物资采购制度及流程模板.docx

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物资采购制度及流程模板

XXXX有限公司

物资采购管理制度（试行）

文件编号：

MM（G）ZJ008-2019

文件名称：

物资采购管理制度（试行）

发出部门

物资管理部

接收部门

部门负责人

部门人员

会签

建议

XXXX有限公司

物资采购管理制度（试行）

物资管理制度

二〇一九年十月

物资采购管理制度（试行）

编号：

MM（G）ZJ008-2019

一、目的

为规范采购行为，加强对采购业务的管理，降低费用并规避采购风险，提高采购的竞争优势，特制定本制度。

二、适用范围

适用于管理公司各职能部门及管理公司下辖分公司的物资采购。

三、基本原则

“四最”最快速度、最高质量、最低价格、最优质服务

四、物资采购方式

（一）采购方式分类

1、招标采购

2、固定厂商、长期报价采购

3、即时询价采购

（二）采购费用计划

采购计划纳入资金计划中，具体呈批手续按《财务审批制度》执行。

（三）采购监督

1、管理公司综合事业部将对物资采购进行全程监督检查

2、检查标准以采购平台提供的价格为基础。

（四）询价

1、资产管理科对公司经常性所需物资进行常年性的动态询价。

2、对非经常性所需物资，市场信息调研员应在接到请购部门申请后的一个工作日内完成询价，要求所询单位至少三家以上。

3、采购价格

包括以下几种形式：

不含税价、含税价、含运输费价、含装卸费价、含安装调试费价、含检验费价、含加工费价。

（五）请购

1、请购查询

对预购商品要先通过采购平台搜寻相关物资信息及供应商资料。

对采购平台无法找到的商品及供应商及时向采购人员咨询。

2、《请购单》填制

（1）所有采购必须执行请购流程。

请购部门或公司填制《请购单》时内容须清楚齐全，包括品名、品牌、规格、型号、等级、价格、计量单位、数量、到货时间及其它具体要求等。

填制完成的《请购单》应及时提交相关部门领导汇签。

如果采购平台价格高于请购部门掌握的价格，请购部门要及时将情况通报采购人员，由采购人员将请购部门掌握的最低价信息补充到采购平台上。

（2）请购单填制如不符合以上要求，采购人员有权退单。

3、请购签批权限

（1）办公用品采购：

如属计划内采购，由管理公司各部门负责人或分公司总经理签批后，交由采购人员实施采购。

计划外采购，则需经管理公司综合事业部审批。

（2）办公设施采购，根据管理公司制定的《办公设施配置标准》，分公司总经理、各职能部门负责人签批后，报管理公司综合事业部签批。

（六）采购

1、一般性商品采购

请购部门在请购申请得到批准后，由采购人员通知供应商当日内将货送到。

2、特殊商品采购

对于采购平台未提供的商品，请购部门可以派人先行寻找符合需求的商品，并初步谈定价格，将该商品货号和供应商信息提供给采购人员，采购人员组织市场比价，并最终确定价格及供应商，同时将信息补充到采购平台上。

3、批量需求或大型活动需用物品需提前一周将《请购单》送交采购人员。

（七）验收

1、请购部门收到供应商送到的商品后查验是否与请购要求相符。

例如商品的品牌、规格、型号、等级、价格、计量单位、数量、包装、到货时间及其它具体要求等。

与请购要求不符，应拒绝签字并退货；如数量短缺的应要求补足，检验后对符合要求者应及时出具签收单并办理入库手续。

2、对质量有特殊需要或高技术含量的商品验收应找专业人员验收并签署意见。

3、入库单由请购部门填制，提交给采购人员、财务审计部。

4、固定资产、低值易耗品的验收与入库手续费参照相关制度。

（八）报销

1、管理公司各职能部门及下辖分公司的采购由采购人员负责报销。

2、供应商与采购人员结算时应提供采购人员的签收单、发票，采购人员在核对《材料入库单》、《固定资产增加单》、《低值易耗品增加单》无误后按《财务管理制度》规定即时到财务审计部办理付款手续。

3、合同付款应附有合同并按合同规定办理付款手续。

4、采购信息档案的管理

（1）对管理公司资产管理科收集到的市场各类商品信息，由采购人员公示到采购平台上供采购查询。

（2）供应商的背景资料，采购人员公示到采购平台上供采购参考。

（3）采购平台上商品的价格变更，由资产管理科负责市场信息调研的人员提供市场信息并由采购人员调整。

（4）商品的质量评定，由采购员建立商品质量台账。

（5）将采购合同、标书交档案管理人员归档；产品说明书、保修书交资产综合事业部归档管理。

（6）将采购计划表、请购单统一归档管理。

六、罚则

（一）请购单管理

需求单位在采购前应填写请购单，如未填写，第一次发现予以口头警告，第二次发现，予以罚款50元/次，并通报。

（二）采购价格管理

1、采购价格以采购平台提供的价格为基础。

2、对不高于5%的不予处罚，对高于5%的追究采购行为人责任，并处以高于5%部分的罚款；鼓励全员参与采购价格信息维护，对发现采购平台提供的价格高出市场价5%以上的，经调查属实的给予发现者50-100元奖励。

（三）采购行为管理

对于采购经办人购回的商品，如发现商品价格与商品质量存在明显差异的，将根据情节轻重，对其处以50-500元罚款。

（四）验收入库管理

1、财务审计部对于无入库验收单的报销凭证不予报销，如发现无验收单报销行为，将予以财务审计部和采购经办人分别罚款50元。

七、附则

（一）本制度由综合事业部起草并负责解释；

（二）本制度中罚则部分不排除其它制度约束。

（三）本制度自颁布之日起实施。

（四）附件：

1、办公用品采购流程

2、办公设施采购流程

XXXX有限公司

物资管理部

2019年9月18日

办公用品采购流程

一、目的

为合理配备办公用品，保证日常使用，有效控制费用支出，特制定本流程。

二、适用范围

管理公司各职能部门办公用品的采购，管理公司下辖分公司办公用品的采购事宜。

三、采购流程

管理公司各职能部门的采购

（一）管理公司各职能部门负责人每月28日前填报本部门下月《办公用品采购计划》，签署意见之后报管理公司综合事业部，综合事业部对其计划进行审批（标准、以前购买用品的使用情况），并汇总。

（二）计划交由采购人员实施采购。

（三）货品送达后，交由综合事业部负责办理验收入库并进行保管。

（四）各部门依据计划领用，并在综合事业部履行领用手续。

（五）临时性办公用品采购或超预算须由使用部门负责人签字，报主管副总签批后，经综合事业部审批执行。

（六）综合事业部填报《办公用品采购分账单》，采购人员凭分账单连同发票一并于每月28日前报财务审计部报销，财务审计部依据分账单计入各部门费用。

管理公司下辖分公司的采购

（一）管理公司下辖分公司负责人每月28日前填报本部门下月《办公用品采购计划》，签署意见。

（二）计划交由采购人员实施采购。

（三）货品送达后，交由使用单位物资管理部门办理验收入库并进行保管发放。

（四）临时性办公用品采购或超预算须由使用单位负责人签字，报管理公司资产管理科签批后，经人力资源部部长审批执行。

（五）分公司物资管理部填报《办公用品采购分账单》，管理公司采购人员凭分账单连同发票一并于每月28日前报分公司财务部报销。

四、相关表单

（一）办公用品采购计划

（二）办公用品采购分账单

办公用品采购计划

日期：

　　　　　　　　部门：

　　　　　　　　　　限额：

品名

单位

单价

数量

金额

备注

部门负责人：

综合事业部负责人：

财务审计部负责人：

主管副总（超预算时）：

办公用品采购分账单

日期：

综合事业部：

（签名）

部门

限额

实际总金额

备注

办公设施采购流程

一、目的

为合理配置办公设施，保证使用功能，控制费用支出，特制定本流程。

二、适用范围

适用于管理公司各职能部门及管理公司下辖分公司办公设施的采购。

三、权限划分

（一）各单位的办公设施采购由综合事业部负责管理，采购人员负责实施，综合事业部负责资产管理。

（二）管理公司对下辖分公司办公设施的采购实施预算控制和资产管理。

（三）管理公司建立《办公设施配置标准》，分公司要严格执行，管理公司综合事业部、财务审计部要对分公司的配置标准和管理情况进行监督。

四、采购计划审批流程

（一）使用部门依据配置标准填报《办公设施采购计划审批单》，部门负责人签字，报本公司资产管理人员（本公司范围内是否有闲置设施可以调用）审批，然后报本公司财务负责人（是否超预算）签批；

（二）本公司负责人（管理公司资产管理科）签批；

（三）管理公司综合事业部根据配置标准对采购计划进行签字确认。

（四）如超出预算，则原则上不予审批，确实需要购买的，报集团总裁审批。

五、采购实施流程

（一）管理公司各职能部门或分公司物资管理部将《办公设施采购计划审批单》报管理公司采购人员，管理公司采购人员与分公司按采购信息平台共同商定供货商，采购人员在《办公设施采购计划审批单》上确定供货商及指导价格。

六、采购验收流程

货物送达后，交由分公司物资管理部（管理公司各职能部门）验收（质量、数量、交货期、售后服务等），合格后，在《入库（验收）单》、《资产增加单》上签署意见并签字，签字后交给采购人员；如不合格，交由采购人员与供货商协商退换及赔偿。

七、采购支付及报销

（一）如果是款到付货，则在采购前由采购人员填《请款单》，经本公司负责人（管理公司人力资源部部长）签批后，将《办公设施采购计划审批单》一并交本公司财务请款，财务审计部见到本公司负责人（管理公司人力资源部部长）签字后付款，货到验收合格后办理入库手续；如果是货到付款，则由采购人员填《报销单》，将《办公设施采购计划审批单》、《入库（验收）单》一并交本公司负责人签批后，交本公司财务部审核付款。

（二）采购人员将《办公设施采购计划审批单》及《入库（验收）单》报管理公司资产管理科，资产管理人员在资产账簿上入账。

八、相关表单

（一）办公设施采购计划审批单；

（二）入库（验收）单；

（三）资产增加单

（四）付款会签单

九、附：

表单样本

办公设施采购计划审批单

请购单位：

请购人：

请购日期：

商品

名称

规格

型号

材质

标准

到货

日期

单位

数量

单价

金额

备注

合计

人民币

￥

计划内：

□计划外：

□

部门（各分公司）负责人：

财务负责人：

资产管理人员：

资产负责人：

总经理：

办公设施入库（验收）单

供货单位：

供货日期：

供货人（签字）：

商品

名称

规格

型号

质量标准

要求

单位

数量

单价

金额

验收

意见

合计

人民币：

￥

采购经手人：

　　　　　　　　　　　　　　　　　收货经手人：

办公设施资产增加单

年月日第号

采购人员填写