、发电机穿转子、变压器吊芯检查与电机、变压器干燥等记录）；

7.2.2热工和电气仪表、保护、自动、控制装置校验；

7.2.3电缆敷设记录（包括接头位置、路径）和原始安装记录；

7.2.4主、再热蒸汽和主给水管道支吊架弹簧安装高度的记录；

7.2.5注明蠕胀测点、鉴查管段、膨胀指示器、焊口及支架位置的主蒸汽、再热蒸汽及主给水管道系统的单线主体图；

7.2.6焊接、热处理检验记录和图表、探伤底片、检验报告、焊接工艺评定书、质量评定及总结；

7.2.7隐蔽工程中间验收记录与签证；

7.2.8合金钢零部件和紧固件的光谱分析及硬度试验记录；

7.2.9重要的施工材料（如焊接、保温、蓄电池材质、机油、变压器等）性能证件、抽样化验记录和报告；

7.2.10分部试运的方案、措施、记