快速掌握Office办公组件的综合应用.ppt
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1快速掌握Office办公组件的综合应用2本章主要内容lWord与Excel资源共享lWord与PowerPoint资源共享lExcel与PowerPoint资源共享3第一节、Word与Excel资源共享l数据可以从一个应用程序通过剪贴板复制粘贴到另一个应用程序中,达到数据传送的目的。
l如果需要传送大量的数据,则可以使用对象的链接和嵌入技术来实现数据共享lExcel具有数据库功能,但是它不能像数据库软件那样逐条打印记录。
Word可以通过多种方式共享Excel数据。
l本节的实例使用Word合并Excel数据的方法打印个人工资条。
实例的效果如图所示。
456操作步骤
(1)1.建立文档板1.在Excel工作表中输入工资表的相关项目2.在Word中,根据工资表的相关项目制作一个表格3.保存为“文档模板”类型的文档(其扩展名为.dot),命名为“工资条”。
4.选择保存“工资条”模板的位置。
并创建基于模板的文档。
72.使用“邮件合并”1.单击“工具”/“信函与邮件”/“邮件合并”命令。
2.在出现的“选择开始文档”中选择“使用当前文档”按钮通知中的编号设置。
3.打开如图7-5所示的“选择表格”对话框。
4.选择“工资表”。
操作步骤
(2)操作步骤(3)l3.生成工资条1.将光标定位在“姓名”单元格下方的单元格中,单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“插入合并域”下拉按钮,在下拉列表中选择“姓名”选项。
2.将插入点放置到“基本工资”单元格的下方,用同样的方法插入“基本工资”合并域。
3.重复上面的操作,添加所有合并域。
84.在“邮件合并”任务窗格的“合并”区域中单击“编辑个人信函”链接,出现“合并到新文档”对话框。
5.选中“全部”或者“从到”单选按钮,然后单击“确定”按钮。
6.用剪切、粘贴等方法将后面页面的表格放置到前面的页中,这样即可在一页中打印多个员工的工资条。
910主要知识点
(1)l将Excel中的数据复制到Word中不带链接的粘贴。
粘贴链接11主要知识点
(2)l将一个Excel区域植入到一个Word文档中粘贴的对象不是一个标准的Word表格。
如果用户改变了这个Excel工作表中的一个值,Word中的数据不会被自动更新。
如果用户双击这个对象,Word的菜单和工具条改变为Excel的菜单和工具条。
此时用户可以在Word中使用Excel的命令来编辑这个对象。
121314第二节、Word与PowerPoint资源共享l我们通常用Word来录入、编辑文本,而有时需要将已经用Word编辑好的文本做成PowerPoint演示文稿,以供演示、讲座使用。
l本节的实例利用PowerPoint的大纲视图快速完成Word文档的转换。
实例的效果如图所示。
1516操作步骤
(1)1.打开Word文档,将要做成幻灯片的文本全部选中,选择“编辑”/“复制”命令。
2.启动PowerPoint,选择“普通”视图,单击“大纲”标签,将光标定位在第一张幻灯片处,执行“粘贴”命令,则将Word文档中的全部内容插入到了第一张幻灯片中。
17操作步骤
(2)3.将光标定位到需要生成下一张幻灯片的文本处,直接按回车键,即可创建出一张新的幻灯片;如果需要插入空行,按Shift+Enter键。
4.重复以上操作,很快就可以完成多张幻灯片的制作5.还可以使用“大纲”工具栏,利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。
18第三节Excel与PowerPoint资源共享l在使用PowerPoint制作幻灯片时,很多时候要用到Excel数据表格。
l本节的实例介绍在PowerPoint中嵌入Excel数据表格的方法实例的效果如图所示。
1920操作步骤
(1)1.在Excel窗口中复制选中的单元格区域。
2.切换到PowerPoint窗口,选择要插入Excel表格的幻灯片,单击“编辑”/“选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框,。
21操作步骤
(2)3.选中“粘贴”,在“作为”列表框中选择“图片(增强型图元文件)”选项。
4.单击“确定”按钮。
粘贴Excel表格后,用户可以像处理图片一样调整表格的大小和位置。
22主要知识点
(1)l在PowerPoint中链接Excel表格PowerPoint的数据表处理数据不像Excel表格那样方便。
我们可以直接利用Excel表格里的数据建立图表来免去烦琐和重复的输入过程。
23操作步骤
(1)1.打开PowerPoint,选择“插入”/“图表”命令,插入一张图表幻灯片,此时PowerPoint会自动插入一个图表的实例,如图所示。
2425操作步骤
(2)2.选择“编辑”/“导入文件”命令,选择需要生成图表的Excel文档,单击“确定”按钮。
3.打开“导入数据选项”对话框。
选择需要制成图片的工作表。
如果只需要导入工作表的一部分内容,选中“选定区域”,在文本框中输入要导入的区域。
最后选中“覆盖现有单元格”,单击“确定”按钮即可。
操作步骤(3)4.按照上述方法导入数据并生成图表以后,幻灯片需要作适当的调整。
选择“编辑”/“删除”命令删除多余数据和多余的空行。
然后单击“数据”/“列中系列”命令,让图表按列分类显示。
27实训(具体要求和效果图见教材!
)l实训一:
制作一份“企业询证函”。
l实训二:
将Excel中的产品销售统计表复制到Word文档中。