office 产品应用场景与技巧.docx

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office产品应用场景与技巧

Office2007产品应用场景与技巧

MicrosoftOfficeWord2007使用技巧

Tips1：

更直观地比较文档内容

在进行文档的修订时，专门难区分修订前的内容和修订后的内容，OfficeWord2007增强的“比较”文档功能，能够更加直观的扫瞄文档修订前、后的不同。

首先，单击功能区中的“批阅”标签，然后单击“比较”选项组中的“比较”按钮，并在其下拉菜单中执行“比较”命令，打开“比较文档”对话框。

选择所要比较的“原文档”和“修订的文档”。

图1选择比较的文档

稍后，即可看到修订的具体内容，同时，比较的文档、原文档和修订的文档也将出现在比较结果文档中。

图2比较文档的结果

Tips2：

轻松解决语言障碍

在OfficeWord2007中提供了强大的语言支持功能，能够更有效的关心用户无障碍地阅读文档。

比如：

当我们遇到不熟悉的单词或短语时，能够在该文档内容上单击鼠标右键，执行“翻译”命令，打开相应的翻译屏幕提示。

图3执行“翻译”命令

将鼠标移动的单词或短语的上方，就能够即时看到翻译的结果。

图4将英文翻译成中文

提示：

此功能也能够在Excel、PowerPoint、Outlook等应用程序中使用。

MicrosoftOfficeExcel2007使用技巧

Tips1：

自动添加表格字段标题

在进行表格数据的输入时，只要在表格右侧的空白单元格里输入数据，Excel2007将会为您新添加字段标题，并自动辨不和套用适当的名称与格式。

比如：

在下图的工作表中差不多填写了“七月”的数据，再在工作表右侧空白处接着输入北京地区的数据时，通过默认的自动填充或自定义列表的功能特性，Excel2007立即贴心并聪慧地为您完成新字段“八月”的标题文字与格式设定。

让您只需专注后续重要数据的输入，而不必花费任何心思在表格的格式设定与外观的操作上。

图5自动添加字段标题

Tips2：

更智能的自动完成输入

表格最要紧的优势之一便是具备自动识不表格起点与终点的能力。

比如：

“自动完成输入”在各版本的Excel中是一个专门小的功能，能够协助您快速完成重复资料的输入。

但您必须在同一字段里输入数据时，才会自动完成输入。

比如下图左侧的范例所示，在订单的经手人字段中，当需要第二次输入“苏国庆”时，只要键入第一个字“苏”，Excel便会自动为您加上“国庆”二字，完成数据的输入。

然而，关于不连续的数据格式（比如：

下图右侧的范例，订单编号字段与经手人字段之间又隔着日期字段时），自动完成输入功能就不起作用了！

然而，Excel2007的自动完成输入功能是特不智能的，您输入的数据只要是在表格中，Excel将会评估整个表格所有字段的数据，以决定自动完成输入的正确信息。

图6自动完成输入

MicrosoftOfficePowerPoint2007使用技巧

Tips1：

将列表式文字变成动人的图形

在幻灯片的制作过程中，需要逐一列表式描述的文字，经常会以点符列表来进行格式化。

现在，关于这些昔日的作品与文件，您只要透过OfficePowerPoint2007全新的自动化转换工具，即可将文字瞬间变成动人的图形。

您有两种操作方式能够将条列式文字变成动人的图形。

比如：

只要单击幻灯片上既有的点符列表文本框后，在画面上方功能区里的“段落”选项组中，单击“转换为SmartArt图形”按钮（

），即可从其下拉清单中选择所要套用的图形。

图7套用样式

现在，原本平凡的列表式文字输入，通过“转换为SmartArt图形”就能够轻易地将文字转换成丰富的图形。

甚至，只要将鼠标指针停在上面便可立即预览其效果。

图8预览图形效果

此外，若以鼠标右键直接单击幻灯片上已有的点符列表文本框，也能够从展开的快捷菜单中执行“转换为SmartArt图形”命令，打开智能图形列表，从中选择所要转换并套用的图形。