Excel初级教程.docx
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Excel初级教程
Excel初级教程
第一部分建立与使用电子报表
中文Office2000软件包中提供了一个名为中文Excel2000软件，这是一个用于建立与使用电子报表的实用程序，也是一种数据库软件，用于按表格的形式来应用数据记录。
专业数据库管理系统软件VisualFoxPro也能建立电子报表，但中文Excel2000却是一个电子报表的专业软件，也常用于处理大量的数据信息，特别适用于数字统计，而且能快速制定好表格。
开始语：
中文Excel2000是MicrosoftOffice2000软件包中文版的组成部分。
按启动Windows应用的方法运行它后，屏幕上就会显示其操作窗口，并且打开一张名为Book1（工作薄1）的电子报表，但没有任何内容，而是等待着您来建立它，本教程将从此开始讲述。
图1 进入中文Excel2000的操作窗口
注：
“工作簿”在MicrosoftExcel中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域，参见图1。
此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。
中文Excel2000也使用“字段”、“记录”等VisualFoxPro中的对象，但应用方法却大不一样，下面将以建立一张员工工资表的操作来说明这一点。
步骤一、参见图2，单击A1单元格。
中文Excel2000操作窗口仍然由标题栏、下拉菜单、工具栏、状态栏等组成。
位于工具栏下方的就是建立电子表格的“工作表区”，它提供了一系列的单元格，各单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形，参见图2。
工具栏下方标记的A、B、C、D...分别用于标明表格中的各列，表格左边缘的数字则标明各行，“列标”与“行号”用于确定一个单元格的位置，如A1表示A列中的第一行单元格，C3，就表示C列中的第三行单元格。
在中文Excel2000操作窗口中，所提供的单元格数目非常大，但全部被应用的情况将是罕见的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。
图2 单击A1单元格
注意：
“工作表区”由工作表，及其单元格、网格线、行号列标、滚动条和工作表标签构成。
“列标”就是各列上方的灰色字母，“行号”就是位于各行左侧的灰色编号区。
图3
在这里输入“姓名”步骤二、输入“姓名”，参见图3。
在电子表格中，“列”与数据库中的“字段”相当，“行”与“记录”相当，这里输入的“姓名”就将成为一个新的字段。
图4
第一行各列中的内容步骤三、按一下键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”，参阅图4。
使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。
步骤四、参见图5，移动鼠标单击A2单元格，然后参照上面的内容，输入其它单元格中的内容，结果参见图6。
图5单击A2单元格
图6 编制也这份“员工工资表”
完成上述操作后，“员工工资表”就编制好了，如图6所示。
在这一份电子表格中，所包含的员工数目有限，但说明了基本的操作方法。
如果您是一位公司老板，现在就能这样制定好“员工工资表”，但这还不够，您也能得到更多，如统计货物出入量、库存量、每日收益，等等。
顺便说一句，若要将此软件用于财务工作，也不会有任何问题。
注意：
中文Excel2000与中文VisualFoxPro6不同，关闭当前操作窗口时不会自动保存操作结果，因此必须先执行“文件”下拉菜单中的“保存”命令后，才可以关闭。
中文Excel2000速成教程——建立与使用电子报表
第二讲建立第二张工作表
在同一本中文Excel2000工作薄中，可以同时建立三份工作表，而且这些表中的内容与结构还可以完全不同，甚至还能使用复制的方法引用数据，下列操作就将说明这个问题：
注意：
中文Excel2000的其它工作，如打印、建立图表等，都将基于“工作表”来开展。
步骤一、使用拖动的方法，选定第一行中的所有内容，参见图7。
这一步操作与在MicrosoftWord中选定文字的操作相类似，选定的结果也将突出显示在屏幕上，参见图7。
顺便说一句，操作时若单击某一个列标可选定整列单元格，单击某一个行号可选定整行单元格，但只有这里的拖动操作才可以选定指定部分的单元格。
图7选定第一行中的所有内容
步骤二、按下键盘上的CtrlC组合键。
这是您已经熟悉的了操作，用于将选定的内容复制在Windows剪切板中。
与之相应的CtrlX（剪切）、CtrlV（粘贴）组合键也可以在中文Excel2000工作表中应用。
注：
若用鼠标右击选定的内容，屏幕上将显示相应的快捷菜单，从中可以选择到复制、剪切、粘贴等命令。
图8单击Sheet2标签
步骤三、单击左下方的Sheet2标签，参见图8所示。
Sheet2是另一张工作表（WorkSheet）的标签，也是位于工作簿窗口底端的三张标签之一。
“工作表标签”用于显示工作表的名称。
单击某一张工作表的标签将激活相应的工作表,当前处于活动状态的工作表将接受当前操作。
注：
位于工作表标签下方的区域称为“状态栏”，它能提供有关选定命令或操作进程的信息，您可据此了解当前可做的操作。
在此信息的右侧将显示CapsLock、ScrollLock、NumLock等键盘按键的当前状态。
若这些键处于打开状态，那么它们的名称就会在此显示出来。
步骤四、进入表格2后按下键盘上CtrlV组合键，结果参见图9。
图9 在第二张表中粘贴内容
完成上述操作后，刚才复制的内容就将粘贴在第二份工作表中，如图9所示。
此后，您可以参照前面的内容制定该表中的内容。
步骤五、参照前面的操作，输入第二张表中的内容，结果参见图10。
上述通过复制、粘贴的方法来制定第二张电子报表中第一行的内容，是一种常用操作技巧，能快速建立那行栏目类似而数据不同新报表。
若第二张表中的栏目，即首行中的内容与第一张表中的栏目有区别，粘贴后可以进行修改，其操作方法与MicrosoftWord中的编辑操作相同，也可使用拖动的方法移动内容。
图10 输入第二张表中的内容
第三讲设置单元格的格式
与MicrosoftWord一样，在中文Excel2000中也能设置文字的格式，而且此格式将表现在最终的电子表格中。
此外，还可以设置其它与数据信息相关的属性，下面的操作将结合“员工工资表”的特点来进行说明，请先单击左下方的Sheet1标签，返回“员工工资表”。
图11单击行号1
注：
在初始状态下，中文Excel2000操作窗口中只有三张标签，除了可以使用这种方法选择激活一张标签外，还可以通过位于标签左旁的“标签滚动按钮”进行操作。
这些按钮的外观是就是滚动箭头，从外型上即可了解到各自的作用。
如果要滚动显示其他工作表标签，请在所需方向上单击滚动箭头；如果要选定某个工作表，请单击其标签；如果要一次滚动多张工作表，请按住键盘上的Shift键，然后再单击中间的标签滚动箭头；如果要显示当前工作簿中所有工作表列表，请右击标签滚动箭头。
步骤一、参见图11，单击行号1，选定此行中的文字内容。
然后右击鼠标器，进入图12所示的快捷菜单，并从中选择“设置单元格格式”命令。
图12选择“单元格快捷菜单”
图13单击“字体”选项卡
步骤二、进入图13所示的“单元格格式”对话框后，单击“字体”选项卡。
图14从“字体”窗口中选择一种新的字体
步骤三、参见图14从“字体”窗口中选择一种新的字体后，参见图15，从“字形”窗口中选择一种字形，接着可在“字号”窗口中设置文字的大小尺寸。
图15选择一种字形
图16上述操作的结果
此后，您还可以在“字体”选项卡中设置文字的颜色，以及下划线、删除线等属性,还能预览设置结果。
单击“确定”按钮后，选定文字就将按新设置的字体格式显示在电子报表中，参见图16。
图17选定此列中的所有内容
图18选择“数字”选项卡
第四讲设置货币符号
述操作可用于设置了电子报表中各列标题文字属性，下面的操作将设置货币符号：
步骤一、单击D列号，选定此列中的所有内容，参见图17，接着右击鼠标右键，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。
进入“单元格格式”对话框后选择“数字”选项卡，参见图6－18。
图19在“分类”列表窗中选择“货币”项
步骤二、在“分类”列表窗中选择“货币”项，参见图19。
图20设置好“小数位数”与“人民币符号”
步骤三、参见图20，设置好“小数位数”与“货币符号”，然后单击“确定”按钮。
图21在工资数额前加上一个人民币符号
上述操作选择的是一个人民币符号，此后工作表中的“工资额”数据前就会加上这个符号，如
图21所示。
这几步操作说明了选定某一行，或者某一列来设置格式的方法。
如果需要，还可以选择几行或者几列，甚至于选定工作表中的一部份，或者全部行与列来进行设置。
选定部分或者全部行与列，都可以使用拖动的方法进行操作；若要选定排列不连续多行，或者多列，可参照下面建立图表的方法进行操作。
图22选择“打印预览”
第五讲预览和调整报表外观
一份电子报表建立好后，就可以将它打印在报表纸上，或者通过网络传给部门主管或者下属。
在此之前，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整。
下列操作将说明这一点：
步骤一、从“文件”下拉菜单中选择“打印预览”命令，参见图22。
此命令可将打印的结果显示在屏幕上，结果如同使用打印机在报表纸上打印的电子报表，从而让您以真实的面貌工区观察它的外观，为修改提供依据。
选择此命令后，预览的结果将如图23所示。
步骤二、参见图24，使用“缩放”工具单击预览窗口，结果如图25所示。
“缩放”工具按钮在工具栏中很容易看到。
当预览窗口打开后，它就处于选定状态，而且光标形状也如同一只放大镜，使用它单击预览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸，如图26所示，再次单击又会还原。
图23预览电子报表
图24使用“缩放”工具单击预览窗口
图25放大显示文字
此时，您就可以仔细看一下该电子报表的版式设计情况，并且很容易的找到需要修改的地方。
就本例而言，显然需要修改下列三点：
1.应加上表格标题。
2.“年龄”字段中的记录值应当居中。
3.“工资额”字段未应加入“总计”值。
下面的操作就将完善这些内容。
图26选择“行”命令
第六讲加入标题
为了加入标题，首先需要在报表将插入一行，以便于书写它，其次还要合并此行中的各列，否则标题就不能存在。
完成下列操作后，您就会理解这句话的意义了。
图27插入新行
步骤一、单击“关闭”按钮，结束“预览”，返回中文Excel2000的操作窗口。
然后单击行号1，然后从“插入”下拉菜单中选择“行”命令,参见图26。
图28打开“合并单元格”检测框
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