时间管理以结果为导向的时间管理.docx

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时间管理以结果为导向的时间管理

（时间管理）以结果为导向的时间管理

以结果为导向的时间管理

壹个人之所以成功，时间管理是非常重要的关键因素，如果我们想要成功，就必须让我们的时间管理做得更好，要把时间管理好，最重要的就是做好以结果为导向的目标管理。

以下为时间管理的要点。

壹、时间管理心理学

（壹）心理建设：

要把时间管理好，基本上要先作自我心理建设。

（1）欲望：

您要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望；

（2）决定：

决定达成作好时间管理的目标；（3）操练：

时间管理是壹种技巧，观念和行为有壹段差距，必须经常地去演练，才能养成良好的习惯；（4）决心：

下定决心持续学习，直到能运用自如。

（二）时间=金钱=生活：

甚至于时间>金钱，即时间比金钱仍重要。

若时间管理好，才能够达到自我理想，建立自我形象，进壹步提升自我价值。

每个人应把自己当成壹个时间管理的门外汉，而努力不断地学习。

若能每天节省2小时，壹周就至少能节省10小时，壹年节省500小时，则生产力就能提高25%之上。

每壹个人皆拥有壹天24小时，而成功的人单位时间之生产力则明显的较壹般人高。

（三）成就感：

引起动机的关键就是成就感。

要成就壹件事情，壹定要以目标为导向，才会把事情做好，把握「当下」，专注于「今天」，每壹分每壹秒均要好好把握。

壹位领导人物，有二个关键，第壹就是工作表现，要有能力去完成工作，而非只强调其努力和否而已，第二是重视结果，凡事壹定要以结果为导向，做出成果来。

时间管理好，能让人更满足、更快乐、赚取更多的财富、自我价值亦更高。

二、策略性的目标设定

（壹）立定标竿、全力以赴：

譬如射标，壹定要有壹个靶，才会射中标的。

同样地，人生若没有目标，只会任由环境影响，而非自己影响环境。

根据耶鲁大学研究，只有3%的学生为自己订下目标，而其它的学生则没有。

经过长时间的研究指出，当初有订下目标的3%学生，其成就远超过其余97%学生的总和。

（二）壹般人不愿为自己设定目标的三个原因：

（1）恐惧：

怕万壹达不到怎么办？

会有失败感；

（2）无此意愿：

为何要设定目标，每天过得好好的就能够了；（3）误将行动当成就：

每天忙来忙去，好象很有成就感。

其实行动不等于成就，有结果才算有成就，所以壹定要设定成就目标。

（三）目标设定原则：

（1）目标要具体，例如「我想要升教授、当主任、得到硕士学位」等；

（2）目标必须是可衡量的；（3）目标是可能实现的；（4）目标是切合实际的；（5）壹定要设定时间表。

（四）耶鲁大学的目标设定七个步骤：

（1）先拟出您期望达到的目标；

（2）列出好处：

您达到这目标有什么好处?

譬如您有壹个目标想买房子，列出买房子对您有那些好处；（3）列出可能的障碍点：

您要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，壹壹列举；（4）列出所需信息：

思索需要那些知识、协助、训练等；（5）列出寻求支持的对象：

壹般而言，很难靠自己壹个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦壹且列出；（6）订定行动计画：

壹定要有壹个行动计画；（7）订定达成目标的期限。

（五）立定标竿的四个步骤：

（1）消除恐惧：

不要担心失败，立定目标是必须的；

（2）认同每个人壹定要有「目标」这个想法；（3）完成耶鲁大学七步骤；（4）坚持目标：

若不坚持，任由挫折、打击所摆布因而放弃，则永远达不到预定的目标。

壹位希望追求成功的人须能坚持、决不放弃，才会成功地达到目标，例如爱迪生不断地尝试及坚持，终于达成目标。

（六）目标管理：

壹个人需要于三方面设定目标：

（1）个人和家庭：

这是您生活的诱因；

（2）职业生涯和财务目标：

这是您的方法；（3）个人发展和专业发展：

这是您的成果。

（七）目标设定的步骤：

（1）写下目标：

通常用想的仍是不够，壹定要写下您的目标，才能加深印象，进入我们的潜意识；

（2）设定优先级：

目标可能有很多，壹定要排定其优先级；（3）拟定计画：

依据目标之优先级拟定计画；（4）对计画设定优先等级和先后顺序；（5）排定时程表；（6）确实做、马上做。

（八）策略性的目标设定：

（1）您需要有六个月、壹年、三年、五年、十年以及壹生的目标：

甚至于想好将来自己的墓碑上要刻那些字，这是壹生的目标；

（2）除掉障碍；（3）寻求合作；（4）充实知识；（5）决定关键步骤；（6）人类因梦想而伟大：

作伟大的梦、且使它们实现；（7）每天早上重写壹遍您的目标，每天晚上审查这些目标：

每天如此做，这样才会进到我们的潜意识。

三、设定优先次序

（1）每个人每天均有非常多的事情要做，为有效时间管理壹定要设定其优先次序；会设定优先次序是快速晋升职位者的人格特质；

（2）根据柏拉度80/20定律：

于日常工作中，有20%之事情可决定80%的成果；（3）目标须和人生、事业之价值观相互符合：

如此才不致浪费力气；（4）发展专长，从事高价值的活动：

无益身心之低价值活动，会腐蚀我们的精力和精神尽量不要去做；（5）要设定优先级，将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类，壹般人每天习惯于应付很多紧急且重要的事，但接下来会去做壹些见来紧急其实不太重要的事，整天不知于忙什么。

其实最重要的是要去做重要可是见起来不紧急的事，例如读书、进修等，若您不优先去做，则您人生远大的目标将不易达成。

设定优先次序，可将事情区分为五类：

A=必须做的事情；B=应该做的事情；C=量力而为的事情；D=能够委托别人去做的事情；E=应该删除的工作。

最好大部份的时间均于做A类及B类的事。

时间应如何运用才最有价值?

壹个重要的观念是要做对及重要的事情，而不是把事情做对！

壹般人的习惯是不管所做的事情是否正确，只知壹味的去做，这样是不对的。

惟有努力去做「对」的事情才会有高产能，要有勇敢的特质，拒绝不重要的事，来者不拒是不好的。

忘掉过去种种，而努力未来。

专注于目前有什么机会上，努力去把握，要有时间的远景。

真正的成功本身是壹种态度，亦即要有成功的意念、欲望、决心，每天要有足够的时间来做重要的事。

四、规划和组织

（壹）保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。

例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手壹次，经手五、六次才完成就很浪费时间，尽可能壹次就把它做完，凡事若能预作准备，则才能有效地掌握时间。

（二）文件处理流程：

（1）投掷：

将不用的资料丢掉；

（2）转手：

将资料转交给别人去做；（3）行动：

重要的事情壹定要马上去做；（4）归档：

有使用价值且重要者才归档，根据统计约80%-90%的归档资料是不会再去用它。

若于五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以壹段时间要整理档案且将不需要的档案丢掉。

（三）成功的关键：

（1）有毅力、耐心的持续工作，直到完成；

（2）做完工作，给自己适度的报酬和奖励；（3）花1分钟时间规划，可节省4分钟的执行时间；（4）有组织的档案系统；（5）重视规划：

善于利用内于及外于的巅峰时刻：

内于巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情；外于巅峰时刻是指和别人接洽时要掌握别人最有空的时段；（6）列出工作清单；（7）善用百分之三十定律：

壹般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定时间的30%之上；（8）善加规划能减轻压力；（9）练习会导致完美；（10）不要制造借口，要妥订计画将工作完成。

五、提高生产力

（1）壹般人只用50%的能力工作；壹分耕耘壹分收获，牢记播种和收割定律；

（2）养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作的焦点，专心工作；（3）用壹整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要的事；（4）要有坚忍的毅力，壹气呵成；壹次处理完成，才不会浪费时间；（5）工作中断时，要有“回去工作”的驱动力；（6）要有完成工作、结束工作的强制力：

不要每件事均只作壹半而无结果；（7）维持高生产力的肢体语言：

坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高；（8）集中能力于自己的优点上，发挥自己的专长；（9）设定完成工作的期限；（10）达成对别人的承诺。

六、有效的项目管理

（壹）当于工作上和时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的项目管理（组织和执行能力）将是成功的关键，其内容包括

（1）多重的工作计画：

若您越能做多重的工作计画，即代表您的能力越强；

（2）规画和组织：

事先壹定要有很好的规画及组织；（3）定义理想的结果：

譬如您希望届时会有署长、处长等人之莅临及热闹场面等的理想成果；（4）设定完成期限：

任何事情壹定要设定壹个期限来完成它；（5）列出完整的工作清单；（6）判定限制的步骤：

见见那些事情会影响结果，想办法解决；（7）多重工作计画的管理可依循序法或且行法进行；（8）指派和授权：

事情实于太多，不可能自己壹个人完全承担，有些事情壹定要指派给别人；（9）检核：

当事情指派给别人时，壹定要记得做检核的动作，检视对方是否有依照自己的理想去做；（10）风险预估和替代方案：

要评估风险，若失败的话是否有其它方案能够替代。

（二）墨非定律：

（1）凡是可能出错的均会出错；

（2）每次出错的时候，总是于最不可能出错的地方；（3）不论您估算多少时间，计画的完成均会超出期限；（4）不论您估算多少的开销，计画的花费均会超出预算；（5）您做任何事情之前，均必须先做壹些准备的工作。

（三）崔西定律：

（1）任何工作的困难度和其执行步骤的数目平方成正比：

例如完成壹件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另壹工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程；

（2）简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。

七、消除时间杀手

所谓时间杀手就是浪费时间的事情，如：

（1）电话干扰：

壹般人于接电话后习惯聊天壹阵子，这样很浪费时间；

（2）开会：

不重要的会尽量不要召开，开会壹定要准时开始及结束，要好好地计划，才不会浪费时间；（3）不速之客：

临时有人敲门拜访，壹闲聊就花掉数十分钟，所以尽量花费数分钟即结束；（4）救火：

即总是于做应急的事情；（5）拖延的习惯；（6）犹豫不决；（7）过度承诺；（8）个人组织能力不佳；（9）缺乏目标；（10）缺乏优先等级；（11）缺乏完成期限；（12）授权能力不佳；（13）权力或责任界定不清；（14）缺乏所需资源。

若要消除时间杀手，您壹定要厘清工作的重点：

把工作重点拟出来，然后作出抉择。

通常自己就是时间杀手，要设法控制自己。

八、克服拖延的习惯

（1）要有良好的组织；

（2）由重要的事情开始着手工作；（3）建立壹个报酬时间表；（4）培养紧急的意识；（5）以快节奏工作；（6）壹旦开始，不要停止；（7）订出壹段特定的时间工作；（8）从最糟的事情开始；（9）详细的计划；（10）不可找借口；（11）设定截止期限。

九、授权和沟通

（1）工作时间中有75%的时间是花于和人沟通上；

（2）于世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系；（3）于职业生活中您是否成功，百分之84决定于您如何有效地和别人沟通；（4）每壹次沟通的破裂，均发生于意见表达不明确；（5）不良授权是浪费时间的主要因素；（6）您和上司的沟通，要弄清楚您要去沟通什么?

（7）要使自己成为解决方法导向的人；（8）要将可能交办出去的工作授权出来；（9）要教导您的部属，如何做您所交办的工作；（10）要向外界争取资源协助您。

十、时间管理哲学

（1）培养个人的时间管理哲学；

（2）要有远大的眼光；（3）要有延后满足的能力；（4）培养个人的特质，于行动中自我操练；（5）学习微视，以每分钟来衡量时间；（6）学习如何说“不”；（7）要记住时间等于金钱；（8）要以每小时的工资为基础，来衡量每壹件您被期待去做的事；（9）完成较高价值的工作；（10）时间管理是壹生的技巧；（11）以榜样去引导您的部属；（12）平衡和适度：

放轻松、要休假和运动；（13）确定您的目标和价值壹致；（14）定期健康检查；（15）吃清淡的食物；（16）下定决心活到100岁。