公文时效管制.docx

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公文时效管制

公文時效管制

一、各機關應就文書稽催、時效統計分析及流程簡化等工作全面實施文書流程管理，並依文書性質、流程及相關法令規定處理時限，確實督促各級人員依限辦結，以有效提昇行政效能。

各類公文處理時限依下列規定辦理：

（一）一般公文

1.最速件：

1日。

2.速件：

3日

3.普通件：

6日

4.限期公文：

（1）來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。

（2）來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者，該文得以普通件處理時限辦理。

（3）變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。

5.涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上方可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件。

6.專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限，各機關得視事實需要自行規定。

（二）立法委員質詢案件：

依據「立法院職權行使法」及「行政院暨所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則」規定辦理。

（三）人民申請案件：

應按其性質，區分類別、項目，分定處理時限，予以管制。

（四）人民陳情案件：

依據「行政程序法」第七章及「行政機關處理人民陳情案件要點」之規定辦理。

（五）訴願案件，應依「訴願法」之規定辦理。

前項第一款處理速別之擬定，發文機關承辦人員應確實區分，各級人員應詳加審核；來文之處理速別與公文性質不符者，得經由收文單位之主管或指定之授權人員核定後，調整來文處理速別。

第一項各款規定之公文處理時限，除限期公文、專案管制案件、訴願案件或其他依法令另有規定者外，均不含假日。

二、各類公文處理時限計算標準如下：

（一）一般公文發文使用日數：

1.答復案件：

自收文之次日起至發文之日止（含本機關內部各單位會辦、會簽、會稿時間）所需日數扣除假日為發文使用日數。

2.彙辦案件：

自所彙辦公文最後一件收文之次日起，至發文之日止，所需日數扣除假日，為其第一件來文發文使用日數；其餘彙辦公文於全案辦結時，以存查公文計算。

3.併辦案件：

自首件收文之次日起，至發文之日止，所需日數扣除假日，為其發文使用日數；其餘併辦公文於全案辦結時，以存查公文計算。

4.創稿案件：

（1）交辦案件，自交辦之日起，至發文之日止，所需日數扣除假日，為其發文使用日數。

（2）先簽後稿案件，自首次簽辦之日起，至發文之日止，所需日數扣除假日，為其發文使用日數。

（3）直接辦稿案件，自辦稿之日起，至發文之日止，所需日數扣除假日，為其發文使用日數。

5.限期公文：

依下列方式，自收文之次日起，計算發文使用日數：

（1）未逾來文所訂期限，而實際處理日數超過六日者，以六日計算；未超過六日者，以實際處理日數計算。

（2）逾越來文所訂期限者，依實際處理日數計算。

（3）處理限期公文過程產生之彙（併）辦案件，於全案辦結時，以存查公文計算。

送會本機關以外機關者，自送會之日起，至退會收到之日止，期間得予扣除。

（二）專案管制案件、立法委員質詢案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件：

1.以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算基準。

在規定處理時限內辦結者列為「依限辦結」，超過規定處理時限辦結者列為「逾限辦結」。

2.人民申請案件因不合法定程式或手續時，主辦單位應詳細說明，一次通知補正。

通知補正或因適用法令疑義而層轉核釋者，從其通知、函轉之日起，至補件、釋復之日止，所經過之期間得予扣除。

3.人民陳情案件因須等待其他機關資料或因適用法令疑義而層轉核釋者，自其層轉之日起，至函復、釋復之日止，所經過之期間得予扣除。

4.訴願案件因訴願書不合法定程式，而其情形可補正者，應通知訴願人於二十日內補正者，其時效自訴願補正程式的次日起算。

（三）處理時限，除以時為計算基準者，以一小時為計算單位外，以半日為計算基準，未滿半日，以半日計算，超過半日未滿一日，以一日計算；其區分基準為中午一時。

（四）處理時限之計算，除以時為計算單位者，自收文之時起算外，其餘一律以收文之次日起算；但收文當日辦結者，以半日計算。

前項各款案件各階段之處理時間，因註記不明確或未註記者，一律以該階段最長時間認定。

三、公文管制區分為以文管制及以案管制，原則上一般文書採取以文管制方式管理，限期案件、專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件或其他指定案件等則採取以案管制。

（一）管制性質：

1.以文管制：

係對一般公文以收文（創稿）編號為管制統計單元之管理作業方式。

2.以案管制：

（1）係一種專案性質，必須以「案」為單元，實施全程管制才能達到管制要求。

（2）其首件來文收文號於全案辦結時始能銷號。

（3）處理過程中凡屬通知補件、會勘、會議、請釋、查詢及有關機關間公文往返等，按一般公文創號方式處理。

（4）未結案之發文稿於全案辦結時一併歸檔。

（二）管制標的：

1.以文管制：

以「文」之速別區分予以管制是否於限期內辦結，不問案情之內容，並於辦結即銷號歸檔。

2.以案管制：

以案情是否已於處理時限內實質擬處作為管制標的，凡專案預定目標之達成、人民申請案件之具體准駁、人民陳請案件已適當處理並明確答復，以及訴願案件決定等皆得為「案」解除案件之要件。

四、公文管制原則除按前揭處理時限及計算標準規定外，並應參照下列標準為依據:

（一）一般公文時效管制：

1.由機關視來文性質予以適當區分速別按「最速件：

一日」、「速件：

三日」、「普通件：

六日」之時限辦理。

2.限期公文依來文或依其他規定訂定之期限辦理，其限辦日期包含假日計算在內。

（二）專案管制案件時效管制：

1.由主管單位敘明專案名稱與申請理由，並訂定作業時程及預定完成時間，簽請機關首長或幕僚長核准。

2.專案處理時限係以申請奉准之預定完成時間為據，須由管制單位負責管制，並由業務單位定期提報執行情形至結案為止，如超過預定完成時間仍應申請展期。

3.各機關管制單位可依實際需要設計專案申請表、執行情形管制表，據以確實管制。

4.專案管制案件依業務性質得有不同處理時限，各機關可視需要自行訂定，惟一次得申請之處理時限最長不得超過六個月。

5.時效起算日期一律以收件的次日起算，並包含假日計算在內。

（三）人民申請案件時效管制：

1.各機關應按人民申請事項類別，訂定處理時限公告之，並彙編成冊，依各類目申請案件之時限進行管制稽催。

2.案件未能於機關公告之處理時限內辦結者，得依分層負責簽請延長，惟延長應以一次為限，其申請日數不得超過原公告辦理時限，並應於原處理時限屆滿前將延長之事由通知申請人。

3.時效起算日期除應於當日辦出者外，一律以收件的次日起算，並包含假日計算在內。

（四）人民陳情案件時效管制：

1.各機關對收文或首長（副首長或幕僚長）室收受轉下之陳情案件、陳情人親赴機關陳情、以電話及電子郵遞傳送陳情者，皆應確實依全面管制原則分類登錄、列管。

2.各機關應詳細訂定處理程序或作業規定，並視業務性質分別訂定處理期限，各種處理時限不得超過三十日；其未能在規定期限內辦結者，應依分層負責簽請核准展期，並將延長時限理由以書面告知陳情人。

3.時效起算日期以收受陳情書次日起算為原則，如係首長室等轉下案件，以交辦次日起算，其時效計算並扣除假日。

（五）訴願案件時效管制：

1.為達訴願法第七十七條、第八十五條、第八十九條、第九十條以及行政訴訟法第四條之要求，各機關應參酌有關規定詳細訂定處理程序或作業規定，據以實施管制作業。

2.時效起算日期以收受訴願書次日起算，並包含假日計算在內。

（六）立法委員質詢案件時效管制：

1.立法委員質詢案件係以電子檔交換方式行文，均應隨傳、隨辦、隨送，辦理時限管制可依代擬代判院稿案件與非代擬代判院稿案件區分：

（1）代擬代判院稿案件：

各機關應於本府主管機關交辦時限內撰擬答復稿還辦，主管機關於行政院電子交答發文之次日起十日內，將院函稿連同答復電子檔送行政院用印後發文。

（2）非代擬代判院稿案件：

各機關應於本府主管機關交辦時限內撰擬答復稿還辦，主管機關於行政院電子交答發文之次日起七日內，將擬答電子檔以電子交換方式送行政院秘書室彙辦。

2.時效起算日期以行政院電子交答發文次之日起算，依前款區分之時效計算標準逾限辦結者，本府主管機關將研議延誤責任。

五、承辦人員應嚴格遵守公文處理期限，預計不能於規定時限內辦結者，應於即將屆滿處理期限前依下列規定申請展期：

（一）應依案件所涉業務性質分別訂定之展期期限規定內辦理展期。

（二）第一、二次展期由業務單位主管核定，每次不得超過十天。

（三）第三次展期或一次展期三十日以上者或專案管制案件，應報請機關首長或幕僚長核准。

（四）限期案件辦理展期前，應先行協調通知來文機關。

（五）展期奉准核定後，應會知研考業務單位（人員）或文書相關單位（人員）列入登錄管制至結案，展期單隨文歸檔。

六、各機關為期公文依限處理，對文書流程管理之各項作業應確實實施文書稽催：

（一）承辦人自我管理

1.掌握公文簽辦時效，力求於限期內辦結，對陳核或送會逾時案件應予主動提醒催辦。

2.如案情複雜不能如期辦竣者，應於屆滿處理期限前敘明理由依展期規定辦理展期手續。

（二）登記桌協助查催

1.機關內收發文人員應逐日檢核公文登錄資料，並與文書單位、研考業務單位（人員）密切聯繫，協助進行查詢稽催作業。

2.對已逾期而未依規定辦理展期手續或受會逾時者，應予催辦，如承辦人員仍不簽辦則將查詢情形報請主管參處。

3.依承辦人員已奉核准之展期紀錄，於電腦作展期登錄管制，並依展延之限辦日期辦理稽催。

4.每月統計公文時效資料，配合研考業務單位（人員）據以辦理分析檢討。

（三）文書單位綜合稽催

1.隨時檢視登記桌公文登錄、查催作業，並對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者應配合業務單位調整之。

2.會商研考業務單位（人員）與資訊單位共同建置公文管理資訊系統，推動公文電腦化作業。

3.檢視各單位公文登錄與掌握全機關文書處理流程經辦情形，提供各業務主管與研考業務單位（人員）稽催資料。

4.統計全機關公文時效資料，協助提供必要之資料，其中超過處理時限一個月以上之案件應單獨列表提報。

5.協助推動文書流程簡化工作。

（四）單位主管督導催辦

1.隨時檢核所屬文書處理流程與公文製作品質，並充分掌握查催資料，即時督促承辦人員之作業時效，若疏於督催致有貽誤時，應負連帶責任。

2.依權責核准展期案件，並對逾期案件未辦理展期者予以告誡，責成妥適處理。

3.對一般公文來文處理速別與公文性質不符者得核准調整其速別。

4.對超過處理時限一個月以上之待辦案件，應會同研考業務單位（人員）調卷分析、查處逾限原因，並列為平時考核紀錄。

5.落實執行職務代理人制度，督促代理人確實於時限內辦妥應代辦公文，避免積壓公文情事。

（五）研考業務單位（人員）

1.協同文書單位、資訊單位建置機關公文管理資訊系統，推動公文電腦化作業。

2.對展期案件與超過處理時限一個月以上未結案件應予個案管制；另對逾期嚴重案件或發文在六日以上辦結件數超過百分之二十，及發文平均使用日數有逐漸提高趨勢等情事時，應抽樣調卷分析，逐案填列﹁逾期案件處理流程紀錄暨簽辦表」，依「公文處理時限暨逾限懲處標準表」規定擬具懲處類別陳報機關首長核辦。

3.訂定專案管制案件之申請審核流程、處理時限，以及執行情形管制表等相關表格之製作，據以管制。

4.定期列印稽催報表，檢討稽催成果，提報機關首長核閱。

5.綜合統計分析公文時效資料，提報主管會報、業務會報檢討改進。

6.抽查文書流程中各項處理過程作業與調卷分析公文製作內容，發覺違反本要點有關規定應即簽辦。

（六）各機關首長

1.審核展期超過一個月以上之案件及專案管制案件。

2.對逾限一個月以上公文及專案管制案件，責成有關單位、人員限期結案。

3.對重要與以「案」管制等案件應隨時查詢，並提示承辦單位改進方法加速辦理。

七、各機關研考業務單位（人員）應會同文書單位、資訊單位依下列方式適時辦理公文電腦化相關作業之宣導與訓練：

（一）舉辦相