企业管理8行政后勤管理.docx

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企业管理8行政后勤管理

第八篇行政后勤管理

1、文书档案管理制度…………………………………………2

2、印章管理制度…………………………………………3

3、关于通讯工具及通讯费用的管理规定…………………………5

4、关于招待费用的管理规定…………………………………6

5、小型车辆管理规定…………………………………………7

6、办公自动化设备管理规定………………………………………9

7、印制名片管理规定…………………………………………11

8、职工食堂管理制度…………………………………………12

9、员工浴室管理规定…………………………………………15

10、员工公寓管理条例…………………………………………16

11、公司治安保卫管理规定………………………………………19

文书档案管理制度

1　目的

文书档案是企业在全部生产经营活动和社会活动中形成的具有凭证作用和历史价值的各种文件和材料。

为保证文书档案的完整、安全和充分利用，特制定本制度。

2文件、材料的归档

2.1凡企业承办完毕要归档的文件、材料应由文书分类保管，按时立卷，移交档案室。

2.2需归档的文字材料，必须做到字迹工整，要用钢笔或炭素笔书写，不准使用圆珠笔、铅笔或用红色墨水书写，以适应保存。

2.3归档的文件材料立卷应按照它形成的自然规律和使用价值分类立卷，以便查阅和利用。

2.4党委、工会、共青团的文件材料，均应分别单独立卷。

2.5归档的案卷应编号登记，移交档案室，应办理签字移交手续。

3档案的保管

3.1档案人员应根据工作需要，对归档的档案编写目录、索引，以便档案的查阅和利用。

3.2档案库房应坚固、清洁、通风，应备有防火、防盗、防鼠、防虫蛀等条件。

严禁在库房内存放易燃、易爆等物品，绝对禁止在库房内吸烟和存放其他杂品。

3.3档案人员应定期对保管的档案进行检查，发现永久和长期档案有损坏、变质、字迹扩散模糊要及时修复和复制。

3.4档案库房除本室人员外，其他人员一律不得进入。

4档案的借阅和利用

4.1借阅档案必须遵守借阅制度，履行手续，严格借阅登记，本公司档案原则上不准外借，只能在档案室或阅档室内查阅，因工作需要借出，须经主管领导批准。

4.2档案和档案复制件的传递，一律通过机要方式，严禁个人携带机密档案出差。

4.3对借出退还的档案要认真核对，发现短缺、损坏、沾污、涂改要当面向借阅人提出，查明情况，进行处理。

4.4档案人员要对工作认真负责，严格遵守档案管理制度和保密制度。

因工作失职造成损失的，或利用工作之便为个人和他人谋私利的一旦查清，严肃处理。

印章管理制度

1　目的

为加强印章管理，保证印章使用的严肃性，做到正确使用印章，维护公司形象和利益，制定本制度。

2印章的使用范围

2.1公司行政印章的使用范围

2.1.1使用公司行政印章必须符合用印范围。

a以公司名义上报、下发的各类文件；

b以公司名义对外签署的各类协议、意向书；

c公司各类人员职称与晋级材料、报表；

d公司颁发的各种奖状；

e给予员工的行政处分或处罚；

f对外开具的介绍信、证明信等均须加盖公司行政印章。

2.1.2凡以红头文形式上报或下发的文件，须有公司法定代表人签发的文稿作依据，方可加盖公司行政印章；凡以便文形式下发的各类文件须有公司法定代表人或公司分管领导签发的文稿作依据方可加盖公司行政印章。

2.1.3对外开具介绍信、证明信由公司办公室主任批准；涉及政策性较强和整体利益，而又把握不准的，须经领导同意后，方可加盖公司行政印章。

2.2党委印章的使用范围

2.2.1使用党委印章必须符合党委用印范围。

a以党委名义上报或下发的各种文件，给予党员或党员干部的表彰、奖励；

b按党章规定给党员的处分；

c政工人员职称评定，专业技术人员职称晋升要求加盖党委印章的；

d以党委名义对外开具的介绍信、证明信，均须加盖党委印章。

2.2.2凡以红头文形式上报或下发的文件，须有党委书记签发的文稿作依据，方可加盖党委印章；凡以便文形式下发的文件，亦须有党委书记签发的文稿作依据，方可加盖党委印章。

2.2.3对外开具的介绍信、证明信由党务工作部负责人批准，方可加盖党委印章。

2.3合同专用章的使用范围

合同专用章的使用只限公司对外经济交往中签订产品销售、设备、材料购进等经济合同之用，其他业务交往不得使用合同专用章。

3印章的保管

3.1刻制公司各种印章均由公司办公室统一负责，刻制须严格按公安机关规定的手续办理，任何部门或个人不得私刻公司各种印章。

3.2公司设立新机构，新印章启用的同时收回旧印章。

3.3建立印模册，各种印章模印须注明启用日期，作废日期，印模册要及时完整归档。

3.4各类印章的保管由专人负责。

公司行政印章由公司办公室文书保管；党委印章由党群工作部文书保管；合同专用章由使用部门的合同管理员保管。

印章保管员应加强责任心，妥善保管印章，严格按用印范围使用，用后封存上锁，不得随意放置。

3.5公司各种印章不准随意带出，确因工作需要需带出者，须经领导批准履行借用手续方可带出。

a公司行政印章带出须经总经理批准；

b党委印章带出须经党委书记批准；

c合同专用章带出须经分管领导批准，借前详细写明所签合同的主要内容，并做到一事一办，不得用印章做与签合同无关的其他事情。

用后，将所签合同文本及合同专用章及时交合同管理员并做好收回登记。

4违反印章管理制度的责任

4.1私刻公司各种印章，公司对其除名、解除劳动关系，触犯刑律的，移交司法机关追究刑事责任。

4.2对不按用印范围用印，给公司造成不良影响和严重后果的，给责任人通报批评或纪律处分直至追究法律责任。

4.3因对印章保管不善致使印章丢失或被盗用的给予责任人纪律处分并调离工作岗位。

4.4借用印章超出用印范围，为他人办私事提供方便或做个人私事的，一经发现视其情节和后果追究其责任。

4.5借用合同专用章，以我公司名义与客户签订合同，采取隐蔽手段为他人推销产品，从中谋利的，一经发现没收其所得，并调离岗位，情节严重者开除，直至追究法律责任。

关于通讯工具及费用报销管理办法的规定

1为加强公司通讯工具管理，确保信息畅通，控制通讯费用支出，特制订本办法。

2公司电话

2.1公司电话包括各部门的直拨电话和内部电话。

2.2各部门直拨电话的安装需由使用部门提出申请，报公司总经理审批同意后，由公司办公室负责安装。

2.3公司内部电话原则上只能进行内部联系使用，未经总经理同意不得为各部门内部电话开通市内直拨、国内直拨和国际直拨业务。

2.4各部门电话费由公司财务部专人负责交纳，经公司财务部登记，公司领导签字后按规定标准报销。

超标的部分费用由超标单位付50%。

3移动电话

3.1公司原则上不为员工购买配备移动电话，如有特殊情况应经公司总经理同意后方能购买。

3.2公司总经理、副总经理、党委书记及副书记、总工、财务总监、工会主席、总经理助理的移动电话费由公司财务部专人负责交纳，实报实销。

3.3各部门负责人及有关工作人员的移动电话费由本人交纳，按照报销标准，经财务部登记审核后报领导签字后报销。

审核报销时间为每自然季度一次。

3.4享有移动电话费补助的人员，必须24小时开机，保障公司业务联络的畅通，因不能通话而影响工作的每次罚款50元。

关于招待费用的管理规定

1根据市场经济形势和企业对外业务的需要，必须进一步做好对外接待工作，本着既节约开支，又做好业务往来中招待工作的原则，特制定本规定。

2凡来我公司进行一般性公务活动的人员及一般业务客户，需就餐时，原则上安排工作餐，伙食标准早餐3元/人，午餐5元/人，晚餐8元/人，由所在部门及分管领导同意，到公司办公室办理手续，领取餐证，到职工餐厅凭餐证就餐。

3与我公司进行经济技术等业务往来的重要客户，以及到公司检查指导工作的上级领导，因工作需要，需宴请招待的，须报分管领导同意，到公司办公室办理手续。

3.1中午安排招待原则上不用酒水，领取工作餐证（每人15元标准），到职工餐厅就餐。

特殊情况须经公司领导批准后方可到公司外饭店就餐（填申请单），工作人员中午陪餐一般不得超过两人，陪餐人员要严格按规定标准办理，否则超标部分由陪餐者承担。

3.2晚上安排招待需填写招待申请单，由总经理办公室掌握招待标准。

4外出办事需宴请，事先须经公司分管领导同意。

5到指定饭店就餐必须先办手续后就餐，因故确实来不及办手续的，经办人最晚次日持就餐明细单到公司办公室说明理由，并补办手续，否则费用自负。

6凡宴请招待应及时办理结算手续，经办人持发票及就餐明细，部门负责人及公司办公室审查签字后，分管领导及总经理签字到财务部审核报销。

7市场部参照以上规定执行。

小型车辆管理办法

1为保证公司领导、生产经营及公务接待等对小型车辆的正常使用，特制定本管理办法。

2用车范围

公司现有小型车辆的使用范围为公司领导、生产经营、公务接待及公司领导批准的其他用车人员。

3用车制度

3.1保障公司领导因公用车。

3.2其他人员使用车（不包括市场部车辆）需经公司领导批准后，由公司办公室根据用车范围、顺序安排车辆使用。

4小型车辆管理制度

4.1需用车辆出张店城区的部门，经分管领导批准后到公司办公室填写派车单。

4.2在张店城区临时性出车,需经公司办公室批准。

4.3公司办公室根据用车范围的先后缓急统一调度安排车辆，车辆的派出以公司办公室开据的派车单为准。

用车人将派车单第一联交司机，司机应在派车单第一联填写行车记录，出车完毕由用车人签字确认后由公司办公室进行签字认可，在张店城区临时性出车由司机每天写好出车记录经公司办公室签字认可，司机每月25日把派车单交公司办公室。

4.4特殊情况或紧急情况下，经公司办公室批准可先出车，车辆回来后应立即补办手续。

4.5车辆的维修由司机提出计划，公司办公室批准后，由采购部联系修车单位进行维修。

4.6除市场部车辆外未经公司办公室同意，一律不得外借使用。

5对驾驶员的管理要求

5.1认真学习《中华人民共和国道路交通法》，并严格遵守。

5.2按公司办公室要求做好行车记录。

5.3坚守岗位，法定节假日及公司休息时间驾驶员要轮流值班。

5.4做好出车前的一切准备工作（如检查车辆、加油等），有随时长途出车的准备。

5.5定期对车辆保养。

进行日常一级、二级维护，每天检查机油、水、刹车、方向等。

保持车况良好，有故障及时报告。

5.6做好领导交给的临时性任务。

6车辆加油管理

6.1在淄博市内车辆加油，由公司办公室统一安排。

6.2公司办公室根据工作量，每月核定车用油量。

7附录

派车单样单

驾驶员：

车牌号：

年月日

用车部门

用车人

行车路线

出车时间

收车时间

往返里程

过路、存车费

合计费用

司机签字

主管领导签字

主任签字

用车人签字

（一联财务留存）

驾驶员：

车牌号：

年月日

用车部门

用车人

行车路线

出车时间

收车时间

往返里程

过路、存车费

合计费用

司机签字

主管领导签字

主任签字

用车人签字

（二联公司办留存）

办公自动化设备管理规定

1为了加强公司办公自动化设备管理，提高设备的使用效率，结合公司实际情况，特制定本规定。

2管理范围

所有的办公自动化设备，包括微机（含笔记本电脑）、打印机、扫描仪、投影仪、网络设备、数码相机、摄相机、复印机、传真机等设备及办公自动化设备的消耗材料。

3管理方式

办公自动化设备采用“集中采购、统一管理、分散使用”的管理办法，即设备仍放在各部门使用，但设备的登记、调配、维护和报废由网络中心统一管理。

设备的消耗材料由网络中心统一管理。

4购置

4.1购置原则

4.1.1各部门因工作需要，经网络中心认定后，经总经理批准允许购置相关设备。

4.1.2各部门已有打印机、传真机等相关设备的，不得提出购买重复设备。

4.1.3按工作需要进行设备选型，不盲目追求高档产品。

4.2购置程序

4.2.1申请：

各部门需要购置办公自动化设备的，由部门提出申请，网络中心根据部门工作需要提出购置机型和购置费用预算。

4.2.2审批：

凡购置微机（含笔记本）等相关办公自动化设备须按“申请部门领导->申请部门分管领导->分管网络领导->总经理”审批；购置办公自动化设备相关配件、耗材，须按“申请部门领导->分管网络领导”审批。

4.2.3采购：

经审批同意后，由网络中心统一采购。

5登记

5.1设备购进由网络中心将设备的型号、基本配置、购置时间、价值等基本情况记入统一的管理台账。

申请部门办理设备领用手续。

需办理固定资产增资手续的由网络中心统一办理。

5.2现有设备由部门填制“办公自动化设备登记卡”，将设备的型号、基本配置、购置时间、价值等基本情况报网络中心登记。

未上报登记的设备网络中心不负责维护。

6维修、升级

6.1设备出现故障时，部门提出维修申请，网络中心提出维修意见并负责实施。

6.2微机的升级和各种散件的配备，由部门提出申请，网络中心根据需要负责安装，设备升级或增加配件以后，申请部门需到网络中心重新办理登记。

7调配

部门微机数量超过部门工作需要、有其它重复的多余设备或因工作原因需要在部门之间调配设备时，由网络中心提出调配意见，经分管网络领导批准，相关部门办理调配手续，由网络中心登记。

8报废

8.1申请报废条件

8.1.1已损坏且无法修理的设备；已损坏且修理费用高于本身价值的设备；已损坏且已不能满足工作需要的设备。

8.1.2根据计算机设备更新快、淘汰率比较高的特点，凡是无升级、修理价值的设备，经批准，可以报废。

8.2报废办理程序

需报废的设备由各部门提出申请，经网络中心审核，报分管网络领导批准后，办理报废手续。

报废后的设备由网络中心统一保管，报废设备的散件可供其他设备维修时使用。

9消耗材料的购买和领用

办公自动化设备消耗材料（包括色带、墨粉、硒鼓、复印纸、打印纸、传真纸等）由网络中心统一管理，网络中心根据各部门耗材使用情况，按照“质量优先，售后服务优先、价格优先”及“有可利用的免费资源优先”的原则选择经销商采购，各部门到网络中心办理领用手续。

10违反规定的处理

10.1对违反上述规定，擅自购置办公自动化设备及软件、消耗材料和私自对设备进行维修的部门，其购置费用和维修费用自理，公司财务不得报销；

10.2对不按规定进行登记的办公自动化设备，由网络中心将其收回，调配给其它部门使用，

10.3凡纯属人为原因致使办公自动化设备损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费的70%-100%，造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿原值的70%-100%。

如责任人不清，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人承担另50%。

10.4对有意破坏者，除全额赔偿外，并依据情况予以处罚。

名片管理规定

1为统一名片格式及强化对外形象，特制定本规定。

2公司办公室负责名片印制。

3名片印制格式由公司办公室统一制定。

4需印制名片的员工应填写《印制名片申请单》并明确个人信息。

5名片印制到位后，领取人对名片信息进行核对，确认无误后在《名片领用登记表》中签字。

6公司办公室对印制名片留底存档。

7原则上，有对外业务需要的人员方可印制名片。

8员工不得私自印制印有公司名称及标识的名片。

9员工离职后须将名片交回公司办公室或销毁，不得再持以公司名义印制的名片产生对外业务联系。

职工食堂管理制度

1为加强餐厅管理，确保食品卫生，保证员工饮食安全，特制定本制度。

1.1健全各项规章制度，加强管理，严格成本核算，提高质量，降低成体，保障员工吃饱、吃好。

1.2严格财务制度，购买各种食品均由保管人员验收入库，严禁采购腐烂、变质食物，一切收支均以原始单据为准，经手人必须签字盖章。

饭菜票要日清月结，杜绝一切漏账现象发生。

1.3计划采购，每日购买的肉菜，应保证新鲜，无异味，尽量做到物美价廉，并做好记录。

1.4爱护公物。

餐厅的一切设备、餐具要有登记，有帐目。

1.5遵守开餐时间。

对因工作迟归者，应认真对待、热情服务。

不得态度冷淡，麻木不仁。

1.6凡餐厅工作人员均不得单独在餐厅内做饭，更不得随意在餐厅内购买生禽、鱼虾、肉蛋、蔬菜等食品。

1.7就餐时，一律使用打卡机，餐厅人员不准擅自收取现金。

任何人在餐厅就餐须按规定标准收费，不得擅自向外出售已进库的物品。

2职工食堂考勤制度

2.1职工食堂员工必须严格遵守劳动纪律，并如实做好考勤记录。

2.2上班时应坚守工作岗位，不脱岗，不串岗，不准做与工作无关的事。

2.3因病需要请假的员工应提前一日向职工食堂负责人办理准假手续，并出示医院开出的有效证明。

因不能提供相关手续或手续不符合规定者，按旷工或早退处理。

请假应写请假条书面备案。

2.4需请事假的，必须提前一日办理事假手续，经职工食堂负责人批准后方有效，未经批准的不得无故缺席或擅离岗位。

电话请假原则上无效。

3职工食堂员工着装制度

3.1上班时需穿戴工作服、帽，服装要干净，整洁。

3.2工作服只能在工作区域或相关地点穿戴，不得进入作业区域之外的地点。

4职工食堂卫生管理制度

4.1职工食堂员工须经健康检查取得健康合格证明方可上岗。

4.2保持职工食堂制作间、库房、餐厅等环境卫生清洁，健全严格的清洗、消毒隔离卫生清洁制度，彻底清除苍蝇、老鼠等。

员工用餐后，餐具要清洗消毒。

垃圾要及时处理，确保食堂卫生符合规定的标准要求。

4.3厨房烹调加工食物用过的废水必须及时排除。

4.4地面、天花板、墙璧、门窗应坚固美观，所有孔、洞、缝、隙应予填实密封，并保持整洁。

4.5工作厨台，橱柜下、内侧及厨房死角、抽油烟设备应特别注意清扫，防止残留食物腐蚀。

4.6食物应在工作台上操作加工，并将生熟食物分开处理，刀、菜墩、抹布等必须保持清洁、卫生。

4.7凡易腐败的食物,应储藏在冷藏容器内,熟的与生的食物分开储放,防止食物间串味。

4.8调味品应以适当容器装盛,使用后随即加盖,所有器皿及菜品均不得与地面或污垢接触。

4.9应备有带盖污物桶、泔水桶，泔水最好当夜倒除,不在厨房过夜，如需要隔夜清除，则应用桶盖隔离，泔水桶四周应经常保持干净。

4.10员工工作时，工作衣帽应穿戴整洁，不得留长发、长指甲，工作时避免让手接触或沾染成品食物与盛器，尽量利用夹子、勺子等工具取用。

4.11在厨房工作时，不得在工作区域抽烟。

4.12厨房清洁扫除工作应每日数次，至少二次，清洁完毕，用具应集中处置。

4.13不得在厨房内随便悬挂衣物及放置鞋屐或乱放杂物等。

4.14食堂人员有传染病时，应立即停止一切食堂工作。

5食品原料管理与验收制度

5.1实行烹饪原料先进先出原则，合理使用原料，避免先后程序不分，先入库房原料搁置不用。

5.2高档原料派专人保管，严格按量使用。

其它原料同样做到按量使用，物尽其用。

5.3未经许可，不得私自制作、供应菜品，杜绝任何原料浪费行为。

5.4不得使用霉变，有异味等一切变质的烹饪原料。

5.5不许乱拿、乱吃、乱做厨房的一切食品。

处理变质原料，需经批准。

5.6严格履行原料进入、原料烹制和菜品供应程序，确保菜品操作流程正常运转，做到不见单，厨房不出菜的原则。

a验收人员必须以企业利益为重，坚持原则，秉公验收，不图私利。

b验收人员必须严格按验收程序完成原料验收工作。

c验收人员必须了解即将取得的原料与采购定单上规定的质量要求是否一致，拒绝验收与采购单上规定不符的原材料。

d验收人员必须了解如何处理验收下来的物品，并且知道在发现问题时如何处理。

如果已验收的原材料出现质量问题，验收人员应负主要责任。

6职工食堂防火安全制度

5.1发现电气设备接头不牢或发生故障时，应立即报修，修复后才能使用。

5.2不能超负荷使用电气设备。

5.3各种电器设备在不用时或用完后切断电源。

5.4易燃物贮藏应远离热源。

5.5每天清洗净残存油脂。

5.6下班关闭完能源开关。

6厨房设备及用具管理制度

6.1厨房所有设备、用具实行文明操作，按规范标准操作与管理。

6.2厨房内共用器具，使用后放回规定的位置，不得擅自改变。

6.3厨房内用具以旧换新，所有用具、餐具（包括零部件）不准私自带出。

6.4厨房一切用具、餐具应轻拿轻放，避免人为损坏，使用人有责任对其进行保养、维护，因不遵守操作规程造成设备、工具损坏丢失的，照价赔偿。

6.5设备定期检查、维修，凡设备损坏后，须经维修人员检查，能修则修，不能修复需更换者，需向部门负责人报告审查批准。

7职工食堂日常工作检查制度

7.1行政科对职工食堂各项工作实行不定期，不定点、不定项的抽查。

7.2检查内容包括餐厅考勤、着装、岗位职责、设备使用和维护、食品储藏、菜肴质量、出菜速度、原材料节约及综合利用、安全生产等项规章制度的执行和正常生产运转情况。

7.3各项内容的检查可分别或同时进行。

卫生检查：

每日一次，包括食品卫生、日常卫生；

纪律检查：

不定期检查，包括厨房纪律，考勤考核；

设备安全检查：

每月一次，包括设备使用、维护安全工作；

7.4对检查工作中发现的不良现象，依据情节，做出适当的处理，并督促职工负责人立即改正或在规定期限内改正。

7.4对于屡犯同类错误，或要求在限期内改正而未做到者，加重处罚，直到辞退。

员工浴室管理规定

1为加强员工浴室的管理，保持浴室良好的清洁环境，以及设备设施的完好，让员工有一个清洁、舒适的洗浴场所，特制定本规定。

2公司员工浴室不对外营业，非公司员工一律不得到浴室洗浴。

特殊情况经公司批准后，需持人事企管部发放的澡票方可洗浴。

3浴室开放时间

周一至周六：

17：

40～21：

30。

节假日或生产系统检修等特殊情况，开放时间另行通知。

4员工洗浴时需妥善保管好自己的衣物和贵重物品，丢失和损坏自负。

5洗浴时注意安全，防止滑倒、摔伤和烫伤。

6不得带家属、孩子和朋友到公司浴室洗浴。

7进入浴室人员要文明洗浴，严禁在浴室大声喧哗，使用水嬉戏打闹。

8每位员工要自觉爱护浴室的设备设施，不准擅自改变和损坏。

9保持室内卫生清洁，不准乱扔垃圾和衣物，不准乱写乱画，不准穿鞋上凳，不准随地便溺，不准吸烟。

严禁在浴室内洗涤衣物。

10员工浴室严禁堆放其他物品和作为它用。

11每位员工均有义务制止和向主管部门举报上述违规行为，有上述行为者，视情况轻重给予30元－300元罚款。

员工公寓管理条例

1为维护公寓正常的工作生活秩序，加强精神文明建设，为员工提供一个健康、整洁、舒适、安全的生活环境，特制定本条例。

2总则

2.1入住员工应当互尊互爱，遵纪守法，共同创建一个“和谐、文明、整洁、安宁”的住宿环境。

2.2人事企管部负责公寓日常管理及公共环境的卫生保洁工作。

2.3人事企管部负责员工的入住、退宿、设施维护，并负责对公寓管理条例的检查、考核及违章处罚。

3入住及退宿

3.1入住条件：

凡本公司员工家庭住址距公司超过15公里（含15公里）以上者可申请。

3.2入住：

员工进厂后，由人事企管部依据相关规定统一安排入住事宜。

3.3退宿：

员工退宿前要到人事企管部办理退宿手续，包括上交房间钥匙、退还床垫、结清水电费