01文件控制程序.docx

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01文件控制程序

主题：

文件控制程序

编号：

LCEZZJJD----CX----01----2010

标准章节号：

2.2

第A版第0次

共4页第1页

编制：

李金钢

审核：

孟繁堂

批准：

吕学强

1.目的

对质量管理体系有关的文件进行控制，以确保各职能部门和场所使用文件为有效版本。

2.适用范围

本程序适用于本基地对与质量管理体系有关的文件和资料的管理和控制。

3.职责

3.1教务处是文件和资料控制的归口管理部门，负责文件和资料的收发、归档保管、修改及作废回收。

3.2管理者代表负责组织质量手册、程序文件、作业文件的编制、审核和定期评审。

3.3管理者代表负责审核质量手册。

3.4基地负责人批准发布《质量手册》。

批准程序文件。

3.5各有关部门负责管理本部门使用的文件和资料。

4.工作程序

文件控制流程图见图1。

4.1文件和资料的分类

⑴质量手册（包含质量方针、质量目标）；

⑵程序文件。

⑶作业指导文件：

规章制度、岗位责任制、各类操作规程等。

⑷记录（包括一次性有效文件，如培训计划等）。

⑸外来文件：

相关的国家标准、行业标准、及法律法规等。

4.2文件的编号

质量手册LCEZZJJD----SC----2010

LCEZZJJD----济南市职业技能鉴定基地

SC----质量手册

2010----年份号

程序文件LCEZZJJD----CX----XX----2010

CX----程序文件

XX----程序文件序号

作业指导书LCEZZJJD--ZY--XXZY--作业指导书XX--作业指导书序号

4.3文件编写、审批和保管。

见表1。

LCEZZJJD----CX----01----2010文件第4~2页

表1

QMS文件

编制

审核

批准

文件管理

质量手册

教务处

管理者代表

基地负责人

教务处

程序文件

主管部门

管理者代表

基地负责人

作业指导书

主管部门

管理者代表

基地负责人

主管部门

记录

使用部门

部门领导

管理者代表

使用部门

外来文件

基地负责人审批适用性、发放范围

基地负责人

教务处

4.4文件的发放、回收和管理

4.4.1文件编写完后，按表1的规定履行审批手续。

确定发放范围，由教务处在复印件加盖“受控”印章，统一发放，由持有者在“文件发放/回收记录”上签字，领取注有分发号和加盖“受控”印章的文件，以便于追溯和实现更改控制。

4.4.2当文件和资料受损严重影响使用时，文件领用人应到教务处办理更换手续，交回受损文件，补发新文件，新文件分发号仍沿用原文件分发号（手册除外）。

4.4.3当受控文件丢失时，持有者应说明理由，再申请领用，此时应颁发新受控号，并注明原受控号作废，必要时将原分发号通知相关部门防止误用。

4.4.4任何人不得在受控文件上乱涂改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。

4.4.5作为质量记录的文件应执行《记录控制程序》。

4.5文件的评审与更新

各部门在体系运行中发现需对文件进行修订，可及时将信息传递到教务处，教务处组织定期或适时评审，必要时提交管理评审。

文件修订更新要经过原审批人的再次批准。

4.6文件更改和现行修订状态的识别

4.6.1文件需要更改时，由更改提出人填写“文件更改申请表”，将更改的内容列出，可行时应在文件上标明更改的性质。

并按原文件发放登记发给该文件使用部门。

4.6.2《质量手册》、《程序文件》套装册更改以换页形式进行更改，由教务处进行换页处理并收回被更换页，《作业指导书》及其它文件的更改，由教务处文件管理人员收回旧版本，更换新版本。

4.6.3严禁文件使用部门XX和批准随意更改文件。

4.6.4现行修订状态的识别

⑴换页修订以文件文头栏中修订数表示，无修订时表示为“0”.发生修订时，以自然数排序，依次为“1、2、3……n”。

⑵版本以版本号标识，依次为“A、B、C……Z”。

LCEZZJJD----CX----01----2010文件第4~3页

4.7文件的换版与作废

4.7.1文件在发生如下情况时要进行换版：

⑴文件多次更改。

⑵质量管理体系发生重大变化。

⑶基地内部组织发生重大变化。

⑷标准颁布了新的版本。

4.7.2有效版本的控制和保存

教务处每年公布《有效文件清单》一次，在该清单上注明文件保存期。

各相关部门必须认真对照，并建立本部门的文件清单，确保使用文件为有效版本。

4.7.3作废文件的处理

4.7.3.1教务处应及时从使用现场和部门撤回作废文件，填写《文件销毁申请单》经批准后统一销毁。

4.7.3.2因某种原因需要留用的作废文件，应加盖“作废”标识，以防再使用。

4.8外来文件的控制

4.8.1与质量管理体系有关的外来文件

⑴与基地鉴定服务有关的国际标准、国家标准、行业标准；

⑵与基地鉴定服务有关的国家、行业和地方法律法规；

⑶与基地服务有关的顾客要求。

4.8.2教务处对收到的外来文件按本程序要求确认其有效性并按规定发放。

对外来文件的保存、作废、销毁、借阅、复制等执行《鉴定基地档案、资料管理办法》。

4.9对承载媒体不是纸张的文件控制，也应参考以上规定执行。

4.10文件的借阅、复制

对需要借阅、复制的文件应填写申请，经基地负责人或管理者代表审批后，教务处文件管理人员负责借阅、复制和登记。

5.相关/支持性文件

LCEZZJJD----ZY----02鉴定基地档案管理制度

LCEZZJJD----ZY----03鉴定基地保密制度

LCEZZJJD----ZY---06鉴定基地档案、资料管理办法

LCEZZJJD----CX----02----2010记录控制程序

6.记录

LCEZZJJD----JL4.3----01文件更改申请表

LCEZZJJD----JL4.3----02文件资料、记录发放回收登记表

LCEZZJJD----JL4.3----03外来文件审批表

LCEZZJJD--CX--01—2010文件第4~~4页

LCEZZJJD----JL4.3----04文件、资料、记录销毁申请表

LCEZZJJD----JL4.3----05文件、资料、记录补发、借阅登记表

LCEZZJJD----JL4.3----06现行有效文件清单

LCEZZJJD----JL4.3----07文件更改履历表

图1:

文件控制流程图

文件控制要求

文件范围（体系、过程、管理、技术）

编制、审核

外来文件

（法规、标准）

No

批准、发布

领导认可、使用

Yes

更改、更新，

两次批准

实施控制、归档管理（标注、贮存、保护、检索、保存期、处置等）

文档管理规定（媒体、环境）

更改通知

状态控制

回收（无效）

No

非受控标识

受控标识

保留（作废）标识

批准销毁

Yes

更改

借还查阅

发放（有效）

使用部门/人员

（签收、保管、使用、保护）

文件更改申请表

№：

更改文件名称

文件编号

申请更改原因：

申请人：

日期：

更改前内容（可另附页）

更改后内容（可另附页）

更改人：

日期：

更改审查意见：

审查人：

日期：

批准：

批准人：

日期：

济南市历城第二职业中等专业学校职业技能鉴定基地

文件资料、记录发放回收登记表

№：

序号

文件名称

文件编号

版本号

发放日期

持有部门/人（签字）

受控编号

回收日期

济南市历城第二职业中等专业学校职业技能鉴定基地

外来文件审批表

№：

来文机关

来文字号

文件名称

收文日期

归档号

文件总页数

拟

办

意

见

主管部门：

日期：

领

导

批

示

批准人：

日期：

文

件

传

阅

阅件部门或阅件人

阅件

日期

签字

阅件部门或阅件人

阅件

日期

签字

备

注

济南市历城第二职业中等专业学校职业技能鉴定基地

文件、资料、记录销毁申请表

№：

序号

名称

编号

销毁原因

申请人/日期

批准人/日期

执行人

监督人

济南市历城第二职业中等专业学校职业技能鉴定基地

文件、资料、记录补发借阅登记表

№：

名称

编号

借阅人

借阅日期

事由：

签名：

日期：

经办人

日期

批准人

日期

归还人

签字

归还

日期

济南市历城第二职业中等专业学校职业技能鉴定基地

现行有效文件清单

№：

类别

序号

文件名称

文件编号

版∕次

归口部门

济南市历城第二职业中等专业学校职业技能鉴定基地

文件更改履历表

№：

1

更改单号

更改页码

更改标记

更改人/日期

校审人/日期

生效日期

编制/日期：

审核/日期：

济南市