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《档案学概论》

档案学是一门应用学科。

1、三个二级学科：

图书、情报、档案学管理

“图书、情报、档案”一体化创成一级学科，档案管理学

2、是档案管理学的基础课程

是从事文员、秘书的技能课程，以下是8大技能

技能：

收集、整理、鉴定、保管（档案保管期限登记、编目）、检索、利用（用于行政管理，经济建设、科技建设、文化教育、科学研究）、编辑研究、统计

做公务员的总的要求：

档案学管理、秘书学、办公室管理

档案学概论

第一章、档案

第一节、档案的起源与沿革

一、中国档案的起源

二、我国档案的形式和名称的演变与沿革

第二节、档案的定义

一、档案的定义

定义：

国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、科学、技术、文化、宗教

等社会活动直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声音等不

同形式的历史记录。

档案产生的条件

档案的产生是逐渐历年产生的。

恩格斯说：

蒙昧、野蛮、文明。

今天的文书，明天的档案。

条件如下：

1、进入文明时代后，记录符号、文字记录

2、随生产实践发展，语言文字完善，出现了有条理的信息记录

3、商业的发展，促进了有条理信函及应用

4、有条理的信息用完后为了日后查考保存起来，形成档案

二、档案的基本含义

（一）、档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的。

（二）、档案是保存备查的历史记录。

注：

文件转化为档案一般须具备以下三个条件

（1）办理完毕的文件才能归入档案。

（2）对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。

（3）按照一定的规律集中保存起来的文件才能最后成为档案。

（三）档案的形式是多种多样的。

1、档案信息的载体

载体形式：

甲骨档案、简牍档案（竹简+木椟，这在战国至两晋产生最多，尤其

是秦汉）、金石档案（青铜+石刻）、缣帛档案（细绢档案）、纸质档案

2、档案信息的记录方式

（1）从档案信息的处理技术即档案信息记录在载体上的方法看

刀刻、手写、印刷、晒制、摄影、录像、激光扫描等

（2）从表达方式上

文字、图像、声音等

（3）从传达信息的文体上

古代有：

制、诏、奏折、题本

近代有：

令、布告、咨呈

现代有指示、通知、报告、总结等。

（四）档案是原是的历史记录

档案管理办法：

对有价值的文件进行有内在联系的归档

不是历史遗物是特定的历史资料，档案是一种信息资源

（四）档案的重要意义

1、历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用。

2、档案与图书资料、文物既有性质上的区别，也有某些联系（图书是大众文化，档案是小众文化有保密性）

第三节、档案的属性

档案既具备特有的基本属性——原始记录性，也具备许多文献资料共有的一般属性——信息性、文化知识性。

（五）档案的知识属性和信息属性

1、档案是贮存和传播知识的一种形式

即，档案是人类认识和改造世界智慧的结晶。

（1）、档案是贮存知识的重要手段，成为历史知识的宝库

（2）、档案是有贮存知识的功能，当它被利用时就具备传播知识的能力

（3）、档案是一种重要的信息资源，档案信息的原始性

档案信息的原始性：

可分为原始信息（当时产生，可起证据作用）和加工信息（经过“编研”，有宣传、学习作用）

档案信息的回溯性：

文件变成档案有过程和时间，当时的现行文件成为现今的历史档案

第四节、档案的作用和价值

一、档案价值的含义及其决定因素

二、档案的作用

（一）、行政管理作用：

机关工作的查考凭证

（二）、业务参考作用：

信息的支持与保障，接收→保管→鉴定→利用→传播/作用

（三）、文化传承作用：

使得文化积累并传播、发展、进步

（四）、法律书证作用：

解决争端、处理案件→证据作用：

具有真实性与可靠性的书面文件

（五）、宣传教育作用：

档案是生动的资料（当时、当地、当时人）

三、档案的基本价值

（一）、档案的凭证价值（历史证据，历史标记）

（二）、档案的参考（情报）价值

档案是难得的第一手资料，具有更大的真实性。

第五节、档案的种类及国家档案全宗

一、档案种类的划分

（一）档案分类

根据一定的标准，根据档案的来源、时间、内容和形成特征等，对档案进

行有层次的分类，并组成一定的体系。

注：

“来源”指最初形成单位；“时间”指建国前成为历史档案、建国后现行档案。

（二）、档案的种类划分

1、按所有权分类：

国家、集体、私人

2、按行政管理角度：

新中国建立以后的档案、革命历史档案、旧政权档案

3、按行业类别：

文书档案、科技档案、专业档案

（1）文书档案：

社会组织、国家机构、社会团体个人在行政管理活动中带有行政性的文件，在档案数量中最多的一种，如：

请示、报告、决定（批复）法规函件

（2）科技档案：

人们在科技活动中产生的纯业务性的科技文件材料，如：

施工图纸、设计任务书、科研项目的申请书、科研项目立项书。

（东方明珠塔选址前查了档案中有无雷击的记录）

（3）专业档案：

在专门活动中产生的文件，如：

人事档案、病历档案、会计档案（账单、账目）、教务档案、社区档案、家庭档案

4、按载体分类：

（1）甲骨档案：

安阳成了文字博物馆

（2）金文档案：

青铜上的铭文、如：

毛公鼎

（3）石刻档案：

刻石、碑（碣石）、墓志铭

（4）泥版档案：

楔形文字

（5）简牍档案：

珍贵的历史档案，居延汉简，汉代烽燧遗址，《张家山汉墓什简》

西汉社会状况、科学技术方面。

《九章算术》、《算术书》战国早期研究数学，《脉书》中医。

（6）缣帛档案：

桑麻帛地图→马王堆汉墓的帛地图、

（7）贝叶档案：

棕榈叶档案、西藏云南贝叶经（大藏经）

（8）羊皮档案、

（9）纸质档案：

蔡伦、东汉人周之大政，使用植物纤维纸

（10）音像档案：

图书、音响、影视、照片、录音

（11）电子档案：

数字档案馆

二、我国国家档案全宗

第二章、档案工作概论

第一节、档案工作

一、档案工作的内容

档案工作：

档案室（馆）、文件中心用科学的原理和方法来管理档案，为党和国

家各项事业服务的工作。

档案工作内容：

从狭义上说：

是档案业务工作，接收和收集（征集）、价值鉴定、档案整理、档案保管（《档案管理期限表》具体条例）、档案检索、档案编研（出版物）、档案利用、档案统计。

从广义上说：

是指档案事业，档案馆、档案室、档案行政管理、档案教育、档案出版。

注：

下面是从狭义讲档案工作的内容。

档案工作的内容：

（一）、档案的收集工作：

档案的管理起点

（二）、档案的整理工作：

档案管理的核心，保证档案实体（卷案）有序化、条理化——严格有序的工作基理

（三）、档案的鉴定工作：

对档案的价值的判断

（四）、档案的保管工作：

对已经上架的档案进行维护管理

注：

保管的任务

（1）维护档案管理的次序（存放使用地方）

（2）使档案实体不受损害，延长档案的自然寿命

（五）档案的检索工作

检索：

对已存放档案的查检与查找

注：

采用相应的方法对档案信息内容进行加工处理，编制各种检索工具（记录、报道、查找档案的工具），为读者服务。

检索工具最基本的形式：

目录、索引、指南（介绍馆藏档案的工具书）

（六）、档案的利用服务工作——最大限度满足公众对档案的需求

（1）对行政档案的利用，直接实现档案的价值

（2）沟通与社会方面的联系

（七）、编研：

对馆藏档案进行编辑、研究、出版，是对信息的主动开发、为社会提供服务。

（八）、统计

注：

管理流程

<是图表，见书面笔记>

二、档案工作的性质

（一）、档案工作的管理性

具体表现为：

1、从国家档案事业来看。

宏观档案工作是一项专门负责管理档案及其工作的独立专业，属于国家科学文化事业的组成部分。

2、从每个机关单位的档案工作来看。

它是某种管理工作的组成部分。

3、档案工作是一项科学的管理性的工作。

档案工作是一项专门的档案事业，面对的是各种载体和各项内容的档案事物，而不是对现成的简单的物件保管和出纳。

（二）、档案工作的服务性

（服务性：

依靠档案资源）

（三）、档案工作的政治性

1、档案工作是维护党和国家历史真实面貌的一项重大事业。

2、档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。

3、档案工作的机要性是其政治性的表现之一。

三、档案工作的意义

1、历史见证：

凭证作用

2、历史记录：

维护党和国家的真实面貌

第二节、档案工作的基本原则

一个决定：

1956年国家国务院颁布《关于加强档案工作决定》

一个通知：

1959年中共中央《关于统一管理党政档案工作的通知》

一部法律：

1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》用法律的形式明确规定了我国档案工作的基本原则是：

“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。

”其基本内容由以下三个方面组成：

一、档案工作实行统一领导，分级管理的原则

（一）同一领导，统一管理

（二）国家全部档案分别由各级档案保管机构集中管理

（三）全国档案工作由各级档案事业管理机构统一、分级、分专业进行管理。

（四）实行党政档案和党政档案工作的统一管理

二、维护档案完整与安全

（一）维护档案的完整

1、从数量上，要保证有价值的档案齐全完整，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少

2、从质量上，即从系统性方面，要维护档案的有机联系和历史真迹，不能割裂分散，更不能篡改、剪裁使得档案失真。

（二）维护档案的安全

1、保证档案管理的物质安全，力求档案本身不受损坏，延长档案寿命。

2、保证档案管理的政治安全，使档案机密不被盗窃、不失密。

（三）、方便社会各方面的利用

1、档案“受众”合法利益

2、平等获取信息（档案信息知情权）、

3、自由选择档案知识（自由选择获取）、档案信息知情权、档案信息服务保障权

隐私权

障碍：

信息技术发展馆藏资源优化

数量：

提高工作人员素质

能力：

加强法制观念、保障利用

心理：

受众的

第三节、档案机构

一、档案室

（一）、档案室：

在档案工作体系中，最基层的档案业务机构

1、在各级组织（机关、团体、学校、企事业单位等）中是保管本单位档案的业务机构

2、是本单位的组成部分（最普遍、数量最大、层次是基层）

3、向档案馆移交有保存价值的档案

（二）、档案室的作用

1、作为本单位最有参谋咨询的部分，也是机关工作组织的工作助手，为机关各项活动提供档案信息。

2、是全国档案工作的基础

（三）、档案室的类别

（1）人事档案

（2）企业管理档案

（四）、档案室的主要职责和任务

1、主要职责

集中统一管理本机关各部门形成的全部档案和有关资料，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案财富。

2、任务

（1）对本机关文书部门和业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

（2）管理本单位的全部档案，并积极开展利用工作；同时，管理有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用。

（3）定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。

（五）、档案室的类型

1、普通档案室

2、科技档案室：

专门管理科学技术档案的档案室，如：

矿山、设计院、技术研究所

3、音像档案室：

照片、影像资料室

4、人事档案室：

是机关在人事部门设立的专门管理人事档案的

5、综合档案室

6、联合档案室

二、档案馆

（一）档案馆的性质

档案馆：

集中保管党和国家重要档案的基地，其工作是我国档案事业的主体

档案馆居于科学文化事业机构的中心

主要表现：

1、档案馆管理的对象是人类社会活动的历史记录，是历史文化财富。

尽管档案在某种程度上具有机密性，但终究是要成为历史文化史料的。

2、档案馆的活动方式和工作成果具有研究性。

它对浩繁的档案进行研究和一系列科学管理，并且要积极参与档案史料编纂、编史修志和历史研究。

3、档案馆的社会职能是一种科学文化事业单位。

它不同于党、行政管理机关，也不同于企业生产部门。

它是为繁荣社会科学文化，为党和国家各项工作服务的一种事业单位。

（二）、档案馆的基本职责和具体任务

1、基本职责：

集中统一保留党和国家需要长期保存的档案文化资料，维护历史的真实面貌，为现代化服务建设。

2、具体任务：

（1）接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有永久和长期保存价值的档案以及有关资料，科学地管理档案，不断提高管理水平。

（2）通过各种方式，积极开展档案资料的利用工作。

（3）参与编史修志的工作。

（三）、档案馆的类型：

1、综合档案馆：

是国家档案馆的主体。

注：

国家档案馆分为综合档案馆和历史档案馆。

2、专门或部门档案馆：

国家专门管理某一方面的档案馆如：

海洋、城建

三、档案行政管理机构：

国家档案局，省档案局（厅）、档案处、科、股

定义：

指导和管理档案的专业部门

（一）、档案行政管理机构的基本职责：

统一管理党政档案工作的原则下，分级管理全国的档案事务，对全国的档案工作

进行监督、检查、指导。

（二）、档案行政管理机构的具体任务：

1、依据国家法律、法规、政策，拟定档案工作的规章，建立国家档案工作制度

2、指导和监督各机关团体、企事业单位的档案工作，

3、规划、筹建档案馆。

在业务上指导档案馆的工作。

4、研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准，监督和审议档案的销毁问题。

5、组织和指导档案业务经验的交流、档案干部的专业教育和档案科学的研究等。

第三章、档案收集

第一节、档案收集工作概述

档案收集工作的内容

档案收集工作就是按照党和国家的有关规定，通过理性的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、组织、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关档案室和各级各类档案馆实行统一管理。

档案收集工作的方式

通过相关的档案馆收集（也包括档案室）——接收（被动）

档案接收：

档案馆（室）收存档案的活动过程，是整个档案工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主要渠道。

征集分散在社会上的档案和文献资料——征集（被动）

档案征集：

档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动，是档案馆取得和积累档案的必要补充渠道。

注：

接收和征集历史档案的对象、途径和方法、党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门。

对象和途径：

国家机关、社会组织、收藏于个人手中、少数民族地区、

档案收集的部门

文书处理部门、业务部门、档案室/档案馆

档案收集工作的内容

（一）、档案室对本机关单位需要归档的档案的接收

注：

本单位是指机关、团体、企事业单位所建的档案室；档案是办理完毕的文书（在形成过程中不行）；及时、定期办理完毕

（二）档案馆对各现行机关和撤销机关的具有长久保存价值的档案集中和接收。

注：

现行机关：

现在仍在形式职权、行政权的机关

（三）档案馆对中华人民共和国建立以前各个历史时期形成的档案的接收和征集。

档案收集的要求

（一）、高质量

各机关将平时已归档立卷（组卷）的档案移交到档案馆

（二）、标准化

按照档案馆管理原则、馆藏技术、检索方法、归档编目

（三）、完整性

按归档范围及要求、及时系统地吸收，反对组织和个人分散保存。

（四）、坚持优化原则（有用且珍贵），大力丰富馆藏

收集档案的要求

要求

实现方式

提高档案质量

档案人员深入调查研究，了解档案形成情况，掌握档案保管使用情况，统筹安排档案进馆，避免遗漏

使档案标准化

档案馆依照相关标准，对入馆的档案进行检查，加强收集前的一些检查（监督工作、业务上的检查）

保证档案的齐全完整

档案馆建立健全档案归档制度，使归档范围恰当，机关的归档立卷工作应纳入业务人员的职责范围，从组织上保证档案的齐全完整

档案收集工作的意义

（一）、档案收集工作是档案工作的重要环节。

（二）、档案收集工作是贯彻统一管理原则的一项重要内容和具体措施。

（可以做到收集及时，鉴选得当。

这样档案才能完整得当。

第二节、档案室与档案馆藏建设

1、既有区别

档案室：

只针对本单位档案进行的收集

档案馆：

收集范围扩大到社会，数量也相应增加

2、也有联系

档案室是基础，做收集工作，要定期向档案馆移交档案

档案馆建立在其基础上，做移交工作

（省级档案馆满20年向上级移交，县级则10年）

第三节、档案室的收集工作

一、建立归档制度的必要性

二、归档制度的内容

（一）归档范围

定义：

指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应高归档。

办理完毕的那些反映本机关工作、生产活动，具有查考利用价值的文件材料，均属于归档范围

归档文件又分为：

归档文件、不归档文件

·归档文件：

重要会议材料、上级下发文件材料、本单位对外的正式发文、本单位请示上级的报告及上级下发的批复、信访工作材料、反映本单位的报告总结，对本单位干部任免、处分有关的文件，在外事活动中形成的材料。

·不归档文件：

重份文件、无查考利用价值、内部互相抄送的文件、未经签发的文件稿、从各方面收集的以供参考的有关文件

注：

依据是《机关文件材料归档和不归档的范围》国家档案局1987年12月4日。

归档文件必须要有保存价值，要符合机关实际状况

（二）归档时间

定义：

指文书处理部门需要归档的文件材料向档案室移交的时间。

注：

按规定，处理完毕的文件，由文书或业务部门立好卷，一般应在第二年的上半年向档案室移交。

大部分根据《机关档案工作条例》（特殊教育机构第二年7月移交）

（三）归档质量

定义：

遵循档案的形成特性，根据价值

（四）归档手续

定义：

双方清点签字

第四节、档案馆的收集工作

一、档案馆档案的来源和收集范围

（一）现行机关的档案源

注：

接收要求：

1、经过整理，保持全宗的完整性

2、必须经过坚定，有保存价值的档案

3、移交过程中，原档案的检索工具，与全宗有关材料一同移交

4、必须依据移交目录，与档案原件一起清点。

5、档案接收期限：

省级20年、省级以下10年

（二）撤销机关的档案源

（三）由组织和个人保存的散有档案（特别是在非常时期）

如：

革命政权档案、民国档案、历代王朝

（四）档案馆之间交接的档案

第四章、档案整理

第一节、档案整理的内容和原则

一、档案整理的内容和意义

（一）档案整理的内容

对档案机构来说：

1、系统排列和编制案卷目录（编目）

2、对档案进行局部调整

3、对档案进行过程整理（由档案馆完成，从立卷到全宗的制定）

（二）档案整理的意义

1、档案整理是发挥档案作用的重要条件

2、档案整理是整个档案管理工作的重要基础

二、档案整理的基本原则

1、遵循文件的形成规律（文件、电子文件、图表、照片）

2、保持文件之间的有机联系

来源：

一个单位的文件不可分割（历史的联系）

一个单位或者部门或者工作人员

文件材料具体活动的阶段，即：

时间联系，

（时间：

公元、年度、季度、月度、学年度、农业季度）

内容：

文件材料在内容上的一定联系：

一个问题，一项工作

形式：

文件材料的种类，名称、规格、制成材料、公文文种、报表

3、区分不同的文件价值

依据档案价值：

文书档案：

永久或者30年或者10年

科技档案：

永久或者长期或者短期

会计档案：

永久或者25年或者15年或者5年

4、用于保管和利用

文书档案的大小尽可能统一、厚度符合要求

不同要分开保管：

绝密或者保密

档案装具制成材料要统一

第二节、区分全宗

二、全宗的划分和排列

（一）、确认全宗：

从组织或个人独立性来认定

1、全宗：

亦称立档单位，全宗构成者，是指一个具有独立性的组织和个人在社

会实践中形成的档案的有机整体。

组织全宗是构成全宗的主体部分；

个人全宗是构成全宗的组成部分。

2、构成全宗（立档单位）的条件：

（1）组织全宗构成的条件

·必须能独立行使职权，以自己的名义对外行文

·设有会计单位和经济核算单位，自己编制预算或财务计划

·具有专门管理人事的机构人员，有人事任免权

（2）个人全宗构成条件（个人全宗又称人物全宗，是某一着名人物或着名家族

所形成的档案有机整体）

·对社会有突出贡献或重要影响的个人

·该档案完整系统地保存下来

国家、省、地（市）县全宗、设定

省档案馆：

中共省档案、省直属机关档案、省政协档案、工、青、妇、民主党派、省人大，省人民政府，省级各部委，省级厅，局所属院校

（二）区分全宗

政权更迭及跨政权的立档单位来区分：

历史档案、新中国的档案、沿革

立档单位的变化区分全宗原单位的档案要保持原有的全宗

机构撤销合并

内部机构独立

合署办公，能分则分

（三）组建健全全宗的补充办法

三种补充办法

1、联合全宗：

指两个或两个以上的全宗联合体，这种联合不是人为的拼凑式联合，是一种客观的不得已的联合

2、汇集全宗（全宗汇集）：

即人为将若干全宗汇集在一起，成为全宗的补充形式

3、档案汇集：

由若干全宗所属不明或所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式。

分为：

历史真实性档案、逻辑问题性档案、人物性档案汇集

三、全宗内档案分类

（一）全宗内档案分类：

是实行档案学科管理的重要方法之一，也是档案整理工作中的重要环节，并为一系列整理工作创造条件。

（如：

来源、内容、时间等划分为若干类别）

（二）、分类的基本要求

1、分类应从全宗内档案的实际情况方便管理的现实需要出发

2、从分类方法及其分类结果应反映全宗内档案的客观状况，维护历史的本来面

貌（如：

党群与行政放在一起）

3、分类方法及其分类结果要具有逻辑性，以便管理和实际操作

4、分割出的类别要符合总和（要分离完毕后，既不能未分完，也不能有多余）

5、分类的标准必须一致（一次分类只能有一个标准）

6、分出档案的界限必须清楚，相互间不能交叉包括

7、具体类别必须含义明确（具体档案所指确定）

（三）、常用的档案分类法

1、年度分类法：

依据档案形成的时间年度，将全宗内的档案分成不同类别，一个年度档案自然形成一个类别（专门年度：

粮食收购、兵役年度）

3、组织机构分类法：

依据立档单位内部组织机构，将全宗内的档案分成若干类别。

如：

科、处、局、司局、部、市

4、问题分类法：

依据立档单位全宗内的档案形成的问题进行分类

如：

基建建设档案、科学技术档案

（四）、复式分类法的选择和分类方案的编制

（1）年度——组织机构分类法

（2）组织机构——年度分类法

（3）年度——问题分类法

（4）问题——年度分类法

文书档案，按保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）

教学档案、按学年、按问题，教学管理、学籍管理

科技档案：

基建档案（综合、建筑、食堂）、设备档案（办公设备、教学设备、生活设备）

第四节、案卷与案卷目录

（三）整理中档号的“编制”

档案号：

档案实行管理编号的总称

1、全宗号：

由档案制定给组织或个人一个唯一的代码

2、案卷目录号：

每一本案卷目录代码

3、卷（卷）号：

档案馆排列的顺序号

4、（页）件号：

进馆档案顺序代码

编制原则

专指性原则

合理性原则

稳定性原则：

不能随意改变

发展性原则：

编号要留有空间

明确性原则：

档案号简明、适当

档号结构和编制方法

结构：

全宗号（G0212，革命历史档案）→案卷目录号（006）→案卷号（025）→件号（018）→革命历史档案（A016）→建国后档案（4个数字）

案卷目录号：

按年度、组织机构、类别来编制，按流水顺序1~100号

案卷号：

按流水顺序，三位数阿拉伯数字，中间不留空号

页号或卷号：

文字、图表、印章，按应届编页号，正反两面编号：

单面仅一张编件号

档案编成200页或6厘米厚度为宜

第五章、档案价值的鉴定

一、档案鉴定工作的内容

档案鉴定：

广义：

鉴别档案真伪和档案价值的一项工作

狭义：

档案价值的鉴定

1、制定档案价值的有关标准，包括单项规定和保管期限表

专门/通用档案保管期限表

2、依据国家的有关规定或保管来判断档案的价值

两个目的：

有无继续保存价值、确定其保管期限

3、对那些