大型活动内部工作安排.docx
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大型活动内部工作安排
大型活动内部工作安排
“冰雪梦之旅，情倾贝梦湾”活动工作安排表
日期具体时间工作安排负责人员工作人员备注
12：
00前完成
邀请函设计的定案
黎小姐
韩小登、周艳
12月24日
15:
00
“冰雪梦之旅，情倾贝梦湾”活动工作安排会议
黎小姐
相关人员
9：
00前完成
“冰雪梦之旅，情倾贝梦湾”活动工作安排表修订定案
韩小登
李翠
和派发
12：
00前完成
邀请函印刷完毕、到位
周艳
新年公司
12月25日
李经理、曾经理、管经理、李婉芳、魏延梅、韩小登、刘娟、周
艳、李翠（每个部门可根据实际情况通知本部门1-2名人员参
加）
派发到相关部门
邀请函到位后即刻开始派发
18：
00前完成所有活动设计的定案
18:
00前完成领导致辞（2份）定案
黎小姐韩小登、周艳
周艳
周艳、李翠、
12月25—
28日
邀请函发到嘉宾手中（包括电话通知业主及客人）
李婉芳、我司
黎小姐、管经理
及慧谷的销售
人员
24日前落实邀请人员（留20份给黎小姐）
随时物业部安排电工协助活动公司布置活动现场及安排电
12月25—
31日
随时协助活动公司布置活动现场
12：
00前完成
物业部负责将保安安排示意图提供给策划部（会水性的
保安人员尽量安排在码头、江堤位置）
12：
00前完成
物业部负责将清洁人员安排示意图提供给策划部
12月26日
12：
00前完成
会所将20日会所人员工作安排时间表提供给策划部
17：
00前完成
电视广告字幕27日播出的确认
18：
00前完成
购买100支香槟
李经理电工
李翠、相关人
韩小登
员
李经理相关人员
李经理相关人员
曾经理相关人员
李翠
曾经理卢文敏
二期工地电由孙工协助
相关部门协助
明确每个岗位保安人员的具体职责及负责范围
明确每个岗位清洁人员及绿化工的具体职责及负责范围，清洁范围包括地面、草地等
根据当天活动流程编排
1页
“冰雪梦之旅，情倾贝梦湾”活动工作安排表
日期具体时间工作安排
12：
00前完成通知记者关于活动的邀请
12月27日
18：
00前完成围巾礼品的到位
17:
30前完成公司工作人员工作证的到位、派发
负责人员
工作人员
备注
韩小登
莫总协助联系部分报社
李翠
林玉燕（魏延
林玉燕（魏延梅）、李翠负责验收入仓
梅）、制衣厂
周艳
向新年广告要工作牌
17:
30前完成
新闻通稿
12月28日
17:
30前完成
记者证的到位、派发
12：
00前完成
各部门将31号人员吃饭安排表（包括夜宵）提供给行政
部，行政部安排饭堂工作
12：
00前完成
通知孙工、旷工、曾工
12月31日晚加班
12：
00前完成
物业部和工程部发函给相关施工单位，说明注意事项
12：
00前完成
查清楚供电局
12月31
日电力供应情况
12：
00前完成
查清楚水厂
12月31日水力供应情况
12月29日
12：
00前完成
查清楚12月31日天气预报情况
12：
00前完成
通知财务部在12月31日晚加班
12：
00前完成
以书面形式通知业主，中巴车在
12月31日18：
00后停止
服务
17：
00前完成
外聘保安的落实
17：
00前完成
知会万江、高埗政府关于交通问题
17：
00前完成
医疗队的联系和确定
18：
00前完成
临时出入卡的制作
蚂蚁公司周艳
韩小登、蚂蚁公司
魏延梅夏长清
黎小姐魏延梅
黎小姐李经理、程工
张生
黎小姐
周艳
黎小姐
李经理
李经理
黎小姐
李婉芳
何思红、刘月
李经理
蛾、阿萍
韩小登和周艳负责修改内容、黎小姐定案
包括广州日报、信息时报、新快报（韩小登负责）；羊城晚报、
南方都市报、南方日报（蚂蚁负责）；东莞日报、东莞电视台、
万江电视台、高埗电视台（黎小姐负责）；行政部收到安排表后与各部门协调吃饭时间，并安排厨房
31日晚
做夜宵
孙工和物业部一名电工负责活动当天一期电；旷工、曾工和物业部另外一名电工负责活动当天二期电
物业部通知一期施工单位不得随意在小区内走动；工程部通知二
期所有施工单位，12月31日18：
00—1月1日01：
30不得施工，且所有施工人员不得进入活动现场范围
韩小登负责跟进
联系好后由会所负责医疗队活动当晚的招待工作
制作100张，可用以前活动剩下的出入卡
2页
“冰雪梦之旅，情倾贝梦湾”活动工作安排表
日期具体时间
工作安排
负责人员工作人员备注
18：
00前完成
12月29日
18：
00前完成
具体时间物业
12月29—部定
30日具体时间会所
定
10:
00
11:
00
12：
00前完成
12：
00前完成
12：
00前完成
12月30日
18：
00前完成
18：
00前完成
18：
00前完成
18：
00前完成
19:
30
9：
00前完成
12:
00前完成
12月31日
12:
00前完成
12:
00前完成
撤走沙滩上的桌椅、沙滩排球场的网
5份抽奖礼品的购买和包装
保安人员、清洁员、绿化员活动前培训
会所人员活动前培训
“贝梦湾之夜”活动工作落实会议（对外）
“贝梦湾之夜”活动工作落实会议（对内）
落实活动参加人数，做出相应调整对策
会所制作物料的到位
通知电工在12月31日晚将小区灯光亮到1月1日凌晨2点
二期临江31间别墅的电灯及路灯的维修、调试工作
所有二期河堤园林灯、灯塔灯、果岭灯、2号路灯的维修
、调试工作
各单位联系表
落实各部门活动当天需要的对讲机数量
新年现场布置的验收（舞台、灯饰、装饰品等）
行政部通知厨房开饭时间和夜宵时间
记者新闻通稿的准备
公司桌椅、帐篷、太阳伞的布置（包括清洗）
将对讲机发给各部门
曾经理会所工作人员
黎小姐刘娟、李翠
李经理相关人员
曾经理相关人员
黎小姐相关人员
黎小姐相关人员
黎小姐、管经理、韩小登
曾经理卢文敏
李经理、程工相关人员
李经理电工
孙工工程部杂工
周艳
林玉燕（魏延梅）
李经理相关人员
魏延梅夏长清
韩小登
会所工作人员
曾经理
、保安人员
林玉燕（魏延梅）
包括活动期间注意事项、礼节礼貌等
包括活动期间注意事项、礼节礼貌等
活动公司、蚂蚁公司、李经理、曾经理、管经理、韩小登、周艳
李经理、曾经理、管经理、魏延梅、韩小登、刘娟、周艳、李翠
（每个部门可根据实际情况通知本部门1-2名人员参加）
会所活动当晚提供曲奇饼、香槟
一期和二期已交接部分由李经理负责、二期未交接部分由程工通知相关施工单位
31日晚灯光效果之用，临江31间和各样板房
新年活动公司、文华酒店、医疗队、水印各部门
林玉燕（魏延梅）负责统计各部门需要的对讲机数量，并进行调配派发
活动公司负责人、李经理、曾经理、韩小登、李翠
当天晚餐16:
00前做好，夜宵23：
00前做好
文件袋、稿件等的准备
物业部安排保安帮忙布置，李翠跟进
林玉燕（魏延梅）做好登记（策划部7台，销售部4部，其他部门
待统计）
3页
日期具体时间
“冰雪梦之旅，情倾贝梦湾”活动工作安排表
工作安排负责人员工作人员备注
12：
00前完成
16：
00-17：
00
17:
00前完成
17:
00前完成
17:
30前完成
17:
00
17：
00-01：
00
17：
00-01：
00
17:
00前完成
12月31日17:
00前完成
17:
00前完成
17：
00前完成
17：
30前完成
18:
00
18:
00前完成
18:
00前完成
18：
00前完成
18：
00前完成
文华酒店硬件的到位
曾经理、李翠
外聘保安的培训
李经理
相关人员
文华酒店食物及服务人员的到位
李翠
移动厕所的到位
李翠
相关人员
移动厕所指引牌
周艳
会所易耗食品的到位
曾经理
会所服务人员
一部电坪车做应急，运送物品之用
曾经理
阿峰
另外调二部电坪车作为活动机动车
黎小姐
魏延梅、黄华
胜
会所、游艇、码头清洁（包括码头地板及扶手的清洗）
曾经理
会所工作人员
样板房、园区等地的清洁（包括一、二期路面及路灯清
李经理
相关人员
洗）
一、二期河堤水浮莲、水草、垃圾的清理
李经理
相关人员
护栏的布置
李经理
保安人员
会所、样板房、沙滩、码头、游艇、园区清洁的检查
韩小登（户外）李翠（室内）
外聘保安、夜班保安到位
李经理
保安人员
检查二期35间别墅的电灯（物业部负责）、灯塔、二期
李经理
物业部电工
园林灯、B区水池、果岭（孙工负责）是否正常运作
检查一期路灯、期园林灯、小溪、高埗桥水景、水印桥
李经理
物业部电工
水景是否正常运作
临时出入卡的到位，放在
1号岗和2号岗
何思红、物业部文员
备用帐篷、太阳伞、雨伞的到位（视当天天气情况确
李经理
保安人员、会
定）
所工作人员
文华酒店现场布置和协调工作由曾经理负责，李翠配合跟进
培训内容包括工作职责、范围，活动性质、流程，礼仪等
文华酒店现场布置和协调工作由曾经理负责，李翠配合跟进
注意厕所的外观和内部的使用器皿
类似贝梦湾之夜活动的指引牌（包括贴在通道的位置）
例如点心、现做食品
该车只做应急，运送物品之用，不得随便载客人
该电坪车主要配合策划部的工作
一期所有道路和二期道路（包括贝海路、梦贝路、贝湾路、水星路、水印大道）
特别清理部分为灯塔周边河堤，工程部派杂工协助清理
主要沿江堤、篝火、果岭位置布置；布置时与韩小登落实具体地
点
如检查到清洁做得不理想立刻通知相关负责单位
统一服装（2种），佩带白手套、部分导车岗佩带夜光指挥棒
孙工协助物业部，如有异常情况立即解决
孙工协助，如有异常情况立即解决
该卡用于客人当晚有事出入小区时用，一卡一人，客人出去时派发，回来时回收
将仓库里的帐篷和太阳伞搬到沙滩主舞台附近小卖部，韩小登跟进、林玉燕协助
4页
“冰雪梦之旅，情倾贝梦湾”活动工作安排表
日期具体时间
工作安排
负责人员工作人员备注
18：
00前完成
18:
00
18:
10-18：
30
18:
30
18:
30-20：
00
18：
30开始
12月31日
香槟运送到二期灯塔
台座、围巾礼品、水印资料（宣传单、水印杂志）的到位
洒水车将两个入口附近的万高路路段洒水，防止灰尘飞
扬
中巴车到位
礼品的派发
保安人员引导嘉宾进场
李婉芳（1号岗）、萧锦铃（2号岗）在入口处确认没有
曾经理会所工作人员
林玉燕（魏延
周艳
梅）、徐晓华
李经理洒水车司机
李经理阿涛
周艳、林玉燕（卢文敏）、徐晓华、夏长清
李经理保安人员
以备活动当晚给客人庆祝新年时用
李经理安排保安人员协助搬运
19：
00—00：
30之间，沿一、二期水印大道来回穿梭，运送客人（视活动情况决定当晚运送情况）
所有来宾凭礼物券换取礼物，一份礼物券只可换一份台座和与该家庭人数相等的围巾；客人在领完礼物后由周艳在礼物券盖章，以防止客人反复兑奖；派发围巾时由活动公司司仪负责给客
人戴上；随礼品派发水印资料
两个入口都可以进入。
保安人员礼貌要求客人出示邀请函且进行回收，但游戏卡和抽奖券必须给回客人，并告知客人前往签到处。
李经理负责控制进入屋苑的人流，所有客人凭邀请函进入（除
记者、政府官员外），没有邀请函的业主由李婉芳（1号岗）、
萧锦铃（2号岗）决定，其他人员视现场情况由黎小姐决定。
当天参观样板房客户最好有售楼员带领，但参观人数太多时，客人
自由参观，由李经理负责视当时情况控制人流；所有一期E型别
墅和二期沿江别墅后花园入口必须栓住但不必锁死
18：
30开始
18：
30-20：
30
18：
30-00：
30
19:
00
18：
30-22：
30
18：
30-22：
30
18：
30-00：
30
邀请函的业主（包括一、二期），如业主没有邀请函，则当场派发
记者的招待
会所提供相应的服务
医疗队到达
会所活动现场的监控
水印大道（包括一、二期）活动现场的监控
整个活动的监控
李婉芳、萧锦铃需确认是业主并确认是没有邀请函
黎小姐、莫总、韩小登
刘丽贞
会所服务人员
包括提供饮料、点心、食物和开放会所的设施
李婉芳
由李婉芳安排医疗队到会所，由曾经理负责接待工作
刘娟（会所内）周艳（会所外）
包括对活动公司、活动效果、文华酒店的监督，如发现问题则与
相关公司负责人反映，及时处理
刘娟（一期水印大道）
包括对活动公司、活动效果、文华酒店的监督，如发现问题则与
李翠（二期水印大道）
相关公司负责人反映，及时处理
包括对活动公司、活动效果、文华酒店的监督，如发现问题则与
韩小登
相关公司负责人反映，及时处理
5页
“冰雪梦之旅，情倾贝梦湾”活动工作安排表
日期
具体时间
工作安排
负责人员
工作人员
备注
22：
30-00：
会所活动现场的监控
周艳
包括对活动公司、活动效果、文华酒店的监督，如发现问题则与
30
相关公司负责人反映，及时处理
22：
30-00：
水印大道（一期）活动现场的监控
李翠
包括对活动公司、活动效果的监督，如发现问题则与相关公司负
30
责人反映，及时处理
22：
30-00：
水印大道（二期）活动现场的监控
刘娟
包括对活动公司、活动效果、文华酒店的监督，如发现问题则与
12月31日
30
相关公司负责人反映，及时处理
11:
30
倒好香槟
曾经理
文华服务员
曾经理负责安排文华酒店人员倒好香槟
0:
30
活动结束，客人自由活动
黎小姐
相关人员
00:
30-01:
00
清理现场
李经理
相关人员
1:
00
视现场情况进行清场及工作人员下班吃夜宵
魏延梅
夏长清
待客人走后才能进行清场工作（物业跟进活动公司的清场）
6页
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