ISO14001文件管理程序.docx
《ISO14001文件管理程序.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《ISO14001文件管理程序.docx(5页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
![ISO14001文件管理程序.docx](https://file1.bdocx.com/fileroot1/2023-7/7/5ceeca24-c1d6-433e-9344-bab05baac61b/5ceeca24-c1d6-433e-9344-bab05baac61b1.gif)
ISO14001文件管理程序
文件管理程序
(ISO14001:
2015)
1、目的
为确保公司质量/环境管理体系文件的编制、审批﹑修订﹑废止﹑发行﹑保存管理能有一致性,确保各部门使用的文件为有效版本,且按规定有效执行。
2、适用范围
适用于与质量/环境管理体系有关的管理手册﹑程序文件﹑工艺文件(卡片)、作业指导书﹑检验规范、管理体系记录、及产品标准和管理体系所必须的相关法律法规等外来文件等的控制。
3、职责
3.1、总经理负责管理手册和程序文件的批准、发布。
3.2、管理者代表负责管理手册、程序文件、三阶管理性文件的编写、审核,负责组织有关人员对现有文件进行评审。
3.3、生产副总/工艺组负责工艺文件(卡片)、作业指导书﹑检验规范等技术性文件的收集、编制、审核、批准发布。
3.4、综合办负责管理性文件、认证证书、产品技术标准的收集、管控、发放、回收、销毁和保存。
3.5、各部门负责相关文件的编制和使用保管,部门负责人负责相关文件的批准。
4、作业程序
4.1、文件的编号
4.1.1、管理者代表根据《文件编号、部门代码编码规定》对管理手册、程序文件进行编号。
4.1.2、其他文件由文件编制人员从部门文件管理员处取得文件号,文件取号参照《文件编号、部门代码编码规定》。
4.1.3、取号时应填写“工作联系单”记录文件名称及文件号。
4.2、文件的编写
4.2.1、编制准备
(1)确定编写文件的合适人员;
收集与编写文件有关的文件资料,通过分析、整理,选出有效适用部分;
(1)通过调查现状、确定问题点及原因,把解决措施列入编制文件的考虑条款。
4.2.2、管理手册由管理者代表组织编写,程序文件由各部门组织编写;其他文件由相关部门负责组织编写;
4.2.3、文件由各职能部门负责编写完成,经管理者代表审核后组织相关职能部门会签评审,提出修改意见,讨论修改,最终定稿。
4.2.4、同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一,内容不作统一要求。
4.3、文件的审批
4.3.1、管理手册和程序文件由管理者代表审核,总经理批准;
4.3.2、技术性文件、检验规范及作业指导书由生产副总/工艺组审核,总经理批准;
4.3.3、其他管理性文件,相关部门负责人会签审核,管理者代表批准;
4.3.4、公司级管理文件由总经理批准;
4.3.5、文件在送审的同时应确定分发部门,组织分发到相关部门。
4.4、文件的发放
4.4.1、受控文件原稿在提交给综合办前,送交人应对文件进行以下确认:
a、是否进行有效的批准;
b、标题、文件号、版本号、页数是否完整。
如有不完整的情况时,退回编写人进行修正;
4.4.2、将文件连同分发要求提交综合办,综合办将收到的文件原稿做好编目登记,填写“有效文件控制一览表”。
4.4.3、综合办根据分发要求的总份数进行复印,并在复印件右上角上加盖“受控文件”印章。
4.4.4、文员把文件分发给相关部门,并要求文件领用人在“文件发放/回收记录”上签收。
4.4.5、文件原稿放在综合办(或文管室)指定位置。
4.4.6、当需使用文件的人员未领到文件时,不得随意借用他人的文件复印,应填写“工作联系单”进行申请重新发放,经部门负责人及管理者代表批准后,办理领用手续,公司内不得使用未盖“受控文件”印章的文件复印件。
一经发现,由综合办收回,并追究其责任。
4.4.7、当文件被丢失时,应填写“工作联系单”申请补发(在申请表上填写丢失原因),本申请表由原文件领用批准人批准。
4.5、文件的以旧换新
4.5.1、对于使用过程中损坏的文件,文件使用部门可用损坏的旧文件到综合办相关文员取新文件。
4.5.2、以旧换新的文件,综合办相关文员要在“文件发放/回收记录”上做好登记。
并注明原因,新文件的分发号和旧文件的分发号相同。
4.6、文件的更改
4.6.1、文件需更改时,应填写“文件更改通知单”,并说明更改原因。
更改后的文件审批由原审批部门按要求流程进行审核和批准控制。
4.6.2、文件更改经批准后,由相关部门负责实施更改,更改后的文件连同“文件更改通知单”交综合办相关文员。
4.6.3、综合办相关文员按“文件发放/回收记录”的名单发放修改后的文件及“文件更改通知单”,同时回收作废的旧文件,并做好记录。
4.7、文件的换版
文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版,原版次文件作废。
4.8、文件的作废
作废文件由综合办相关文员填写“文件发放/回收记录”进行收回,作废文件原稿加盖红色“作废文件”印章后保存于综合办,不作销毁,其余作废文件由综合办相关文员部门统一销毁。
4.9、文件的管理
4.9.1、文件应有序的存放以便于存取和查阅。
4.9.2、不得在文件上乱涂乱画,确保文件清晰、整洁和完好,不得私自外借。
4.9.3、公司运作方式以及外部法律、法规及标准变更时应及时更改相应的文件。
4.9.4、借阅文件时,应经文件所在部门负责人批准,并填写“文件借阅登记表”并在指定日期内归还,到期不还由文件所在部门负责人负责收回。
4.9.5、公司编制的原版文件一律不外借。
4.9.6、综合办相关文员负责在每次质量/环境管理体系审核前全面检查各类在用文件的有效性,发现问题及时处理。
4.10、外来文件的管理
4.10.1、公司外和管理体系所必须的或与产品有关的国家、行业、国际标准;客户提供的图样、国内外相关法律法规;与环境管理要求相关的法律法规、日常管理相关的劳动制度与相关法律法规;与公司日常管理相关安全防护等政府公文等都属于外来文件(不仅限于此)。
4.10.2、所有外来文件,由部门负责人进行审查,审查批准后交综合办进行登记、编号,填写“有效文件控制一览表”。
发放时加盖“外来文件”印章。
4.10.3、为保证外来文件的有效性,并在每年管理评审前,由管理者代表组织各部门负责人对外来文件有效性进行审核。
4.11、电脑文件的管理
对电脑系统进行管理,本公司应指定专人负责本公司的电脑程序设定及管理。
4.11.1储存于电脑中的文件和资料都应编制主目录。
4.11.2电脑中的文件和资料应备份保存。