ISO14001文件管理程序.docx

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ISO14001文件管理程序

文件管理程序

（ISO14001：

2015）

1、目的

为确保公司质量/环境管理体系文件的编制、审批﹑修订﹑废止﹑发行﹑保存管理能有一致性，确保各部门使用的文件为有效版本，且按规定有效执行。

2、适用范围

适用于与质量/环境管理体系有关的管理手册﹑程序文件﹑工艺文件（卡片）、作业指导书﹑检验规范、管理体系记录、及产品标准和管理体系所必须的相关法律法规等外来文件等的控制。

3、职责

3.1、总经理负责管理手册和程序文件的批准、发布。

3.2、管理者代表负责管理手册、程序文件、三阶管理性文件的编写、审核，负责组织有关人员对现有文件进行评审。

3.3、生产副总/工艺组负责工艺文件（卡片）、作业指导书﹑检验规范等技术性文件的收集、编制、审核、批准发布。

3.4、综合办负责管理性文件、认证证书、产品技术标准的收集、管控、发放、回收、销毁和保存。

3.5、各部门负责相关文件的编制和使用保管，部门负责人负责相关文件的批准。

4、作业程序

4.1、文件的编号

4.1.1、管理者代表根据《文件编号、部门代码编码规定》对管理手册、程序文件进行编号。

4.1.2、其他文件由文件编制人员从部门文件管理员处取得文件号，文件取号参照《文件编号、部门代码编码规定》。

4.1.3、取号时应填写“工作联系单”记录文件名称及文件号。

4.2、文件的编写

4.2.1、编制准备

（1）确定编写文件的合适人员；

收集与编写文件有关的文件资料，通过分析、整理，选出有效适用部分；

（1）通过调查现状、确定问题点及原因，把解决措施列入编制文件的考虑条款。

4.2.2、管理手册由管理者代表组织编写，程序文件由各部门组织编写；其他文件由相关部门负责组织编写；

4.2.3、文件由各职能部门负责编写完成，经管理者代表审核后组织相关职能部门会签评审，提出修改意见，讨论修改，最终定稿。

4.2.4、同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，内容不作统一要求。

4.3、文件的审批

4.3.1、管理手册和程序文件由管理者代表审核，总经理批准；

4.3.2、技术性文件、检验规范及作业指导书由生产副总/工艺组审核，总经理批准；

4.3.3、其他管理性文件，相关部门负责人会签审核，管理者代表批准；

4.3.4、公司级管理文件由总经理批准；

4.3.5、文件在送审的同时应确定分发部门，组织分发到相关部门。

4.4、文件的发放

4.4.1、受控文件原稿在提交给综合办前，送交人应对文件进行以下确认：

a、是否进行有效的批准；

b、标题、文件号、版本号、页数是否完整。

如有不完整的情况时，退回编写人进行修正；

4.4.2、将文件连同分发要求提交综合办，综合办将收到的文件原稿做好编目登记，填写“有效文件控制一览表”。

4.4.3、综合办根据分发要求的总份数进行复印，并在复印件右上角上加盖“受控文件”印章。

4.4.4、文员把文件分发给相关部门，并要求文件领用人在“文件发放/回收记录”上签收。

4.4.5、文件原稿放在综合办（或文管室）指定位置。

4.4.6、当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写“工作联系单”进行申请重新发放，经部门负责人及管理者代表批准后，办理领用手续，公司内不得使用未盖“受控文件”印章的文件复印件。

一经发现，由综合办收回，并追究其责任。

4.4.7、当文件被丢失时，应填写“工作联系单”申请补发（在申请表上填写丢失原因），本申请表由原文件领用批准人批准。

4.5、文件的以旧换新

4.5.1、对于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件到综合办相关文员取新文件。

4.5.2、以旧换新的文件，综合办相关文员要在“文件发放/回收记录”上做好登记。

并注明原因，新文件的分发号和旧文件的分发号相同。

4.6、文件的更改

4.6.1、文件需更改时，应填写“文件更改通知单”，并说明更改原因。

更改后的文件审批由原审批部门按要求流程进行审核和批准控制。

4.6.2、文件更改经批准后，由相关部门负责实施更改，更改后的文件连同“文件更改通知单”交综合办相关文员。

4.6.3、综合办相关文员按“文件发放/回收记录”的名单发放修改后的文件及“文件更改通知单”，同时回收作废的旧文件，并做好记录。

4.7、文件的换版

文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废。

4.8、文件的作废

作废文件由综合办相关文员填写“文件发放/回收记录”进行收回，作废文件原稿加盖红色“作废文件”印章后保存于综合办，不作销毁，其余作废文件由综合办相关文员部门统一销毁。

4.9、文件的管理

4.9.1、文件应有序的存放以便于存取和查阅。

4.9.2、不得在文件上乱涂乱画，确保文件清晰、整洁和完好，不得私自外借。

4.9.3、公司运作方式以及外部法律、法规及标准变更时应及时更改相应的文件。

4.9.4、借阅文件时，应经文件所在部门负责人批准，并填写“文件借阅登记表”并在指定日期内归还，到期不还由文件所在部门负责人负责收回。

4.9.5、公司编制的原版文件一律不外借。

4.9.6、综合办相关文员负责在每次质量/环境管理体系审核前全面检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。

4.10、外来文件的管理

4.10.1、公司外和管理体系所必须的或与产品有关的国家、行业、国际标准；客户提供的图样、国内外相关法律法规；与环境管理要求相关的法律法规、日常管理相关的劳动制度与相关法律法规；与公司日常管理相关安全防护等政府公文等都属于外来文件（不仅限于此）。

4.10.2、所有外来文件，由部门负责人进行审查，审查批准后交综合办进行登记、编号，填写“有效文件控制一览表”。

发放时加盖“外来文件”印章。

4.10.3、为保证外来文件的有效性，并在每年管理评审前，由管理者代表组织各部门负责人对外来文件有效性进行审核。

4.11、电脑文件的管理

对电脑系统进行管理，本公司应指定专人负责本公司的电脑程序设定及管理。

4.11.1储存于电脑中的文件和资料都应编制主目录。

4.11.2电脑中的文件和资料应备份保存。